會計實務(wù)：電算化會計檔案管理問題及其對策

電算化會計檔案管理問題及其對策電算化會計檔案管理中主要存在以下問題：

一是對電算化會計檔案的組成認(rèn)識不足。會計電算化雖已實施較長時間，但會計人員和單位領(lǐng)導(dǎo)缺乏會計檔案管理的經(jīng)驗，很多單位只是將打印出的會計檔案存檔，并未將存儲在計算機(jī)中的會計信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存，從而影響會計檔案的完整性。電算化會計檔案比傳統(tǒng)會計檔案具有更廣泛的內(nèi)涵，電算化會計檔案除傳統(tǒng)概念的會計檔案外，還包括會計電算化過程中形成的紙質(zhì)文件、電子文件以及系統(tǒng)軟件。由此可見，在會計電算化條件下，會計檔案的載體除了包括打印輸出的記賬憑證、會計賬簿、會計報表外，還包括電算化會計系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件、會計軟件程序及其全套文檔資料。

二是對電算化會計檔案調(diào)閱方法認(rèn)識不足。由于不具備傳統(tǒng)會計檔案的直觀可視性，電算化會計檔案必須在特定的計算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可顯示，而目前許多企業(yè)因為沒有將會計軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，導(dǎo)致電算化軟件升級后，不同版本的會計數(shù)據(jù)不能被調(diào)用。

三是對電算化會計檔案保存的硬件措施不配套。采用電子計算機(jī)進(jìn)行會計核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。但目前由于一些單位受條件限制，沒有配備激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī)，仍使用老式的針式打印機(jī)，致使打印輸出的會計檔案未達(dá)到規(guī)定的保存期限，且沒有按照國家檔案局規(guī)定的庫房管理制度標(biāo)準(zhǔn)，建立專門的電算化會計檔案保護(hù)制度。

四是會計電算化檔案保管人員職責(zé)不清，在會計電算化條件下，由于會計數(shù)據(jù)被記錄在磁盤或光盤等磁性介質(zhì)上，在技術(shù)上對電子數(shù)據(jù)非法修改可以不留痕跡。這種通過計算機(jī)技術(shù)手段實施的信息篡改、修改、復(fù)制、偽造÷銷毀等違法亂紀(jì)行為具有很強(qiáng)的隱蔽性和社會危害性，相對手工會計系統(tǒng)而言，發(fā)現(xiàn)利用計算機(jī)舞弊的難度更大。因此在沒有及時修訂單位的會計檔案管理制度，未制定相應(yīng)的會計電算檔案保管人員職費(fèi)情況下，會計檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象較為普遍。

五是缺乏必要的計算機(jī)維修、網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)人才。電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護(hù)等一系列專業(yè)問題，電算化會計檔案管理要求所從事人員不僅要熟悉會計核算工作的各項專門方法，還必須同時掌握必要的計算機(jī)操作和維護(hù)知識。但目前大部分單位僅對會計人員進(jìn)行一定的培訓(xùn)后，便安排其使用操作軟件系統(tǒng)，會計人員對軟件系統(tǒng)的管理與維護(hù)還不熟悉，容易導(dǎo)致較大的失誤。

針對以上問題，筆者擬提出改善措施如下：

其一，加強(qiáng)電算化會計檔案的完整性管理。會計數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出前，應(yīng)妥善保管并保存副本。記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬都應(yīng)打印輸出，并按照有關(guān)稅務(wù)、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關(guān)賬簿、報表。電算化會計檔案應(yīng)定期將會計數(shù)據(jù)備份至磁性介質(zhì)，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息。由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對會計電算化檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制，以防止會計信息損壞。

