會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)：如何判斷老ERP是否應(yīng)該升級(jí)

如何判斷老ERP是否應(yīng)該升級(jí)如今，大部分公司的生存、成長(zhǎng)都離不開(kāi)ERP系統(tǒng)的支持。如同其它企業(yè)戰(zhàn)略一樣，ERP系統(tǒng)的升級(jí)也不能掉以輕心。事實(shí)上，從企業(yè)管理層的角度看，ERP升級(jí)早已不再是一件可有可無(wú)的事，ERP升級(jí)的權(quán)力也不是獨(dú)自掌握在IT部門(mén)的手中，它已經(jīng)成為一種關(guān)鍵的戰(zhàn)略活動(dòng)。因此，企業(yè)應(yīng)該要了解ERP升級(jí)的必要性，掌握升級(jí)的時(shí)機(jī)以及升級(jí)前后需要部署的工作。

前一段時(shí)間，公司委派我負(fù)責(zé)研究和判斷公司的老ERP系統(tǒng)升級(jí)的必要性和可行性。準(zhǔn)備工作我雖然做了很多很多‚但結(jié)果還是差點(diǎn)兒出了問(wèn)題。這里與大家分享我的一些經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，以作為前事不忘，后事之師。

一、為什么要進(jìn)行ERP版本升級(jí)？

(1)什么是ERP系統(tǒng)版本升級(jí)？

這里需要說(shuō)明的是本文說(shuō)的升級(jí)不同于ERP版本更新或打補(bǔ)丁，而是指大的版本升級(jí)。一般來(lái)說(shuō)，ERP廠商會(huì)隨著產(chǎn)品的不斷穩(wěn)定和功能的逐步完善而推出的小范圍的更新版本或者大的版本升級(jí)。例如，OracleERP產(chǎn)品R10有10.0至10.7八個(gè)版本，R11有R11.0.0至R11.0.3四個(gè)版本。一般來(lái)說(shuō)，ERP大規(guī)模的版本升級(jí)主要取決于技術(shù)上的變化和業(yè)務(wù)功能上的完善;而小范圍的更新多數(shù)情況下是由于版本的不完善和功能的不足造成的。

ERP系統(tǒng)大版本升級(jí)主要有兩種原因：一是策略性的功能改進(jìn)與提升，二是技術(shù)升級(jí)。具體來(lái)說(shuō)，第一種是由于業(yè)務(wù)的變化引起對(duì)系統(tǒng)新功能的需求，即老系統(tǒng)不能滿足新業(yè)務(wù)的變化，需要對(duì)原有系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)。第二種主要是技術(shù)上的變化，比如以前受網(wǎng)絡(luò)限制和技術(shù)限制，ERP系統(tǒng)選擇的技術(shù)方式多是基于C/S架構(gòu)，現(xiàn)在則多采用B/S架構(gòu)。因此，隨著功能模塊的增加、設(shè)計(jì)思想的改變和技術(shù)架構(gòu)的提升，正常的版本更新和升級(jí)是很自然的事情。

(2)企業(yè)內(nèi)部原因：老系統(tǒng)難以適應(yīng)企業(yè)管理模式的變化

據(jù)圣經(jīng)記載，耶穌罹難之時(shí)背上的十字架承載了過(guò)去一切的罪孽與苦難。同樣，老ERP系統(tǒng)也是企業(yè)身上不得不背負(fù)的沉重十字架。隨著時(shí)間的推移，老系統(tǒng)會(huì)越來(lái)越老化，效率也會(huì)越來(lái)越低。例如，十年前ERP系統(tǒng)用的是當(dāng)時(shí)最新的技術(shù)，但從現(xiàn)在的眼光來(lái)看，舊的技術(shù)在解決同一個(gè)問(wèn)題時(shí)表現(xiàn)實(shí)在很糟糕。雖然依賴?yán)舷到y(tǒng)的熟悉情緒總是存在的，但其實(shí)我們更要接受老技術(shù)已經(jīng)過(guò)時(shí)，不能再適應(yīng)新的經(jīng)營(yíng)環(huán)境挑戰(zhàn)的現(xiàn)實(shí)。事實(shí)上，不斷升級(jí)ERP系統(tǒng)使其更好的運(yùn)行，不斷提升運(yùn)行效率，確保在變化的經(jīng)營(yíng)環(huán)境中的保持優(yōu)勢(shì)才是重中之重。因此，當(dāng)老系統(tǒng)難以適應(yīng)企業(yè)管理模式的變化時(shí)，該升級(jí)的還是要主動(dòng)升級(jí)，這是技術(shù)始終要為滿足業(yè)務(wù)需求服務(wù)的核心原則。

