秘書實(shí)務(wù)-課件概述

第二節(jié)

秘書工作的性質(zhì)、特點(diǎn)及應(yīng)具備的能力和職業(yè)道德電子教案模版配色（2）二、秘書實(shí)務(wù)工作的特點(diǎn)秘書實(shí)務(wù)工作特點(diǎn)中介性綜合性靈活性機(jī)要性第一章秘書實(shí)務(wù)概述第二節(jié)秘書實(shí)務(wù)工作的性質(zhì)與特點(diǎn)微型案例1、秘書與泡茶2、一次考察，改變看法秘書應(yīng)具備的能力及職業(yè)道德秘書應(yīng)具備的能力基本智能思維能力組織能力敏銳的觀察能力辦公軟件的使用與操作OA系統(tǒng)的使用與操作閱讀與寫作能力自我舒壓與學(xué)習(xí)能力判斷與執(zhí)行能力理解與洞察能力快速的分析能力靈活的應(yīng)變能力信息收集與資源整合能力交流與溝通能力適應(yīng)與協(xié)調(diào)能力一、秘書應(yīng)具備的能力

辦公室OA系統(tǒng)OfficeAutomation,簡稱OA，是將現(xiàn)代化辦公和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統(tǒng)一的定義，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術(shù)、新機(jī)器、新設(shè)備從事辦公業(yè)務(wù)，都屬于辦公自動化的領(lǐng)域。在行政機(jī)關(guān)中，大都把辦公自動化叫做電子政務(wù)，企事業(yè)單位就都叫OA，即辦公自動化。通過實(shí)現(xiàn)辦公自動化，或者說實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎(chǔ)上，增加協(xié)同辦公能力，強(qiáng)化決策的一致性，最后實(shí)現(xiàn)提高決策效能的目的。電子教案模版配色（2）秘書應(yīng)具備的能力及職業(yè)道德二、秘書的職業(yè)道德恪守信用、嚴(yán)守機(jī)密努力塑造職業(yè)形象

實(shí)事求是、勇于創(chuàng)新科學(xué)發(fā)揮主觀能動性

謙虛謹(jǐn)慎、兢兢業(yè)業(yè)真誠踐行奉獻(xiàn)精神

刻苦學(xué)習(xí)，努力鉆研全面提升思想覺悟

遵紀(jì)守法、廉潔奉公堅(jiān)決杜絕以權(quán)謀私

服從領(lǐng)導(dǎo)、當(dāng)好參謀發(fā)揮好輔助作用忠于職守

、盡職盡責(zé)自覺履行各項(xiàng)職責(zé)秘書的職業(yè)道德案例閱讀：

一切工作都是光榮的1950年代初，一位名叫柯林的美國年青人，每天一大早就來到卡車司機(jī)聯(lián)合會大樓尋找做零工的機(jī)會。不久，百事可樂公司一家工廠需要雇用一個擦洗車間地板的工人，沒有其他人愿意去應(yīng)征，但柯林去了?？铝钟X得，一個人不管做什么工作，總會有人注意的！所以他打定主意，要做最好的擦地工人。有一次，有人打碎了50箱汽水，把地板弄得到處都是黏乎乎的泡沫。他很生氣，但他還是耐著性子把地板抹干凈了。第二年，他被調(diào)往裝瓶部，第三年，他升任副工頭。從這次經(jīng)歷中他悟到了一個重要的道理：“一切工作都是光榮的?！痹谒幕貞涗浿兴麑懙溃骸坝肋h(yuǎn)盡自己最大的努力，因?yàn)橛醒劬υ谧⒁曋?。”許多年以后，全世界的目光都凝注到他身上——因?yàn)樗褪敲绹鴩鴦?wù)卿柯林?盧瑟?鮑威爾（ColinLutherPowell）。案例閱讀：

