采購協(xié)議管理制度

采購協(xié)議管理制度1.前言本制度旨在規(guī)范企業(yè)采購工作，確保采購活動的合規(guī)性、透亮度和效率，減少潛在風(fēng)險，并提高采購管理的水平和質(zhì)量。本制度適用于公司內(nèi)全部與采購相關(guān)的工作人員，包含但不限于采購部門員工、采購經(jīng)理等。2.采購協(xié)議確實定與更改2.1采購協(xié)議確實定任何采購活動應(yīng)當(dāng)依據(jù)實際需求提交采購申請，并由采購部門進行評估和審批。采購部門依據(jù)采購申請的內(nèi)容，訂立采購計劃，并依據(jù)預(yù)算額度確定合適的供應(yīng)商。采購部門應(yīng)當(dāng)與供應(yīng)商協(xié)商并簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、交貨時間、付款方式等事項。采購合同應(yīng)當(dāng)經(jīng)過法務(wù)部門的法律審核，并由采購經(jīng)理或授權(quán)人員簽署。采購合同一經(jīng)簽署，即視為雙方達(dá)成全都，具有法律效力。2.2采購協(xié)議的更改任何采購合同的更改必需經(jīng)過合同雙方的協(xié)商，并書面確認(rèn)。更改內(nèi)容應(yīng)當(dāng)明確具體，包含更改的原因、更改的范圍、更改后的交貨時間等內(nèi)容。更改后的采購合同應(yīng)當(dāng)經(jīng)過法務(wù)部門的法律審核，并由采購經(jīng)理或授權(quán)人員簽署。采購合同的更改應(yīng)當(dāng)及時通知相關(guān)部門，并更改相應(yīng)的采購計劃。3.采購合同履行與驗收3.1采購合同履行供應(yīng)商應(yīng)依照采購合同的商定，定時、按質(zhì)、按量完成采購商品或供應(yīng)服務(wù)。采購部門應(yīng)當(dāng)對供應(yīng)商的履約情況進行監(jiān)督和管理，并及時跟進交貨進度。采購部門應(yīng)當(dāng)及時將供應(yīng)商履約情況報告給相關(guān)部門，以便協(xié)調(diào)解決問題。3.2采購合同驗收采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門對采購商品進行質(zhì)量和數(shù)量的驗收。驗收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)依據(jù)采購合同商定和國家相關(guān)法律法規(guī)進行，確保采購商品的質(zhì)量符合要求。驗收結(jié)果應(yīng)書面記錄，并由采購經(jīng)理或授權(quán)人員簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)采購商品存在質(zhì)量問題，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其進行損壞/缺陷商品的更換或退款。4.采購合同檔案管理4.1采購合同檔案的建立采購部門應(yīng)當(dāng)依照合同的編號和分類，建立相應(yīng)的檔案。檔案應(yīng)包含采購合同的原件、復(fù)印件、相關(guān)附件等。檔案應(yīng)依照肯定的安全措施進行保管，防止遺失、損毀。4.2采購合同檔案的管理采購合同檔案由專人負(fù)責(zé)管理和歸檔，并定期進行審查和整理。采購部門應(yīng)對采購合同的存檔情況進行記錄，并定期向上級匯報。采購合同檔案應(yīng)妥當(dāng)保管，嚴(yán)禁將檔案隨便借出或外借。采購合同檔案應(yīng)在法律規(guī)定的期限內(nèi)保存，過期的檔案應(yīng)及時進行銷毀。5.違約責(zé)任和爭議解決5.1違約責(zé)任供應(yīng)商未依照采購合同的商定履行義務(wù)的，應(yīng)承當(dāng)相應(yīng)的違約責(zé)任。采購部門應(yīng)及時向法務(wù)部門報告供應(yīng)商的違約行為，并幫助法務(wù)部門處理相關(guān)事宜。如因供應(yīng)商的違約造成公司經(jīng)濟損失的，采購部門應(yīng)督促供應(yīng)商進行賠償。5.2爭議解決采購合同爭議應(yīng)首先通過友好協(xié)商解決。如無法協(xié)商解決的，采購部門應(yīng)向法務(wù)部門尋求法律支持和幫助，采取合法的爭議解決方式。采購部門在爭議解決過程中應(yīng)搭配法務(wù)部門供應(yīng)相關(guān)證據(jù)和資料。6.監(jiān)督和評估公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對采購部門的工作進行監(jiān)督和評估，以確保采購活動的合規(guī)性和效果。采購部門應(yīng)依據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的要求，定期向上級報告采購工作的進展和問題。采購部門應(yīng)對采購合同履行情況進行跟蹤和評估，并提出合理的改進看法。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時對采購部門的報告進行回復(fù)和引導(dǎo)，推動采購管理工作的連續(xù)改進。7.附則本制度自頒布之日起生效，之前的采購合同將依照本制度的要求進行管理和執(zhí)行。本制度的解釋權(quán)歸公司全部，未盡事宜由公司領(lǐng)導(dǎo)解釋并做出決策。本制度的修訂由公司領(lǐng)導(dǎo)或指定部門負(fù)責(zé)，并按相關(guān)程序進行。以上為公司的《采購