合同管理控制程序

標(biāo)題合同管理控制程序編號HJ/QP-HR-006頁次2/8制訂部門人力資源部版次A/0修訂日期2020-10-20XXXXXXXXX有限公司合同管理控制程序制定：XXX審核：XXX核準(zhǔn)：XXX生效日期：2024年10月20日修訂記錄修訂日期版本修改描述修訂部門修訂者備注2020.10.20A/0新版發(fā)行1目的對合同變更進行跟蹤評審，以避免因知識產(chǎn)權(quán)問題遭受損失。2范圍3定義:3.1合同或協(xié)議包括采購、銷售、租賃、加工承攬、運輸、借款、保險等方面的合同，不包括勞動合同。3.2書面形式是指合同書、信件和數(shù)據(jù)電文（包括電報、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件）等可以有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容的形式。4職責(zé)4.1各項業(yè)務(wù)的經(jīng)辦部門負責(zé)合同訂立，履行及參加合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟的準(zhǔn)備及善后工作，并可就合同訂立等事項向公司法務(wù)人員或法律顧問咨詢。4.2會計部負責(zé)對未生效文件進行會審，審核重點為合同的收付條件、稅法及相關(guān)的內(nèi)外部財經(jīng)制度等；負責(zé)對已生效合同的整理、保管、歸檔的管理工作。4.3會計部保管履行完畢或不再履行的合同及資料的期限為兩年。兩年期滿后，移交文控中心保管。移交手續(xù)參照會計檔案的移交模式。（詳見《會計檔案管理規(guī)定》7.會計檔案的移交）4.4各部門負責(zé)人負責(zé)本部門涉及知識產(chǎn)權(quán)內(nèi)容合同的審查。5內(nèi)容5.1合同訂立的基本原則：5.1.1訂立合同，必須遵守國家的法律法規(guī)，貫徹平等互利、協(xié)商一致、等價有償?shù)脑瓌t。5.1.2訂立合同時可參照國家制定的合同示范文本，國家規(guī)定采用標(biāo)準(zhǔn)合同文本的則必須采用標(biāo)準(zhǔn)文本。5.1.3除即時清結(jié)者外，符合下列情況之一的，必須以書面形式訂立合同：5.1.3.1有保證、抵押或定金等擔(dān)保的。5.1.3.2我方先予以履行合同的。5.1.3.3有封樣要求的。5.1.3.4合同對方為外地單位的。5.1.4合同應(yīng)采用書面形式，有關(guān)修改合同的文書、圖表、傳真件等均作為合同的組成部分。5.1.5合同金額應(yīng)為含稅金額?；蛘邌为氉⒚髫浛睿ú缓悾⒍惤?、總金額。5.2合同的分類：5.2.1采購合同/外包加工合同：5.2.1.1供管部應(yīng)對原物料供應(yīng)商及外包加工廠商進行合理評估，并與合格供應(yīng)商/外包加工廠商簽訂采購合同或外包合同。5.2.1.3零星采購單筆金額達到5000元以上的原則上應(yīng)當(dāng)簽訂合同。5.2.2銷售合同：5.2.2.1外銷合同（暫不在此文件中規(guī)定）5.2.2.2內(nèi)銷合同：營銷部應(yīng)制定標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)銷合同格式，在與客戶（一般客戶及經(jīng)銷商客戶）達成合作意向后，應(yīng)與其簽訂銷售合同。5.2.3建設(shè)工程合同：（包括工程勘察、設(shè)計、監(jiān)理、施工合同）所有建設(shè)工程所簽訂書面合同。5.2.4其它合同：諸如房屋及設(shè)備租賃、委托運輸、融資借款、資產(chǎn)保險、工傷保險、委托審計、質(zhì)量認證、委托扣款、委托設(shè)計等經(jīng)濟業(yè)務(wù)所簽訂的合同。5.2.5知識產(chǎn)權(quán)合同主要包括公司與合作方的合同，知識產(chǎn)權(quán)運用合同（如許可合同、轉(zhuǎn)讓合同、以及投資入股合同等），采購及外協(xié)合同（如購銷合同、委托加工合同等），知識產(chǎn)權(quán)委托合同（檢索與分析、預(yù)警、申請、訴訟、侵權(quán)調(diào)查與鑒定、管理咨詢等）等。5.3.合同訂立的注意事項：5.3.1訂立合同前，必須了解、掌握對方的經(jīng)營資格、資信等情況，無經(jīng)營資格或資信的單位不得與之訂立合同。