用友T3采購管理模塊操作流程

匯報人：文小庫2024-12-16用友T3采購管理模塊操作流程目錄采購管理模塊簡介基礎設置與初始化采購訂單管理流程收貨與入庫操作流程發(fā)票校驗與付款結算流程報表分析與數(shù)據(jù)統(tǒng)計功能常見問題與解決方案01PART采購管理模塊簡介采購流程管理涵蓋采購訂單、入庫單、發(fā)票等業(yè)務流程，實現(xiàn)采購流程的自動化處理。供應商管理對供應商進行分類、評估、建立檔案，提高采購效率，降低采購風險。價格管理對采購價格進行實時監(jiān)控和調整，實現(xiàn)價格對比和成本控制。庫存管理實時更新庫存信息，實現(xiàn)庫存預警和自動補貨功能。模塊功能與特點010203適用于各類企業(yè)采購部門和采購人員，提高采購效率和準確性。適用于采購品種多、供應商數(shù)量龐大的企業(yè)，降低采購成本和管理難度。適用于需要實現(xiàn)采購流程透明化、監(jiān)管采購行為的企業(yè)，提高采購合規(guī)性。適用范圍及應用場景實時更新庫存信息，避免庫存積壓和缺貨現(xiàn)象。與庫存管理模塊關聯(lián)實現(xiàn)采購發(fā)票與財務憑證的自動生成，提高財務核算效率和準確性。與財務管理模塊關聯(lián)實現(xiàn)銷售訂單與采購訂單的無縫銜接，提高銷售采購協(xié)同效率。與銷售管理模塊關聯(lián)與其他模塊關聯(lián)關系02PART基礎設置與初始化供應商檔案設置建立供應商檔案，包括供應商名稱、編碼、聯(lián)系方式、地址、銀行賬戶等基本信息。采購計量單位設置設定采購計量單位，包括標準計量單位、采購計量單位及其換算關系。采購價格管理設定不同供應商、不同物料的價格，包括現(xiàn)價、歷史價、最高價、最低價等，并進行價格審批和控制。物料檔案設置包括原材料、半成品、成品等各類物料的名稱、編碼、規(guī)格、型號、單位等基本信息。采購基礎檔案設置供應商資質審查對供應商進行資質審查，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證等證件的復印件存檔。供應商合作關系維護與供應商建立良好的合作關系，及時處理供應商提出的問題和投訴，提高合作滿意度。供應商供貨能力評估對供應商的供貨能力進行評估，包括生產(chǎn)能力、技術水平、交貨及時性等方面。供應商績效考核對供應商進行績效考核，根據(jù)考核結果進行分級管理，以保證供應商的質量和交貨期。供應商信息錄入與維護01錄入已批準的采購訂單信息，包括物料、供應商、數(shù)量、價格等。采購訂單錄入02錄入已到貨并驗收合格的采購入庫單信息，包括物料、供應商、數(shù)量、入庫日期等。采購入庫單錄入03錄入系統(tǒng)上線前的庫存數(shù)據(jù)，包括物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、存放地點等。初始庫存錄入04對各模塊錄入的初始數(shù)據(jù)進行校驗和核對，確保數(shù)據(jù)的準確性和一致性。數(shù)據(jù)校驗與核對初始數(shù)據(jù)錄入與校驗03PART采購訂單管理流程01訂單創(chuàng)建在系統(tǒng)中輸入供應商信息、采購物料、數(shù)量、價格等基本信息，生成采購訂單。采購訂單創(chuàng)建與審批流程02審批流程采購訂單需經(jīng)過多級審批，包括采購部門審批、財務部門審批等，確保采購訂單合理性和準確性。03審批拒絕處理若采購訂單在審批過程中被拒絕，需修改訂單信息并重新提交審批。實時查看訂單狀態(tài)，包括已提交、審批中、已審批、已發(fā)貨等狀態(tài)。訂單狀態(tài)查看若需變更采購訂單，需在系統(tǒng)中提交變更申請，經(jīng)過審批后修改訂單信息。訂單變更處理與供應商溝通協(xié)調訂單變更事宜，確保訂單變更能夠及時得到處理。供應商協(xié)調訂單狀態(tài)跟蹤與變更處理010203若采購物料出現(xiàn)質量問題，需及時與供應商聯(lián)系退換貨或索賠。質量問題處理若供應商交貨期延誤，需及時與供應商溝通調整交貨時間，并更新訂單狀態(tài)。交貨期延誤處理及時跟蹤訂單執(zhí)行情況，包括發(fā)貨、物流、收貨等環(huán)節(jié)，確保采購物料能夠按時到達。訂單執(zhí)行情況跟蹤訂單執(zhí)行過程中的問題應對04PART收貨與入庫操作流程創(chuàng)建收貨通知單根據(jù)采購訂單或供應商提供的信息，在系統(tǒng)中創(chuàng)建收貨通知單，包括貨物名稱、數(shù)量、規(guī)格等信息。發(fā)送收貨通知單將收貨通知單發(fā)送給供應商，以便供應商按照通知單上的信息進行發(fā)貨。收貨通知單變更如果收貨信息發(fā)生變化，需要及時修改收貨通知單并通知供應商。