T-GDRTA 002-2024 道路運(yùn)輸領(lǐng)域營(yíng)運(yùn)車輛技術(shù)電子檔案管理規(guī)范

ICS03.220.20CCSA14Specificationformanagementofelectronictechnicalarc 12規(guī)范性引用文件 13術(shù)語(yǔ)和定義 14一般要求 15電子檔案采集與整理 26電子檔案鑒定 47電子檔案的存儲(chǔ)與備份 48電子檔案利用 49電子檔案統(tǒng)計(jì) 410電子檔案移交與銷毀 5參考文獻(xiàn) 6本文件按照GB/T1.1-2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起本文件由廣東省道路運(yùn)輸協(xié)會(huì)提出并歸口。本文件起草單位：廣東省道路運(yùn)輸協(xié)會(huì)、廣東修煉科技股份有限公司、廣東南粵通客運(yùn)聯(lián)網(wǎng)中心有限公司、廣東紫云平臺(tái)數(shù)據(jù)服務(wù)有限公司、廣州市公共交通集團(tuán)有限公司、廣東省汽車運(yùn)輸集團(tuán)有限公司、潮州市粵運(yùn)汽車運(yùn)輸有限公司、潮州市粵運(yùn)公共交通有限公司、肇慶交投汽車運(yùn)輸有限公司、懷集縣交投城市公共交通有限公司、茂名市交通建設(shè)投資集團(tuán)有限公司、云浮市汽車運(yùn)輸集團(tuán)有限公司、云浮市公共汽車有限公司、廣東粵運(yùn)朗日股份有限公司、陽(yáng)江市粵運(yùn)朗日公共汽車有限公司。本文件主要起草人：王凱強(qiáng)、張真、陽(yáng)志勇、羅淇元、周陸營(yíng)、梁江濤、劉紹文、陳玉敏、方丹蕾、溫高明、歐陽(yáng)君林、翁琳琳、張偉佳、李偉程、李貴練、陳維雄、吳志超、李嘉瑜、陳遠(yuǎn)富、王云堅(jiān)、彭振國(guó)、曾參、陳治國(guó)、高海霞、鐘國(guó)玉、梁芳。本文件為首次發(fā)布。1道路運(yùn)輸領(lǐng)域營(yíng)運(yùn)車輛技術(shù)電子檔案管理規(guī)范本文件規(guī)定了道路運(yùn)輸領(lǐng)域營(yíng)運(yùn)車輛技術(shù)電子檔案的一般要求、電子檔案采集與整理、電子檔案鑒定、電子檔案的存儲(chǔ)與備份、電子檔案利用、電子檔案統(tǒng)計(jì)和電子檔案移交與銷毀。本文件適用于道路運(yùn)輸領(lǐng)域營(yíng)運(yùn)車輛技術(shù)電子檔案（以下簡(jiǎn)稱“電子檔案”）的管理工作。2規(guī)范性引用文件下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的。其中，注日期的引用文件，僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T8226道路運(yùn)輸術(shù)語(yǔ)GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范JT/T1045道路運(yùn)輸企業(yè)車輛技術(shù)管理規(guī)范JT/T1324-2020營(yíng)運(yùn)車輛車路交互信息集3術(shù)語(yǔ)和定義GB/T8226、GB/T18894、JT/T1045、JT/T1324-2020中界定的術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。3.1道路運(yùn)輸企業(yè)roadtransportationenterprise從事道路客貨運(yùn)輸經(jīng)營(yíng)和道路運(yùn)輸相關(guān)業(yè)務(wù)的企業(yè)。[參考GB/T8226-20233.1.3道路運(yùn)輸行業(yè)定義]4一般要求4.1道路運(yùn)輸經(jīng)營(yíng)者是道路運(yùn)輸車輛技術(shù)管理的責(zé)任主體，負(fù)責(zé)做好營(yíng)運(yùn)車輛技術(shù)電子檔案管理工作。4.2電子檔案管理應(yīng)納入企業(yè)信息化建設(shè)規(guī)劃，遵循技術(shù)與管理并重、便于利用和安全可靠的原則。4.3道路運(yùn)輸企業(yè)應(yīng)設(shè)置1名電子檔案管理員，全面負(fù)責(zé)本單位相關(guān)電子檔案的管理工作。電子檔案管理員可由車輛技術(shù)負(fù)責(zé)人或車輛技術(shù)管理人員兼任。