公司的檔案管理制度

公司的檔案管理制度前言隨著公司業(yè)務(wù)的進(jìn)展，公司管理的規(guī)模和范圍也在不斷擴(kuò)大，越來(lái)越多的檔案被產(chǎn)生和積累。一份完整的檔案管理制度對(duì)于公司的進(jìn)展至關(guān)緊要。它不僅能夠確保公司的法律合規(guī)性，提高工作效率，還能夠保障公司的安全和自身利益。因此，公司必需建立起一套完整、有效的檔案管理制度，來(lái)規(guī)范和管理公司檔案。規(guī)定范圍此檔案管理制度適用于公司內(nèi)全部的檔案資料的管理，包括公司紙質(zhì)檔案和電子檔案，以及與公司相關(guān)的外部檔案。檔案管理的基本原則（一）實(shí)行統(tǒng)一管理、分類管理公司要把同一事項(xiàng)的文件、資料放在同一卷、同一份。對(duì)全部檔案進(jìn)行備案、編制目錄，并按文件類型、年度進(jìn)行歸類，以實(shí)現(xiàn)電子文檔和實(shí)體文檔形式相統(tǒng)一，削減冗雜，提高檔案查詢效率。（二）加強(qiáng)安全保密、防止盜竊泄密公司要加強(qiáng)檔案的安全保密，實(shí)行“責(zé)任到人、堅(jiān)決打擊”的制度，嚴(yán)格設(shè)備及數(shù)據(jù)操作管理。對(duì)檔案保管人和使用人進(jìn)行培訓(xùn)，完善安全保密制度，確保檔案資料不被竊取、泄露或毀損。（三）嚴(yán)格依法保管、規(guī)范存儲(chǔ)公司要依照相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，做好公文、合同和緊要文件的保管、保密、復(fù)印和銷毀工作。為檔案的長(zhǎng)期保存、適時(shí)處理與管理，規(guī)范檔案存儲(chǔ)，嚴(yán)防檔案損毀、丟失或遺失。（四）強(qiáng)化溯源追責(zé)、提高信息化智能化水平公司要建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子存儲(chǔ)、追蹤、查詢、監(jiān)管等功能，加強(qiáng)檔案管理的智能化和流程化，提高檔案管理的效率與質(zhì)量。實(shí)在規(guī)定一、檔案管理和使用范圍公司檔案分為實(shí)體檔案和電子檔案，由專人負(fù)責(zé)管理，實(shí)在規(guī)定如下：（一）實(shí)體檔案公司實(shí)體檔案包括但不限于：公司章程、合同、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料、法律文書(shū)、人事檔案、稅務(wù)等方面的文件，以及與公司相關(guān)的歷史文化資料、討論報(bào)告、新聞報(bào)道、雜志書(shū)刊等，應(yīng)逐年備案、編制目錄、規(guī)范存放。公司實(shí)體檔案按文件類別、保管期限、緊要程度進(jìn)行分類、歸檔，建立實(shí)體檔案庫(kù)，并設(shè)有管理人員，有專人對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行登記、遷移、借閱、歸還等操作，并進(jìn)行實(shí)時(shí)的檔案認(rèn)真記錄，保證檔案信息的精準(zhǔn)性和牢靠性。（二）電子檔案公司電子檔案包括但不限于：電子合同、電子賬簿、電子郵件、電子圖片、電子資料、互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)、視頻資料等，應(yīng)建立電子檔案管理平臺(tái)進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。檔案管理平臺(tái)應(yīng)對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、備份、編號(hào)、檢驗(yàn)、管理、操作日志記錄等操作，并嚴(yán)格保密全部的電子數(shù)據(jù)。公司應(yīng)從系統(tǒng)層面保證電子檔案的完整性、真實(shí)性、可追溯性、可讀性和可運(yùn)營(yíng)性。二、檔案保密公司應(yīng)建立完善的檔案保密制度，并訂立相應(yīng)的保密規(guī)定和操作程序。實(shí)在規(guī)定如下：（一）檔案保密級(jí)別依據(jù)檔案緊要程度和涉密程度，公司將檔案分為三個(gè)級(jí)別，實(shí)在劃分如下：絕密檔案：包括涉及國(guó)家安全、公共安全和公司重點(diǎn)利益的檔案。