HT酒店采購(gòu)緩解內(nèi)部控制

/HT酒店采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制摘要本案例通過(guò)對(duì)HT酒店現(xiàn)有采購(gòu)流程的分析，尋找出其中存在的風(fēng)險(xiǎn)和問(wèn)題，經(jīng)改良采購(gòu)流程目標(biāo)，提出改良方案，包括控制環(huán)境、控制活動(dòng)、信息與溝通以及監(jiān)督方面的改良意見(jiàn)，最終對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)流程的重新設(shè)計(jì)與優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)了HT酒店采購(gòu)流程的重造。本案例可適用于高校的會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)管理以及風(fēng)險(xiǎn)管理等課程的教學(xué)與研究。BasedontheanalysisofthecurrentsourcingprocedureofHTHotel,thiscaseistosearchoutthemainriskandprobleminvolved,setupthetargetfortheimprovementonsourcingprocedureandputforwardtheimprovementplan,includingimprovementsuggestiononenvironmentcontrol,activitiescontrol,informationandcommunication,andsupervision,andfinallyre-designandutilizethesourcingprocedure,thusrealizingthere-structuringtheprocedure.Thiscasecanbeusedinallkindsofaccounting,financialmanagementandriskmanagementcourses.引言HT酒店的臨時(shí)月度會(huì)議上，總經(jīng)理張平一直緊皺著眉頭，各部門(mén)的負(fù)責(zé)人也是提心吊膽，既擔(dān)憂會(huì)遭到總經(jīng)理的嚴(yán)厲批評(píng)，也為自己部門(mén)日后的收益但到擔(dān)憂。因?yàn)榫频曜罱拥胶芏嗫腿岁P(guān)于食材不新鮮的投訴，甚至發(fā)生了一起海鮮中毒的案例，同時(shí)還有客人需要的物品而酒店沒(méi)有等其他問(wèn)題。這樣的事情雖然以前也偶爾發(fā)生過(guò)，但從沒(méi)像現(xiàn)在這樣集中。一方面是由于公司最近推出大量的折扣優(yōu)惠，吸引了大批的客人，另一方面，天氣的炎熱，也為食物的質(zhì)量帶來(lái)了隱患。事發(fā)后，張平立馬將月底的總結(jié)會(huì)議提到當(dāng)前，他相信肯定是酒店某個(gè)管理環(huán)節(jié)出了問(wèn)題。HT酒店是上海一家老牌五星級(jí)酒店，開(kāi)業(yè)至今已經(jīng)有二十多年，擁有許多優(yōu)質(zhì)的老客戶。酒店賓館擁有780間客房，擁有可容納1200人的商務(wù)會(huì)議場(chǎng)所。賓館還配有國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的酒吧和餐廳，包括日本料理、上海本幫菜、港式粵菜、美國(guó)風(fēng)味和其化國(guó)際特色的風(fēng)味。入住HT酒店的客人往往會(huì)直接在酒店內(nèi)部用餐。食材不新鮮或短缺，不僅會(huì)影響酒吧和餐廳的經(jīng)營(yíng)，更將會(huì)給公司的整體信譽(yù)帶來(lái)惡劣的影響。問(wèn)題的起因HT酒店的日常經(jīng)營(yíng)為總經(jīng)理負(fù)責(zé)制，在總經(jīng)理下設(shè)置了房務(wù)部、餐飲部、銷售部等業(yè)務(wù)部門(mén)，保障部門(mén)有保安部和工程部，管理職能部門(mén)有財(cái)務(wù)部、人事部、總經(jīng)理辦公室等，總共是八個(gè)大的一級(jí)部門(mén)。公司的組織結(jié)構(gòu)圖見(jiàn)附錄1。問(wèn)題既然直接反映在食材質(zhì)量和物品供給上，張平?jīng)Q定從采購(gòu)部開(kāi)始調(diào)查。首先分析了采購(gòu)經(jīng)理和采購(gòu)員的崗位設(shè)置與分工HT酒店改良前采購(gòu)部崗位的設(shè)置與分工以及采購(gòu)流程分別見(jiàn)附錄2和附錄3.HT酒店改良前采購(gòu)部崗位的設(shè)置與分工以及采購(gòu)流程分別見(jiàn)附錄2和附錄3.（1）采購(gòu)工作缺乏方案性。采購(gòu)方案是整個(gè)采購(gòu)工作的起點(diǎn)，而目前酒店的采購(gòu)工作缺乏方案性。以酒店倉(cāng)儲(chǔ)物資為例，依靠倉(cāng)庫(kù)管理人員人工判斷存貨的充足率，從而決定采購(gòu)與否以及采購(gòu)數(shù)量。