面試某公司正在招聘新員工，面試只有一道題目，就是讓每位參加面試的新人談?wù)勛约簩ω?zé)任的理解。對于這樣一個問題，應(yīng)聘者們都認(rèn)為簡單得不能再簡單了。他們一個接一個地出來，大家看上去都是胸有成竹的樣子。最后的結(jié)果終于出來了。但是出乎所有人的意料：誰都沒有被錄用，大家一起落選了。經(jīng)理對前來查詢的人說出了其中的原因：“其實(shí)，我們也很遺憾，我們很欣賞各位的才華，你們對問題的分析是層層深入，語言簡潔暢達(dá)，各位考官非常滿意。但是，我們的面試題不是一道，而是兩道。遺憾的是，另外那道題你們誰都沒有回答。”眾人嘩然：“還有一道題？什么題啊？”“對，還有一道題。你們看到躺在門邊上的那個掃帚了嗎？有人從上面跨過去，有人甚至往旁邊踢了一下，但就是沒有一個人肯把它扶起來。”經(jīng)理最后說：“對責(zé)任的理解遠(yuǎn)不如做一件體現(xiàn)責(zé)任的小事，后者更能體現(xiàn)出你的責(zé)任感?！敝t虛的重要性王非漢語言文學(xué)碩士畢業(yè)后，加盟到一家人力資源咨詢公司。他是該公司學(xué)歷層次最高的員工，上司和同事都對他寄予了很高的期望，希望他的加盟能夠彌補(bǔ)公司人事重組后的某些模糊區(qū)域。此時，公司另一個部門正忙著在短期內(nèi)研究出一套新的人力資源培訓(xùn)方案，想請他在完成本職工作的同時協(xié)助處理一些登記報名之類的日常工作。但是，小王拒絕了，他說：“這不屬于我的職責(zé)范圍?！彼谛睦飳ψ约赫f：“我有義務(wù)做這樣的瑣碎小事嗎？”同事們逐漸發(fā)現(xiàn)，王非只接受主管領(lǐng)導(dǎo)直接下達(dá)的工作任務(wù)。在這幾個月里，他漸漸失去了同事的信任和領(lǐng)導(dǎo)的期望，有些工作還拖了公司的后腿。最后，公司辭退了王非。一、現(xiàn)代秘書實(shí)務(wù)的規(guī)律1.秘書實(shí)務(wù)規(guī)律的定義秘書實(shí)務(wù)的規(guī)律，是指秘書工作運(yùn)作實(shí)踐中，不同業(yè)務(wù)范疇中特有的規(guī)律，它是不同業(yè)務(wù)工作中固有的、本質(zhì)的、穩(wěn)定的關(guān)系和聯(lián)系，是秘書工作一般規(guī)律在秘書活動特定領(lǐng)域的體現(xiàn)。電子教案模版配色（3）秘書實(shí)務(wù)工作的規(guī)律與方法一、現(xiàn)代秘書實(shí)務(wù)的規(guī)律1.秘書實(shí)務(wù)的規(guī)律的內(nèi)容（1）不同行業(yè)的秘書工作有各自的特殊規(guī)律（2）不同工作范疇有各自的特殊規(guī)律（3）經(jīng)常性工作規(guī)范化、程序化的規(guī)律（4）領(lǐng)導(dǎo)授意與秘書忠實(shí)、完整、準(zhǔn)確表達(dá)相一致的規(guī)律電子教案模版配色（3）秘書實(shí)務(wù)工作的規(guī)律與方法案例被日常事務(wù)纏身的小陽二、秘書實(shí)務(wù)的工作方法（一）抓主要矛盾的方法（二）妥善處理各種工作的方法（三）從群眾中來到群眾中去的方法秘書實(shí)務(wù)工作的規(guī)律與方法二、秘書實(shí)務(wù)的工作方法（一）抓主要矛盾的方法1．ABC分類處理方法秘書應(yīng)根據(jù)事情的輕重緩急，將工作分成ABC三類，并依次按照由A至B再到C的順序處理。A類－－緊急且重要B類－－緊急不重要C類－－不緊急重要2．秘書必須有計劃地使用時間3．合理使用零碎時間方法

