2025年企業(yè)員工個人檔案保管協(xié)議規(guī)范

2025年企業(yè)員工個人檔案保管協(xié)議規(guī)范企業(yè)員工個人檔案是企業(yè)重要的人力資源管理資料，對企業(yè)發(fā)展具有重要意義。為規(guī)范企業(yè)員工個人檔案的保管工作，確保檔案的完整、準確、安全，根據相關法律法規(guī)，制定本協(xié)議規(guī)范。一、檔案保管原則1.保密性原則：企業(yè)應妥善保管員工個人檔案，確保檔案信息不被泄露、篡改或濫用。2.完整性原則：企業(yè)應確保員工個人檔案內容的完整性，不得擅自刪除、篡改檔案中的信息。3.真實性原則：企業(yè)應確保員工個人檔案中的信息真實可靠，不得偽造、虛構檔案內容。4.合法性原則：企業(yè)應依法合規(guī)管理員工個人檔案，保障員工合法權益。二、檔案保管職責1.企業(yè)人力資源部門負責員工個人檔案的收集、整理、歸檔、保管、查詢、借閱、銷毀等工作。2.企業(yè)負責人對本企業(yè)員工個人檔案的保管工作負總責，確保檔案管理制度的落實。3.企業(yè)應指定專人負責員工個人檔案的保管工作，確保檔案管理工作的連續(xù)性和穩(wěn)定性。4.企業(yè)應定期對員工個人檔案進行審核，確保檔案信息的準確性和及時性。三、檔案保管要求1.企業(yè)應建立健全員工個人檔案管理制度，明確檔案的收集、整理、歸檔、保管、查詢、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)的操作流程和責任人。2.企業(yè)應確保員工個人檔案的存儲環(huán)境安全、通風、干燥、防火、防盜、防潮、防蟲、防霉、防有害生物，確保檔案的物理安全。3.企業(yè)應對員工個人檔案進行電子化處理，建立電子檔案數據庫，提高檔案的查詢、借閱、統(tǒng)計等工作的效率。4.企業(yè)應定期對員工個人檔案進行備份，確保檔案信息的安全。5.企業(yè)應妥善處理員工個人檔案的借閱、查詢工作，確保檔案信息的使用符合法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)定。6.企業(yè)應在員工離職時及時辦理檔案移交手續(xù)，確保檔案的連續(xù)性。四、檔案保管期限1.企業(yè)應根據國家法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)定，確定員工個人檔案的保管期限。2.企業(yè)應定期對檔案保管期限進行審核，確保檔案的及時銷毀或繼續(xù)保管。3.企業(yè)應對超過保管期限的檔案進行清點、審核，依法進行銷毀。五、檔案保管違規(guī)責任1.企業(yè)應明確檔案保管違規(guī)的責任人和處理措施，加強對檔案保管工作的監(jiān)督和管理。2.企業(yè)應對檔案保管工作中的違規(guī)行為進行查處，依法依規(guī)追究相關責任人的法律責任。3.企業(yè)應加強對員工個人檔案的培訓和宣傳，提高員工對檔案保管工作重要性的認識。六、協(xié)議的有效期和修訂1.本協(xié)議自雙方簽訂之日起生效，有效期為____年。2.企業(yè)在協(xié)議有效期內應定期對協(xié)議內容進行審核，如有變更，應簽訂補充協(xié)議。3.協(xié)議期滿前，雙方應重新簽訂新的協(xié)議，確保檔案保管工