HJ 9-2022 生態(tài)環(huán)境檔案著錄細則

中華人民共和國國家生態(tài)環(huán)境標準

HJ9—2022

代替HJ/T9—95

生態(tài)環(huán)境檔案著錄細則

Descriptiondetailedregulationsforecologicalandenvironmentalarchives

本電子版為正式標準文本，由生態(tài)環(huán)境部環(huán)境標準研究所審校排版。

2022-03-09發(fā)布2022-03-15實施

生態(tài)環(huán)境部發(fā)布

HJ9—2022

生態(tài)環(huán)境檔案著錄細則

1適用范圍

本標準規(guī)定了生態(tài)環(huán)境檔案著錄標識符號、著錄用文字、著錄項目與著錄格式、目錄數(shù)據(jù)庫、著錄

信息源以及著錄項目細則。

本標準適用于各級生態(tài)環(huán)境主管部門及其所屬單位的檔案著錄，可用于建立生態(tài)環(huán)境檔案的檢索

系統(tǒng)。

2規(guī)范性引用文件

本標準引用了下列文件或其中的條款。凡是注明日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本標準。

凡是未注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本標準。

GB/T3860文獻主題標引規(guī)則

GB/T7408數(shù)據(jù)元和交換格式信息交換日期和時間表示法

HJ/T7中國檔案分類法環(huán)境保護檔案分類表

3術(shù)語和定義

下列術(shù)語和定義適用于本標準。

3.1

生態(tài)環(huán)境檔案ecologicalandenvironmentalarchives

在生態(tài)環(huán)境保護各項工作和活動中直接形成的，對國家、社會和單位具有利用價值、應(yīng)當歸檔保存

的各種形式和載體的歷史記錄。

3.2

著錄description

在編制檔案檢索工具時，按一定的規(guī)則對生態(tài)環(huán)境檔案的內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄的