這種不科學(xué)的管理方法會(huì)導(dǎo)致倉(cāng)庫(kù)存貨過(guò)多，甚至出現(xiàn)局部商品存放時(shí)間超過(guò)保質(zhì)期而無(wú)法無(wú)法使用的現(xiàn)象，而且大大增加了庫(kù)存本錢(qián)。（2）審批環(huán)節(jié)多、效率低。酒店為了加強(qiáng)內(nèi)部管理，建立了相當(dāng)多的審批環(huán)節(jié)。一般來(lái)講，從使用部門(mén)提出申請(qǐng)開(kāi)始，需要經(jīng)過(guò)部門(mén)經(jīng)理審查、部門(mén)總監(jiān)同意、倉(cāng)庫(kù)核對(duì)、采購(gòu)經(jīng)理初審、財(cái)務(wù)總監(jiān)審批、總經(jīng)理批準(zhǔn)，局部請(qǐng)購(gòu)還要經(jīng)過(guò)業(yè)主代表財(cái)務(wù)總監(jiān)聯(lián)簽。然而這些看似面面俱到的簽字環(huán)節(jié)卻大大降低了采購(gòu)效率。（3）采購(gòu)員權(quán)力監(jiān)督不夠酒店目前看似繁多的審批環(huán)節(jié)其實(shí)并沒(méi)有能正真起到對(duì)于采購(gòu)員權(quán)力的監(jiān)督作用。以生鮮食品采購(gòu)為例，在廚師長(zhǎng)確定每天所需采購(gòu)的生鮮物品后，采購(gòu)員通過(guò)電話詢問(wèn)主要供給商價(jià)格，并確認(rèn)最適宜的供給商。采購(gòu)員一人決定了詢價(jià)的過(guò)程以及結(jié)果，并確定最終供給商的選擇，其權(quán)力僅受采購(gòu)經(jīng)理的約束，操作過(guò)程缺乏透明度，且沒(méi)有采購(gòu)部以外的監(jiān)督。（4）訂單不標(biāo)準(zhǔn)。酒店目前采購(gòu)環(huán)節(jié)的控制要求根本都是針對(duì)酒店內(nèi)部員工的，但無(wú)視了采購(gòu)環(huán)節(jié)是需要大量與外部聯(lián)系的活動(dòng)。酒店目前的訂單往往采用電話等方式，由采購(gòu)元直接向供給商下訂單。這種操作方式雖然速度快、靈活性高，但也存在一定的違約風(fēng)險(xiǎn)。收貨部門(mén)最終檢驗(yàn)貨物質(zhì)量時(shí)難以把握，或容易與供給商發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)。（5）信息溝通不暢HT酒店采購(gòu)信息溝通不暢，主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：=1\*GB3①采購(gòu)信息的傳遞方面。由于目前采購(gòu)流程中傳遞信息的主要工具是紙質(zhì)的請(qǐng)購(gòu)單，可能填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)單的人員包括倉(cāng)庫(kù)管理員、廚師長(zhǎng)、工程維修人員、使用部門(mén)經(jīng)辦人員，同一樣物品，不同的經(jīng)辦人員可能對(duì)其描述會(huì)有不同。這給采購(gòu)人員確定采購(gòu)標(biāo)的帶來(lái)了難度。=2\*GB3②采購(gòu)信息的反應(yīng)方面使用部門(mén)遞交請(qǐng)購(gòu)單后對(duì)于請(qǐng)購(gòu)物品無(wú)法得到及時(shí)的反應(yīng)，這種信息反應(yīng)包括審批情況以及價(jià)格信息。（6）缺乏對(duì)供給商的管理酒店目前沒(méi)有意識(shí)到建立與供給商的合作伙伴關(guān)系對(duì)發(fā)揮酒店竟?fàn)巸?yōu)勢(shì)的促進(jìn)作用。目前酒店對(duì)供給商的管理比較重視“三方比價(jià)〞，通過(guò)供給商的多頭競(jìng)爭(zhēng)，從中選擇價(jià)格最低的作為合作者。總結(jié)起來(lái)其主要缺點(diǎn)表現(xiàn)為:=1\*GB3①信息閉塞。在采購(gòu)過(guò)程中，采購(gòu)部為了能夠從多個(gè)競(jìng)爭(zhēng)性的供給商中選擇一個(gè)最適宜的供給商，往往會(huì)保存一些私有信息，因?yàn)槿绻o供給商提供的信息越多（心理價(jià)格等），供給商的競(jìng)爭(zhēng)籌碼就越大。而供給商也會(huì)在和其他的供給商競(jìng)爭(zhēng)中隱瞞自己的信息。這樣，采購(gòu)、供給雙方都不進(jìn)行有效的信息溝通，這就造成非信息對(duì)稱的博弈過(guò)程。=2\*GB3②對(duì)供給商的考核不科學(xué)。對(duì)供給商的供貨質(zhì)量、交貨期、交貨數(shù)量無(wú)標(biāo)準(zhǔn)的記錄和統(tǒng)計(jì)，缺乏對(duì)供給商供貨能力的后續(xù)評(píng)價(jià)體系。缺乏科學(xué)的供給商的考核，酒店對(duì)采購(gòu)物品質(zhì)量和交貨期控制的難度增加，難以正真把握好貨物的質(zhì)量。=3\*GB3③與供給商缺乏長(zhǎng)期合作關(guān)系。