公司保密與檔案管理制度

公司保密與檔案管理制度TOC\o"1-2"\h\u28622第一章總則 1170041.1目的與適用范圍 1244981.2保密與檔案管理原則 131977第二章保密管理 2268422.1保密級別劃分 2128582.2保密措施 226297第三章檔案管理流程 2119823.1檔案分類與編號 280703.2檔案歸檔流程 217767第四章檔案存儲與保管 3130184.1檔案存儲設施 3142514.2檔案保管要求 317006第五章檔案查閱與借閱 352315.1檔案查閱規(guī)定 3198975.2檔案借閱程序 316741第六章檔案銷毀 3162436.1檔案銷毀條件 3212526.2檔案銷毀流程 325679第七章責任與處罰 4114947.1違反保密規(guī)定的責任 4318507.2違反檔案管理制度的處罰 430198第八章附則 4259158.1制度解釋與修訂 418228.2生效日期 4第一章總則1.1目的與適用范圍為加強公司的保密工作和檔案管理，保證公司的商業(yè)秘密和各類檔案的安全、完整，特制定本制度。本制度適用于公司全體員工及與公司有業(yè)務往來的外部單位和個人。其目的在于規(guī)范公司的保密行為和檔案管理流程，提高公司的信息安全和管理水平，保護公司的合法權益。1.2保密與檔案管理原則公司的保密與檔案管理工作遵循以下原則：保密性原則：公司的各類信息和檔案資料應嚴格保密，未經(jīng)授權不得擅自披露。完整性原則：保證檔案資料的完整，防止信息的缺失或損壞。安全性原則：采取必要的安全措施，保障信息和檔案的安全。便利性原則：在保證保密和安全的前提下，方便信息的查閱和使用。合法性原則：保密與檔案管理工作應符合法律法規(guī)和公司的相關規(guī)定。第二章保密管理2.1保密級別劃分公司將保密信息劃分為三個級別：絕密、機密和秘密。絕密信息是指涉及公司核心利益，一旦泄露將對公司造成嚴重損害的信息；機密信息是指對公司具有重要影響，泄露后可能給公司帶來較大損失的信息；秘密信息是指對公司有一定影響，泄露后可能對公司的局部利益產(chǎn)生損害的信息。2.2保密措施為保證保密信息的安全，公司采取以下措施：員工入職時簽訂保密協(xié)議，明保證密責任和義務。對不同級別的保密信息采取相應的加密和存儲措施。限制涉密信息的知悉范圍，只允許必要的人員接觸。加強對辦公場所的安全管理，防止未經(jīng)授權的人員進入。對涉及保密信息的設備和介質進行嚴格管理，防止信息泄露。第三章檔案管理流程3.1檔案分類與編號公司的檔案按照業(yè)務類型、部門等進行分類，具體分為行政管理類、財務會計類、人力資源類、市場營銷類、技術研發(fā)類等。每個類別下的檔案再進行細分，并給予相應的編號，以便于查詢和管理。3.2檔案歸檔流程檔案的歸檔流程如下：各部門指定專人負責本部門檔案的收集和整理工作。定期將整理好的檔案移交至公司檔案管理部門。檔案管理部門對接收的檔案進行審核，保證檔案的完整性和準確性。審核通過后，對檔案進行分類、編號，并錄入檔案管理系統(tǒng)。第四章檔案存儲與保管4.1檔案存儲設施公司設立專門的檔案存儲庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。同時配備必要的存儲設備，如檔案柜、密集架等，以保證檔案的安全存儲。4.2檔案保管要求檔案保管應遵循以下要求：嚴格限制非檔案管理人員進入檔案存儲庫房。定期對檔案進行檢查，發(fā)覺問題及時采取措施進行處理。按照檔案的保管期限進行分類存放，保證檔案的及時清理和更新。第五章檔案查閱與借閱5.1檔案查閱規(guī)定查閱檔案需填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容和查閱時間等信息。經(jīng)部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可查閱。查閱時，需在指定的地點進行，并遵守相關的規(guī)定。5.2檔案借閱程序借閱檔案需填寫借閱申請表，經(jīng)部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過一個月，如需續(xù)借，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期間，借閱人應妥善保管檔案，不得轉借、損壞或丟失。第六章檔案銷毀6.1檔案銷毀條件符合以下條件的檔案可以進行銷毀：保管期限已滿，且無繼續(xù)保存價值的檔案。因特殊原因，需要提前銷毀的檔案。6.2檔案銷毀流程檔案銷毀流程如下：檔案管理部門提出銷毀申請，說明銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等。公司成立檔案銷毀鑒定小組，對擬銷毀的檔案進行鑒定。經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，編制銷毀清單，報公司領導批準。在指定的地點，由專人負責監(jiān)督銷毀過程，并做好銷毀記錄。第七章責任與處罰7.1違反保密規(guī)定的責任員工違反保密規(guī)定，泄露公司保密信息的，應承擔相應的法律責任。公司將根據(jù)情節(jié)輕重，給予警告、罰款、解除勞動合同等處罰措施。給公司造成重大損失的，公司將依法追究其刑事責任。7.2違反檔案管理制度的處罰對于違反檔案管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。如未按規(guī)定歸檔、查閱、借閱檔案，或造成檔案丟失、損壞的，公司將給予批評教育、罰