5.3.2在簽訂合同前，應(yīng)保證公司全部合同中有關(guān)知識產(chǎn)權(quán)的約定均經(jīng)過審查。審查標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)達到：a)符合公司知識產(chǎn)權(quán)方針；b)保障公司知識產(chǎn)權(quán)方面的權(quán)益；c)當(dāng)事各方在知識產(chǎn)權(quán)方面的權(quán)利義務(wù)及違約責(zé)任明確；d)權(quán)屬、保密、爭議解決及法律適用等界定清晰。5.3.3合同必須具備標(biāo)的（指貨物、勞務(wù)、工程項目等），數(shù)量和質(zhì)量，價款或者酬金，履行的期限、地點、方式，違約責(zé)任等主要條款方可加蓋公章或合同專用章。合同可訂立定金、抵押等擔(dān)保條款（除公司法定代表人同意外，一律不得擅自對外單位或個人提供經(jīng)濟擔(dān)保）。5.3.4對于合同標(biāo)的沒有國家通行標(biāo)準(zhǔn)又難以用書面確切描述的，應(yīng)當(dāng)封存樣品，由合同雙方共同封存，加蓋公章或合同章，分別保管。5.3.5合同文本上應(yīng)當(dāng)注明合同對方的單位名稱、地址、聯(lián)系人、電話、開戶銀行及賬號等信息。5.3.6合同經(jīng)雙方簽訂確定后，必須由會計部保管一份原件，監(jiān)督、控制部門請款及業(yè)務(wù)結(jié)算。5.3.7合同文本需由雙方蓋騎縫章，代表此份合同正式生效。5.3.8合同內(nèi)各項條款必須無含糊不清之處；有關(guān)的特殊內(nèi)容在合同中必須得到說明。5.3.9合同評審必須在合同正式簽訂前進行。5.3.10在委外管理過程中，公司與外部知識產(chǎn)權(quán)機構(gòu)簽訂正式的知識產(chǎn)權(quán)合同，合同應(yīng)明確委托業(yè)務(wù)范圍、雙方在試題及程序上的權(quán)利義務(wù)、雙方在權(quán)利成果上的歸屬、保密義務(wù)及其他爭議解決與法律適用等內(nèi)容，尤其重要的是對代理費的規(guī)定以及支付的條件、支付的流程、時限等。5.3.11對檢索與分析、預(yù)警、申請、訴訟、侵權(quán)調(diào)查與鑒定、管理咨詢等知識產(chǎn)權(quán)對外委托業(yè)務(wù)的書面合同，應(yīng)約定知識產(chǎn)權(quán)權(quán)屬、保密等內(nèi)容。5.3.12在承擔(dān)涉及國家重大專項等政府支持項目時，應(yīng)了解項目相關(guān)的知識產(chǎn)權(quán)管理規(guī)定，遵守國家重大專項的知識產(chǎn)權(quán)要求，并按照相應(yīng)要求進行管理，各部門負責(zé)人應(yīng)嚴格審查合同的知識產(chǎn)權(quán)條款。5.4合同審批及用?。?.4.1經(jīng)公司培訓(xùn)考核通過的人員，并在部門最高主管授權(quán)的項目內(nèi)方可擬定對外合同，呈報主管審核。5.4.2知識產(chǎn)權(quán)合同審批流程：5.4.2.1在合同簽訂前，相關(guān)部門應(yīng)對所提交的合同樣本中的知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)條款進行審查。5.4.2.2各部門負責(zé)人對合同樣本進行審批。5.4.2.3審批通不過，則退回，對合同中的知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)條款進行修改。5.4.2.4審批通過，相關(guān)部門可與相關(guān)方簽訂合同。相關(guān)部門對該合同樣本進行登記、歸檔，保存，以便日后查詢。5.4.3合同文本擬定完畢，憑【合同審批單】經(jīng)部門主管、權(quán)責(zé)主管審核后交會計部會簽審批，再依合同標(biāo)的金額大小報請權(quán)限主管核準(zhǔn)（核決權(quán)限依據(jù)《資金管理規(guī)定》）。5.4.4權(quán)限主管在審批合同時，應(yīng)將審核意見簽署于【合同審批單】及一份合同正本上。5.4.5合同文本經(jīng)權(quán)限主管審批同意后，才能由印章保管人在合同上加蓋合同專用章或者是企業(yè)公章。5.4.6凡訂立，變更，解除合同，都應(yīng)當(dāng)使用專用章或者是公章方可生效。公章及合同專用章由專人負責(zé)保管并依《印鑒管理辦法》使用。