4.4電子檔案管理員應(yīng)熟悉《道路運(yùn)輸企業(yè)車輛技術(shù)管理規(guī)范》（JT/T1045）、交通運(yùn)輸部發(fā)布的《道路運(yùn)輸車輛技術(shù)管理規(guī)定》以及本地區(qū)道路運(yùn)輸管理機(jī)構(gòu)發(fā)布的相關(guān)規(guī)定。24.5道路運(yùn)輸企業(yè)應(yīng)對(duì)電子檔案實(shí)施全過(guò)程管理和監(jiān)控,規(guī)范工作程序，確保電子檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性與可用性。4.6道路運(yùn)輸企業(yè)應(yīng)配備必要的信息化基礎(chǔ)設(shè)施和信息安全設(shè)施，保障電子檔案管理系統(tǒng)正常運(yùn)行和信息安全。4.7道路運(yùn)輸企業(yè)應(yīng)與電子檔案管理人員簽訂書面保密協(xié)議。電子檔案管理人員應(yīng)對(duì)電子檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得違規(guī)透露給沒(méi)有權(quán)限的其他人員或機(jī)構(gòu)。5電子檔案采集與整理5.1采集范圍5.1.1凡是營(yíng)運(yùn)車輛技術(shù)管理活動(dòng)過(guò)程中形成的具有重要憑證、依據(jù)和參考價(jià)值的數(shù)據(jù)都應(yīng)屬于電子檔案采集范圍，包括但不僅限于：車輛基本信息、檢測(cè)評(píng)定信息、車輛保險(xiǎn)信息、車輛維護(hù)信息、車輛維修信息、行駛里程信息、車輛主要部件更換信息、交通事故信息、車輛變更信息等。5.1.2車輛基本信息應(yīng)至少包括《道路運(yùn)輸企業(yè)車輛技術(shù)管理規(guī)范》（JT/T1045）中附錄A表A.1“車輛基本信息表”的全部信息，以及如下材料的電子文件（如掃描件或照片等）：a)機(jī)動(dòng)車行駛證；b)道路運(yùn)輸證；c)機(jī)動(dòng)車登記證書；d)機(jī)動(dòng)車整車出廠合格證。5.1.3車輛檢測(cè)評(píng)定信息應(yīng)至少包括《道路運(yùn)輸企業(yè)車輛技術(shù)管理規(guī)范》（JT/T1045）中附錄A表A.2“車輛檢測(cè)和評(píng)定登記表”的全部信息，以及如下材料的電子文件（如掃描件或照片等）：a)機(jī)動(dòng)車安全技術(shù)檢驗(yàn)報(bào)告或道路運(yùn)輸車輛綜合檢驗(yàn)報(bào)告單；b)客車類型等級(jí)評(píng)定表或客車類型等級(jí)復(fù)核表；c)機(jī)動(dòng)車安全技術(shù)檢驗(yàn)報(bào)告；d)環(huán)保檢驗(yàn)報(bào)告（非新能源車提供）；e)壓力容器和罐式專用車輛的罐體檢測(cè)報(bào)告以及安全附件（罐車提供）；f)營(yíng)運(yùn)貨車道路運(yùn)輸通行證。5.1.4車輛保險(xiǎn)信息應(yīng)至少包括保險(xiǎn)公司、險(xiǎn)種、購(gòu)買日期、到期日期、保險(xiǎn)金額以及保險(xiǎn)合同的電子文件。5.1.5車輛維護(hù)信息和車輛維修信息應(yīng)至少包括《道路運(yùn)輸企業(yè)車輛技術(shù)管理規(guī)范》（JT/T1045）中附錄A表A.3“車輛維護(hù)和修理登記表”的全部信息，以及如下材料的電子文件（如掃描件或照片等a)維護(hù)維修結(jié)算單；3b)二級(jí)維護(hù)出廠合格證（二級(jí)維護(hù)提供）；c)機(jī)動(dòng)車維修竣工出廠合格證（維修提供）。d)道路運(yùn)輸車輛綜合檢驗(yàn)報(bào)告單。5.1.6行駛里程信息應(yīng)至少包括車牌號(hào)碼、登記日期、累計(jì)里程。5.1.7車輛主要部件更換信息應(yīng)至少包括《道路運(yùn)輸企業(yè)車輛技術(shù)管理規(guī)范》（JT/T1045）中附錄A表A.4“車輛主要部件更換登記表”的全部信息。5.1.8交通事故信息應(yīng)至少包括車牌號(hào)碼、事故時(shí)間、事故地點(diǎn)、駕駛員、車輛損失情況、結(jié)案情況，以及交通管理部門出具的責(zé)任認(rèn)定書的電子文件（如掃描件或照片等）。