(3)廠商外部原因：廠商停止舊版本的支持，客戶被迫版本升級(jí)

廠商支持因素也是客戶被迫版本升級(jí)的原因之一，因?yàn)橛行〦RP廠商會(huì)對(duì)多年前的舊版本ERP產(chǎn)品停止技術(shù)支持。廠商的解釋是老ERP系統(tǒng)使用的技術(shù)已經(jīng)落后，舊版本將不再適應(yīng)新的業(yè)務(wù)需求并將逐漸退出市場(chǎng)，在這些舊版本上再投資(包括客戶和廠商)將是一種浪費(fèi)，而且維護(hù)的代價(jià)會(huì)很高。這時(shí)，企業(yè)用戶從廠商方面將無(wú)法獲得老ERP系統(tǒng)的維護(hù)和服務(wù)支持，更嚴(yán)重的是老ERP系統(tǒng)所使用的舊技術(shù)的技術(shù)人員也大幅減少。如果不進(jìn)行技術(shù)升級(jí)，老系統(tǒng)一旦崩潰，恢復(fù)時(shí)間將得不到保證，受到的影響不僅僅是使用的業(yè)務(wù)部門(mén)，而且可能是影響整個(gè)公司的運(yùn)營(yíng)。例如，當(dāng)技術(shù)經(jīng)歷從DOS時(shí)代到WINDOS時(shí)代、從C/S架構(gòu)到B/S架構(gòu)、從局域網(wǎng)時(shí)代到互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代等變化時(shí)，企業(yè)客戶也需要對(duì)ERP產(chǎn)品進(jìn)行適時(shí)升級(jí)，否則就會(huì)處于競(jìng)爭(zhēng)劣勢(shì)。

二、判斷ERP是否需要升級(jí)的幾個(gè)要點(diǎn)

近年來(lái)，許多企業(yè)由于發(fā)展迅速以及管理水平的提升，吐故納新進(jìn)行ERP升級(jí)的需求紛紛浮出水面。但是，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)不可能像升級(jí)WINDOWS系統(tǒng)一樣簡(jiǎn)單的對(duì)待ERP升級(jí)，企業(yè)需要考慮ERP升級(jí)的業(yè)務(wù)必要性、資金投入、升級(jí)繁簡(jiǎn)程度、工作量、人員安排和升級(jí)風(fēng)險(xiǎn)等各方面問(wèn)題。ERP升級(jí)牽扯著企業(yè)每一個(gè)人的神經(jīng)，同時(shí)也連著企業(yè)的每一根血脈，必須要慎重考慮以下幾個(gè)問(wèn)題：

(1)系統(tǒng)升級(jí)的業(yè)務(wù)需求是否有必要？

一般來(lái)說(shuō)，ERP經(jīng)過(guò)版本的升級(jí)后，會(huì)出現(xiàn)很多新的功能。但是這些新的功能企業(yè)是否用得著，或者說(shuō)這些新功能所能夠帶來(lái)的價(jià)值，跟企業(yè)ERP升級(jí)過(guò)程中所面臨的風(fēng)險(xiǎn)是否對(duì)稱，這些都需要細(xì)心評(píng)估。其實(shí)ERP升級(jí)跟操作系統(tǒng)升級(jí)非常的類(lèi)似，很多看起來(lái)非?；ㄉ诘墓δ埽趯?shí)際工作中卻很少用到。因此，如果升級(jí)后能夠在很大程度上改善企業(yè)現(xiàn)有的管理，或者說(shuō)某項(xiàng)新功能剛好可以彌補(bǔ)當(dāng)前的不足，那么就可以考慮升級(jí)。相反，如果新版本的新增功能對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)可用可不用的話，那么就沒(méi)有必要進(jìn)行升級(jí)。也就是說(shuō)，判斷是否需要升級(jí)，要看中其實(shí)際可能帶來(lái)的價(jià)值，而不是為了追求技術(shù)上的先進(jìn)性而升級(jí)。