通常情況下，公司與供給商只是建立簡(jiǎn)單的短期買賣關(guān)系，過(guò)分注重三方比價(jià)和價(jià)格的談判，不利于與供給商建立新型的長(zhǎng)期合作關(guān)系，影響供給商的合作積極性，進(jìn)而影響采購(gòu)流程中的質(zhì)量控制。采購(gòu)改良的目標(biāo)設(shè)定在了解問(wèn)題的起因以后，總經(jīng)理張平立馬組織了財(cái)務(wù)部經(jīng)理、采購(gòu)部經(jīng)理等主要業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人，參考國(guó)外先進(jìn)的酒店采購(gòu)控制流程，從四個(gè)方面對(duì)HT酒店采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的改良做了探討，即控制環(huán)境改良、控制活動(dòng)改良、信息溝通改良以及監(jiān)督改良，并設(shè)定了采購(gòu)改良的目標(biāo)：（1）縮短采購(gòu)周期。采購(gòu)周期過(guò)長(zhǎng)、環(huán)節(jié)過(guò)多是目前使用部門(mén)對(duì)采購(gòu)最不滿意的方面。通過(guò)電腦系統(tǒng)審批流程以及適當(dāng)?shù)姆旨?jí)授權(quán)管理與科學(xué)的供給商管理縮短采購(gòu)周期是采購(gòu)流程重造的目的之一。（2）保證采購(gòu)質(zhì)量。沒(méi)有好的原材料質(zhì)量就沒(méi)有優(yōu)質(zhì)的效勞，而優(yōu)質(zhì)的效勞又是酒店在競(jìng)爭(zhēng)中立足于不敗之地的根本。（3）長(zhǎng)期利益最大化。改變傳統(tǒng)的價(jià)格最低的采購(gòu)目標(biāo)，與供給商建立長(zhǎng)期合作的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)雙贏的長(zhǎng)期利益最大化目標(biāo)。（4）保持信息通暢。信息暢通包括酒店內(nèi)部部門(mén)之間采購(gòu)信息的通暢以及與供給商之間信息的通暢。（5）有效監(jiān)督。建立便于操作、高效率的監(jiān)督機(jī)制，防范采購(gòu)過(guò)程中可能出現(xiàn)的道德風(fēng)險(xiǎn)。目標(biāo)確定以后，接下來(lái)就是對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)的控制工作了?？刂骗h(huán)境的改良設(shè)立采購(gòu)監(jiān)督評(píng)審小組。采購(gòu)監(jiān)督評(píng)審小組由總經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)以及房務(wù)總監(jiān)、餐飲總監(jiān)、工程總監(jiān)、采購(gòu)經(jīng)理以及業(yè)主代表組成。主要負(fù)責(zé)審議每年的采購(gòu)預(yù)算、年度采購(gòu)方案、重大招標(biāo)工程、供給商評(píng)審、采購(gòu)部工作考核等。設(shè)立采購(gòu)審查專員。在采購(gòu)監(jiān)督評(píng)審小組下設(shè)日常工作崗位－采購(gòu)審查專員，該專員的工作是事中參與采購(gòu)日常工作，獨(dú)立向采購(gòu)監(jiān)督評(píng)審小組負(fù)責(zé)。企業(yè)道德文化建設(shè)。酒店要加強(qiáng)有關(guān)倫理道德的建設(shè)，通過(guò)長(zhǎng)期的教育培養(yǎng)和灌輸使得員工即使在沒(méi)有監(jiān)督的情況下，也可以自覺(jué)按照酒店的行為準(zhǔn)則、倫理道德標(biāo)準(zhǔn)以及經(jīng)營(yíng)管理理念來(lái)支配其的行為。HT酒店目前的培訓(xùn)工作長(zhǎng)期專注于一線員工的效勞質(zhì)量和效勞技能，而無(wú)視了道德文化的培訓(xùn)。培訓(xùn)部完全可以利用現(xiàn)有的培訓(xùn)機(jī)制和平臺(tái)增加這方面的培訓(xùn)內(nèi)容，提高全體員工（不僅僅是采購(gòu)部員工）的道德文化建設(shè)?？刂苹顒?dòng)的改良控制活動(dòng)主要從采購(gòu)方案，分級(jí)授權(quán)以及供給商管理三個(gè)方面進(jìn)行改良：（1）采購(gòu)方案。采購(gòu)方案作為采購(gòu)的第一步，其制作的是否合、完善，直接關(guān)系到整個(gè)采購(gòu)活動(dòng)的成敗。制定采購(gòu)方案的目標(biāo)是：=1\*GB3①預(yù)測(cè)所需材料的數(shù)量和時(shí)間要求。=2\*GB3②提高庫(kù)存管理水平。采購(gòu)方案包括：=1\*GB3①年度采購(gòu)方案，根據(jù)酒店經(jīng)營(yíng)預(yù)算，對(duì)每年的更新方案應(yīng)該編制每年更新物資采購(gòu)預(yù)算以及重大固定資產(chǎn)采購(gòu)方案；=2\*GB3②月度采購(gòu)方案.每月初，應(yīng)根據(jù)具體的經(jīng)營(yíng)方案同時(shí)結(jié)合倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存管理制度編制月度采購(gòu)方案。