長(zhǎng)沙零食很忙（青山店）財(cái)務(wù)收支審批流程設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)長(zhǎng)沙零食很忙（青山店）財(cái)務(wù)收支審批流程設(shè)計(jì)1零食很忙（青山店）簡(jiǎn)介零食很忙（青山店）屬于長(zhǎng)沙零食很忙有限公司旗下的一家分店，該分店于2017年在青山鎮(zhèn)開(kāi)業(yè)。該公司一直堅(jiān)持“物美價(jià)廉、高品質(zhì)、健康綠色”的經(jīng)營(yíng)理念，為廣大消費(fèi)者提供多款美味的零食產(chǎn)品，因此也受到了眾多消費(fèi)者的喜愛(ài)。零食很忙的食品種類是非常豐富的，有近1000種零食單品，除了基礎(chǔ)的小零食之外，店內(nèi)還主營(yíng)豆干、奶茶、果汁、餅干、堅(jiān)果等各種食品，產(chǎn)品競(jìng)爭(zhēng)力較大。零食很忙的產(chǎn)品既能滿足人們的休閑娛樂(lè)需求，又能為人體提供營(yíng)養(yǎng)，老少皆宜，不僅深受消費(fèi)者的喜愛(ài)，而且引起了很多投資者的關(guān)注。門店的工作人員主要有：一名店長(zhǎng)，負(fù)責(zé)門店的日常經(jīng)營(yíng)管理，一名會(huì)計(jì)和兩名收銀員，負(fù)責(zé)門店日常的收支工作跟營(yíng)業(yè)結(jié)束后的對(duì)賬工作，一名倉(cāng)儲(chǔ)員兼出納，負(fù)責(zé)門店倉(cāng)庫(kù)的存貨管理工作，一名采購(gòu)員，負(fù)責(zé)門店的食品采購(gòu)工作。零食很忙（青山店）組織結(jié)構(gòu)圖具體如下圖1-1所示：圖1-1長(zhǎng)沙零食很忙（青山店）組織結(jié)構(gòu)圖2零食很忙（青山店）財(cái)務(wù)收支現(xiàn)狀零食很忙（青山店）自從門店開(kāi)業(yè)以來(lái)，由于該品牌門店一直堅(jiān)持“物美價(jià)廉”、高品質(zhì)的經(jīng)營(yíng)理念，吸引著一大批的顧客，由表2-1可知，門店的利潤(rùn)每年都在增長(zhǎng)，但增長(zhǎng)幅度較小。近四年的財(cái)務(wù)收支情況見(jiàn)下表：表2-1零食很忙（青山店）近三年收支情況年份收入（萬(wàn)元）成本（萬(wàn)元）利潤(rùn)（萬(wàn)元）2017年235152272018年264171372019年290188462020年320208563零食很忙（青山店）財(cái)務(wù)收支審批存在的問(wèn)題3.1現(xiàn)金收支管理不到位零食很忙（青山店）屬于食品零售店，采購(gòu)人員經(jīng)常會(huì)隨身攜帶現(xiàn)金外出采購(gòu)食品。比如保質(zhì)期很短的面包、鮮牛奶等等一些新鮮食品，必須在當(dāng)天進(jìn)行采購(gòu)，而食品的供應(yīng)商要求必須是現(xiàn)金結(jié)算，否則不供應(yīng)食品，由于該門店沒(méi)有一個(gè)健全完善的現(xiàn)金管理制度，采購(gòu)員攜帶的備用金與門店的營(yíng)業(yè)收入沒(méi)有實(shí)行分開(kāi)管理，所以容易會(huì)造成營(yíng)業(yè)收入不符（坐支現(xiàn)金）的現(xiàn)象；其次，由于支付的主要方式為現(xiàn)金，收銀員將每天的營(yíng)業(yè)收入所得放至收銀臺(tái)，沒(méi)有及時(shí)送存開(kāi)戶銀行，導(dǎo)致備用金的支出會(huì)與營(yíng)業(yè)收入的資金混淆，而且采購(gòu)員外出采購(gòu)貨品的現(xiàn)金支付也直接是從收銀員的收銀臺(tái)里臨時(shí)拿出來(lái)的，會(huì)特別容易出現(xiàn)賬實(shí)不符的問(wèn)題。