長沙市都市花鄉(xiāng)花卉有限公司會計電算化采購業(yè)務一體化流程設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計目錄1 長沙市都市花鄉(xiāng)花卉有限公司簡介 長沙市都市花鄉(xiāng)花卉有限公司會計電算化采購業(yè)務一體化流程設計長沙市都市花鄉(xiāng)花卉有限公司簡介長沙市都市花鄉(xiāng)花卉有限公司在2010年5月成立，擁有100萬元人民幣注冊資本，屬于批發(fā)零售等相關行業(yè)。公司從事的業(yè)務范圍主要包括互聯(lián)網(wǎng)銷售園林綠化草種相關農(nóng)產(chǎn)品以及禮品鮮花、花盆栽培植物、工藝品的零售；在會議、展覽場所布置盆栽相關服務；在相關分支機構進行園林綠化草種生產(chǎn)；拓展出租花卉服務；對園林綠化工程進行施工；自行經(jīng)營花卉品牌和代理進出口的各類商品及技術等，其中不包括國家禁止進出口的商品、技術以及國家限定公司經(jīng)營的商品。圖1長沙市都市花鄉(xiāng)花卉有限公司長沙市都市花鄉(xiāng)花卉有限公司會計電算化軟件介紹近幾年來，隨著國家的社會經(jīng)濟發(fā)展得越來越快，很多的公司對會計這個崗位也越來越看重，會計主要的工作內容包括對公司所有相關的數(shù)據(jù)資料進行歸納儲存、經(jīng)濟業(yè)務的核算、數(shù)據(jù)處理的方法等。在會計發(fā)展的同時，如果想要不斷拓展公司會計數(shù)據(jù)領域，進行公司在人員、貨物、財產(chǎn)、設備、成本等方面的管控，需要將會計電算化應用到公司的各個崗位。會計電算化系統(tǒng)操作主要是以計算機為媒介將公司的信息技術應用在會計工作上，來提高公司的工作效率。長沙市都市花鄉(xiāng)花卉有限公司會計電算化中的主要業(yè)務模塊之一是采購業(yè)務模塊，該公司運用了用友財務軟件U8V10.1版本來處理采購管理模塊工作，因而，本篇設計作品主要研究的是長沙市都市花鄉(xiāng)花卉有限公司采購業(yè)務模塊。長沙市都市花鄉(xiāng)花卉有限公司會計電算化采購業(yè)務管理模塊原流程會計電算化采購業(yè)務模塊的含義會計電算化財務軟件主要是運用采購管理系統(tǒng)對普通采購業(yè)務、退貨業(yè)務、暫估業(yè)務、采購過程中發(fā)生的費用和短缺毀損情況等進行處理，完成相關采購業(yè)務憑證的填制和審核，及時進行采購結算。在公司實習期間，發(fā)現(xiàn)在使用會計電算化軟件時，采購管理模塊的業(yè)務操作非常地復雜，經(jīng)濟業(yè)務往來也比較頻繁，常常容易忘記一些步驟，可能是沒有一個比較清晰的思路。采購過程中，需要注意采購訂單到出庫單錄入的整個步驟，采購合同錄入的訂單是可以自動生成的。在操作次數(shù)越來越多后，我也逐漸對公司經(jīng)濟業(yè)務的特點有了一定的了解，掌握了每個步驟所涉及的相關經(jīng)濟業(yè)務內容，自己的工作效率和質量也越來越高。圖2采購業(yè)務類型分類流程圖長沙市都市花鄉(xiāng)花卉有限公司采購管理模塊原流程長沙市都市花鄉(xiāng)花卉有限公司采購管理模塊經(jīng)濟業(yè)務是從采購部進行采購匯總到貨物入庫的一個基本流程。這個基本流程主要涉及會計電算化原材料現(xiàn)購業(yè)務和原材料賒購業(yè)務。在現(xiàn)購業(yè)務中需要先由物資使用部門材料員向采購部采購員進行內部請購，由請購員進行請購匯總并且簽訂采購合同并填寫好請購單生成采購訂單。