5.1.9車輛變更信息應(yīng)至少包括《道路運(yùn)輸企業(yè)車輛技術(shù)管理規(guī)范》（JT/T1045）中附錄A表A.5“車輛變更登記表”的全部信息，以及車輛登記機(jī)關(guān)出具的相關(guān)證明的電子文件（如掃描件或照片等）。5.2采集整理人員車輛技術(shù)負(fù)責(zé)人和車輛技術(shù)管理人員負(fù)責(zé)進(jìn)行電子檔案的采集，并交由電子檔案管理員進(jìn)行檔案的整理錄入。5.3時(shí)間要求5.3.1車輛基本信息應(yīng)在車輛投入使用前采集整理錄入完畢。5.3.2車輛檢測(cè)評(píng)定信息宜在檢測(cè)評(píng)定完成后五個(gè)工作日內(nèi)采集整理錄入完畢。5.3.3維護(hù)信息宜在車輛維護(hù)保養(yǎng)完成后三個(gè)工作日內(nèi)采集整理錄入完畢。5.3.4維修信息和主要部件更換信息宜在車輛維修完成后三個(gè)工作日內(nèi)采集整理錄入完畢。5.3.5行駛里程信息應(yīng)根據(jù)企業(yè)的實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況及時(shí)采集整理錄入。5.3.6交通事故信息應(yīng)在交通事故處理完畢后三個(gè)工作日內(nèi)完成相關(guān)檔案資料的采集整理錄入。5.3.7車輛變更信息宜在車輛登記機(jī)關(guān)完成相關(guān)手續(xù)后三個(gè)工作日內(nèi)采集整理錄入完畢。5.3.8其它電子檔案資料應(yīng)遵循資料形成后第一時(shí)間采集整理錄入的原則。5.4其他要求5.4.1電子檔案應(yīng)按車牌號(hào)碼或VIN(車架)號(hào)進(jìn)行整理，做到一車一檔。5.4.2紙質(zhì)檔案宜電子化形成數(shù)字副本留存。5.4.3電子檔案宜使用常用文件格式，非常用文件格式可在采集時(shí)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換。5.4.4鼓勵(lì)使用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行電子檔案的采集與管理。46電子檔案鑒定6.1電子檔案的鑒定工作由電子檔案管理員負(fù)責(zé)。6.2電子檔案的鑒定工作應(yīng)包括對(duì)電子檔案的真實(shí)性、完整性、有效性、可用性的鑒定。主要包括:a)電子文件及其元數(shù)據(jù)的形成、采集和歸檔符合制度要求；b)電子文件及其元數(shù)據(jù)能一一對(duì)應(yīng),齊全、完整；c)以專有格式歸檔的,專用軟件及其技術(shù)資料齊全、完整；d)加密電子文件已解密；e)電子文件無(wú)病毒,電子文件存儲(chǔ)介質(zhì)無(wú)病毒、無(wú)損傷、可正常使用。6.3進(jìn)行電子檔案鑒定時(shí)，需要?jiǎng)澏ū９芷谙?。電子檔案的保管期限，應(yīng)滿足如下條件：a)檢測(cè)評(píng)定記錄、維護(hù)信息、行駛里程記錄保存期不少于兩年；b)車輛基本信息、維修信息、主要部件更換信息、交通事故信息、車輛變更信息應(yīng)在車輛報(bào)廢或車輛轉(zhuǎn)移、轉(zhuǎn)籍前長(zhǎng)期保存；c)車輛報(bào)廢或車輛轉(zhuǎn)移、轉(zhuǎn)籍后，車輛相關(guān)電子檔案宜保存1年以上。7電子檔案的存儲(chǔ)與備份7.1電子檔案應(yīng)至少在兩個(gè)不同的設(shè)備上存儲(chǔ)，有條件的企業(yè)可增加異地備份。7.2應(yīng)依據(jù)車牌號(hào)/VIN(車架）號(hào)、電子檔案類別，分門別類、集中有序地存儲(chǔ)電子檔案及其組件。7.3在線存儲(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)實(shí)施容錯(cuò)技術(shù)方案,定期掃描、診斷磁盤,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)處置。7.4應(yīng)結(jié)合企業(yè)電子檔案管理和信息化建設(shè)實(shí)際,在確保電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全基礎(chǔ)上,統(tǒng)籌制定電子檔案?jìng)浞莘桨负筒呗?