2025年人事檔案存儲(chǔ)協(xié)議手冊(cè)

2025年人事檔案存儲(chǔ)協(xié)議手冊(cè)目錄一、引言二、人事檔案存儲(chǔ)原則三、人事檔案存儲(chǔ)流程四、人事檔案存儲(chǔ)管理五、人事檔案存儲(chǔ)安全六、人事檔案存儲(chǔ)維護(hù)七、人事檔案存儲(chǔ)查詢八、人事檔案存儲(chǔ)監(jiān)督與檢查九、附則一、引言為確保公司員工人事檔案的完整、安全和高效管理，特制定《____年人事檔案存儲(chǔ)協(xié)議手冊(cè)》。本手冊(cè)旨在規(guī)范人事檔案存儲(chǔ)工作，提高檔案管理水平，為公司的可持續(xù)發(fā)展提供有力支持。二、人事檔案存儲(chǔ)原則1.完整性原則：確保人事檔案材料的完整性，不得遺漏、缺失重要信息。2.安全性原則：保障人事檔案的安全，防止泄露、丟失、損壞等風(fēng)險(xiǎn)。3.高效性原則：優(yōu)化人事檔案存儲(chǔ)流程，提高查詢、借閱等工作效率。三、人事檔案存儲(chǔ)流程1.檔案收集：各部門應(yīng)按時(shí)將員工人事檔案材料提交至人事部門。2.檔案整理：人事部門對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類、整理、編號(hào)。3.檔案錄入：將整理好的檔案信息錄入電腦管理系統(tǒng)，確保信息準(zhǔn)確無誤。4.檔案存儲(chǔ)：將整理好的檔案存放在指定的檔案柜中，按照編號(hào)順序排列。5.檔案歸檔：對(duì)已存儲(chǔ)的檔案進(jìn)行歸檔，確保檔案材料的可追溯性。四、人事檔案存儲(chǔ)管理1.檔案柜管理：檔案柜應(yīng)保持清潔、整齊，不得隨意堆放雜物。2.檔案標(biāo)簽：每個(gè)檔案柜上應(yīng)貼有明確的標(biāo)簽，注明檔案類別、編號(hào)等信息。3.檔案查閱：員工人事檔案的查閱應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行，不得擅自查閱、借閱他人檔案。4.檔案借閱：員工人事檔案的借閱應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。5.檔案歸還：借閱檔案應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還，歸還時(shí)應(yīng)檢查檔案的完整性。五、人事檔案存儲(chǔ)安全1.防火、防盜：檔案室應(yīng)配備防火、防盜設(shè)施，確保檔案安全。2.溫濕度控制：檔案室應(yīng)保持適宜的溫濕度，避免檔案受潮、發(fā)霉等。3.防蟲蛀：定期對(duì)檔案室進(jìn)行消毒、殺蟲，防止蟲蛀現(xiàn)象發(fā)生。4.數(shù)據(jù)備份：對(duì)電腦管理系統(tǒng)中的人事檔案信息進(jìn)行定期備份，以防數(shù)據(jù)丟失。六、人事檔案存儲(chǔ)維護(hù)1.定期檢查：定期對(duì)檔案柜、檔案室進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.檔案整理：定期對(duì)檔案進(jìn)行整理，確保檔案材料的準(zhǔn)確性和完整性。3.檔案更新：及時(shí)更新員工人事檔案信息，確保檔案與實(shí)際相符。七、人事檔案存儲(chǔ)查詢1.查詢權(quán)限：員工人事檔案查詢權(quán)限嚴(yán)格按照公司規(guī)定執(zhí)行。2.查詢方式：可通過電腦管理系統(tǒng)進(jìn)行查詢，也可到檔案室進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)查詢。3.查詢記錄：對(duì)查詢情況進(jìn)行記錄，以便于跟蹤和監(jiān)督。八、人事檔案存儲(chǔ)監(jiān)督與檢查1.定期監(jiān)督：人事部門應(yīng)定期對(duì)檔案存儲(chǔ)工作進(jìn)行監(jiān)督，確保各項(xiàng)工作落實(shí)到位。2.檢查反饋：對(duì)檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)反饋給相關(guān)部門，并督促整改。3.考核評(píng)價(jià)：將檔案存儲(chǔ)工作納入部門考核評(píng)價(jià)體系，提高各部門對(duì)檔案管理工作的重視。九、附則1.本手冊(cè)由公司人事部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。2.本手冊(cè)自發(fā)布之日起實(shí)施，原有相關(guān)規(guī)定與