長沙金鏤機械科技有限公司往來賬款管理優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設(shè)計目錄TOC\o"1-3"\h\u1公司簡介 長沙金鏤機械科技有限公司往來賬款管理優(yōu)化設(shè)計1公司簡介長沙金鏤機械科技有限公司成立于2012年12月5日,公司注冊地址位于湖南省長沙市經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)。經(jīng)營范圍主要包括模具、其他家具的制造；通用機械設(shè)備、專用設(shè)備的銷售；I類醫(yī)療機械的研發(fā)、制造及銷售，汽車零部件及配件制造。公司由總經(jīng)辦、市場部、人事行政部、采購部、財務(wù)部、技術(shù)部、工藝部、生產(chǎn)部、營銷二部等9個部門組成。公司組織結(jié)構(gòu)如下圖所示。圖1公司組織結(jié)構(gòu)圖2公司往來賬款管理存在的主要問題2.1往來賬款內(nèi)部監(jiān)督不到位長沙金鏤機械科技有限公司往來賬款內(nèi)部缺乏有效監(jiān)督。公司在整個內(nèi)部監(jiān)督的過程中，公司的內(nèi)部審計很少將內(nèi)部監(jiān)督作為經(jīng)常性項目，導致往來賬款的檢測力度不夠、往來賬款存量過多，相關(guān)負責人既沒有與債務(wù)人及時進行賬目核對，也沒有與債權(quán)人及時進行對賬；公司存在新官不會理舊賬的情況，形成大量往來賬款，對于超齡的往來賬沒有及時處理，監(jiān)督審計執(zhí)行的責任機制及評價機制不完善，未對往來賬款內(nèi)部監(jiān)督的審計給予足夠重視。此外，公司會計電算化水平低，對內(nèi)部監(jiān)督部門檢驗員的能力提出了較高要求，一定程度上制約了往來賬款內(nèi)部監(jiān)督的執(zhí)行。另外，長沙金鏤機械科技有限公司在績效評價制度與員工激勵制度方面存在很大問題。獎懲制度不健全，員工缺乏參與往來賬款內(nèi)部監(jiān)督的熱情，且關(guān)于人員晉升的規(guī)定不明確，工作成果認可度不高、工作標準難以衡量，員工及管理層沒有執(zhí)行往來賬款內(nèi)部監(jiān)督的動力，導致工作熱情不高。2.2往來賬款內(nèi)外部信息溝通不暢長沙金鏤機械科技有限公司在往來賬款管理中始終受三個內(nèi)部信息溝通問題制約：第一，公司業(yè)務(wù)部門未貫徹執(zhí)行臺賬管理，財務(wù)部門沒有建立對業(yè)務(wù)部門實施往來賬款臺賬管理的考核機制，且業(yè)務(wù)部門主動管理的觀念薄弱，兩個部門按照自身想法對往來賬款臺賬進行手工管理，信息共享存在很大困難；第二，公司財務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門之間沒有做好信息反饋工作，財務(wù)部門每年都會一如既往地將整理好的往來賬款清單反饋給業(yè)務(wù)部門，但業(yè)務(wù)部門只對相關(guān)指標進行重點關(guān)注和排查，對于那些未到清理期限的賬款，由于數(shù)量龐大且缺少考核壓力，導致核對的主動性不高；第三，公司人員信息變動不暢通，財務(wù)、業(yè)務(wù)兩個部門無法及時獲取對方的人員變動信息，尤其是關(guān)鍵崗位，有時甚至是一種保密狀態(tài)，工作交接不透明，導致各部門責任不明。除了內(nèi)部溝通不暢外，公司也沒有健全的外部信息溝通制度。供應(yīng)商、客戶和公司的三方信息核對機制雖然實現(xiàn)了往來賬款信息公開透明，幫助往來賬款信息朝著精確化方向發(fā)展，但是實際執(zhí)行過程中供應(yīng)商與業(yè)務(wù)部門常出現(xiàn)一對多的情形，只有在年末財務(wù)部門與大客戶進行詢證函核對并發(fā)現(xiàn)錯誤后，才會組織各業(yè)務(wù)部門調(diào)查原因，這樣導致各各業(yè)務(wù)部門平時不會認真核對詢證函。2.3往來賬款管理的基礎(chǔ)工作薄弱金鏤機械科技有限公司的財務(wù)人員在會計核算的規(guī)范性上存在問題，檢查公司會計核算科目時，發(fā)現(xiàn)會計核算科目的正確率不超過96%。會計核算的正確性還包括正確及時地清賬，公司清賬不及時、不準確，比如供應(yīng)商或客戶款項已支或已付，卻沒有及時清賬，或是清賬主體混淆，導致信息失真，讓公司面臨多次支付的風險。