電子教案模版配色（3）秘書實(shí)務(wù)工作的規(guī)律與方法第一章秘書實(shí)務(wù)概述本章小結(jié)秘書實(shí)務(wù)概述秘書實(shí)務(wù)的內(nèi)容秘書實(shí)務(wù)的性質(zhì)與特點(diǎn)秘書的能力及職業(yè)道德秘書實(shí)務(wù)的規(guī)律與方法秘書實(shí)務(wù)的含義秘書實(shí)務(wù)的內(nèi)容秘書實(shí)務(wù)工作的性質(zhì)秘書實(shí)務(wù)工作特點(diǎn)秘書應(yīng)具備的能力秘書職業(yè)道德現(xiàn)代秘書實(shí)務(wù)的規(guī)律秘書實(shí)務(wù)的工作方法第三章領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖一、了解你的領(lǐng)導(dǎo)（一）了解你的領(lǐng)導(dǎo)的類型1、不同管理風(fēng)格的領(lǐng)導(dǎo)（1）專制型領(lǐng)導(dǎo)要求下級絕對服從和忠誠（2）交易型領(lǐng)導(dǎo)信奉公平原則，賞罰分明（3）威懾型領(lǐng)導(dǎo)“善用兵者，殺卒之半?！边@種領(lǐng)導(dǎo)是殘酷無情的冷面殺手，很有權(quán)威。（4）民主型領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)動下級討論，共同商議，集思廣益，然后決策。（5）放任型領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)者撒手不管，下級想怎么干就怎么干，愛干什么就干什么，完全自由。秘書對策：（1）對待專制型領(lǐng)導(dǎo)要懂得尊重他的權(quán)威，如果提想法要注意策略。這種領(lǐng)導(dǎo)比較直來直去，心思容易揣摩，下屬只要尊重其意見，按他的要求行事即可。（2）對待交易型領(lǐng)導(dǎo)這種領(lǐng)導(dǎo)遵循以實(shí)力至上原則，下屬不用過多考慮人情世故，關(guān)鍵是干出成果。（3）對待威懾型領(lǐng)導(dǎo)下屬必須夾著尾巴過日子，千萬別惹他，也別讓他看你不順眼。（4）對待民主型領(lǐng)導(dǎo)你可以適當(dāng)?shù)靥嵋恍┮庖姾徒ㄗh，表現(xiàn)自己的能力，但必須防止踐踏他的權(quán)威。

（5）對待放任型領(lǐng)導(dǎo)區(qū)分類型：在馬大哈型的領(lǐng)導(dǎo)手下干活會因?yàn)槟承﹩T工的偷懶和懈怠而增加秘書的工作負(fù)擔(dān)；另一種是表面不管不問，實(shí)際在暗自觀察員工動態(tài)，秘書還是小心翼翼工作為妙。2、不同性格的領(lǐng)導(dǎo)（1）安全保守型這是最常見的領(lǐng)導(dǎo)類型。他們通常不會冒風(fēng)險做出決定，愿意看準(zhǔn)了一件事情后，做好各種計劃再實(shí)施。

（2）優(yōu)柔寡斷型

這種領(lǐng)導(dǎo)常因思慮過度而錯過決策良機(jī)，想法良好但行動不足，易產(chǎn)生焦慮感。下屬容易不滿或看穿上司心態(tài)而陽奉陰違。有時雖能快速行動，但時常將事情搞砸。

（3）強(qiáng)求自信型

這種領(lǐng)導(dǎo)充滿自信，凡事即使勉強(qiáng)也不打退堂鼓，不足之處可能是太過強(qiáng)求，周圍反對聲音不會小。（4）性格粗獷型這種領(lǐng)導(dǎo)凡事大大咧咧，可能還會健忘，但一般胸懷寬廣，不斤斤計較。（5）作風(fēng)細(xì)膩型觀察、考慮問題細(xì)心周到，非常體貼下屬，但可能缺乏冒險精神。

（6）理想領(lǐng)導(dǎo)型這種領(lǐng)導(dǎo)性格完美無缺，有沖勁且細(xì)心周到，面對重大問題能應(yīng)對自如，但非常少見。

秘書對策

（1）對待安全保守型

這種領(lǐng)導(dǎo)非常小心謹(jǐn)慎，不輕易流露想法或意圖，秘書要細(xì)心觀察，聽其言，察其行，領(lǐng)會其意圖。（2）優(yōu)柔寡斷型這種領(lǐng)導(dǎo)時常朝令夕改，秘書領(lǐng)會其意圖要有耐心，同時盡量向其提供更多可供他決策參考的東西，使其能減少優(yōu)柔寡斷。（3）對待強(qiáng)求自信型按照領(lǐng)導(dǎo)計劃好的去做就行，但領(lǐng)導(dǎo)想法很多，效率要求高，你的工作壓力大，應(yīng)有心理準(zhǔn)備。（4）對待性格粗獷型領(lǐng)會這種領(lǐng)導(dǎo)的意圖較容易，但秘書要比較細(xì)心，做工作計劃要詳盡。（5）對待作風(fēng)細(xì)膩型領(lǐng)導(dǎo)要長期觀察，慢慢領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，最重要的方法是觀察。（6）對待理想型領(lǐng)導(dǎo)秘書做好本職工作即可。