主要包括客房用品、餐具、印刷品等。=3\*GB3③每日采購(gòu)方案.廚師長(zhǎng)應(yīng)根據(jù)第二天的定餐情況，提前一天編制每日市場(chǎng)采購(gòu)方案，并在晚上18：00以前提交采購(gòu)部，以保證第二天原材料的供給。=4\*GB3④臨時(shí)采購(gòu)申請(qǐng).為了防止過(guò)多的非緊急采購(gòu)?fù)ㄟ^(guò)緊急采購(gòu)程序，應(yīng)該對(duì)于一些非緊急的采購(gòu)任務(wù)編制臨時(shí)采購(gòu)方案，提前交采購(gòu)部安排。此外，由于酒店行業(yè)的特殊性，需要根據(jù)客人的要求隨時(shí)應(yīng)變的調(diào)整效勞方案，保存原有的緊急采購(gòu)程序。（2）分級(jí)授權(quán)。由于每個(gè)人限于知識(shí)面或精力的原因，無(wú)法對(duì)酒店采購(gòu)的每一個(gè)環(huán)節(jié)每一項(xiàng)采購(gòu)內(nèi)容都有十分的把握。因此酒店目前一支筆由總經(jīng)理簽字審批的做法看似將權(quán)力集中，防止了采購(gòu)人員權(quán)力過(guò)大的問(wèn)題，實(shí)則難免落于審批形式化，沒(méi)有起到正真的監(jiān)督作用。建議通過(guò)合理的分級(jí)授權(quán)（金額或分類）將局部審批全分到各個(gè)部門(mén)的總監(jiān)，一來(lái)可以利用各個(gè)部門(mén)總監(jiān)對(duì)本部門(mén)的專業(yè)熟悉的優(yōu)勢(shì)提高采購(gòu)監(jiān)督職能，另一方面通過(guò)年度的考核，也可以有效的約束部門(mén)總監(jiān)的權(quán)力。（3）供給商管理=1\*GB3①實(shí)行合格供給商的評(píng)審。供給商涉及到房務(wù)、餐飲、工程、財(cái)務(wù)等各個(gè)方面。因此，合格供給商名單的評(píng)審應(yīng)通過(guò)采購(gòu)監(jiān)督評(píng)審小組進(jìn)行，對(duì)不同貨物分類的供給商進(jìn)行年度或半年度的評(píng)審，并將評(píng)審結(jié)果建立合格供給商名單以及合格供給商檔案。合格供給商民擔(dān)的評(píng)審應(yīng)該考慮以下因素：價(jià)格、供給商信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、結(jié)算條件和效勞質(zhì)量。供給商在供貨過(guò)程中對(duì)以上6條因素的執(zhí)行情況應(yīng)作為對(duì)供給商評(píng)審的資料記錄在檔，作為今后年度或半年度供給商評(píng)審的資料。=2\*GB3②建立供給商的鼓勵(lì)與淘汰以及競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。鼓勵(lì)機(jī)制:要保持長(zhǎng)期的合作關(guān)系，對(duì)供給商的鼓勵(lì)機(jī)制相當(dāng)?shù)闹匾?，酒店?yīng)對(duì)評(píng)審結(jié)果良好的供給商提供大批量的訂單，保證其長(zhǎng)期的穩(wěn)定銷路，并嚴(yán)格按照合同約定的付款期付款;淘汰機(jī)制:在建立鼓勵(lì)機(jī)制的同時(shí)，一些老的供給商的情況可能發(fā)生變化，不再滿足酒店的要求。為了防止損失，必須淘汰那些不合格的老供給商。競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制:為了即鼓勵(lì)合格供給商的積極性，酒店還應(yīng)在合格供給商范圍內(nèi)采取一定的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。即采用1+2+N原則，所謂1+2+N是指一類商品一個(gè)主供給商、2個(gè)輔助供給商、N個(gè)考察供給商。這類商品只有一個(gè)主要供給商，大約70%的物資會(huì)從主供給商手中購(gòu)置。2個(gè)輔助供給商提供大約20%的物資供給，一旦主供給商出現(xiàn)問(wèn)題能由輔助供給商立即頂替。數(shù)量不限的考察供給商既是輔助供給商的后備力量。信息與溝通環(huán)節(jié)的改良為了解決原采購(gòu)流程中信息部暢通的問(wèn)題，酒店建立了JD采購(gòu)控制系統(tǒng)。通過(guò)該系統(tǒng)，使用部門(mén)能時(shí)時(shí)看到采購(gòu)方案（申請(qǐng)）的審批進(jìn)度以及詢報(bào)價(jià)情況，不僅及時(shí)掌握了信息，同時(shí)也提高了采購(gòu)工作的透明度。此外，酒店還希望該系統(tǒng)不僅能解決信息流的問(wèn)題，同時(shí)也通過(guò)各個(gè)模塊將采購(gòu)方案、供給商管理、驗(yàn)收貨等管理功能集合起來(lái)，綜合提高酒店的采購(gòu)管理水平。見(jiàn)下列圖：（1）原材料檔案管理模塊。