過程。

3.3

著錄項目descriptionitem

揭示檔案內(nèi)容和形式特征的記錄事項。

3.4

條目entry

組成檔案目錄的單元，是對檔案的內(nèi)容和形式特征所作的一條記錄，它由著錄項目組成，是著錄的

結(jié)果。

3.5

著錄格式descriptionformat

著錄項目在條目中的排列順序及其表達方式。

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3.6

檔案目錄archivescatalog

按照一定的次序編排而成的條目的匯集，是檔案管理、檢索和報道的工具。

4著錄標識符號

著錄標識符號規(guī)定如下：

a）=并列題名；

b）：置于說明題名文字之前；

c）；用于分隔兩個（含）以上責(zé)任者項、文件編號、主題詞（關(guān)鍵詞）項等，也用于題名項、

內(nèi)容提要等項中呈平行關(guān)系的詞語之間；

d）+用于正本與附件、附件與附件、多種稿本之間的連接；

e）[]置于自擬著錄內(nèi)容兩端；

f）()置于解釋或補充說明內(nèi)容的兩端，如責(zé)任者所屬機構(gòu)名稱、責(zé)任者真實姓名、責(zé)任者職務(wù)、

中國責(zé)任者時代、外國責(zé)任者國別及姓名原文等；

g）？用于不能確定的著錄內(nèi)容；

h）–用于承接上下文、起始與終止時間，以及檔號構(gòu)成要素、電子文檔號、縮微號各層次之間

的連接；

i）□表示一個殘缺的、無法辨識的文字，超過三個文字的用三個“□”表示。

5著錄用文字

5.1著錄用漢字應(yīng)當使用規(guī)范化的簡化漢字，外文與少數(shù)民族文字應(yīng)當依照其文字規(guī)則書寫。

5.2人名、地名、圖形、符號應(yīng)當按原文照實著錄，無法照實著錄的可改為其他形式的相應(yīng)內(nèi)容，并

加“[]”標識符號。

5.3著錄項目中各種編號、代號、時間、數(shù)量中的數(shù)字應(yīng)當采用阿拉伯數(shù)字。

6著錄項目與著錄格式

6.1著錄項目

6.1.1題名與責(zé)任者項

a）案卷題名；

b）文件題名；

c）責(zé)任者；

d）機構(gòu)名稱；

e）文件編號。

6.1.2稿本與文種項

a）稿本；

b）文種。

6.1.3利用控制與保管期限項

a）密級；

b）保密期限；

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c）公開屬性；

d）控制標識；

e）保管期限。

6.1.4時間項

a）日期；

b）起止日期。

6.1.5載體類型及形態(tài)項

a）載體類型；

b）總頁數(shù)（頁數(shù)）；

c）件數(shù)；

d）載體數(shù)量；

e）載體單位；

f）載體規(guī)格。

6.1.6備注項

6.1.7標準編號及有關(guān)記載項

6.1.8提要項

6.1.9排檢與編號項

a）分類號；

b）檔案館（室）代號；

c）檔號；

d）電子文檔號；

e）縮微號；

f）主題詞或關(guān)鍵詞。

6.2著錄格式

生態(tài)環(huán)境檔案的著錄格式，以“卷”為單位整理的，分為案卷級目錄著錄格式與卷內(nèi)文件級目錄著

錄格式；以“件”為單位整理的，為歸檔文件目錄著錄格式。

7目錄數(shù)據(jù)庫

7.1一般要求

7.1.1以“卷”為單位整理的檔案，應(yīng)當建立案卷級目錄數(shù)據(jù)庫、卷內(nèi)文件級目錄數(shù)據(jù)庫；以“件”

為單位整理的檔案，應(yīng)當建立歸檔文件目錄數(shù)據(jù)庫；

7.1.2為滿足生態(tài)環(huán)境檔案管理需要，應(yīng)當建立符合實際需求的結(jié)構(gòu)化關(guān)系型機讀目錄數(shù)據(jù)庫，且目

錄數(shù)據(jù)庫應(yīng)當具有可擴展性。

7.2數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)

7.2.1案卷級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)

案卷級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)見表1。

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表1案卷級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)

序號著錄項目字段名字段類型字段長度約束性

1檔號DH字符型40必選

2案卷題名AJTM字符型200必選

3總頁數(shù)YS數(shù)值型/必選

4保管期限BGQX字符型4必選

5備注BZ字符型80可選

6起止日期QZRQ日期型20必選

7載體類型ZTLX字符型20可選

8件數(shù)JS數(shù)值型/必選

9載體單位ZTDW字符型4可選

10密級MJ字符型20可選

11主題詞或關(guān)鍵詞ZTCHGJC字符型40可選

12檔案館（室）代號DAGSDH字符型10可選

7.2.2卷內(nèi)文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)

卷內(nèi)文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)見表2。

表2卷內(nèi)文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)

序號著錄項目字段名字段類型字段長度約束性

1檔號DH字符型40必選

2文件編號WJBH字符型40必選

3責(zé)任者ZRZ字符型50必選

4文件題名TM字符型200必選

5日期RQ日期型8必選

6頁數(shù)YS數(shù)值型/必選

7備注BZ字符型80可選

8密級MJ字符型20可選

9保密期限BMQX字符型20可選

10公開屬性GKSX字符型20可選

11控制標識KZBS字符型20可選

12保管期限BGQX字符型4必選

13稿本GB字符型20必選

14文種WZ字符型10可選

15載體類型ZTLX字符型20可選

16載體數(shù)量ZTSL數(shù)值型/可選

17載體單位ZTDW字符型4可選

18載體規(guī)格ZTGG字符型20可選

19標準編號及有關(guān)記載BZBH字符型60可選

20電子文檔號項DZWDH字符型40可選

21分類號FLH字符型20可選

22縮微號SWH字符型20可選

23主題詞或關(guān)鍵詞ZTCHGJC字符型30可選

24提要TY字符型400可選

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7.2.3歸檔文件目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)

歸檔文件目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)見表3。

表3歸檔文件目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)