機(jī)密檔案：包括公司內(nèi)部資料(如工作計(jì)劃、產(chǎn)品設(shè)計(jì)等)和涉及公司重要利益的檔案資料。隱秘檔案：包括公司日常業(yè)務(wù)資料和一般性管理檔案，視情況分為一般隱秘檔案和特別隱秘檔案。（二）檔案保密責(zé)任制檔案管理人員有保密責(zé)任，保密責(zé)任到人，并加強(qiáng)檔案管理人員的保密培訓(xùn)，提高保密業(yè)務(wù)水平。全部檔案使用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密工作規(guī)定，有責(zé)任保護(hù)檔案資料和保守工作隱秘，絕不泄露、走漏公司機(jī)密。（三）檔案保密措施公司應(yīng)訂立完善的檔案保密措施，例如：加強(qiáng)設(shè)備和數(shù)據(jù)權(quán)限掌控、規(guī)范檔案的借閱和歸還、開(kāi)展保密用品的管理等等，以確保檔案的安全和保密，防止檔案遭逢盜竊、泄露和禍害干擾等情況。三、檔案存儲(chǔ)和處理公司應(yīng)對(duì)檔案的存儲(chǔ)、處理等方面進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，以確保檔案的長(zhǎng)期保存、適時(shí)處理和管理，實(shí)在規(guī)定如下：（一）實(shí)體檔案存儲(chǔ)公司應(yīng)建立實(shí)體檔案存儲(chǔ)庫(kù)房，并嚴(yán)格按文件類別、保管期限、緊要程度進(jìn)行分類、歸檔，并由專人負(fù)責(zé)。庫(kù)房應(yīng)保持通風(fēng)透光、干燥、防塵防潮等條件，并實(shí)行安全措施、防火防盜防蟲(chóng)等措施，確保實(shí)體檔案的安全。庫(kù)房的出入口要定期檢查，對(duì)于門(mén)窗、防盜報(bào)警設(shè)備、防火滅火設(shè)施的完好性進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）電子檔案存儲(chǔ)公司應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，并對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、備份、編號(hào)、檢驗(yàn)、管理、操作日志記錄等操作。庫(kù)房應(yīng)保持網(wǎng)絡(luò)暢通、安全牢靠、硬件設(shè)施齊全的條件，并實(shí)行安全措施、防火墻、防病毒等技術(shù)設(shè)施，確保電子檔案的安全。庫(kù)房的出入口和通道要定期進(jìn)行檢查，對(duì)于設(shè)備的通風(fēng)散熱、電纜布局、備份存儲(chǔ)鐵案等設(shè)施的完好性進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）檔案處理公司應(yīng)依照實(shí)際情況對(duì)相應(yīng)的檔案進(jìn)行處理，實(shí)在規(guī)定如下：檔案銷毀公司應(yīng)依照法律法規(guī)要求，經(jīng)過(guò)備案、鑒定、審核，并由專人操作的原則進(jìn)行銷毀處理。檔案歸檔公司應(yīng)當(dāng)建立定期歸檔的制度，并在規(guī)定期限內(nèi)歸檔，以便將來(lái)的查詢和使用。四、檔案查詢和借閱公司員工有權(quán)查閱和借閱公司檔案，但需要符合必要的條件，以確保檔案的安全和保密。實(shí)在規(guī)定如下：（一）檔案查詢公司內(nèi)部人員需要查詢公司檔案，必需符合管理規(guī)定和應(yīng)用程序，實(shí)在如下：依照行政區(qū)域、部門(mén)、職能分類進(jìn)行查詢。依據(jù)文件類型、時(shí)間等進(jìn)行查詢，并錄入查詢記錄。（二）檔案借閱公司內(nèi)部人員需要借閱公司檔案，必需符合管理規(guī)定和應(yīng)用程序，實(shí)在如下：借閱申請(qǐng)應(yīng)當(dāng)經(jīng)過(guò)審批，填寫(xiě)借閱單，并經(jīng)過(guò)保密審核。檔案應(yīng)當(dāng)明示借閱原因、類型、借閱時(shí)間、借閱人和保密級(jí)別。借閱人員應(yīng)記錄借閱時(shí)間，檔案使用情況，并簽署借閱收條，避開(kāi)檔案遺失或滯留?？偨Y(jié)