原材料檔案管理功能指在建立完善的各類酒店經(jīng)營(yíng)中所需要的采購(gòu)物料代碼管理體系，并實(shí)現(xiàn)物料在本系統(tǒng)各個(gè)功能模塊中的的統(tǒng)一和全過(guò)程跟蹤。原材料檔案的建立，防止了原來(lái)由于對(duì)采購(gòu)標(biāo)的描述不清導(dǎo)致的信息溝通障礙。（2）供給商管理。酒店建立不同分類的供給商檔案，并根據(jù)年度或半年度的供給評(píng)審確定最終的合格供給商檔案。酒店采購(gòu)的詢價(jià)工作一般需在本管理系統(tǒng)內(nèi)的供給商模塊中進(jìn)行。一般酒店通過(guò)評(píng)審結(jié)果確定一家主供給商、二家輔供給商、以及N家備用供給商。HT酒店的供給商考核表見(jiàn)附錄4HT酒店的供給商考核表見(jiàn)附錄4（3）采購(gòu)方案管理。采購(gòu)方案管理分為方案申報(bào)以及方案審批。該模塊管理的采購(gòu)方案包括年度、月度、每日、臨時(shí)采購(gòu)方案以及緊急采購(gòu)申請(qǐng)。年度采購(gòu)方案由采購(gòu)監(jiān)督評(píng)審小組最終審批，月度采購(gòu)方案由財(cái)務(wù)總監(jiān)最終審批，每日采購(gòu)方案由餐飲總監(jiān)審批，臨時(shí)采購(gòu)方案由財(cái)務(wù)總監(jiān)審批。緊急采購(gòu)申請(qǐng)由使用部門(mén)的總監(jiān)最終審批（上述采購(gòu)方案如果單項(xiàng)金額超過(guò)十萬(wàn)元，則需要總經(jīng)理簽字）。緊急采購(gòu)方案必須是酒店為了經(jīng)營(yíng)所必須的方案外物資，不得將日常申請(qǐng)做緊急申請(qǐng)?zhí)幚?，緊急采購(gòu)申請(qǐng)將是日后審計(jì)的重點(diǎn)。（4）存貨管理。存貨系統(tǒng)庫(kù)存管理模塊旨在幫助企業(yè)對(duì)物料的入庫(kù)、出庫(kù)、盤(pán)庫(kù)、調(diào)庫(kù)、退庫(kù)、報(bào)廢進(jìn)行電算化管理，加強(qiáng)對(duì)物料庫(kù)存量的控制和本錢(qián)的核算。將收貨環(huán)節(jié)參加到本系統(tǒng)后可以監(jiān)督供給商的供貨質(zhì)量，并作為評(píng)審的內(nèi)容。（5）詢報(bào)價(jià)管理。購(gòu)部門(mén)應(yīng)當(dāng)在1+2＋N的合格供給商名單中進(jìn)行報(bào)價(jià)詢價(jià)，并據(jù)以確認(rèn)主供給商以及副供給商的報(bào)價(jià)是否合理。如果主供給商以及副供給商的報(bào)價(jià)不合理可以要求重新報(bào)價(jià)，并記錄入供給商考核體系。（6）訂單管理。在確定供給商、價(jià)格以及采購(gòu)數(shù)量以后就需要通過(guò)訂單管理功能生成訂單，這種標(biāo)準(zhǔn)格式的訂單不僅將貨物的規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)交貨期等信息集合在一起，也是今后收貨部門(mén)據(jù)以驗(yàn)收的依據(jù)。（7）財(cái)務(wù)管理。本模塊主要根據(jù)不同供給商的信用期，作付款的方案與安排。監(jiān)督環(huán)節(jié)的改良監(jiān)督是一種隨時(shí)間的推移而不斷評(píng)估有關(guān)制度執(zhí)行質(zhì)量情況的過(guò)程。監(jiān)督可通過(guò)日常的、持續(xù)的監(jiān)督活動(dòng)來(lái)完成，也可以通過(guò)進(jìn)行個(gè)別的、單獨(dú)的評(píng)估來(lái)實(shí)現(xiàn)，或兩者結(jié)合。（1）事前方案酒店原有的請(qǐng)購(gòu)審批程序事無(wú)巨細(xì)全部由總經(jīng)理最終審批，在加重總經(jīng)理工作負(fù)擔(dān)的同時(shí)難以起到真正的事前監(jiān)督?，F(xiàn)在通過(guò)不同采購(gòu)方案的分級(jí)授權(quán)審批，一方面加快了審批進(jìn)程；另一方面通過(guò)相關(guān)業(yè)務(wù)具體負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制的審批程序，結(jié)合事后的考核，可以進(jìn)一步做好事前方案的審查。（2）事中審查就內(nèi)部控制而言，內(nèi)部審查人員具有既重要而又特殊的地位。內(nèi)部審查既是企業(yè)內(nèi)部控制的一個(gè)局部，也是監(jiān)督采購(gòu)環(huán)節(jié)的主要力量。全職的內(nèi)部審查人員可以全方位地參與到采購(gòu)方案、供給商評(píng)審、詢價(jià)、收貨等各個(gè)關(guān)鍵控制點(diǎn)中，并且獨(dú)立于采購(gòu)部的崗位可以保證其發(fā)表客觀的意見(jiàn)。（3）事后考核采購(gòu)績(jī)效考評(píng)是對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行全面系統(tǒng)的評(píng)價(jià)，從而提高整個(gè)酒店的采購(gòu)管理水平。