序號著錄項目字段名字段類型字段長度約束性

1檔號DH字符型40必選

2文件編號WJBH字符型40必選

3責(zé)任者ZRZ字符型50必選

4文件題名TM字符型200必選

5日期RQ日期型8必選

6密級MJ字符型20可選

7頁數(shù)YS數(shù)值型/必選

8備注BZ字符型80可選

9機構(gòu)名稱JGMC字符型20必選

10保密期限BMQX字符型20可選

11公開屬性GKSX字符型20可選

12控制標識KZBS字符型20可選

13保管期限BGQX字符型4必選

14稿本GB字符型20必選

15文種WZ字符型10可選

16載體類型ZTLX字符型20可選

17載體數(shù)量ZTSL數(shù)值型/可選

18載體單位ZTDW字符型4可選

19載體規(guī)格ZTGG字符型20可選

20標準編號及有關(guān)記載BZBH字符型60可選

21電子文檔號DZWDH字符型40可選

22分類號FLH字符型20可選

23縮微號SWH字符型20可選

24主題詞或關(guān)鍵詞ZTCHGJC字符型30可選

25提要TY字符型400可選

26檔案館（室）代號DAGSDH字符型10可選

8著錄信息源

8.1生態(tài)環(huán)境檔案的著錄信息源是被著錄的生態(tài)環(huán)境檔案本身。著錄信息源的確定依據(jù)如下：

a）案卷級著錄信息源主要依據(jù)案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、備考表等。

b）卷內(nèi)文件級著錄信息源主要依據(jù)檔案材料的文頭、文尾及文件正文等。

c）歸檔文件著錄信息源主要依據(jù)檔案材料的內(nèi)容及形式特征等。

d）項目類生態(tài)環(huán)境檔案的著錄信息源主要依據(jù)項目的核心要素、內(nèi)容及形式特征等。

8.2被著錄檔案本身信息不足時，可參考其他有關(guān)的檔案資料。

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9著錄項目細則

9.1題名與責(zé)任者項

9.1.1案卷題名

以“卷”為單位整理的生態(tài)環(huán)境檔案，案卷題名著錄的一般結(jié)構(gòu)為：責(zé)任者+“關(guān)于”+問題（內(nèi)容）

+“的”+文種。

示例：

生態(tài)環(huán)境部、XX有限公司關(guān)于審查XX項目環(huán)境影響報告書的請示、評審意見、會議紀要、批復(fù)

9.1.2文件題名

9.1.2.1一般著錄單份文件文首的題目名稱。文件題名分為正題名、副題名、并列題名等，一般應(yīng)當

照原文著錄。文件題名著錄的一般結(jié)構(gòu)與案卷題名相同。

示例：

生態(tài)環(huán)境部辦公廳關(guān)于加強環(huán)境保護檔案安全工作的通知

9.1.2.2正題名是檔案的主要題名，一般指單份文件文首的題目和案卷封面上的題目。正題名應(yīng)當照

原文著錄。

9.1.2.3副題名是解釋或從屬于正題名的另一題名。正題名能夠反映檔案中的主題時，副題名不必著

錄。正題名不能反映檔案的主題時，副題名應(yīng)當照原題名著錄于正題名之后，在其之前用“：”號。

示例：

XXX同志在XX年全國生態(tài)環(huán)境系統(tǒng)扶貧工作會議上的講話：堅決扛起脫貧攻堅政治責(zé)任協(xié)同打好污染防治和精

準脫貧攻堅戰(zhàn)

9.1.2.4并列題名是以第二種語言文字書寫的、與正題名對照并列的題名。生態(tài)環(huán)境檔案的外文題名

即為并列題名，應(yīng)當著錄，著錄時應(yīng)當在并列題名前加“=”號。與正題名并列的漢語拼音不能視為并

列題名，不予著錄。

示例：

聯(lián)合國開發(fā)署（UNDP）工作組關(guān)于中國臭氧層保護的考察報告（CPR/89/029）=REPORTOFAUNITEDNATIONS

DEVELOPMENTMISSIONTOINVESTIGATEOZONELAYERPROTECTIONINCHINA（CPR/89/029）

9.1.2.5對于題名中的說明題名文字，如在題名前后對檔案文件內(nèi)容、范圍、用途等的說明文字，應(yīng)

當照原文著錄，在其之前加“：”號。

示例：

第二次全國污染源普查公報：時期資料為XXXX年度

9.1.2.6無題名的單份文件材料依據(jù)其內(nèi)容擬寫題名，并加“[]”號。單份文件材料的題名不能揭示

內(nèi)容時，原題名照錄，并根據(jù)其內(nèi)容另擬題名附后，加“[]”號。

示例：

生態(tài)環(huán)境部令（第25號）[生態(tài)環(huán)境部關(guān)于修改部分部門規(guī)章的決定]

9.1.2.7正題名有別名者，除著錄正題名外，可將別名在備注項中注明。

示例：

國務(wù)院關(guān)于印發(fā)《大氣污染防治行動計劃》的通知，在備注項注明：“大氣十條”

9.1.2.8對于著錄文件材料正文之后的附加材料的，格式為“正文題名+附件題名”。正文之后附有多

個附件材料的，應(yīng)當逐一著錄，用“+”連接。正文中包含有附件題名，而歸檔的文件材料實際沒有附

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件原文的，應(yīng)當在備注項中說明。

示例：

國家核安全局關(guān)于頒發(fā)XX有限公司民用核安全設(shè)備制造許可證的通知+民用核安全設(shè)備制造許可證

9.1.3責(zé)任者

9.1.3.1應(yīng)當著錄對文件材料負有直接責(zé)任的團體或個人。三個及以下責(zé)任者，照原文著錄；超過三

個責(zé)任者，著錄列居首位的責(zé)任者，立檔單位本身是責(zé)任者的必須著錄，其余視需要著錄，被省略的責(zé)

