株洲紅旗包裝材料有限公司采購業(yè)務賬務一體化流程優(yōu)化

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計目錄TOC\o"1-3"\f\h\u1株洲紅旗包裝材料有限公司簡介 株洲紅旗包裝材料有限公司采購業(yè)務賬務一體化流程優(yōu)化株洲紅旗包裝材料有限公司簡介企業(yè)背景介紹株洲紅旗包裝材料有限公司（本文簡稱紅旗包裝公司）成立于2006年02月21日，注冊地位于荷塘區(qū)荷塘鋪鄉(xiāng)宋家橋高臺園組，法定代表人為湯紅旗。是一家專業(yè)生產(chǎn)包裝材料的民營企業(yè)，下設紙箱生產(chǎn)車間、木箱生產(chǎn)車間。紙箱車間可生產(chǎn)衛(wèi)生紙、3層、5層或多層紙箱、紙盒及各種紙張彩印,木箱車間可生產(chǎn)各種規(guī)格木箱、辦公用品等。采購內(nèi)容經(jīng)營范圍包括衛(wèi)生紙、3層、5層、多層紙箱紙盒及各種紙張彩印、木箱、托盤、出口木箱。詳細采購內(nèi)容如表1-1所示：表1-1原材料表生產(chǎn)產(chǎn)品采購內(nèi)容衛(wèi)生紙原紙紙箱、紙盒紙板、18號扁絲、膠水油墨、印版、刀模、刀模膠木箱、出口木箱木材、膠合板、釘子包裝珍珠棉、編織袋、塑料袋、塑鋼、帶紙包裝、膜木包裝、PVC膜、不干膠標簽、尼龍打包帶、螺栓、圓鋼、護角、鋁箔紙、干燥劑采購流程紅旗包裝公司的材料只限采購員進行采購，顧客下單后，由生產(chǎn)部門提出采購意見，再由倉庫進行庫存檢查、提出采購，由采購部門編寫采購計劃表和尋找合適的供應商，后下達訂單，且財務部門生成預算，到貨后倉庫進行材料質(zhì)檢和入庫，最后財務部門進行結算。具體流程如圖1-1所示：圖1-1采購流程圖紅旗包裝公司采購業(yè)務賬務存在的問題及原因分析存在的問題存貨損失增加紅旗包裝公司生產(chǎn)產(chǎn)品多為定制，剩余材料大部分是不能用于其它訂單生產(chǎn)。對2020年每月末的數(shù)據(jù)統(tǒng)計發(fā)現(xiàn)，而采購過多導致的年總損失達到了9千元左右，月平均損失在8百元左右，具體情況如表2-1所示。存貨損失的增加，間接性使營業(yè)成本提高，緊接著收入減少，導致利潤也不理想。表2-12020年原材料損失統(tǒng)計表月份金額（元）月份金額（元）月份金額（元）1月6285月5339月9962月5936月65910月9793月6857月79611月14784月6968月84312月747合計（元）9633毛利率降低通過2020年數(shù)據(jù)統(tǒng)計，發(fā)現(xiàn)1-12月份毛利率數(shù)據(jù)波動較大，如圖2-1所示。9月到12月因為緊急采購增加了5千多的材料成本，而5月到12月的原材料損失也比平時高，特別是11月份高達1千多元，2月與11月相比毛利率下跌了4.74%。材料成本的增長導致了產(chǎn)品成本增加，利潤的降低，使企業(yè)經(jīng)濟收入減少。圖2-12020年度毛利率折線圖月末賬實不符在月末結算中，發(fā)現(xiàn)在4、7、10、12這4個月中，月末銀行賬單金額與銀行存款日記賬的記錄金額存在差額，特別是10、12月份的賬單誤差達到了5千元以上，統(tǒng)計詳細如表2-2所示。經(jīng)過銀行存款調(diào)節(jié)后，仍然出現(xiàn)賬實不符。錯誤的賬面金額會不利于銀行存款的管理以及企業(yè)的日常經(jīng)營。表2-22020年4、7、10、12月賬單差異單位：元月份銀行存款日記賬銀行對賬單差額4月53550.6056700.603150.007月39245.0040814.801569.8010月64579.2069960.805381.6012月47663.7553271.255607.50原因分析采購計劃不完善紅旗包裝公司目前的采購流程中雖然有做過采購計劃表，但是未提前根據(jù)生產(chǎn)計劃來制定合適的采購需求量。這樣很容易導致材料采購過多，會造成材料報廢損失，或者過少，影響生產(chǎn)。供應商方面也是只有少數(shù)的合作對象，這樣每次采購的價格在市場上都沒有優(yōu)勢，選擇價格合適且質(zhì)量優(yōu)秀的供應商才能有效降低采購成本，減少存貨損失。退貨不及時紅旗包裝公司與供應商約定是在到貨3天內(nèi)檢查出有質(zhì)量問題可以退換貨，但是我們質(zhì)檢后沒有按照規(guī)定時間和供應商聯(lián)系。