3、不同工作作風(fēng)的領(lǐng)導(dǎo)（1）天才型領(lǐng)導(dǎo)清晰的表達(dá)能力、交流能力和說服能力、超凡的個人魅力，是整個組織的化身。（2）實(shí)干型領(lǐng)導(dǎo)會建立最適當(dāng)?shù)墓ぷ鬟M(jìn)程來保證組織的穩(wěn)定，并將整個組織的效率提高到最佳狀態(tài)。

秘書對策：（1）對待天才型領(lǐng)導(dǎo)秘書的各方面素質(zhì)必須很高，要具備良好的心理素質(zhì)和參謀能力方能領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，否則可能跟不上領(lǐng)導(dǎo)的思路。（2）對待實(shí)干型領(lǐng)導(dǎo)秘書要腳踏實(shí)地地工作，領(lǐng)導(dǎo)或許更強(qiáng)調(diào)的是秘書的實(shí)干能力而非參謀能力。

4、不好領(lǐng)導(dǎo)的類型

（1）專斷型領(lǐng)導(dǎo)

這種領(lǐng)導(dǎo)不愿接受下屬的民主建議，但又不能拿出合理有效的決策，走向了剛愎自用的極端。而專制型領(lǐng)導(dǎo)雖然也缺乏民主決策的作風(fēng)，但個人能力很強(qiáng)，喜歡獨(dú)自拿主意，以保證決策效率。（2）無知型領(lǐng)導(dǎo)這種領(lǐng)導(dǎo)對自己領(lǐng)導(dǎo)的行業(yè)缺乏專業(yè)性了解，但

又非常注重自己的權(quán)威，不懂裝懂，甚至因?yàn)樽员靶膽B(tài)而偏要顯示自己，從而橫插一手，導(dǎo)致瞎指揮。（3）注重形式型領(lǐng)導(dǎo)這種領(lǐng)導(dǎo)表面上非常忠于職守，但實(shí)際上墨守成規(guī)、呆板頑固，甚至因此而不顧效率和效果。（4）吝嗇小氣型領(lǐng)導(dǎo)這種領(lǐng)導(dǎo)不僅斤斤計較個人得失，還喜歡占他人便宜，對下屬缺乏起碼的體恤之心。（5）生活不檢點(diǎn)型領(lǐng)導(dǎo)這種領(lǐng)導(dǎo)打扮時髦，但言語玩笑粗俗低級，甚至私下對女秘書動手動腳。（6）牢騷滿腹型領(lǐng)導(dǎo)

這種領(lǐng)導(dǎo)時常有發(fā)不完的牢騷，秘書常成為其傾訴對象，從而可能在情緒上受到影響。（7）反復(fù)無常型領(lǐng)導(dǎo)這種領(lǐng)導(dǎo)點(diǎn)子太多，變化太快，秘書時常疲于奔命。甚至還有的領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)面夸你，背后損你，非常勢利，琢磨不定。（8）愛管閑事型領(lǐng)導(dǎo)你的大事小事他都要管，過于熱心，影響你的私人生活，讓你感到有壓力。（9）搖擺不定型領(lǐng)導(dǎo)這種領(lǐng)導(dǎo)顯得優(yōu)柔寡斷，左右搖擺，瞻前顧后，讓秘書工作無從下手，增加工作負(fù)擔(dān)。

（10）模糊型領(lǐng)導(dǎo)或因性格中庸，或因能力不夠，這種領(lǐng)導(dǎo)對事情缺乏準(zhǔn)確判斷，布置工作任務(wù)時含含糊糊，可以有多種理解，讓秘書難以操作和實(shí)施。（11）馬虎型領(lǐng)導(dǎo)做事非常馬虎，時常做出令人啼笑皆非之事。（12）健忘型領(lǐng)導(dǎo)常常顛三倒四，丟三落四。（13）軟弱型領(lǐng)導(dǎo)對事情不負(fù)責(zé)任，在下屬面前缺乏權(quán)威，對上級唯唯諾諾，但對秘書可能脾氣很大。（14）不走正道型領(lǐng)導(dǎo)不好好為單位發(fā)展考慮，而是私下為自己謀利益，搞權(quán)錢、權(quán)色交易?？赡芤粫r風(fēng)光無限，但前途未卜。