同時，采購員通知相關人員驗收貨物，填制好到貨單，進行采購結算、驗收發(fā)票最后填寫好采購發(fā)票以及采購結算單，在領導審批后簽發(fā)支票，支付貨款；在倉庫庫管員驗收入庫后，庫管員填寫好入庫單，再由財務部編制采購成本確認憑證，最后對填制的憑證進行審核記賬。圖3原材料現(xiàn)購業(yè)務流程圖在賒購業(yè)務中，采購部門也需要采購員進行請購匯總，填寫請購單生成采購訂單；收到貨物后，采購員根據(jù)采購訂單生成到貨單，再由庫管員辦理入庫手續(xù)后填制入庫單。同時，采購員在收到采購發(fā)票時填寫采購發(fā)票登記相關的應付單據(jù)。庫管員收到的貨物時，不需要檢查的貨物直接入庫進行成本結算；有需要檢查的貨物，檢驗貨物是否合格，不合格的貨物進行退貨處理，合格的貨物直接入庫，對合格或者不合格的貨物進行成本核算制成采購結算單，根據(jù)生成的結算單進行正常單據(jù)記賬操作生產(chǎn)記賬憑證。圖4原材料賒購業(yè)務流程圖會計電算化采購管理模塊流程存在的問題及分析在市場變化趨勢往往難以預測準確的情況下，采購管理模塊經(jīng)濟業(yè)務操作又比較復雜，容易忘記一些步驟，可能會存在采購計劃安排不合理，供應商選擇不當，會計檔案管理系統(tǒng)不夠完善等諸多問題。采購計劃安排不合理時，就容易發(fā)生庫存短缺或者滯留貨物的情況，極有可能對公司的生產(chǎn)線造成不利影響，造成人力、物力資源的浪費，增加公司的生產(chǎn)成本。采購部門計劃對供應商進行報價時，采購部對商品用途、數(shù)量和規(guī)格型號不是很清楚，導致采購部門買錯商品、所需商品的數(shù)量與實際需要商品的數(shù)量不符，商品規(guī)格型號與所需商品的規(guī)格型號對不上，產(chǎn)生不必要的費用，因而造成會計采購部門計劃不夠完善。在面對商品用途和規(guī)格型號都相同的情況下，可能只會參照少數(shù)的商品價格來計劃報價，容易造成商品的報價與實際價格發(fā)生誤差。在采購員填寫報價時，會因為粗心的原因，填寫了錯誤的報價，將產(chǎn)品相近的規(guī)格型號在對賬時混淆。在商品退換貨的期間，可能出現(xiàn)給予公司商品價格優(yōu)惠的情況，在運輸過程中會造成物料毀損以及產(chǎn)生相關的運輸費、搬運費等費用。供應商的選擇會直接影響到公司商品的質量、價格、成本、以及售后服務等問題，這些問題對公司的經(jīng)濟效益有很大的影響。供應商的商品質量好壞、供貨時間安排會影響公司商品產(chǎn)成品的銷售和原材料的加工，進而對公司存貨積壓產(chǎn)生影響，減少公司的收入來源，增加公司的成本；供應商的經(jīng)營狀況與資金運轉周期會影響公司的應付賬款，使會計電算化中應付賬款不能及時入賬，影響公司資金的周轉速度。如果對供應商缺少了解，沒有一個長期的供應商合作關系，不利于公司在市場競爭中占優(yōu)勢，使公司選擇最佳的供應商，也難以規(guī)范采購員采購行為。由于公司的會計電算化系統(tǒng)使用的時間不夠長，從整個會計電算化系統(tǒng)來看公司的檔案管理系統(tǒng)是不夠完善的。在處理會計電算化檔案時，如果公司員工對會計算化軟件的組成內容不是特別清楚，同時也沒有明確各檔案保管人員的相關責任，容易造成會計檔案被人為破壞、自然破壞和忘記歸入系統(tǒng)檔案。在采購模塊中，采購員不能夠及時地將采購資料輸入軟件系統(tǒng)中，可能會因為管理者的經(jīng)驗不足，導致會計資料和儲存會計檔案的磁盤不能夠及時地歸檔，即使已經(jīng)進行歸檔的，也可能存在檔案內容不完整的問題。長沙市都市花鄉(xiāng)花卉有限公司采購管理模塊流程優(yōu)化設計針對長沙市都市花鄉(xiāng)花卉有限公司會計電算化采購業(yè)務管理模塊原流程中存在的諸多問題，下面從采購計劃控制流程設計方案、供應商管理流程設計方案、會計電算化檔案制度設計方案三個方面進行優(yōu)化設計。