根據(jù)統(tǒng)計在2020年中共發(fā)生34次退貨不及時，在10月份發(fā)生的5起退貨不及時的原因如表2-3所示。材料退貨不及時造成的材料短缺，需要緊急采購，但會導致材料成本升高和毛利率降低。表2-32020年10月份的退貨不及時原因分析到貨日期質(zhì)檢日期約定退貨日期未退貨原因分析10月3日10月4日10月6日質(zhì)檢后沒有及時與供應商聯(lián)系10月11日10月13日10月14日材料入庫沒有發(fā)現(xiàn)質(zhì)量有問題10月13日10月15日10月16日質(zhì)檢時間太晚沒有及時退貨10月19日10月20日10月22日材料入庫沒有發(fā)現(xiàn)質(zhì)量有問題10月26日10月28日10月29日質(zhì)檢后沒有及時與供應商聯(lián)系單據(jù)傳遞不及時紅旗包裝公司的采購人員在單據(jù)傳遞過程中沒有及時取得和傳遞單據(jù)。由于材料到貨未通知采購人員和審核時間過長，單據(jù)傳遞不出來，這樣財務人員也會因為沒有單據(jù)，不能進行賬務處理。造成錢已付貨未入賬，形成差額，一直這樣，差額越來越多，賬就越模糊，導致后面和銀行賬單核對時，形成特大金額的差距，不知從何查起。此外紅旗包裝公司只規(guī)定了在月末時單據(jù)要到財務人員手中，沒有具體規(guī)定時間，在月末時采購人員會經(jīng)常忘記傳遞單據(jù)。不僅財務人員的賬單不正確，材料成本的核算也會不準確。紅旗包裝公司采購業(yè)務賬務一體化流程優(yōu)化制定采購計劃采購計劃制定流程優(yōu)化為了規(guī)范采購工作，對原本采購計劃流程進行優(yōu)化，在每個環(huán)節(jié)都增加了部門經(jīng)理的審核，能夠起到有效的監(jiān)督，對出現(xiàn)的問題做出及時的處理。生產(chǎn)部增加了材料需求表，倉庫人員統(tǒng)計庫存后需要填寫申購單。采購部選擇合適的供應商后，由采購部經(jīng)理審核確定才能簽單，財務部生成預算單由部門經(jīng)理簽字確認，對成本做到嚴格的把控。最后由倉庫人員在質(zhì)檢結束后編制質(zhì)檢報告，分析本次質(zhì)檢問題和原因，而采購人員對采購流程中的問題和供應商的問題編制采購分析。優(yōu)化后的流程圖如圖3-1所示：圖3-1采購流程圖（新）采購計劃制定根據(jù)優(yōu)化后的采購流程，明確每個部門職責，具體如表3-1。顧客下單后生產(chǎn)部會編制材料需求表，傳遞生產(chǎn)所需的材料、數(shù)量和供應時間，避免生產(chǎn)時材料缺少的現(xiàn)象。倉庫統(tǒng)計庫存后填寫申購單，避免有庫存重復采購的情況，最后部門經(jīng)理簽字審核。采購部考量市場后編制采購計劃，由財務部門生成預算，部門經(jīng)理控制成本。然后采購部尋找合適的供應商，考量市場、比較市場價格，爭取有利的成本優(yōu)勢，由部門經(jīng)理確定合作后下達訂單。材料到庫后進行質(zhì)檢，淘汰不能投入生產(chǎn)的材料后，再進行入庫。材料入庫后填寫質(zhì)檢過程中的問題和不合格材料的原因，能對選擇供應商做出合理地判斷，最后倉庫傳遞單據(jù)給財務人員結算。采購流程結束后，做出的采購分析，可以尋找采購中遇到問題的原因和解決方法，以便下次能夠順利解決。表3-1各部門采購職責生產(chǎn)部提供所需材料、數(shù)量、供貨時間倉庫檢查庫存，控制采購數(shù)量，到貨質(zhì)檢，統(tǒng)計質(zhì)檢問題采購部編寫采購計劃，尋找、選擇合適供應商，采購材料財務部控制成本，月末結算優(yōu)化驗收及退貨流程驗收流程及制度原始驗收流程太過簡單，材料到貨后及抽樣調(diào)查通過后就可以入庫了，這樣入庫的材料仍有部分質(zhì)量問題，投入生產(chǎn)也不能使用，只能做報廢處理。為解決這種情況，對原本的驗收流程進行完善，材料到貨后倉庫質(zhì)檢人員第一時間進行抽樣調(diào)查，根據(jù)檢驗報告對合格率在70%及以下的材料，批次與供應商聯(lián)系退、換貨處理。評定結果70%以上的材料批次進行全數(shù)質(zhì)檢。合格的材料投入生產(chǎn)，不合格材料與供應商聯(lián)系退、換貨。具體驗收流程如圖3-2所示：圖3-2材料驗收流程圖對不合格材料直接清理出來，貼上“不合格”標簽。