文件與檔案管理辦法及流程規(guī)定

文件與檔案管理辦法及流程規(guī)定TOC\o"1-2"\h\u19934第一章文件與檔案管理的總則 1180071.1目的與適用范圍 142761.2管理原則與職責(zé) 111890第二章文件的分類與編號(hào) 2220512.1文件分類標(biāo)準(zhǔn) 2138252.2文件編號(hào)規(guī)則 217543第三章文件的形成與收集 2137653.1文件形成要求 2220273.2文件收集流程 231209第四章文件的整理與歸檔 277304.1文件整理規(guī)范 2265874.2文件歸檔程序 329891第五章檔案的保管與利用 3102615.1檔案保管條件 3309615.2檔案利用規(guī)定 36931第六章檔案的鑒定與銷毀 3140766.1檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn) 3232996.2檔案銷毀流程 319355第七章檔案的信息化管理 4225187.1信息化建設(shè)要求 4317267.2信息安全保障 419099第八章附則 4117228.1解釋權(quán)與修訂權(quán) 4229848.2生效日期與相關(guān)銜接 4第一章文件與檔案管理的總則1.1目的與適用范圍文件與檔案管理的目的在于保證各類文件和檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，提高文件與檔案的利用效率，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理提供有力的支持。本辦法適用于企業(yè)內(nèi)部各類文件和檔案的管理，包括行政管理文件、業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)文件、人事文件等。1.2管理原則與職責(zé)文件與檔案管理應(yīng)遵循集中統(tǒng)一管理、分類保管、便于利用的原則。企業(yè)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的文件與檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)文件與檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和銷毀等工作。各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)文件的形成、收集和整理工作，并按時(shí)向文件與檔案管理部門(mén)移交。文件與檔案管理部門(mén)的職責(zé)包括制定文件與檔案管理制度、規(guī)范文件與檔案管理流程、監(jiān)督文件與檔案管理工作的執(zhí)行情況等。第二章文件的分類與編號(hào)2.1文件分類標(biāo)準(zhǔn)文件按照內(nèi)容和性質(zhì)分為行政管理類文件、業(yè)務(wù)類文件、財(cái)務(wù)類文件、人事類文件等。行政管理類文件包括企業(yè)的規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、通知公告等；業(yè)務(wù)類文件包括項(xiàng)目合同、業(yè)務(wù)報(bào)告、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等；財(cái)務(wù)類文件包括財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、報(bào)銷憑證等；人事類文件包括員工檔案、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄等。2.2文件編號(hào)規(guī)則文件編號(hào)應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行編制，保證文件編號(hào)的唯一性和可識(shí)別性。文件編號(hào)由部門(mén)代碼、文件類型代碼、年份和流水號(hào)組成。例如，行政管理部門(mén)的一份通知文件，編號(hào)為XZGLTZ2023001，其中XZGL為行政管理部門(mén)代碼，TZ為通知文件類型代碼，2023為年份，001為流水號(hào)。第三章文件的形成與收集3.1文件形成要求文件的形成應(yīng)符合企業(yè)的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)流程要求，內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，格式規(guī)范。文件的起草人應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件內(nèi)容，保證文件的質(zhì)量。文件的審核人應(yīng)嚴(yán)格審核文件的內(nèi)容和格式，保證文件符合企業(yè)的要求。文件的批準(zhǔn)人應(yīng)根據(jù)企業(yè)的授權(quán)，對(duì)文件進(jìn)行批準(zhǔn)。3.2文件收集流程各部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將本部門(mén)形成的文件收集整理后，移交至文件與檔案管理部門(mén)。文件與檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)移交的文件進(jìn)行核對(duì)和驗(yàn)收，保證文件的完整性和準(zhǔn)確性。對(duì)于不符合要求的文件，應(yīng)要求相關(guān)部門(mén)進(jìn)行整改。文件收集完成后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記和歸檔。第四章文件的整理與歸檔4.1文件整理規(guī)范文件整理應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，將同一類文件按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。文件整理時(shí)，應(yīng)去除文件上的金屬物，對(duì)破損的文件進(jìn)行修補(bǔ)，對(duì)大小不一的文件進(jìn)行折疊或裝訂。文件整理完成后，應(yīng)填寫(xiě)文件目錄，注明文件的編號(hào)、標(biāo)題、日期、頁(yè)數(shù)等信息。4.2文件歸檔程序文件歸檔應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和程序進(jìn)行。文件與檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)文件的分類和編號(hào)，將整理好的文件存入相應(yīng)的檔案盒中，并在檔案盒上注明檔案的類別、編號(hào)、起止時(shí)間等信息。歸檔完成后，應(yīng)及時(shí)更新檔案目錄，保證檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。第五章檔案的保管與利用5.1檔案保管條件檔案保管應(yīng)具備良好的保管條件，包括專用的檔案庫(kù)房、檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。檔案庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，定期進(jìn)行通風(fēng)和清潔。檔案柜應(yīng)按照檔案的分類和編號(hào)進(jìn)行排列，便于查找和利用。5.2檔案利用規(guī)定檔案的利用應(yīng)遵循嚴(yán)格的規(guī)定。內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。外部單位查閱檔案時(shí)，需提供相關(guān)證明材料，并經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。檔案利用者應(yīng)遵守檔案管理的規(guī)定，不得損壞、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。第六章檔案的鑒定與銷毀6.1檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限和價(jià)值進(jìn)行。保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。檔案的價(jià)值應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、形式、來(lái)源等因素進(jìn)行評(píng)估。對(duì)于超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)進(jìn)行銷毀處理。6.2檔案銷毀流程檔案銷毀應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行。檔案管理部門(mén)應(yīng)提出銷毀申請(qǐng)，填寫(xiě)檔案銷毀清單，注明檔案的編號(hào)、標(biāo)題、起止時(shí)間、銷毀原因等信息。銷毀申請(qǐng)經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)和相關(guān)部門(mén)共同組成銷毀小組，對(duì)檔案進(jìn)行銷毀處理。銷毀處理應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式，保證檔案信息的徹底銷毀。銷毀完成后，應(yīng)填寫(xiě)銷毀記錄，并存檔備查。第七章檔案的信息化管理7.1信息化建設(shè)要求企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、借閱管理等功能，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。檔案信息化建設(shè)應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，保證檔案信息的安全和保密。7.2信息安全保障企業(yè)應(yīng)采取有效的信息安全保障措施，防止檔案信息的泄露、丟失和損壞。檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)和操作檔案信息。企業(yè)應(yīng)定期對(duì)檔案信息進(jìn)行備份，防止因系統(tǒng)故障或其他原因?qū)е聶n案信息丟失。同時(shí)企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)員工的信息安全教育，提高員工的信息安全意識(shí)。第八章附則8.1解釋權(quán)與修訂權(quán)本辦法的解釋權(quán)歸企業(yè)文