任者用“等”字表示；責(zé)任者之間用“；”號隔開。

9.1.3.2機關(guān)團體責(zé)任者必須著錄全稱或規(guī)范化通用簡稱。機關(guān)團體責(zé)任者的名稱在一個全宗內(nèi)應(yīng)當

統(tǒng)一，不能使用省略或非規(guī)范簡稱。如：“中國共產(chǎn)黨中央委員會”簡稱“中共中央”，“中華人民共和

國生態(tài)環(huán)境部”簡稱“生態(tài)環(huán)境部”，不得著錄為“中央”“我部”。

9.1.3.3個人責(zé)任者一般只著錄姓名，必要時在姓名后著錄職務(wù)，并加“()”號，如：XXX（XX省生

態(tài)環(huán)境廳廳長）。文件所署個人責(zé)任者有多種職務(wù)時，只著錄與形成文件材料相應(yīng)的職務(wù)。文件所署個

人責(zé)任者為別名、筆名時，均照原文著錄，但應(yīng)當將其真實姓名附后，并加“()”號，如：魯迅（周樹

人）。外國責(zé)任者應(yīng)當著錄國別，統(tǒng)一的中文譯名、姓氏原文及名的縮寫，國別、姓氏原文及名的縮寫

均加“()”號。

9.1.3.4未署責(zé)任者的文件，應(yīng)當著錄根據(jù)其內(nèi)容、形成特征考證出的責(zé)任者，并加“[]”號。經(jīng)考

證仍無結(jié)果時，著錄為“□□□”。文件的責(zé)任者有誤或不完整時，仍照原文著錄，但應(yīng)當將考證出真

實或完整的責(zé)任者附后，并加“[]”號。

9.1.4機構(gòu)名稱

機構(gòu)名稱著錄機關(guān)單位的內(nèi)設(shè)機構(gòu)名稱，如：辦公室、法規(guī)處、綜合處等。

9.1.5文件編號

9.1.5.1文件編號是文件材料在制發(fā)過程中由制發(fā)機關(guān)、團體或個人編寫的文件材料序號，如發(fā)文字

號、技術(shù)鑒定證書編號、科研試驗報告流水號、標準規(guī)范類文件的統(tǒng)編號、圖號等，應(yīng)當照原文著錄。

9.1.5.2著錄文件編號應(yīng)當齊全完整，不得省略。如發(fā)文字號包括機關(guān)代字、年度、順序號。

9.1.5.3文件材料上有多個文件編號時，一般只著錄一個文件編號；若需著錄多個文件編號，中間用

“；”號隔開。

9.1.5.4圖紙類材料，其圖號可視為文件編號，予以著錄。但當圖號作為檔號的一部分時，文件編號

項可省略。

9.2稿本與文種項

9.2.1稿本

稿本為生態(tài)環(huán)境文件材料的文稿、文本和版本的統(tǒng)稱。稿本項依實際情況著錄為草稿、定稿、手稿、

草圖、原圖、底圖、藍圖、正本、副本、原版、試行本、修訂本、影印本、各種文字本等。

9.2.2文種

文種應(yīng)當著錄文件種類的名稱，依據(jù)實際情況著錄為決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、

意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、議案、函、紀要、說明書、協(xié)議書、任務(wù)書、起訴書、判決書、

備忘錄、大事記等。

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9.3利用控制與保管期限項

9.3.1密級

文件材料的保密程度等級，國家秘密分為“絕密”“機密”“秘密”三種，工作秘密照實著錄。一般

按文件材料形成時所定密級著錄，對于已變更密級的，應(yīng)當著錄新的密級。沒有密級或已解密的文件材

料，此項不需著錄。

9.3.2保密期限

文件材料標明保密期限的，如“3個月”“2年”“10年”“20年”等，應(yīng)當照實著錄。沒有標明保

密期限的，此項不需著錄。已變更密級的，按新的保密期限著錄。

9.3.3公開屬性

公開屬性應(yīng)當著錄信息源的公開審核意見。公開屬性應(yīng)照實著錄。不予公開的，宜在備注項中注明

理由。

9.3.4控制標識

控制標識是對著錄信息源的開放審核意見的標識?？刂茦俗R應(yīng)照實著錄。受控的，宜在備注項中注

明受控依據(jù)。

9.3.5保管期限

按照文件材料歸檔時所定的保管期限著錄，對已變更的，應(yīng)當著錄新的保管期限。文書檔案的保管

期限分為“永久”“30年”“10年”三種；科技、專門等其他類別的生態(tài)環(huán)境檔案，按照各自有關(guān)規(guī)定，

著錄其相應(yīng)的保管期限。

9.4時間項

9.4.1一般要求

按照GB/T7408的規(guī)定，公元紀年的年、月、日三要素用8位阿拉伯數(shù)字表示，第1～4位表示年，

第5～6位表示月，第7～8位表示日，不足位數(shù)用“0”補齊，應(yīng)當省略年、月、日三字，在表示年、

月、日的數(shù)字之間不應(yīng)采用符號相隔。

示例：

2020年6月5日著錄為“20200605”

