會計實(shí)務(wù)：提高EXCEL錄入速度十大招

提高EXCEL錄入速度十大招因工作的需要，我常常用Excel處理大量的表格文檔，感到一個最頭痛的問題就是文本的錄入，由于本人的錄入速度不高，使我不得不常常加班加點(diǎn)地干，才能勉強(qiáng)完成老板交給的任務(wù)。經(jīng)過多年來的不斷摸索，我發(fā)現(xiàn)了一些能提高EXCEL輸入速度的小招式，現(xiàn)歸納出來，希望大家能喜歡。

第一招--內(nèi)嵌序列法

如果你經(jīng)常需要輸入一些有規(guī)律的序列文本，如數(shù)字(1、2……)、日期(1日、2日……)等，可以利用Excel內(nèi)嵌的序列來實(shí)現(xiàn)其快速輸入：

先在需要輸入序列文本的第1、第2兩個單元格中輸入該文本的前兩個元素(如”甲、乙”)。同時選中上述兩個單元格，將鼠標(biāo)移至第2個單元格的右下角成細(xì)十字線狀時(我們通常稱其為”填充柄”)，按住鼠標(biāo)左鍵向后(或向下)拖拉至需要填入該序列的最后一個單元格后，松開左鍵，則該序列的后續(xù)元素(如”丙、丁、戊……”)依序自動填入相應(yīng)的單元格中。

第二招--右鍵拖拉法

有時需要輸入一些不是成自然遞增的數(shù)值(如等比序列：2、4、8……)，我們可以用右鍵拖拉的方法來完成：

先在第1、第2兩個單元格中輸入該序列的前兩個數(shù)值(2、4)。同時選中上述兩個單元格，將鼠標(biāo)移至第2個單元格的右下角成細(xì)十字線狀時，按住右鍵向后(或向下)拖拉至該序列的最后一個單元格，松開右鍵，此時會彈出一個菜單(如圖1)，選”等比序列”選項(xiàng)，則該序列(2、4、8、16……)及其”單元格格式”分別輸入相應(yīng)的單元格中(如果選”等差序列”，則輸入2、4、6、8……)。

第三招--定義序列法

單位里職工的姓名是經(jīng)常需要輸入的，有的職工姓名中含有生僻的字輸入極為困難，如果我們一次性定義好”職工姓名序列”，以后輸入就快多了：

將職工姓名輸入連續(xù)的單元格中，并選中他們，用”工具→選項(xiàng)”命令打開”選項(xiàng)”對話框(如圖2)，選”自定義序列”標(biāo)簽，先后按”導(dǎo)入”、”確定”按鈕。以后在任一單元格中輸入某一職工姓名(不一定非得是第1位職工的姓名)，用”填充柄”即可將該職工后面的職工姓名快速填入后續(xù)的單元格中。

第四招--自動更正法

因工作的需要，我常常需要將一些國家標(biāo)準(zhǔn)的名稱(如”《建筑安裝工程質(zhì)量檢驗(yàn)評定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)》[GBJ300-88]”)輸入單元格中，對這些文本的輸入要求即準(zhǔn)確又必須統(tǒng)一。我利用”自動更正”功能解決了為一難題：

用”工具→自動更正”命令，打開”自動更正”對話框(如圖3)，在”替換”下面的方框中填入”G300”，在”替換為”下面的方框中填入”《建筑安裝工程質(zhì)量檢驗(yàn)評定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)》[GBJ300-88]”，然后按確定按鈕。以后在單元格中輸?quot;G300”(注意：G一定要大寫!)確定后，系統(tǒng)會自動將期改正為”《建筑安裝工程質(zhì)量檢驗(yàn)評定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)》[GBJ300-88]”，既快速又準(zhǔn)確、統(tǒng)一。