5.4.7【合同審批單】作為合同審核過程中的記錄和憑證由印章保管人在合同蓋章后留存并及時歸檔。5.4.8嚴禁在空白合同文本上預(yù)先蓋章。如有特殊原因，須填寫【聯(lián)絡(luò)單】說明原因并且經(jīng)過總經(jīng)理特批后方可使行。5.4.9單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章。5.4.10合同蓋章生效后，由印章保管人對采購合同、外包合同及銷售合同進行編號并將號碼標(biāo)注于我方留存的合同右上角。5.4.11公司總經(jīng)理對合同的訂立具有最終決定權(quán)。5.5合同編碼規(guī)則：5.5.1合同編碼的規(guī)則依據(jù)：公司代號、業(yè)務(wù)類型代號、時間（年/月）、流水號。HJHJXXXXXXXXXXXX流水號時間(xx年xx月)業(yè)務(wù)類型公司代號5.5.2業(yè)務(wù)類型代號由印章保管人負責(zé)編制。5.6合同的履行：5.6.1合同依法訂立后，即具有法律效力，應(yīng)當(dāng)實際、全面地履行。5.6.2凡須國家有關(guān)部門和機關(guān)批準(zhǔn)、備案的合同，應(yīng)及時上報批準(zhǔn)或備案。5.6.3經(jīng)辦部門在合同履行中遇履約困難或違約等情況應(yīng)及時向上級主管匯報，必要時可請公司法務(wù)人員或法律顧問協(xié)助解決。5.6.4在合同履約過程若出現(xiàn)糾紛或?qū)Ψ竭`約時應(yīng)先行協(xié)商。協(xié)商不成，經(jīng)辦部門應(yīng)及時向上級主管匯報，不得自行決定免罰。若有必要，應(yīng)通知律師，依合同規(guī)定，向有關(guān)機構(gòu)提請仲裁或訴訟。5.6.5合同履行過程中有關(guān)人員應(yīng)妥善管理合同資料，對工程合同的技術(shù)資料、圖表等重要原始資料應(yīng)建立出借、領(lǐng)用登記制度，以保證合同的完整性。5.6.6在合同履行過程中，合同對方所開具的發(fā)票必須由經(jīng)辦部門審核簽字認可，附合同復(fù)印件，在【付款請求單】上注明對應(yīng)的付款內(nèi)容并經(jīng)核決權(quán)限核準(zhǔn)后，方可轉(zhuǎn)會計部審核付款。5.6.7會計部對具有下列情形之一的業(yè)務(wù)，可以拒絕付款：5.6.7.1應(yīng)當(dāng)訂立書面合同而未訂立書面合同的。5.6.7.2部門請款與合同不一致的。5.6.7.3收款單位與合同對方當(dāng)事人名稱不一致，并且沒有按照會計部的要求出具委托付款證明的。5.7合同的變更和解除：5.7.1變更或解除合同必須依照合同的訂立流程憑【合同審批單】經(jīng)部門主管及核決權(quán)限審核通過。5.7.2我方變更或解除合同的通知或雙方的協(xié)議應(yīng)當(dāng)采用書面形式，并按上述規(guī)定經(jīng)審核后加蓋公章或合同專用章。5.7.3有關(guān)部門收到對方要求變更或解除合同的通知必須在三天內(nèi)向上級主管匯報。5.7.4變更或解除合同的通知和回復(fù)應(yīng)符合公文收發(fā)的要求，掛號寄發(fā)或由對方簽收，掛號或簽收憑證作為合同組成部分交由會計部保管。5.7.5變更合同的文本作為原合同的組成部分或更新部分與原合同有同樣法律效力，納入本辦法規(guī)定的管理范圍。5.7.6合同變更后，合同編號不予改變。5.7.7變更后的合同文本也必須由會計部保管一份原件。5.8其它：5.8.1合同作為公司對外經(jīng)濟活動的重要法律依據(jù)和憑證，有關(guān)人員應(yīng)保守合同秘密。5.8.2業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門應(yīng)定期檢視合同訂立或履行情況。5.8.3公司稽查人員可就合同訂立及履行情況進行稽核。5.8.4會計部應(yīng)定期將履行完畢或不再履行的合同及資料（包括與合同有關(guān)的文書、圖表、傳真件以及合同流轉(zhuǎn)單等）分類整理，統(tǒng)一裝訂立卷。由專人負責(zé)保管，不得隨意處置、銷毀、遺失，如需調(diào)閱，根據(jù)權(quán)限調(diào)用。5.8.5凡因未按規(guī)定處理合同事宜、未及時匯報情況和遺失合同有關(guān)資料而給公司造成損失的，追究其經(jīng)濟責(zé)任。5.8.6合同經(jīng)辦人員因故意或嚴重過失而給公司造