9.4.2日期

9.4.2.1一般情況下，文書著錄發(fā)文日期；決議、決定、命令、法律、標準、辦法、規(guī)定、條例、章

程等著錄通過日期或發(fā)布日期；條約、合同、協(xié)議著錄簽署日期；技術(shù)評審證書、技術(shù)鑒定證書、轉(zhuǎn)讓

產(chǎn)品證書著錄通過日期；獲獎證書、發(fā)明證書、專利證書著錄頒發(fā)日期；科研試驗報告著錄制發(fā)日期；

專著、論文著錄發(fā)表日期；竣工圖著錄繪制日期；生態(tài)環(huán)境工程、設(shè)備的圖紙著錄設(shè)計日期；原始試驗

記錄、生態(tài)環(huán)境監(jiān)測數(shù)據(jù)、測定檢驗數(shù)據(jù)報告等著錄記錄日期；統(tǒng)計報表、計劃著錄編制日期。

9.4.2.2未標明形成日期的文件材料，應(yīng)當根據(jù)其內(nèi)容、形式、載體特征等考證出形成日期，并在備

注項中說明“日期系考證”；或著錄文件材料上的其他日期（如收文日期、審核日期、印發(fā)日期等），并

在備注項中說明。

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9.4.2.3文件材料的形成日期年、月、日不清，考證無結(jié)果，且又無其他日期的，用“0”替代。

示例1：

2018年5月×日，著錄為“20180500”

示例2：

××××年×月×日，著錄為“00000000”

9.4.2.4文件材料的形成日期記載有誤的，應(yīng)當著錄正確的日期，并在備注項中說明“原日期記載有

誤”。

9.4.3起止日期

以“卷”為單位整理的檔案，著錄卷內(nèi)文件材料最早形成的日期和最晚形成的日期，中間用“-”連

接。

示例：

2019年1月5日至2019年11月15日著錄為“20190105-20191115”

9.5載體類型及形態(tài)項

9.5.1載體類型

檔案的載體類型一般分為紙質(zhì)、膠片、膠卷、磁帶、磁盤、光盤等。以紙質(zhì)為載體的檔案一般不予

著錄，其他載體類型應(yīng)當據(jù)實著錄；當生態(tài)環(huán)境檔案的正文為紙質(zhì)載體，附件為其他載體時，應(yīng)當同時

著錄，并用“+”連接。

示例：

紙質(zhì)+光盤

9.5.2總頁數(shù)（頁數(shù)）

總頁數(shù)應(yīng)當著錄整卷檔案的實有頁數(shù)，案卷封面、卷內(nèi)備考表、卷內(nèi)文件目錄的頁數(shù)不得計算在內(nèi)；

頁數(shù)應(yīng)當著錄卷內(nèi)單件文件的實有頁數(shù)，或著錄以“件”為單位整理的檔案每件的頁數(shù)。

9.5.3件數(shù)

著錄每卷檔案中的實有件數(shù)。

9.5.4載體數(shù)量

載體數(shù)量用阿拉伯數(shù)字記錄。

9.5.5載體單位

著錄檔案物質(zhì)形態(tài)的統(tǒng)計單位，如：“冊”“盒”“盤”“米”等。

9.5.6載體規(guī)格

著錄檔案載體的尺寸及型號等。一件檔案有多種載體規(guī)格時，應(yīng)當同時著錄，并用“+”連接。

示例1：

35㎜（表示膠片長度）

示例2：

A4+A3

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HJ9—2022

9.6備注項

著錄各個項目中需要解釋和補充的事項，如9.1.2.7、9.1.2.8、9.3.3、9.3.4、9.4.2.2、9.4.2.4等所示。

若多個項目需備注時，依各項目順序著錄，項目以外需要解釋和補充的事項列在最后。

9.7標準編號及有關(guān)記載項

著錄國際、國內(nèi)的標準書（刊）號和有特殊意義的記載事項，如出版物的國際標準書號（ISBN）、

標準文件的UDC編號、科研成果的獲獎等級等。

示例：

ISBN978-7-5086-3312-1

9.8提要項

著錄對案卷或文件材料內(nèi)容的簡介，應(yīng)當力求反映其主題內(nèi)容或重要數(shù)據(jù)（包括技術(shù)參數(shù)等），一

般不超過