特別需要指出的是：如果表格中需要文本”G300”時，你可以先輸入”G3000”及后面的文本，然后再將”1”刪除即可。

你可以依照上述方法將有關(guān)文本一性定義好，方便以后使用。特別指出的是：在這里定義好的自動更正詞條在office系列其他應(yīng)用程序(如word)中同樣可以使用。小編寄語：會計學(xué)是一個細(xì)節(jié)致命的學(xué)科，以前總是覺得只要大概知道意思就可以了，但這樣是很難達(dá)到學(xué)習(xí)要求的。因?yàn)樗且婚T技術(shù)很強(qiáng)的課程，主要闡述會計核算的基本業(yè)務(wù)方法。誠然，困難不能否認(rèn)，但只要有了正確的學(xué)習(xí)方法和積極的學(xué)習(xí)態(tài)度，最后加上勤奮，那樣必然會贏來成功的曙光。天道酬勤嘛！

第五招--函數(shù)合并法

我經(jīng)常需要輸入一些施工企業(yè)的名稱(如”馬鞍山市第九建筑安裝工程有限責(zé)任公司”等)，這些文本大同小異，如果采取上?”自動更正”法，多了以后自己可能也記不清其代碼了(你可以打一外一覽表，擺在電腦前供查找)，這時我們可以用Excel的一個函數(shù)來實(shí)現(xiàn)類似這些文本的快速輸入：

假定上述文本需要輸入某一工作薄的Sheet1工作表的D列中(如D2單元格)，我們先在Sheet2工作表中的兩后單元格(如A1和B1)中輸入文本”馬鞍山市”和”建筑安裝工程有限責(zé)任公司”，然后在Sheet1有D2單元格中輸入公式：=CONCATENATE(Sheet2!$A$1‚C2‚Sheet2!$B$1)，以后我們只要在C2單元格中輸入”第九”，則D2單元格中將快速輸入”馬鞍山市第九建筑安裝工程有限責(zé)任公司”文本。

對于這一招有三點(diǎn)值得說明：①我們可以用填充柄將上述公式復(fù)制到B列的其他單元格中，以后只要在C列相應(yīng)的單元格中輸入某企業(yè)名稱的關(guān)鍵詞(如”第九”)，則該企業(yè)的全稱將填入到D列相應(yīng)的單元格中。②為了便于公式的復(fù)制，我們再公式中對單元格的引用采取了”絕對引用”(如Sheet2A1和Sheet2B1，這部分單元格不隨公式的復(fù)制而發(fā)生變化，加上”$”符號即表示絕對引用)和”相對引用”(如C2單元格，我們沒有加”$”符號，該單元格會隨著公式的復(fù)制而自動作相應(yīng)的調(diào)整)。③這樣做工作表中就會多出一列(C列)，我們在打印時不希望將它打印出來，我們選中該列后右擊鼠標(biāo)，在隨后彈出的菜單中?”隱藏”項(xiàng)，即可將該列隱藏起來而不被打印出來。

第六招--一次替換法

有時候我們在一張工作表中要多次輸入同一個文本，特別是要多次輸入一些特殊符號(如※)，非常麻煩，對錄入速度有較大的影響。這時我們可以用一次性替換的方法來克服這一缺陷：

先在需要輸入這些符號的單元格中輸入一個代替的字母(如X。注意：不能是表格中需要的字母)，等表格制作完成后，用”編輯替換”命令(或按Ctrl+H鍵)，打開”替換”對話框(如圖4)，在”查找內(nèi)容”下面的方框中輸入代替的字母”X”，在”替換值”下面的方框中輸入”※”，將”單元格匹配”前面的”∨”號去掉(否則會無法替換)，然后按”替換”按鈕一個一個去替換(如果表格中確實(shí)需要字母x時，這樣做就可達(dá)滿足這要求。注意：此時鼠標(biāo)最好選定在需要替換的單元格前面的單元格中，最好選定A1單元格。)，也可以按”全部替換”按鈕，一次性全部替換完畢(這樣做表格中所有的x都被替換掉，且鼠標(biāo)可以選定在任何單元格中)。

