勞動(dòng)合同檔案管理流程

勞動(dòng)合同檔案管理流程編號(hào)：__________

甲方：XX公司

地址：XX市XX區(qū)XX路XX號(hào)

乙方：XX

地址：XX市XX區(qū)XX路XX號(hào)

鑒于甲方系一家從事XX行業(yè)的公司，為保障員工合法權(quán)益，提高人力資源管理效率，現(xiàn)雙方就勞動(dòng)合同檔案管理流程達(dá)成如下協(xié)議：

一、合同目的

本合同旨在規(guī)范甲方勞動(dòng)合同檔案管理流程，確保檔案資料完整、準(zhǔn)確、安全，為甲方人力資源管理提供有力支持。

二、合同背景

甲方在日常工作中發(fā)現(xiàn)，勞動(dòng)合同檔案管理存在不規(guī)范、不完整、不安全等問(wèn)題，影響人力資源管理工作的順利進(jìn)行。為解決這一問(wèn)題，甲乙雙方經(jīng)友好協(xié)商，特制定本合同。

三、合同內(nèi)容

（一）檔案收集

1.乙方應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和甲方規(guī)定，及時(shí)收集、整理勞動(dòng)合同及相關(guān)資料。

2.乙方應(yīng)確保收集到的檔案資料真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。

（二）檔案保管

1.甲方應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)勞動(dòng)合同檔案的保管工作。

2.甲方應(yīng)定期對(duì)勞動(dòng)合同檔案進(jìn)行檢查、清理，確保檔案的完整性和安全性。

（三）檔案查閱

1.乙方在查閱勞動(dòng)合同檔案時(shí)，應(yīng)遵守保密原則，不得泄露檔案內(nèi)容。

2.乙方查閱檔案需經(jīng)甲方同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。

四、合同期限

本合同自雙方簽字蓋章之日起生效，有效期為____年。合同期滿后，如雙方無(wú)異議，可自動(dòng)續(xù)簽。

五、違約責(zé)任

1.乙方未按規(guī)定收集、整理勞動(dòng)合同檔案，導(dǎo)致檔案不完整、不準(zhǔn)確，甲方有權(quán)要求乙方及時(shí)整改。

2.甲方未按規(guī)定保管勞動(dòng)合同檔案，導(dǎo)致檔案遺失、損壞，甲方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。

六、爭(zhēng)議解決

雙方在履行本合同過(guò)程中發(fā)生爭(zhēng)議，應(yīng)友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，可依法向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。

七、其他約定

1.本合同一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)一份，具有同等法律效力。

2.本合同未盡事宜，雙方可另行協(xié)商補(bǔ)充。

雙方的責(zé)任和義務(wù)：

甲方責(zé)任和義務(wù)：

1.甲方負(fù)責(zé)制定和完善勞動(dòng)合同檔案管理制度，明確檔案收集、保管、查閱等環(huán)節(jié)的操作流程。

2.甲方應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)勞動(dòng)合同檔案的日常管理工作，確保檔案資料的安全性和保密性。

3.甲方應(yīng)對(duì)乙方進(jìn)行勞動(dòng)合同檔案管理的培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高乙方在檔案管理方面的業(yè)務(wù)能力。

4.甲方應(yīng)及時(shí)對(duì)乙方提交的勞動(dòng)合同檔案進(jìn)行審核，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

5.甲方應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)和公司規(guī)定，對(duì)勞動(dòng)合同檔案進(jìn)行定期檢查、清理和維護(hù)，防止檔案資料遺失或損壞。

6.甲方在乙方查閱檔案時(shí)，應(yīng)提供必要的服務(wù)和支持，保障乙方依法查閱檔案的權(quán)利。

7.甲方在合同履行過(guò)程中，如因自身原因?qū)е聞趧?dòng)合同檔案管理不善，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。

乙方責(zé)任和義務(wù)：

1.乙方應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和甲方要求，及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集和整理勞動(dòng)合同及相關(guān)資料。

2.乙方應(yīng)確保所提交的勞動(dòng)合同檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，不得偽造、篡改檔案資料。

3.乙方應(yīng)遵守甲方制定的勞動(dòng)合同檔案管理制度，嚴(yán)格按照規(guī)定操作，不得擅自修改檔案管理流程。

4.乙方在查閱檔案時(shí)，應(yīng)遵守保密原則，不得泄露檔案內(nèi)容，不得將檔案資料用于非法目的。

5.乙方在檔案管理過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向甲方報(bào)告，并協(xié)助甲方進(jìn)行處理。

6.乙方應(yīng)積極參加甲方組織的勞動(dòng)合同檔案管理培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。

7.乙方在合同履行過(guò)程中，如因自身原因?qū)е聶n案管理不善，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。

雙方權(quán)利：

1.甲方有權(quán)要求乙方按照規(guī)定提交完整的勞動(dòng)合同檔案，并對(duì)檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。