公司自始至終未建立針對完善往來賬款的管理制度。雖然公司發(fā)布過關(guān)于加強往來賬款管理的一些通知，但是這些通知過于抽象，對于流程的描述過于粗放，與不斷變化的業(yè)務(wù)環(huán)境背道而馳，在實際操作中效果不樂觀。業(yè)務(wù)部門存在應(yīng)付式完成工作的現(xiàn)象，缺少工作的嚴謹與細致，致使往來賬款的管理效果不佳。財務(wù)崗位責任制度要詳細描述企業(yè)業(yè)務(wù)的處置流程、權(quán)責分配和操作規(guī)范，也要制定針對往來賬款管理的崗位說明書，而金鏤科技目前缺乏該制度，導致問題頻發(fā)。其中一個問題是：某些崗位員工在工作工程中按照自己的意愿任意處置，破壞廉潔公正的風氣；另一個問題是：金鏤科技由于缺失該制度，工作質(zhì)量欠佳，工作結(jié)果難以預測，審計風險因素增加。3公司往來賬款管理優(yōu)化設(shè)計3.1強化往來賬款的內(nèi)部監(jiān)督針對金鏤機械科技有限公司往來賬款內(nèi)部監(jiān)督不到位的問題，必須強化公司往來賬款的內(nèi)部監(jiān)督。首先，針對往來賬款必須構(gòu)建指標分析體系，這一體系既能檢測往來賬款存量信息，又能預測往來賬款未來變化。具體如下圖所示。圖2往來賬款指標分析體系圖內(nèi)部審計部門需要根據(jù)公司實際情況更好地發(fā)揮審計職責，規(guī)范公司內(nèi)部審計的責任機制和評價機制，根據(jù)往來賬款指標分析體系，財務(wù)部門和審計部門定期對公司往來賬款進行分析和審計，各自完成本職工作。其次，為了在最快的時間內(nèi)處理往來賬款，必須根據(jù)上面提到的指標體系對賬齡超過一至三年的款項進行通告。往來賬款的管理過程中所需要的核心數(shù)據(jù)如考核點、報表等都可以直接從公司的數(shù)據(jù)中心獲得。對管理成效優(yōu)異的部門和消極懈怠的部門分別生成相關(guān)數(shù)據(jù)，進行褒獎或懲罰。除此之外，公司可以借助柱形圖這一直觀的工具，對公司的超齡統(tǒng)計分析和整改信息進行展示，以此來反映往來賬款的詳細信息。具體如下圖所示。圖3往來賬款超齡統(tǒng)計分析圖最后，公司必須根據(jù)自身條件建立一套完整的績效評價制度與員工激勵制度。各個部門的績效應(yīng)該與其薪酬緊密相連，往來賬款的管理過程要明確和細化，并且根據(jù)細化的管理過程制定出與之相對應(yīng)的詳細考核標準，各部門各環(huán)節(jié)落實好責任。尤其是在關(guān)鍵領(lǐng)域，更要下定決心下足功夫，可以引入債權(quán)債務(wù)考核機制及考核辦法，具體如下圖所示，以文件形式下發(fā)基本評分內(nèi)容，利用“重要性比較矩陣”分析法對各評分項的合理性展開分析，對各大業(yè)務(wù)部門往來款項的管理情況以三個月為周期進行通報，進行績效反饋結(jié)果并運用到實際工作中。財務(wù)部門部門績效考核考核指標 業(yè)務(wù)部門員工績效考核考核結(jié)果與工資掛鉤 細化往來賬款管理環(huán)節(jié)輔助臺賬管理情況績效考核管理考核機制逾期分析情況應(yīng)收款項催收回收情況績效反饋面談考核方法設(shè)定基本評分內(nèi)容采用“重要性比較矩陣”圖4績效考核管理3.2加強往來賬款的信息與溝通管理3.2.1開發(fā)往來賬款管理的集成平臺針對金鏤機械科技有限公司信息化水平較低的情況，加強信息技術(shù)的同時也要進一步推進公司信息系統(tǒng)集成的深化應(yīng)用?？梢蚤_發(fā)如下圖所示的“往來賬款管理中心”，打通信息壁壘，實現(xiàn)臺賬查詢、報告往來賬款、發(fā)送信息預警和報表一鍵生成等的自動化功能，促進自動化水平提高。往來賬款管理中心能實現(xiàn)往來賬款臺賬信息共享，短信能推送長期掛賬信息，經(jīng)辦人員崗位輪換移交的功能也能實現(xiàn)。集成中心具備功能：信息共享、推送信息、崗位輪換等。 