最后，該門店也存在收銀員的工作經(jīng)驗(yàn)不足的問(wèn)題，出現(xiàn)多收或者少收了現(xiàn)金的情況，又或者是收銀時(shí)驗(yàn)鈔機(jī)出現(xiàn)故障導(dǎo)致驗(yàn)鈔錯(cuò)誤，收到假幣，最后導(dǎo)致了在當(dāng)日營(yíng)業(yè)結(jié)束后與會(huì)計(jì)出現(xiàn)營(yíng)業(yè)額賬實(shí)不符的情況。3.2存貨積壓過(guò)多，占用大量資金2020年年底，我在該店實(shí)習(xí)了一個(gè)月，發(fā)現(xiàn)存在食品積壓過(guò)多，比如蔓越莓沙琪瑪按照往常的銷售量預(yù)計(jì)3個(gè)月才能銷完，而且保質(zhì)期較短。2020年12月部分存貨積壓如下表：商品名稱入庫(kù)（箱）出庫(kù)（箱）積壓數(shù)量占用資金（元）奶酪起司蛋糕3812269880衛(wèi)龍辣條61342710530蔓越莓沙琪瑪3512238050麻辣豬肉脯40162415600甜甜圈3820186660藍(lán)莓奶酪片47252211220印尼威化餅干3018124680秘制豆腐干4629176800黑加侖葡萄干42182421600話梅3013177310合計(jì)102330表3-1截止到2020年12月存貨積壓情況表上表可見(jiàn)，每一種食品都會(huì)存在入庫(kù)數(shù)量大于出庫(kù)數(shù)量的情況，導(dǎo)致每種食品都會(huì)產(chǎn)生庫(kù)存積壓，積壓數(shù)量十幾、二十箱不等，占用的資金也達(dá)到了十萬(wàn)余元。造成存貨大量積壓的原因大致可以分為三點(diǎn)：第一點(diǎn)，門店的采購(gòu)員在每次進(jìn)貨過(guò)程中，事先沒(méi)有及時(shí)了解門店的銷售及存貨情況，致使每次的商品進(jìn)貨都沒(méi)有根據(jù)實(shí)際情況來(lái)實(shí)行；第二點(diǎn)，由于采購(gòu)人員和店長(zhǎng)缺乏對(duì)于市場(chǎng)銷量行情的一個(gè)調(diào)查，導(dǎo)致當(dāng)市場(chǎng)上出現(xiàn)了銷量更好的新型食品的時(shí)候，門店沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行進(jìn)貨，從而導(dǎo)致沒(méi)有迎合市場(chǎng)的需求，顧客會(huì)有一定數(shù)量的削減，銷售量也會(huì)降低，最終囤積在倉(cāng)庫(kù)的商品越來(lái)越多，最后導(dǎo)致了食品的積壓；第三點(diǎn)，零食行業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)愈發(fā)激烈，不管是零食種類、口味，還是宣傳手段不如同行業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)者，都會(huì)導(dǎo)致自身在該行業(yè)的市場(chǎng)占有率降低，顧客的流量減少，這些因素都會(huì)造成存貨的積壓。大量的存貨積壓，勢(shì)必會(huì)造成資金的占有率升高，而且毫無(wú)根據(jù)的大量采購(gòu)，只會(huì)導(dǎo)致商品賣不出去，存貨大量囤積在倉(cāng)庫(kù)，最終一定會(huì)對(duì)門店的利潤(rùn)造成不利影響。