(2)數(shù)據(jù)遷移和二次開(kāi)發(fā)是否能妥善處理？

有句話形容數(shù)據(jù)在ERP的地位，就是”三分技術(shù)、七分管理、十二分?jǐn)?shù)據(jù)”。升級(jí)系統(tǒng)意味著現(xiàn)有ERP系統(tǒng)中的有效數(shù)據(jù)要導(dǎo)入新系統(tǒng)。能否有效的導(dǎo)入數(shù)據(jù)，這對(duì)ERP系統(tǒng)切換以及新系統(tǒng)是否正常運(yùn)行有著重要影響。尤其是在現(xiàn)有ERP系統(tǒng)運(yùn)行數(shù)年，積累了上百GB數(shù)據(jù)的情形下，更需要仔細(xì)衡量歷史數(shù)據(jù)的遷移方式和方法。因?yàn)镋RP升級(jí)由于涉及到某些功能的變更，決不僅僅是數(shù)據(jù)庫(kù)在不同存儲(chǔ)設(shè)備之間的遷移那么簡(jiǎn)單，它更像是對(duì)以前ERP數(shù)據(jù)以及ERP業(yè)務(wù)流程的重新審視和考核。數(shù)據(jù)遷移稍有不慎，便會(huì)造成新系統(tǒng)不能正常工作，這與簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)庫(kù)遷移有著本質(zhì)區(qū)別。

另外，許多企業(yè)的老ERP系統(tǒng)大多會(huì)有許多客制化的二次開(kāi)發(fā)應(yīng)用，而這些量身打造的功能，往往也會(huì)成為ERP升級(jí)最大的痛苦。因此，每一次的ERP系統(tǒng)版本升級(jí)，都必須要先評(píng)估是否有能力處理好老系統(tǒng)的二次開(kāi)發(fā)的功能，否則就會(huì)造成業(yè)務(wù)運(yùn)作的中斷。

(3)系統(tǒng)升級(jí)的時(shí)機(jī)是否恰當(dāng)？

ERP系統(tǒng)升級(jí)的工作量不亞于一次新的系統(tǒng)實(shí)施的工作量，因此不僅要認(rèn)真考慮業(yè)務(wù)需求對(duì)系統(tǒng)升級(jí)的必要性，同時(shí)也要考慮如果需要升級(jí)的話，在什么時(shí)候進(jìn)行升級(jí)比較好。一般來(lái)說(shuō)，最好是選擇在企業(yè)業(yè)務(wù)比較空閑的時(shí)候。例如，有些出口企業(yè)在圣誕節(jié)前幾個(gè)月是生產(chǎn)銷(xiāo)售的旺季，那么此時(shí)最好不要進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)。因?yàn)橄到y(tǒng)升級(jí)本身就是一件麻煩的時(shí)候，忙中添亂只會(huì)更適得其反。所以，最好將系統(tǒng)升級(jí)的時(shí)間定在企業(yè)的生產(chǎn)淡季，避開(kāi)企業(yè)繁忙的高峰期，以保證新舊系統(tǒng)交替的穩(wěn)定性。

(4)系統(tǒng)升級(jí)的資金成本是否準(zhǔn)備好？

俗話說(shuō):巧婦難為無(wú)米之炊。也許現(xiàn)有系統(tǒng)的技術(shù)是陳舊的，界面也是難看的，但升級(jí)ERP軟件前絕對(duì)不能忽視對(duì)預(yù)算資金的評(píng)估，因?yàn)橘Y金是ERP升級(jí)無(wú)法回避的要素。所以，企業(yè)在判斷是否需要ERP升級(jí)時(shí)，除了考慮公司發(fā)展的業(yè)務(wù)需求外，關(guān)鍵還要考慮升級(jí)的資金費(fèi)用是否已經(jīng)準(zhǔn)備好。否則，由于資金不到位而造成項(xiàng)目半途而廢，就更得不償失了。

三、穩(wěn)妥判斷老ERP是否要升級(jí)的步驟

ERP系統(tǒng)的升級(jí)改造，應(yīng)該要保證穩(wěn)定和平滑過(guò)渡的基礎(chǔ)上，使其跟上業(yè)務(wù)發(fā)展的步伐，滿足企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的目標(biāo)。這就要求我們必須要有計(jì)劃、要重視風(fēng)險(xiǎn)和避免沖動(dòng)行事。以下是我公司判斷ERP是否需要升級(jí)的幾點(diǎn)血與淚的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)：