第七招--快速復(fù)制法

有時后面需要輸入的文本前面已經(jīng)輸入過了，可以采取快速復(fù)制(不是通常的Ctrl+C、Ctrl+X、Ctrl+V)的方法來完成輸入：

①如果需要在一些連續(xù)的單元格中輸入同一文本(如”磚混結(jié)構(gòu)”)，我們先在第1個單元格中輸入該文本，然后用”填充柄”將期復(fù)制到后續(xù)的單元格中。

②如果需要輸入的文本前面在同一列中前面已經(jīng)輸入過，當(dāng)你輸入該文本前面幾個字符時，系統(tǒng)會提示你，你只要直接按下”Enter”鍵就可以把后續(xù)文本輸入。

③如果需要輸入的文本和上一個單元格的文本相同，可以直接按下Ctrl+´鍵就可以完成輸入。

④如果多個單元格需要輸入同樣的文本，我們可以在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標(biāo)點(diǎn)擊需要輸入同樣文本的所有單元格，然后輸入該文本，再按下”Ctrl+Enter”鍵即可。小編寄語：會計學(xué)是一個細(xì)節(jié)致命的學(xué)科，以前總是覺得只要大概知道意思就可以了，但這樣是很難達(dá)到學(xué)習(xí)要求的。因?yàn)樗且婚T技術(shù)很強(qiáng)的課程，主要闡述會計核算的基本業(yè)務(wù)方法。誠然，困難不能否認(rèn)，但只要有了正確的學(xué)習(xí)方法和積極的學(xué)習(xí)態(tài)度，最后加上勤奮，那樣必然會贏來成功的曙光。天道酬勤嘛！

第八招--定義格式法

有時我們需要給輸入的數(shù)值加上單位(如”平方米”等)，少量的我們可以直接輸入，而大量的如果一個一個地輸入就顯得太慢了。我們?quot;自定義”單元格格式的方法來實(shí)現(xiàn)單位的自動輸入：

我們先將數(shù)值輸入相應(yīng)的單元格中(注意：僅限于數(shù)值!)，然后在按住Ctrl鍵的同時，選取所在需要加同一單位的單元格，用”格式→單元格”命令，打開”單元格格式”對話框(如圖5)，在”數(shù)字”標(biāo)簽中，選中”分類”下面的”自定義”選項(xiàng)，再在”類型”下面的方框中輸入”#”平”“方”“米”“，按下確定鍵后，單位(平方米)即一次性加到相應(yīng)數(shù)值的后面。

第九招--定義詞組法

對于一些經(jīng)常需要輸入的文本(如”建筑工程質(zhì)量監(jiān)督”)，我認(rèn)為，采取利用輸入法的”手工造?quot;功能來實(shí)現(xiàn)比較好(此處以”五筆輸入法”為例)：

啟動”五筆輸入法”，用鼠標(biāo)右擊狀態(tài)條，選”手工造詞”選項(xiàng)，打開”手工造詞”對話框(如圖6)，在”詞語”后面的方框中輸入詞組(如”建筑工程質(zhì)量監(jiān)督”，最多20個漢字，夾雜一些符號也可以)，在”外碼”后面的方框中輸入”編碼”(最好采用系統(tǒng)自動生成的外碼，他符號該輸入法的編碼規(guī)則，便于記憶和使用)，然后先后按”添加”和”關(guān)閉”按鈕。以后可以象輸入其他詞組一樣輸入你自定義的詞組。

第十招--零找碎敲法

下面這些方法與輸入看起來沒有直接的關(guān)系，但簡化了對Excel的設(shè)置過程，自然也就提高了錄入速度：

①大家知道，如果向Excel中輸入位數(shù)比較多的數(shù)值(如身份證號碼)，則系統(tǒng)會將其轉(zhuǎn)