登記在貨物驗收報告中注明材料問題。質(zhì)量檢查合格后的材料才能入庫登記、投入生產(chǎn)。對于質(zhì)檢出多批次材料不合格和多數(shù)的不合格材料，與供應商暫停合作，等待供應商調(diào)整以后再進行合作。按照:“誰檢測,誰負責”明確每個質(zhì)檢人員的責任。質(zhì)檢人員遺漏1次不合格的材料警告處罰，超過3次進行10元/次的記過處分。以此類推，當月超過15次下月辭退處理，批量品質(zhì)異常的每批次材料按損失成本70%處罰，由負責人按責任分攤。質(zhì)檢人員在一個月內(nèi)無錯撿、漏檢，并按時完成各種報告和數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作的，獎勵50元，連續(xù)3個月的獎勵200元。退貨流程及制度退貨時采購人員應編制退貨通知單，包括退回數(shù)量、金額、原因、日期、供應商名稱等，將退貨通知單副聯(lián)交由供應商，材料退貨后通知財務部，財務部門根據(jù)憑單調(diào)整應付賬款和辦理退貨貨款的手續(xù)。具體退貨流程如圖3-3所示：圖3-3退貨流程圖質(zhì)檢結束后，需要退、換貨的材料要在到貨的3天內(nèi)通知供應商，所以質(zhì)檢工作必須在到貨2天內(nèi)完成，退貨時采購人員應及時的和供應商交接，避免超出約定時間。退貨的主要原因分別是數(shù)量和質(zhì)量，對于數(shù)量上面的短缺，采購人員和供應商進行聯(lián)系，要求供應商補充缺少貨物或者在價款上進行減扣。對于質(zhì)量上的問題，采購人員應與質(zhì)檢管理人員商量，決定是退貨還是要求供應商進行相應賠償或折扣，商議后由采購部經(jīng)理和財務部門審核方法，總經(jīng)理同意后和供應商商量退貨事項。優(yōu)化單據(jù)傳遞單據(jù)歸集采購單據(jù)規(guī)范管理對下一步工作的開展至關重要，將直接影響到公司整體工作完成的效果。各部門的單據(jù)保存如表3-2所示：表3-2部門保管單據(jù)明細采購入庫單倉庫、供應商、財務部采購合同采購部、供應商、財務部采購發(fā)票財務部采購訂單采購部、倉庫付款申請單采購部、財務部退貨單倉庫、采購部、供應商、財務部采購合同一式兩份，采購部確定后一份留存，一份交由供應商，復印一份交由財務部核對賬單。采購人員將審核的采購訂單打印一式兩聯(lián)，一聯(lián)供應商審核后傳回采購部，一聯(lián)交倉庫作為到貨收貨依據(jù)。材料入庫后倉庫填制入庫單，采購員簽字審核后一聯(lián)倉庫留存、一聯(lián)交由供應商結賬、一聯(lián)財務部作為記賬聯(lián)。財務部收到供應商開具的發(fā)票或者確定應付賬款時，根據(jù)材料入庫單實際發(fā)生的數(shù)量、金額，審核采購發(fā)票。采購人員填寫付款申請單由經(jīng)理審核后，留存一聯(lián)交給財務部安排付款事宜。退貨時倉庫與采購部商量填寫退貨單，由供應商確定后，倉庫、采購部、供應商各留存一聯(lián)，交由財務部一聯(lián)記賬。注意：采購訂單與供應商送貨單必須一致，如不一致應及時向采購部反饋。單據(jù)按種類和日期排序，用編號登記在表格上方便查找。單據(jù)傳遞流程優(yōu)化目前紅旗包裝公司單據(jù)傳遞中出現(xiàn)的問題，已嚴重影響到了財務部對供應商往來款的核算。為了減輕單據(jù)傳遞工作，提高工作效率，采購部和供應商簽訂合同后，交財務部審核，采購訂單由供應商確定后，交倉庫和財務部。材料到貨后倉庫根據(jù)采購訂單驗收，由倉庫和采購部一同填制退貨單，這樣采購部就能及時的傳遞單據(jù)，供應商審核后交給財務人員審核、記賬。倉庫填制采購入庫單由采購部和供應商審核后，交由財務人員審核、記賬。采購部收到供應商開具的發(fā)票同時編制付款申請單，交由財務人員確定應付賬款，根據(jù)材料入庫單實際的發(fā)生的數(shù)量、金額、審核采購發(fā)票、記賬、付款。流程詳細如圖3-4所示：圖3-4單據(jù)傳遞優(yōu)化流程圖當天整理好的單據(jù)必須傳遞到位，3點還未整理好可以隔天傳遞，如有特殊情況，必須報備并在月底前3天傳遞到位?？偨Y對于紅旗包裝公司來說所有體系都已經(jīng)完善，但日常操作也會出現(xiàn)問題，因此我們在采購過程中更要細心觀察，及時改正，避免不必要的支出。本畢業(yè)設計主要是對紅旗包裝公司采購業(yè)務賬務一體化