(1)成立評(píng)估小組，評(píng)估ERP升級(jí)的必要性

企業(yè)進(jìn)行老ERP系統(tǒng)升級(jí)前需要先成立評(píng)估小組，人員包括業(yè)務(wù)部門(mén)和IT部門(mén)等多方面的人才。這個(gè)小組負(fù)責(zé)定義和考察老系統(tǒng)的各種利弊和新升級(jí)功能的優(yōu)勢(shì)評(píng)估。其中包括時(shí)間跨度、資源要求、預(yù)算能力和投資回報(bào)分析。因?yàn)閷?duì)于任何公司而言，盲目的升級(jí)ERP系統(tǒng)都是不可取的，其中不但牽涉到是要花費(fèi)人力、物力等成本，而且盲目升級(jí)還可能會(huì)導(dǎo)致商業(yè)流程運(yùn)轉(zhuǎn)中斷。所以，ERP的升級(jí)戰(zhàn)略首先應(yīng)要評(píng)估升級(jí)的必要性，不但要取得管理層的支持，而且要與企業(yè)的長(zhǎng)期與短期戰(zhàn)略規(guī)劃保持一致。

(2)分析升級(jí)前后系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)與不足

這是判斷是否需要升級(jí)的核心一步。只有明確分析升級(jí)前后系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)與不足，才可以做到有的放矢。主要包括老系統(tǒng)無(wú)法滿足的業(yè)務(wù)需求、新系統(tǒng)的功能特點(diǎn)、業(yè)務(wù)流程先進(jìn)性以及新系統(tǒng)運(yùn)行效率等。例如，分析目前老ERP系統(tǒng)能不能滿足目前企業(yè)發(fā)展的業(yè)務(wù)需求？如果能，僅僅是界面問(wèn)題就沒(méi)必要換，因?yàn)槠髽I(yè)要的是效益和效率;如果確實(shí)不能滿足企業(yè)發(fā)展的業(yè)務(wù)需要，在成本允許的條件下就要堅(jiān)決升級(jí)。除此之外，還要從數(shù)據(jù)安全、軟件兼容等多方面做出升級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)分析和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，提供給決策部門(mén)參考，以保證升級(jí)決策的正確性。

(3)評(píng)估技術(shù)能力，保障升級(jí)平滑過(guò)渡

ERP系統(tǒng)在升級(jí)過(guò)程中不可避免的會(huì)出現(xiàn)各種技術(shù)問(wèn)題，IT部門(mén)作為ERP升級(jí)的主導(dǎo)部門(mén)，一定要為業(yè)務(wù)部門(mén)提供及時(shí)可靠的技術(shù)支持。因此，雖然企業(yè)正在應(yīng)用老ERP系統(tǒng)，但是還需要確認(rèn)企業(yè)是否已經(jīng)準(zhǔn)備好升級(jí)需要的能力支持，包括技術(shù)能力儲(chǔ)備、技術(shù)人員儲(chǔ)備等。要避免由于技術(shù)能力不足造成的不必要損失，和盡量避免草率升級(jí)帶來(lái)的負(fù)面影響。否則，將會(huì)嚴(yán)重影響業(yè)務(wù)人員對(duì)系統(tǒng)的信賴感和接受度，不利于系統(tǒng)的平滑過(guò)渡。例如，升級(jí)過(guò)程中錯(cuò)誤不斷、補(bǔ)丁不斷。

(4)充分利用現(xiàn)有資源，做好溝通工作

最后，判斷老ERP系統(tǒng)是否需要升級(jí)還應(yīng)該要充分與相關(guān)人員溝通。例如，公司各層人員的意見(jiàn)、建議都會(huì)給ERP系統(tǒng)的升級(jí)提供很大幫助。同樣，不管現(xiàn)有老ERP系統(tǒng)如何雜亂無(wú)章，公司在計(jì)劃升級(jí)系統(tǒng)前一定要先充分利用好現(xiàn)有的應(yīng)用系統(tǒng)，而且在進(jìn)行老系統(tǒng)升級(jí)時(shí)，要確?，F(xiàn)有的資源能被充分的利用。

總而言之，無(wú)論ERP系統(tǒng)是決定進(jìn)行升級(jí)還是保持現(xiàn)狀不動(dòng)，企業(yè)都要從實(shí)際出發(fā)，明確自身的實(shí)際需求和真實(shí)情況。否則，砸更多的錢(qián)進(jìn)