采購計劃控制流程設計方案長沙市都市花鄉(xiāng)花卉有限公司在各個部門開始逐漸運用上了用友財務軟件系統(tǒng)，明確公司采購業(yè)務模塊的處理順序和要求，并且細化到具體的操作方法，規(guī)范公司采購業(yè)務模塊的處理流程。要求采購部門制定統(tǒng)一的物料型號標準，在采購請購單中參照統(tǒng)一規(guī)定錄入存貨編碼、供貨商的單位、相關部門、采購類型等自定義欄目。在填制采購計劃時，按照公司采購部門的統(tǒng)一物料標準，根據(jù)公司所需要購買的物料來制定采購計劃。安排好采購計劃，由采購員在采購管理系統(tǒng)中根據(jù)采購清單錄入采購訂單、采購到貨單，再由庫管員填寫采購入庫單，在存貨系統(tǒng)中按照當月已經(jīng)驗收入庫的材料成本暫估采購成本，收到采購發(fā)票后將之前的暫估成本沖銷掉。在確定公司的物料使用數(shù)量時，需要結合往常使用的物料數(shù)量加以計劃，根據(jù)長沙市都市花鄉(xiāng)花卉有限公司的物料采購周期和每天使用物料的平均數(shù)來確定每月需要購買的物料數(shù)量。做好每月的用量統(tǒng)計，在每半年度對每個物料使用量進行總結分析，盡可能地制定出合理的物料采購計劃。圖5采購計劃流程圖供應商管理流程設計方案長沙市都市花鄉(xiāng)花卉有限公司重視供應商的選擇，加強對公司采購人員綜合素質能力的培養(yǎng)，從供應商申請到績效考核，對整個供應商選擇過程都規(guī)劃了一系列流程。在整個流程過程中，采購員需要觀察社會經(jīng)濟變化趨勢，尋找滿足公司物資需要的供應商，在確認是否為供應商前，采購員會認真檢查物料質量、外包服務管理等方面的因素。在確認為供應商后，與供應商簽訂采購合同，通知供應商在合同規(guī)定的時間內發(fā)貨，在驗收貨物后，對所有貨物進行檢查并做好相應的績效考核。在選擇好合適的供應商后，也需要管理好與供應商良好的合作關系，促進雙方企業(yè)能夠長期合作。在選擇供應商時，可能存在對供應商的貨物質量不能夠有很好的把握，可以將不確定選入的供應商納入備選供應商，結合備選供應商以前的一些顧客評價進行資質調查，測試備選供應商的物料以此來選擇最佳供應商。同時，長沙市都市花鄉(xiāng)花卉有限公司限制了供應商信息修改權限，只能讓負責錄入供應商信息的人員才有權利修改，并且也明確了會計電算化系統(tǒng)中使用的會計科目，能夠避免供應商在往來明細賬中兩邊都掛賬。圖6供應商管理流程圖會計電算化檔案管理制度的設計方案隨著公司會計電算化的使用越來越頻繁，公司的會計檔案管理制度也不斷完善，明確了管理人員的職責，讓部門的管理者將制約機制提到工作日程上來，加強權力制約機制。提升會計檔案系統(tǒng)資料準確性和效率性時，在堅持權力制約機制的基礎上，將多個人的工作歸納為一個人的工作來減少不必要的失誤和流程。公司在儲存會計檔案系統(tǒng)的會計資料磁盤時，在多處財務系統(tǒng)中進行多份存檔備份，并且每年每月對會計資料磁盤進行清查記錄。公司對于會計檔案不單單只注重會計資料的錄入，更加注重提升公司員工的專業(yè)技術水平，不斷更新員工的財務知識。在會計電算化軟件更新的同時，他的操作方法也會發(fā)生一定的變化，企業(yè)會計電算化工作需要適應現(xiàn)在的經(jīng)濟形勢，利用所學的專業(yè)知識，不斷適應會計電算化管理系統(tǒng)。圖7會計檔案管理流程長沙市都市花鄉(xiāng)花卉有限公司采購管理模塊流程優(yōu)化設計預見成效對長沙市都市花鄉(xiāng)花卉有限公司采購管理模塊在會計電算