2.甲方有權(quán)對(duì)乙方提交的檔案進(jìn)行查閱，以保障公司的人力資源管理工作順利進(jìn)行。

3.甲方有權(quán)要求乙方改正檔案管理中存在的問(wèn)題，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。

雙方義務(wù)：

1.雙方應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)勞動(dòng)合同檔案管理的法律法規(guī)和公司規(guī)章制度。

2.雙方應(yīng)相互配合，共同做好勞動(dòng)合同檔案管理工作，確保檔案資料的安全、完整和準(zhǔn)確。

3.雙方應(yīng)尊重對(duì)方的合法權(quán)益，不得利用檔案資料進(jìn)行不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)或損害對(duì)方利益。

4.雙方在合同履行過(guò)程中，應(yīng)積極履行合同約定的義務(wù)，共同維護(hù)合同的履行。

合同金額與支付方式：

一、合同金額

本合同約定的總金額為人民幣_(tái)___元整（￥____元），該金額包含但不限于勞動(dòng)合同檔案管理服務(wù)的費(fèi)用、人員培訓(xùn)費(fèi)用、設(shè)備購(gòu)置費(fèi)用及其他相關(guān)費(fèi)用。

二、支付方式

1.首付款：合同簽訂后____個(gè)工作日內(nèi)，乙方應(yīng)向甲方支付合同總金額的____%，即人民幣_(tái)___元整（￥____元）作為首付款。

2.進(jìn)度款：甲方按照合同約定的服務(wù)進(jìn)度，在每完成一項(xiàng)具體服務(wù)內(nèi)容后____個(gè)工作日內(nèi)，向乙方支付已完成服務(wù)內(nèi)容的____%作為進(jìn)度款。

3.尾款：合同約定的所有服務(wù)內(nèi)容全部完成并經(jīng)甲方驗(yàn)收合格后____個(gè)工作日內(nèi)，乙方應(yīng)向甲方支付合同總金額的____%，即人民幣_(tái)___元整（￥____元）作為尾款。

4.額外費(fèi)用：如合同履行過(guò)程中產(chǎn)生超出原合同金額的額外費(fèi)用，雙方應(yīng)另行協(xié)商確定費(fèi)用金額及支付方式。

三、支付條件

1.甲方在收到乙方按照本合同約定支付的款項(xiàng)后，應(yīng)及時(shí)開具合法的稅務(wù)發(fā)票。

2.乙方在支付款項(xiàng)前，應(yīng)確保所支付款項(xiàng)的資金來(lái)源合法，并符合國(guó)家相關(guān)財(cái)務(wù)規(guī)定。

3.甲方在收到乙方支付的首付款后，應(yīng)開始按照合同約定提供相關(guān)服務(wù)。

四、支付時(shí)間

1.首付款支付時(shí)間：合同簽訂后____個(gè)工作日內(nèi)。

2.進(jìn)度款支付時(shí)間：根據(jù)合同約定的服務(wù)進(jìn)度，在每項(xiàng)服務(wù)完成后____個(gè)工作日內(nèi)。

3.尾款支付時(shí)間：合同約定的所有服務(wù)內(nèi)容完成后并經(jīng)甲方驗(yàn)收合格后____個(gè)工作日內(nèi)。

五、支付方式

1.首付款及進(jìn)度款的支付方式：通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬或支票形式支付。

2.尾款的支付方式：通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬或支票形式支付。

六、逾期支付

1.如乙方未按照本合同約定的支付時(shí)間支付款項(xiàng)，每逾期一日，應(yīng)向甲方支付逾期款項(xiàng)的____%作為違約金。

2.如甲方未按照本合同約定的支付時(shí)間支付進(jìn)度款或尾款，每逾期一日，應(yīng)向乙方支付逾期款項(xiàng)的____%作為違約金。

七、爭(zhēng)議解決

如雙方在支付過(guò)程中發(fā)生爭(zhēng)議，應(yīng)友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，可依法向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。

違約與爭(zhēng)議解決機(jī)制：

一、違約行為及處理

1.若甲方未按照合同約定提供完整、準(zhǔn)確、安全的勞動(dòng)合同檔案管理服務(wù)，或未及時(shí)進(jìn)行檔案檢查、清理，視為違約。

2.若乙方未按照合同約定及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集和整理勞動(dòng)合同檔案，或泄露檔案內(nèi)容，視為違約。