內(nèi)部考核的考核人為采購(gòu)監(jiān)督評(píng)審小組（小組成員應(yīng)回避對(duì)自身的考核），范圍包括，采購(gòu)環(huán)節(jié)的各個(gè)人員、總監(jiān)，特別對(duì)供給商的考核。上述改良措施的探討還需要在HT酒店今后的實(shí)踐檢驗(yàn)中不斷改良、提高。越是有生存壓力，就越是會(huì)產(chǎn)生提高管理水平的愿望，因?yàn)橹挥羞@樣才能在殘酷的競(jìng)爭(zhēng)中生存下來(lái)。張平希望通過(guò)進(jìn)一步的實(shí)踐與努力，能夠切實(shí)降低HT酒店采購(gòu)環(huán)節(jié)中的風(fēng)險(xiǎn)，使得采購(gòu)管理水平得到一個(gè)有效的提高，進(jìn)而提高酒店的效益，能夠在高速開(kāi)展且充滿挑戰(zhàn)的上海酒店行業(yè)內(nèi)立足與開(kāi)展進(jìn)步。問(wèn)題1.根據(jù)HT酒店采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制改良前存在的問(wèn)題，結(jié)合文中已采取的改良措施，你認(rèn)為是否還有不完善的采購(gòu)內(nèi)部控制環(huán)節(jié)需要進(jìn)一步改良？如何改良？2.案例中HT酒店采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的探討和改良過(guò)程，對(duì)我們現(xiàn)有國(guó)有體制酒店采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的改良有哪些啟示？

附錄1.HT酒店組織結(jié)構(gòu)圖2.HT酒店改良前采購(gòu)部崗位的設(shè)置與分工酒店采購(gòu)部目前設(shè)置有一名采購(gòu)經(jīng)理以及五名采購(gòu)人員。其根本職能以及崗位職責(zé)如下：⑴采購(gòu)部經(jīng)理根本職能：負(fù)責(zé)全飯店各項(xiàng)物品的采購(gòu)工作，保證及時(shí)、質(zhì)優(yōu)、價(jià)廉的供貨?？刂票惧X(qián)開(kāi)支，配合飯店總體目標(biāo)的完成。崗位責(zé)任：每天上班后認(rèn)真審查采購(gòu)員轉(zhuǎn)來(lái)的采購(gòu)報(bào)告。對(duì)采購(gòu)單上列示的物品數(shù)量、規(guī)格、單價(jià)逐項(xiàng)審核，對(duì)有疑問(wèn)的查明后及時(shí)予以處理。審查各部門(mén)所采購(gòu)的物品有無(wú)采購(gòu)預(yù)算，有采購(gòu)預(yù)算的看其他工程是否符合要求。對(duì)每個(gè)采購(gòu)員的工作及采購(gòu)的物品及詢價(jià)情況要定期審查對(duì)大的采購(gòu)工程要親自參予、貨比三家，保證質(zhì)量，給上級(jí)及使用部門(mén)做決策提供準(zhǔn)確的信息和依據(jù)掌握每項(xiàng)物品的付款的期限和時(shí)間，不能出現(xiàn)提前付款，多付款的情況，對(duì)每項(xiàng)付款要認(rèn)真核對(duì)，保證其準(zhǔn)確性經(jīng)常與使用部門(mén)及倉(cāng)庫(kù)溝通，保證庫(kù)存合理，不積壓，不斷檔負(fù)責(zé)建立采購(gòu)資料、合同等采購(gòu)檔案，并妥善保存經(jīng)常進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查，掌握各類物品的價(jià)格動(dòng)態(tài)，及時(shí)調(diào)整進(jìn)貨價(jià)格渠道，在保證質(zhì)量的前提下，做到價(jià)廉物美對(duì)采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的難于解決的問(wèn)題及時(shí)向財(cái)務(wù)總監(jiān)匯報(bào)每季度組織召開(kāi)一次采購(gòu)例會(huì)，對(duì)采購(gòu)中出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)與各部門(mén)溝通，健全完善采購(gòu)制度⑵采購(gòu)員根本職能：按酒店規(guī)定的采購(gòu)程序，對(duì)倉(cāng)庫(kù)及使用部門(mén)報(bào)上來(lái)的采購(gòu)物品予以詢價(jià)，保證物品及時(shí)、質(zhì)優(yōu)、價(jià)廉的采購(gòu)到位。崗位責(zé)任：對(duì)負(fù)責(zé)采購(gòu)的每項(xiàng)物品的進(jìn)貨渠道、質(zhì)量要求、價(jià)格等要非常清楚熟悉。對(duì)各部門(mén)送來(lái)的采購(gòu)申請(qǐng)單，認(rèn)真審核，如有不清楚的及時(shí)與填寫(xiě)申請(qǐng)單的部門(mén)溝通，并以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度貨比三家，在保質(zhì)的情況下詢出最低價(jià)格，之后將申請(qǐng)單轉(zhuǎn)采購(gòu)部經(jīng)理復(fù)核。