4零食很忙（青山店）財(cái)務(wù)收支審批流程設(shè)計(jì)針對(duì)零食很忙（青山店）的現(xiàn)金管理不健全，存貨積壓過(guò)多兩個(gè)問(wèn)題，我認(rèn)為應(yīng)遵循全面控制和重點(diǎn)控制相結(jié)合原則、事前審批和事后審批相結(jié)合、不相容職責(zé)劃分的原則、科學(xué)性和實(shí)用性相結(jié)合原則來(lái)設(shè)計(jì)相關(guān)的審批流程。一是加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)金的管理，減小資金使用不合理的風(fēng)險(xiǎn)：二是要完善采購(gòu)審批流程，降低采購(gòu)不當(dāng)帶來(lái)的存貨積壓?jiǎn)栴}。4.1現(xiàn)金收支審批流程設(shè)計(jì)針對(duì)零食很忙（青山店）存在坐支現(xiàn)金的情況，我們需要合理規(guī)范地使用現(xiàn)金，對(duì)銷售收入和支出的情況進(jìn)行分開(kāi)管理。然后，每天需要將營(yíng)業(yè)收入存入銀行，收銀臺(tái)只需準(zhǔn)備一定數(shù)額的找零備用金；加強(qiáng)對(duì)于門店收銀的監(jiān)管，降低收到假幣的情況以及規(guī)范收銀員的行為。4.1.1合理使用備用金及完善費(fèi)用付款審批流程（1）對(duì)備用金實(shí)行分級(jí)限額管理備用金的使用范圍：現(xiàn)金的找零、以備不時(shí)之需。經(jīng)過(guò)網(wǎng)上搜尋資料以及與收銀員溝通，門店的備用金都控制在2000元左右。我們需要將2000元的備用金進(jìn)行分級(jí)限額使用，具體情況見(jiàn)下表4-1：

表4-1備用金限額表金額（元）使用地方600用于日常營(yíng)業(yè)的找零1400以備不時(shí)之需，門店其他費(fèi)用的支出（2）費(fèi)用付款審批流程相關(guān)人員填寫付款申請(qǐng)單會(huì)計(jì)填寫報(bào)賬單相關(guān)人員填寫付款申請(qǐng)單會(huì)計(jì)填寫報(bào)賬單店長(zhǎng)審批出納付款圖4-1費(fèi)用付款審批流程圖（3）提供新的支付方式第一：在門店收銀臺(tái)前設(shè)置新的支付手段，為顧客提供多種付款方式；第二：在采購(gòu)員外出進(jìn)行商品采購(gòu)時(shí)，盡量避免使用現(xiàn)金支付，應(yīng)多采用第三方電子支付手段。4.1.2實(shí)行收支分管法會(huì)計(jì)將會(huì)計(jì)將每天的營(yíng)業(yè)所得資金繳存至開(kāi)戶銀行會(huì)計(jì)將每天剩余的費(fèi)用存進(jìn)收銀臺(tái)并做好對(duì)賬工作會(huì)計(jì)繪制好日?qǐng)?bào)表日?qǐng)?bào)表交給店長(zhǎng)審核圖4-2收支管理圖4.1.3加強(qiáng)門店的監(jiān)管力度首先，針對(duì)門店出現(xiàn)的收銀員工作經(jīng)驗(yàn)不足、現(xiàn)金出現(xiàn)假鈔問(wèn)題。首先，需要在入職工作前提交工作簡(jiǎn)歷，確保之前從事過(guò)類似行業(yè)。