3.若任何一方未按合同約定的時(shí)間支付款項(xiàng)，視為違約。

4.違約方應(yīng)承擔(dān)違約責(zé)任，包括但不限于支付違約金、賠償對(duì)方因此遭受的損失，以及恢復(fù)合同狀態(tài)。

5.違約金的計(jì)算方式為：按未履行部分金額的____%計(jì)算，但最高不超過(guò)合同總金額的____%。

二、爭(zhēng)議解決

1.雙方應(yīng)本著友好協(xié)商的原則，積極解決合同履行過(guò)程中產(chǎn)生的爭(zhēng)議。

2.若協(xié)商不成，爭(zhēng)議解決方式如下：

a.訴訟：雙方可以選擇向合同簽訂地或合同履行地的人民法院提起訴訟。

b.仲裁：雙方可以選擇將爭(zhēng)議提交至____仲裁委員會(huì)進(jìn)行仲裁。

3.仲裁裁決是終局的，對(duì)雙方具有法律約束力。

4.訴訟或仲裁過(guò)程中產(chǎn)生的費(fèi)用，由敗訴方承擔(dān)，除非法律另有規(guī)定。

三、適用法律

本合同適用中華人民共和國(guó)法律，包括但不限于合同法、勞動(dòng)法等相關(guān)法律法規(guī)。

四、管轄法院

若雙方選擇訴訟解決爭(zhēng)議，爭(zhēng)議應(yīng)由合同簽訂地或合同履行地的有管轄權(quán)的人民法院管轄。

五、其他

1.本合同的違約與爭(zhēng)議解決機(jī)制為本合同的重要組成部分，雙方應(yīng)嚴(yán)格遵守。

2.在合同履行過(guò)程中，若出現(xiàn)不可抗力因素導(dǎo)致合同無(wú)法履行，雙方應(yīng)協(xié)商解決，并可根據(jù)實(shí)際情況部分或全部免除責(zé)任。

3.本合同違約與爭(zhēng)議解決機(jī)制如有未盡事宜，雙方可另行協(xié)商補(bǔ)充。

附則：

一、生效條件

本合同自雙方簽字蓋章之日起生效。本合同的生效以雙方均具備完全民事行為能力，且合同內(nèi)容不違反法律法規(guī)為前提。

二、有效期

本合同的有效期為____年，自合同生效之日起計(jì)算。合同期滿后，如雙方無(wú)異議，可協(xié)商續(xù)簽。

三、變更

1.本合同的任何變更，必須以書面形式進(jìn)行，并由雙方簽字蓋章后生效。

2.未經(jīng)雙方書面同意，任何一方不得單方面變更合同內(nèi)容。

四、終止

1.本合同因以下原因終止：

a.合同約定的期限屆滿；

b.雙方協(xié)商一致解除合同；

c.因不可抗力導(dǎo)致合同無(wú)法履行；

d.一方違約，經(jīng)對(duì)方催告后仍未履行；

e.法律法規(guī)規(guī)定的其他終止情形。

2.合同終止后，雙方應(yīng)按照約定辦理相關(guān)手續(xù)，并妥善處理合同終止后的善后事宜。

五、通知

1.雙方應(yīng)通過(guò)書面形式相互通知合同相關(guān)的任何變更、違約或其他重要事項(xiàng)。

2.通知應(yīng)以掛號(hào)信、特快專遞或雙方約定的其他方式發(fā)送，自發(fā)送之日起____個(gè)工作日后視為送達(dá)。

六、不可抗力

1.不可抗力是指不能預(yù)見、不能避免并不能克服的客觀情況，如自然災(zāi)害、戰(zhàn)爭(zhēng)、政府行為等。

2.發(fā)生不可抗力事件時(shí)，受影響的一方應(yīng)及時(shí)通知對(duì)方，并采取一切可能的措施減輕損失。

3.不可抗力事件持續(xù)期間，合同可以中止履行；事件結(jié)束后，雙方應(yīng)盡快恢復(fù)合同履行。

七、爭(zhēng)議解決

本合同的爭(zhēng)議解決方式按照“違約與爭(zhēng)議解決機(jī)制”部分的規(guī)定執(zhí)行。

八、其他

1.本合同未盡事宜，雙方可另行協(xié)商補(bǔ)充。

2.本合同一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)一份，具有同等法律效力。

3.本合同附件為本合同不可分割的一部分，與本合同具有同等法律效力。

附件：

一、勞動(dòng)合同檔案管理需求文檔

1.勞動(dòng)合同檔案管理流程圖

2.勞動(dòng)合同檔案收集、整理、歸檔標(biāo)準(zhǔn)

3.勞動(dòng)合同檔案查閱申請(qǐng)及審批流程

4.勞動(dòng)合同檔案保管、維護(hù)及保密措施

二、勞動(dòng)合同檔案管理設(shè)計(jì)方案

1.硬件設(shè)備清單及配置要求

2.軟件系統(tǒng)功能需求及界面設(shè)計(jì)

3.數(shù)據(jù)備份及恢復(fù)方案

4.系統(tǒng)安全性與穩(wěn)定性保障措施

三、技術(shù)規(guī)格

1.勞動(dòng)合同檔案管理系統(tǒng)技術(shù)參數(shù)

2.硬件設(shè)備技術(shù)參數(shù)

3.軟件系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境要求

四、各類證件復(fù)印件

1.甲方營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件

2.乙方身份證復(fù)印件

3.勞動(dòng)合同樣本

4.相關(guān)法律法規(guī)文件復(fù)印