短信發(fā)送 待辦事項 預警信息清單 部門往來賬款臺賬查詢 財務(wù)人員查詢往來賬款 往來賬款移交 負責人員查詢部門往來賬款往來賬款管理中心 審批人員查詢部門往來賬款 往來賬款專項報表 往來賬款查詢 往來賬款報告 詢證函打印 其他 責任人批量修改圖5往來賬款管理中心結(jié)構(gòu)圖3.2.2健全反饋機制與工作交接機制金鏤機械科技有限公司往來賬款的反饋機制不完善，各部門之間應(yīng)該密切合作，財務(wù)部門應(yīng)第一時間將應(yīng)收應(yīng)付余額、賬齡、風險分析等信息反饋給業(yè)務(wù)部門，將出現(xiàn)的問題及時報告給上級，提出風險分析報告和解決方案，對于數(shù)量龐大并且未到清理期限的未清理記錄，業(yè)務(wù)部門要主動與外部單位進行核實和確認，提高工作積極性。公司應(yīng)沖破傳統(tǒng)往來賬款管理制度的約束，內(nèi)部要建立健全的工作交接機制，加強各崗位責任的分工，往來賬款管理誰辦理就由誰負責到底，債務(wù)催收交給業(yè)務(wù)部，相關(guān)部門做好應(yīng)收賬款壞賬評估工作，以便計提壞賬準備和核銷壞賬。3.2.3自動生成詢證函金鏤機械科技有限公司往來單位往往涉及多個部門，為減輕財務(wù)部發(fā)送詢證函的壓力，可以在往來賬款管理中心設(shè)置詢證函自動打印功能，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員可以使用該功能一鍵生成符合要求的詢證函，這一措施方便往來單位和業(yè)務(wù)部門直接溝通，大大提高了工作效率，有利于加強往來賬款的信息與溝通管理。圖6自動生成詢證函3.3規(guī)范往來賬款業(yè)務(wù)管理金鏤機械科技有限公司為規(guī)避財務(wù)風險，保證經(jīng)營資金良性運轉(zhuǎn)，首先公司要規(guī)范往來賬款明細科目的使用，對任何往來賬款的用途和去向了然于胸，提高往來賬款的核算水平。其次，往來款做賬人必須是清賬人，落實清賬責任。發(fā)生往來賬款賬務(wù)處理后，財務(wù)人員要用帶清賬的處理方式進行準確記賬，如果不是集成業(yè)務(wù)產(chǎn)生的憑證，要規(guī)范財務(wù)人員及時進行手工記賬。最后，業(yè)務(wù)部門可以設(shè)置預付款的備查賬，做好付款環(huán)節(jié)的后續(xù)工作，公司支付掛賬預付款的應(yīng)付賬款時，就可以根據(jù)備查賬直接扣除預付款，與此同時，業(yè)務(wù)部在提交付款申請時對于是否存在預付款要進行備注才能提交申請。公司還需細化往來賬款管理要求，適應(yīng)業(yè)務(wù)環(huán)境的變化，嚴格打擊業(yè)務(wù)部門任務(wù)式完成工作的現(xiàn)象。比如細化應(yīng)付賬款管理，合同規(guī)定建設(shè)廠房、采購原料等需要提供預付款保函的，必須保證金額一致且收到保函后才可入賬。又比如細化應(yīng)收票據(jù)的管理，與銀行簽訂服務(wù)協(xié)議，像銀行承兌匯票之類的采取銀行托管模式加強管理，降低票據(jù)保管過程中有可能出現(xiàn)的安全隱患。公司要和同行先進單位進行交流學習以獲取管理經(jīng)驗，從操作說明、操作規(guī)范等方面制定往來賬款管理崗位作業(yè)指導書，按照如下圖所示的檢查流程，月末以自查的方式來確認往來賬款是否及時清賬、科目是否混淆使用、余額是否異常等情況；此外，往來賬款管理崗位作業(yè)指導書應(yīng)以文字的形式記載財務(wù)操作流程的注意事項和操作規(guī)范，供財務(wù)人員參考，提高公司會計核算的規(guī)范性。圖7往來賬款規(guī)范性檢查流程圖4評價長沙金鏤機械科技有限公司往來賬款管理優(yōu)化設(shè)計，根據(jù)公司在內(nèi)部監(jiān)督、內(nèi)外部信息溝通和往來賬款管理的基礎(chǔ)工作等有所欠缺的方面，提出了一系列優(yōu)化設(shè)計。通過強化公司往來賬款的內(nèi)部監(jiān)督，提高了公司內(nèi)部預警和監(jiān)督能力，激發(fā)了員工的工作熱情，使公司中“人”的地位大大提高。為了彌補信息溝通中的不足，提出了開發(fā)管理集成平臺和詢證函的自動生成，提高信息反饋速度，更新信息傳播手段，加強了財務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門之間的溝通和合作。規(guī)范往來賬款業(yè)務(wù)管理，不僅促使財務(wù)人員提高會計核算的規(guī)范性，還利于健全往來賬款的管理制度和財務(wù)崗位責任制度，使得公司在瞬息萬變的復雜環(huán)境中提高適應(yīng)能力，提高財務(wù)人員的責任意識。借助于這些優(yōu)化