其二，加強(qiáng)電算化會計檔案與對應(yīng)會計軟件版本一致性的管理。因為在不同版本軟件下形成的會計檔案數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)可能不同，從而導(dǎo)致會計檔案不能被調(diào)閱或者產(chǎn)生某些預(yù)料外的錯誤。所調(diào)閱的會計檔案有兩種情況：一是所調(diào)閱的會計檔案的版本號與當(dāng)前會計電算化系統(tǒng)版本號一致，此時只需將所需調(diào)閱的檔案通過電算化軟件系統(tǒng)的檔案調(diào)閱功能進(jìn)行調(diào)閱即可；二是所調(diào)閱的會計檔案的版本號與當(dāng)前會計電算化系統(tǒng)版本號不一致，只需在另一臺電腦上安裝與此檔案相對應(yīng)版本的電算化系統(tǒng)，然后再進(jìn)行調(diào)閱。因此，會計電算化檔案除保存各種版本和備份會計數(shù)據(jù)外還應(yīng)保存對應(yīng)版本的會計電算化軟件版本。

其三，加強(qiáng)會計檔案保管人員的權(quán)責(zé)管理。在電算化條件下，會計數(shù)據(jù)高度集中在磁盤、光盤等磁性介質(zhì)上，未經(jīng)授權(quán)的人員出于私利和不正當(dāng)?shù)哪康挠锌赡芡ㄟ^計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)，復(fù)制、偽造、銷毀一些重要的會計數(shù)據(jù)，會計信息的完整性、安全性受到挑戰(zhàn)。因此對電算化會計檔案的各項內(nèi)容要規(guī)定不同的使用權(quán)限。普通數(shù)據(jù)，可輸送大范圍共享，涉及單位機(jī)密的數(shù)據(jù)，僅供一定需要的人使用；設(shè)計原程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等，僅主管人員或程序開發(fā)人員才能使用。通過這樣設(shè)置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能性。建立嚴(yán)格的借用手續(xù)制度：查閱會計檔案，需經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)。外單位查閱本部門會計檔案，要有單位介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。任何人如有偽造、非法涂改變更、故意毀壞數(shù)據(jù)文件、賬冊、備份磁盤的行為，將受到行政處分，情節(jié)嚴(yán)重者，將追究其法律責(zé)任。

其四，對所有的會計數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行雙備份。由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質(zhì)或光盤上的，根據(jù)這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應(yīng)實行“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份。備份時要注明形成檔案的時間與操作員姓名，并貼上寫保護(hù)封簽，存放在兩個不同的地點，防止意外事故發(fā)生引起整個會計電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。檔案應(yīng)保存在遠(yuǎn)離磁場的位置，注意防磁、防火、防潮、防塵等。對采用磁性介質(zhì)保存的檔案，還應(yīng)定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞，而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。

其五，改善硬件設(shè)施，配備具有高清晰度的激光或噴墨打印機(jī)，作為輸出紙質(zhì)會計檔案工具，確保打印輸出的會計檔案達(dá)到規(guī)定的保存期限。同時須提供專用的會計檔案庫房。配置適宜安全保存檔案的專門庫房，配備防盜、防火、防漬、防有害生物的必要設(shè)施。為了使盤片不變形，庫內(nèi)溫度要保持在15～25度，相對濕度保持在45％～60％為宜，庫房應(yīng)配有溫、濕度測量儀和空調(diào)器，嚴(yán)格監(jiān)測，及時調(diào)整。

其六，提高會計部門人員素質(zhì)，完善人員配置結(jié)構(gòu)。會計電算化，不僅需要一定的專業(yè)會計人員，而且需要一定的計算機(jī)人員參與維護(hù)日常使用和確保其數(shù)據(jù)的安全。所以必須不斷提高會計人員的計算機(jī)操作能力，同時需要有一定數(shù)量的計算機(jī)高級人才管理與維護(hù)電算化會計軟件的正常使用、網(wǎng)絡(luò)的安全運(yùn)行，不斷開發(fā)更合理、高效的電算化會計軟件。只有兩者共同配合，才能有效保證會計電算化的正常運(yùn)行。

小編寄語：會計學(xué)是