正確記錄采購(gòu)過(guò)程，向有競(jìng)爭(zhēng)能力的供給商訂購(gòu)貨品。準(zhǔn)備相關(guān)采購(gòu)文件資料，包括電話查詢、市場(chǎng)價(jià)風(fēng)格查等。根據(jù)所選供給商的報(bào)價(jià)，落實(shí)采購(gòu)定單并匯報(bào)期間的差異。采購(gòu)員不能押?jiǎn)?，凡?bào)上來(lái)的申請(qǐng)單均應(yīng)及時(shí)辦理，如有特殊原因辦不了，應(yīng)及時(shí)與使用部門(mén)打招呼。對(duì)經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)同意購(gòu)置的貨物要及時(shí)辦理采購(gòu)，保證供給。3.HT酒店改良前的采購(gòu)流程⑴倉(cāng)儲(chǔ)存貨的采購(gòu)流程酒店本錢(qián)管理部下共設(shè)有客房倉(cāng)庫(kù)、工程倉(cāng)庫(kù)、食品倉(cāng)庫(kù)、管事倉(cāng)庫(kù)等四個(gè)倉(cāng)庫(kù)?？头總}(cāng)庫(kù)存放管理著各種客房需要使用的物資如：一次性衛(wèi)生用品、辦公文具、客房部件、印刷品、裝飾品等；工程倉(cāng)庫(kù)存放管理著工程部日常維修更換的物品，如燈泡、水龍頭、開(kāi)關(guān)、插座、五金備件等；食品倉(cāng)庫(kù)存放管理著餐飲部制作食物所需要的非生鮮物品如酒等飲料、食糖等配料、大米、面粉等；管事倉(cāng)庫(kù)主要存放管理酒店的各類中西餐具，包括瓷器、銀器、銅器等。=1\*GB3①領(lǐng)用程序：各使用部門(mén)需要使用倉(cāng)庫(kù)物資前，需填寫(xiě)領(lǐng)用單，經(jīng)過(guò)所在部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)后報(bào)送財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部經(jīng)過(guò)本錢(qián)經(jīng)理簽字后由財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)。使用部門(mén)憑經(jīng)批準(zhǔn)的領(lǐng)用單至各個(gè)倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)用所需要的物品。=2\*GB3②補(bǔ)料通知：倉(cāng)庫(kù)管理人員在倉(cāng)庫(kù)存貨缺乏時(shí)填寫(xiě)補(bǔ)料通知，本錢(qián)部經(jīng)理核準(zhǔn)補(bǔ)料通知后填寫(xiě)一式四聯(lián)的請(qǐng)購(gòu)單（申請(qǐng)部門(mén)聯(lián)、采購(gòu)部留聯(lián)、報(bào)價(jià)審批聯(lián)、財(cái)務(wù)付款聯(lián)）送交采購(gòu)部。=3\*GB3③報(bào)價(jià)及審批：采購(gòu)部收到補(bǔ)料通知后，由采購(gòu)經(jīng)理指派專門(mén)的采購(gòu)人員辦理報(bào)價(jià)，采購(gòu)人員在至少三方詢價(jià)后向采購(gòu)經(jīng)理報(bào)價(jià)。采購(gòu)經(jīng)理認(rèn)可后簽字報(bào)送財(cái)務(wù)總監(jiān)，財(cái)務(wù)總監(jiān)審核后報(bào)總經(jīng)理最終批準(zhǔn)。=4\*GB3④訂單：采購(gòu)部憑經(jīng)批準(zhǔn)的請(qǐng)購(gòu)單向供給商訂貨。=5\*GB3⑤收貨：供給商向酒店發(fā)貨，本錢(qián)部根據(jù)本部門(mén)請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)單核定貨物并驗(yàn)收。同時(shí)向供給商開(kāi)具收貨通知。=6\*GB3⑥付款：供給商憑收獲通知向酒店財(cái)務(wù)部開(kāi)具發(fā)票。酒店財(cái)務(wù)部根據(jù)發(fā)票、收獲通知以及請(qǐng)購(gòu)單的付款聯(lián)核對(duì)后向供給商付款。部門(mén)新增物品以及替換物品的采購(gòu)流程流程圖如下：⑵每日菜單的采購(gòu)流程特點(diǎn)：飯店中的食品和飲料每天消耗量較大，其中有些食物可以存放較長(zhǎng)時(shí)間，但有些食物卻不能，例如肉類和蔬菜和水產(chǎn)品，有些物料更是規(guī)定使用日期。由于餐飲部生鮮食品原料采購(gòu)要求每日供貨，且供貨的品種、數(shù)量根據(jù)客人數(shù)量和要求的不同會(huì)存在較大變化。因此生鮮產(chǎn)品的采購(gòu)采取“每日菜單〞的形式。為了保證每日菜單能夠快速供給到使用部門(mén)，采購(gòu)流程相對(duì)簡(jiǎn)化，具體如下：=1\*GB3①制定每日菜單：酒店共有中餐廳、西餐廳、日本餐廳、24小時(shí)美食店、酒吧等，每天早上九點(diǎn)定時(shí)有廚師長(zhǎng)會(huì)議，各餐廳廚師長(zhǎng)向餐飲總監(jiān)提交每天的“每日菜單〞，“每日菜單〞經(jīng)過(guò)餐飲總監(jiān)批準(zhǔn)后提交采購(gòu)部。