秘書對策：（1）對待專斷型領(lǐng)導(dǎo)凡事只要他想插手，你就放手讓他去做。（2）對待無知型領(lǐng)導(dǎo)分別對待：重要的原則性問題，可直接闡明觀點(diǎn)，據(jù)理力爭；無關(guān)大局的一般性問題，可靈活對付，盡量避免正面沖突和矛盾激化。（3）對待注重形式型領(lǐng)導(dǎo)最好將你的意思，依“形式”的原則去做，表面上依規(guī)定進(jìn)行，事實(shí)上按自己的意思做。另外，若有可能，建議另覓良枝。（4）對待吝嗇小氣型領(lǐng)導(dǎo)在他面前說比他更吝嗇的人的壞話，并將吝嗇的缺點(diǎn)講出來，同時利用一切機(jī)會，用巧妙的暗示方式，讓他自己知道吝嗇的缺點(diǎn)。

例：張秘書供職于一家小企業(yè)很久了，工作非常的勤懇，也很有效率，雖然老板脾氣不好，她也應(yīng)付得來，深得老板的喜歡。但老板很吝嗇，只肯口頭上表揚(yáng)她，從來不肯給她來點(diǎn)實(shí)質(zhì)的，如加點(diǎn)薪。張秘書向老板提過好幾次加薪的事情，但老板總是推說，下個月。張秘書想跳槽，但是考慮到好不容易在一個單位干得比較熟練了，又有些不甘心。于是張秘書想出了一個好辦法，準(zhǔn)備孤注一擲，再試一次。這天她請了病假，在宿舍里尖著嗓子，捏著鼻子打電話給老板：“喂，您好！我們是好佳秘書獵頭服務(wù)公司。我們愿

意為您提供全方位全天候的優(yōu)質(zhì)秘書服務(wù)?！崩习甯械胶苄缕妫骸懊貢C頭公司？”張秘書尖著嗓子，捏著鼻子繼續(xù)說：“對！我公司將向您提供一流的文秘人才，忠心耿耿地、任勞任怨地為您服務(wù)，并會在24小時隨時候命?！崩习逭f：“我現(xiàn)在的秘書也是這樣的呀?！睆埫貢f：“我公司的文秘人才除了做好秘書工作之外，還將為您的公司跑業(yè)務(wù)、做宣傳、做公關(guān)、搞衛(wèi)生、當(dāng)廚師，一人勝似數(shù)人，最適合閣下這種小型公司。”老板說：“我現(xiàn)在的秘書就是這樣的呀?！睆埫貢f：“可是我們的秘書收費(fèi)很低，每月只需2000元?！崩习逭f：“這倒是比我現(xiàn)在的秘書還貴?！睆埫貢f：“什么！天下竟然有這種人？！這正是所有老板夢寐以求的人才啊！請問怎樣可以聯(lián)系到她呢？”老板“嘿嘿”冷笑了兩聲，掛斷了電話。第二天，老板向張秘書宣布：加薪百分之三十。張秘書終于如愿以償。（5）對待生活不檢點(diǎn)型領(lǐng)導(dǎo)不能給他過分難堪，否則他會惱羞成怒，最好的辦法是盡量避免和他單獨(dú)相處，盡量遠(yuǎn)離他，與其他女同事聯(lián)合起來對付他。（6）對待牢騷滿腹型領(lǐng)導(dǎo)你只能自顧自地做自己的事情，裝作沒聽見，或者裝作聽見了，應(yīng)付似地點(diǎn)點(diǎn)頭。（7）對待反復(fù)無常型領(lǐng)導(dǎo)反復(fù)無常的兩種情況：一是點(diǎn)子多，總改變主意，對待這種領(lǐng)導(dǎo)，不妨干工作慢半拍等他最后拿定主意再做；二是反復(fù)無常是因?yàn)樗巧朴谟系膭堇∪?，那你要小心不得罪他，也不要曲意逢迎，最好的辦法是和他保持距離，保持你的神秘感。（8）對待愛管閑事型領(lǐng)導(dǎo)最好少跟他牽扯關(guān)系（9）對待搖擺不定型領(lǐng)導(dǎo)先觀望，等他拿定主意后，你再干活，要有耐心。（10）對待模糊型領(lǐng)導(dǎo)在接受任務(wù)時，要詳細(xì)詢問具體要求，特別在完成時間、人員落實(shí)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、資金數(shù)量等方面盡可能明確些，并一一記錄在案，讓領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后再去動手。（11）對待馬虎型領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)具體情況分別對待：如對自己非常有利，可含笑指出其不當(dāng)；如對自己不利或非常不利，可做出必要的解釋，切勿急躁或過分地責(zé)怪埋怨。（12）對待健忘型領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)他講述某個事件或表明某種觀點(diǎn)時，下屬可裝作不

懂，故意多問他幾遍，也可提出自己不同的看法，以故意引起討論來加深領(lǐng)導(dǎo)的