轉(zhuǎn)正之前，店長(zhǎng)還應(yīng)對(duì)其設(shè)置半個(gè)月的實(shí)習(xí)期，確保能熟練掌握該工作，也是對(duì)其工作簡(jiǎn)歷的一個(gè)重新鑒定，在實(shí)習(xí)期間還應(yīng)該對(duì)收銀員進(jìn)行行業(yè)品德素質(zhì)教育，確保其在工作期間避免出現(xiàn)貪污資金等違反行業(yè)道德的行為；其次，定期檢查驗(yàn)鈔機(jī)的損壞程度，并且準(zhǔn)備一到兩臺(tái)備用的驗(yàn)鈔機(jī)，以備不時(shí)之需；最后，在門店里面和外面裝4到5個(gè)攝像頭，防止出現(xiàn)顧客的偷盜行為。4.2完善采購(gòu)審批流程4.2.1事前完善采購(gòu)計(jì)劃的審批倉(cāng)儲(chǔ)部填寫倉(cāng)儲(chǔ)商品單據(jù)采購(gòu)員填寫采購(gòu)申請(qǐng)單2000元倉(cāng)儲(chǔ)部填寫倉(cāng)儲(chǔ)商品單據(jù)采購(gòu)員填寫采購(gòu)申請(qǐng)單2000元以下的會(huì)計(jì)審核超過(guò)2000元店長(zhǎng)審批圖4-3采購(gòu)計(jì)劃審批流程圖4.2.2事中完善采購(gòu)合同審批流程采購(gòu)人員根據(jù)店長(zhǎng)審批后的申請(qǐng)單，進(jìn)入商品供應(yīng)市場(chǎng)進(jìn)行審批采購(gòu)，采購(gòu)商品前要充分做好食品分析與市場(chǎng)需求分析，以此來(lái)選擇合適的供應(yīng)商，保證這些新采購(gòu)的食品在質(zhì)量、新穎度等方面能迎合顧客現(xiàn)時(shí)需求，從而提高銷售量，有效減少存貨積壓，減少資金的占用。選好供應(yīng)商后，起草合同，交由會(huì)計(jì)審核簽字，再由店長(zhǎng)審批，雙方簽訂合同，出納付款。該流程圖見(jiàn)4-4：采購(gòu)員采購(gòu)員選擇供應(yīng)商起草合同會(huì)計(jì)審核簽字店長(zhǎng)審批簽訂合同出納付款圖4-4采購(gòu)合同審批流程圖4.2.3事后加大銷售力度，降低庫(kù)存產(chǎn)品：引進(jìn)高品質(zhì)、新穎食品渠道：產(chǎn)品：引進(jìn)高品質(zhì)、新穎食品渠道：積極向外宣傳門店，通過(guò)發(fā)傳單等方式提高知名度價(jià)格：合理定價(jià)，要讓每樣食品價(jià)格都能被顧客所接受促銷：節(jié)假日買一送一；提供滿減活動(dòng)；限時(shí)銷售折讓；特定食品可以免費(fèi)試吃圖4-5商品4P營(yíng)銷模式5小結(jié)零食很忙（青山店）在現(xiàn)階段財(cái)務(wù)收支主要存在兩個(gè)問(wèn)題：一是現(xiàn)金收支管理不到位，備用金與門店的營(yíng)業(yè)所得的現(xiàn)金沒(méi)有實(shí)行分開(kāi)管理；二是存貨積壓過(guò)多，導(dǎo)致占用的資金較大。針對(duì)以上出現(xiàn)的兩個(gè)主要問(wèn)題，我們應(yīng)該從以下方面來(lái)進(jìn)行完善：現(xiàn)金收支上，要合理的使用備用金、完善費(fèi)用付款的審批流程、實(shí)行收支分管法、加強(qiáng)門店現(xiàn)金的監(jiān)管力度；存貨管理方面，事前要完善好采購(gòu)計(jì)劃審批流程，事中完善采購(gòu)合同的審批流程，事后要對(duì)加大銷售力度，降低庫(kù)存量。通過(guò)兩個(gè)流程的優(yōu)化設(shè)計(jì)，將改進(jìn)門店收支管理不到位以及存貨積壓過(guò)多的情況，使該門店的財(cái)務(wù)收支管理工作更加規(guī)范化、合理化、系統(tǒng)化，從而實(shí)現(xiàn)提高門店?duì)I運(yùn)能力的目標(biāo)。參考資料[1]劉峰.關(guān)于連鎖超市存貨內(nèi)