收貨通知單處理流程入庫單錄入由庫管員對入庫單進行審核，確保入庫單信息的準確性和完整性。入庫單審核入庫單查詢審核通過的入庫單可以進行查詢和統(tǒng)計，方便后續(xù)管理。收到貨物后，根據(jù)實際到貨情況在系統(tǒng)中錄入入庫單，包括貨物名稱、數(shù)量、規(guī)格、存儲位置等信息。入庫單錄入與審核流程通過系統(tǒng)查詢庫存數(shù)量，與實際庫存進行核對，確保庫存數(shù)量的準確性。庫存數(shù)量核對根據(jù)貨物的單價和數(shù)量計算庫存金額，并與系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行核對，確保金額的一致性。庫存金額核對如果庫存數(shù)量或金額存在差異，需要進行差異處理，包括調整庫存數(shù)量、金額或查找原因等。庫存差異處理庫存數(shù)量及金額核對方法05PART發(fā)票校驗與付款結算流程采購訂單與發(fā)票匹配在系統(tǒng)中輸入采購訂單編號，自動匹配對應的發(fā)票信息，包括供應商、商品、數(shù)量、價格等。發(fā)票審核由專人審核發(fā)票信息的準確性，包括發(fā)票號、開票日期、稅率、金額等。發(fā)票入賬審核通過后，將發(fā)票信息錄入財務系統(tǒng)，生成應付賬款。發(fā)票校驗操作流程對于需要預付貨款的采購訂單，在系統(tǒng)中生成預付款申請單，并核對預付款金額及支付方式。預付款處理01應付款處理02付款審批03根據(jù)采購訂單和發(fā)票信息，生成應付款項，包括貨款、稅費等。由財務部門或授權審批人對付款申請進行審批，確保付款的準確性和及時性。預付款及應付款處理流程結算方式選擇與注意事項01根據(jù)供應商的要求和公司的實際情況，選擇合適的結算方式，如現(xiàn)金、支票、銀行轉賬等。在系統(tǒng)中維護好結算賬戶信息，包括賬戶名稱、賬號、開戶行等，確保資金安全。不斷優(yōu)化結算流程，提高結算效率，減少資金占用和財務風險。同時，注意遵守相關法律法規(guī)和銀行規(guī)定，確保結算的合法性和合規(guī)性。0203結算方式選擇結算賬戶管理結算流程優(yōu)化06PART報表分析與數(shù)據(jù)統(tǒng)計功能采購訂單執(zhí)行情況報表采購訂單執(zhí)行情況概覽展示訂單數(shù)量、采購金額、已完成數(shù)量等關鍵數(shù)據(jù)。訂單明細查詢查看每個訂單的詳細信息，包括商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價等。采購訂單跟蹤實時追蹤訂單狀態(tài)，如待審核、已審核、已完成等。采購訂單執(zhí)行情況分析對訂單執(zhí)行情況進行分析，幫助采購人員及時發(fā)現(xiàn)問題。供應商交貨準時率統(tǒng)計統(tǒng)計供應商交貨準時情況，以評估其交貨能力。供應商交貨質量統(tǒng)計記錄供應商交貨質量，包括合格品數(shù)量、次品數(shù)量等。供應商交貨明細查詢查看每個供應商的交貨詳細信息，如交貨時間、交貨數(shù)量等。供應商交貨績效評估綜合評估供應商的交貨表現(xiàn)，為采購決策提供參考。供應商交貨情況統(tǒng)計報表采購成本趨勢分析展示采購成本的變化趨勢，幫助企業(yè)掌握成本波動情況。采購成本分析及優(yōu)化建議01采購成本構成分析分析采購成本的構成，找出成本控制的關鍵點。02采購成本優(yōu)化建議根據(jù)分析結果，提供針對性的采購成本控制建議。03供應商價格對比分析比較不同供應商的價格，為企業(yè)選擇優(yōu)質供應商提供支持。0407PART常見問題與解決方案訂單信息不完整檢查訂單信息是否填寫完整，如供應商、商品、數(shù)量、價格等關鍵信息是否遺漏。物料檔案不存在確保所采購的物料在系統(tǒng)中已建立檔案，且處于可用狀態(tài)。庫存數(shù)量不足檢查庫存數(shù)量是否滿足采購需求，若不足需及時補充庫存。審批流程未通過若訂單設置了審批流程，需確保審批通過后才能保存或提交。訂單無法保存或提交問題排查01在驗收環(huán)節(jié)，仔細核對收貨數(shù)量與訂單數(shù)量是否一致，如有差異及時與供應商溝通。驗收環(huán)節(jié)差異02若訂單在發(fā)出后發(fā)生變更，需確保變更信息及時傳達到供應商，并重新確認收貨數(shù)量。訂單變更處理03檢查收貨過程中的錄入操作，發(fā)現(xiàn)錯誤及時糾正，確保實際收貨數(shù)量與訂單相符。錄入錯誤糾正04針對可能出現(xiàn)的運輸損耗，與供應商協(xié)商合理損耗范圍，并在收貨時進行確認。運輸損耗處理收貨數(shù)量與訂單不符處理方法稅率或稅額問題核對稅率和稅額是否正確，避免因稅率調整或稅額計算錯誤導致的校驗