=2\*GB3②采購(gòu)：采購(gòu)部根據(jù)“每日菜單〞所列的各種生鮮原料，分為蔬菜水果、肉制品、水產(chǎn)品等通過(guò)2種途徑詢價(jià)，①采購(gòu)人員通過(guò)電話、傳真各個(gè)分類市場(chǎng)（如華中水果市場(chǎng)、銅川路水產(chǎn)市場(chǎng)等）的主要供給商詢價(jià)；②根據(jù)付費(fèi)注冊(cè)的“上海酒店XX網(wǎng)〞、“網(wǎng)上銅川路〞等專業(yè)網(wǎng)站查詢價(jià)格。根據(jù)以上詢價(jià)結(jié)果，采購(gòu)人員填制“每日菜單報(bào)價(jià)單〞提交采購(gòu)經(jīng)理審批。=3\*GB3③訂貨：采購(gòu)人員憑經(jīng)采購(gòu)經(jīng)理批準(zhǔn)的“每日菜單報(bào)價(jià)單〞向供給商訂貨。=4\*GB3④發(fā)貨：供給商根據(jù)訂單向酒店發(fā)貨，本錢(qián)部收貨平臺(tái)接受貨物，并存放冷庫(kù)等保管，供餐飲部使用。同時(shí)向供給商開(kāi)具收貨通知。=5\*GB3⑤付款：供給商憑收獲通知向酒店財(cái)務(wù)部開(kāi)具發(fā)票。酒店財(cái)務(wù)部根據(jù)發(fā)票、收獲通知以及請(qǐng)購(gòu)單的付款聯(lián)核對(duì)后向供給商付款。流程圖如下：⑶新增及替換物資=1\*GB3①采購(gòu)方案（預(yù)算）、報(bào)廢單。部門(mén)應(yīng)事先編制需要增加物品的采購(gòu)方案，報(bào)部門(mén)總監(jiān)以及財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)。=2\*GB3②部門(mén)申請(qǐng)。使用部門(mén)應(yīng)根據(jù)采購(gòu)方案或者物資報(bào)廢單提出申請(qǐng)。=3\*GB3③倉(cāng)庫(kù)核對(duì)有無(wú)存貨。倉(cāng)庫(kù)應(yīng)在采購(gòu)前核對(duì)該申請(qǐng)的物品是否屬于倉(cāng)儲(chǔ)物資，或倉(cāng)庫(kù)是否還有余貨。=4\*GB3④采購(gòu)詢價(jià)。在確認(rèn)需要新購(gòu)后，采購(gòu)部的采購(gòu)人員進(jìn)行市場(chǎng)詢價(jià)，需要提供三方以上的詢價(jià)結(jié)果。=5\*GB3⑤審批。采購(gòu)經(jīng)理復(fù)核詢價(jià)結(jié)果，并確認(rèn)最低價(jià)為供貨商，提交財(cái)務(wù)總監(jiān)審批，財(cái)務(wù)總監(jiān)審批后由總經(jīng)理最終批準(zhǔn)。=6\*GB3⑥訂單。采購(gòu)人員憑經(jīng)過(guò)總經(jīng)理批準(zhǔn)的采購(gòu)申請(qǐng)，向供給商訂貨。=7\*GB3⑦送貨。供給商向酒店發(fā)貨。=8\*GB3⑧收貨。收貨部門(mén)按照采購(gòu)申請(qǐng)收貨，并出具收貨單。=9\*GB3⑨付款。供給商開(kāi)具發(fā)票，并憑收貨單向酒店財(cái)務(wù)部申請(qǐng)付款。流程圖：⑷更新改造物資的采購(gòu)流程酒店業(yè)作為一種長(zhǎng)期穩(wěn)定經(jīng)營(yíng)的行業(yè)，其持續(xù)經(jīng)營(yíng)期可達(dá)幾十年甚至上百年。在此期間，為了提供更優(yōu)質(zhì)的環(huán)境，酒店需要定期對(duì)各個(gè)區(qū)域做更新改造。這種更新改造可以是停業(yè)大改，更多的是不停業(yè)的分區(qū)分時(shí)段的局部改造?？梢哉f(shuō)，對(duì)于一家大型酒店，在其的第一個(gè)裝修期以后，就會(huì)處于一種持續(xù)改造的過(guò)程中。在酒店的更新改造的過(guò)程中也會(huì)需要采購(gòu)部門(mén)采購(gòu)一些甲方供給的主要材料。由于這局部費(fèi)用支出屬于業(yè)主費(fèi)用（不屬于日常經(jīng)營(yíng)費(fèi)用），因此在此采購(gòu)流程中還需要引入業(yè)主的批準(zhǔn)環(huán)節(jié)。=1\*GB3①預(yù)算。對(duì)于更新改造，酒店每年會(huì)編制更新改造的預(yù)算，報(bào)業(yè)主審批。業(yè)主根據(jù)酒店定位，以及更新改造的要求核定預(yù)算。=2\*GB3②申請(qǐng)。根據(jù)預(yù)算，酒店經(jīng)營(yíng)者安排實(shí)施每年的更新改造方案。為了節(jié)約本錢(qián)，一般會(huì)對(duì)其中的一些主要材料、設(shè)備如衛(wèi)生潔具、地毯、大理石、鍋爐等由酒店自行采購(gòu)。工程部會(huì)根據(jù)與施工單位的改造合同中所列甲供材料清單，填制更新改造審批單。=3\*GB3③比價(jià)：采購(gòu)部根據(jù)更新改造審批單所列內(nèi)容進(jìn)行市場(chǎng)比價(jià)，比價(jià)范圍至少三家。對(duì)于金額大于十萬(wàn)元的采購(gòu)