實(shí)施電子檔案數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)等備份管理。8電子檔案利用8.1電子檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)保密規(guī)定。8.2利用者應(yīng)在權(quán)限允許范圍內(nèi)檢索、瀏覽、復(fù)制、下載電子檔案數(shù)據(jù)。8.3企業(yè)應(yīng)根據(jù)當(dāng)?shù)亟煌ㄟ\(yùn)輸管理機(jī)構(gòu)要求，配合其按照職責(zé)權(quán)限對(duì)道路運(yùn)輸車輛技術(shù)管理所進(jìn)行的監(jiān)督檢查。9電子檔案統(tǒng)計(jì)9.1應(yīng)按照檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)要求及本單位實(shí)際需要對(duì)各門類電子檔案情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。9.2可按檔案門類、年度、保管期限、數(shù)量、文件大小、格式等要素,對(duì)電子檔案數(shù)量等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。9.3可按年度、檔案門類、保管期限、數(shù)量、利用人次、利用目的、復(fù)制、下載等要素對(duì)電子檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。9.4鼓勵(lì)企業(yè)充分運(yùn)用電子檔案，定期統(tǒng)計(jì)分析車輛行駛里程、維修費(fèi)用、維護(hù)計(jì)劃執(zhí)行率、車輛完好率、車輛小修頻率、車輛平均技術(shù)等級(jí)等技術(shù)指標(biāo)。10電子檔案移交與銷毀10.1車輛發(fā)生轉(zhuǎn)移、轉(zhuǎn)籍后，鼓勵(lì)隨車移交電子檔案。10.2車輛報(bào)廢、轉(zhuǎn)移、轉(zhuǎn)籍后，且已達(dá)到電子檔案保管期限的，可對(duì)其電子檔案進(jìn)行銷毀。10.3車輛的檢測(cè)評(píng)定記錄、維護(hù)信息、行駛里程記錄達(dá)到保管期限后，企業(yè)可對(duì)相應(yīng)的電子檔案進(jìn)行銷毀。10.4進(jìn)行電子檔案銷毀時(shí)，應(yīng)從所有檔案?jìng)浞葜型戒N毀。10.5所有的銷毀活動(dòng)，應(yīng)按《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894）附錄A表A.4的要求填寫電子檔案銷毀登記表并歸檔保存。6參考文獻(xiàn)[1]GB1589汽車、掛車及汽車列車外廓尺寸、軸荷及質(zhì)量限值[2]GB4785汽車及掛車外部照明和光信號(hào)裝置的安裝規(guī)定[3]GB7258機(jī)動(dòng)車運(yùn)行安全技術(shù)條件[4]GB11567汽車及掛車側(cè)面和后下部防護(hù)要求[5]GB13094客車結(jié)構(gòu)安全要求[6]GB13392道路運(yùn)輸危險(xiǎn)貨物車輛標(biāo)志[7]GB16735道路車輛車輛識(shí)別代號(hào)（VIN）[8]GB/T17676天然氣汽車和液化石油氣汽車標(biāo)志[9]GB18564.1道路運(yùn)輸液體危險(xiǎn)貨物罐式車輛第1部分：金屬常壓罐體技術(shù)要求[10]GB18564.2道路運(yùn)輸液體危險(xiǎn)貨物罐式車輛第2部分：非金屬常壓罐體技術(shù)要求[11]GB/T19056汽車行駛記錄儀[12]GB20300道路運(yùn)輸爆炸品和劇毒化學(xué)品車輛安全技術(shù)條件[13]GB23254貨車及掛車車身反光標(biāo)識(shí)[14]GB24407專用校車安全技術(shù)條件[15]GB25990車輛尾部標(biāo)志板[16]GB/T26765機(jī)動(dòng)車安全技術(shù)檢驗(yàn)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)及聯(lián)網(wǎng)規(guī)范[17]GB/T29194電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求[18]GB34655客車滅火裝備配置要求[19]GB38900