原材料采購制度

原材料采購制度?一、總則1.目的為了規(guī)范公司原材料采購行為，確保采購工作的高效、有序進(jìn)行，保證原材料的質(zhì)量、供應(yīng)及時(shí)性和成本合理性，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營的需求，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有原材料的采購活動(dòng)，包括但不限于生產(chǎn)用原材料、輔助材料、包裝材料等。3.基本原則按需采購原則：根據(jù)公司生產(chǎn)計(jì)劃和銷售訂單，準(zhǔn)確核算原材料需求數(shù)量和規(guī)格，確保采購數(shù)量合理，避免積壓和浪費(fèi)。質(zhì)量優(yōu)先原則：嚴(yán)格把控原材料質(zhì)量，選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購的原材料符合公司生產(chǎn)要求和相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。成本控制原則：在保證原材料質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略、談判技巧和供應(yīng)商管理，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，維護(hù)公司利益，杜絕不正當(dāng)交易行為。

二、采購組織與職責(zé)1.采購部門職責(zé)根據(jù)公司生產(chǎn)計(jì)劃和銷售訂單，制定原材料采購計(jì)劃，并組織實(shí)施采購活動(dòng)。負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、評(píng)估、選擇和管理，建立供應(yīng)商檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題，確保原材料按時(shí)、按量、按質(zhì)供應(yīng)。負(fù)責(zé)采購成本的控制和分析，通過優(yōu)化采購流程、降低采購價(jià)格等措施，降低采購成本。收集、整理采購相關(guān)信息，建立采購數(shù)據(jù)庫，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。人員設(shè)置及分工采購經(jīng)理：全面負(fù)責(zé)采購部門的管理工作，制定采購策略和計(jì)劃，協(xié)調(diào)與其他部門的溝通合作，監(jiān)督采購工作的執(zhí)行情況，對(duì)采購團(tuán)隊(duì)的績效負(fù)責(zé)。采購專員：根據(jù)采購計(jì)劃具體執(zhí)行采購任務(wù)，與供應(yīng)商聯(lián)系、洽談、下單，跟蹤訂單進(jìn)度，收集采購相關(guān)信息，協(xié)助處理采購過程中的問題。

2.其他相關(guān)部門生產(chǎn)部門定期向采購部門提供生產(chǎn)計(jì)劃和物料需求清單，明確原材料的規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間等要求。協(xié)助采購部門對(duì)新開發(fā)的原材料進(jìn)行試用和評(píng)估，提供反饋意見。參與采購合同的評(píng)審，對(duì)原材料的質(zhì)量、供應(yīng)及時(shí)性等方面提出建議。質(zhì)量部門制定原材料質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)流程，對(duì)采購的原材料進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)收，確保原材料質(zhì)量符合公司要求。參與供應(yīng)商的評(píng)估和選擇，提供質(zhì)量方面的專業(yè)意見。對(duì)采購過程中出現(xiàn)的質(zhì)量問題進(jìn)行調(diào)查和分析，提出處理建議。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)采購資金的預(yù)算安排和支付審核，確保采購資金的合理使用。參與采購合同的評(píng)審，對(duì)采購成本進(jìn)行核算和控制，提供財(cái)務(wù)方面的建議。定期對(duì)采購成本進(jìn)行分析和評(píng)估，為公司決策提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。

三、采購流程1.采購需求確定生產(chǎn)部門根據(jù)月度生產(chǎn)計(jì)劃和銷售訂單，結(jié)合庫存情況，編制《原材料需求清單》，詳細(xì)列出所需原材料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)交貨時(shí)間等信息，并提交給采購部門。采購部門收到《原材料需求清單》后，進(jìn)行審核和匯總，對(duì)需求的合理性進(jìn)行分析，如有疑問及時(shí)與生產(chǎn)部門溝通確認(rèn)。2.供應(yīng)商選擇與評(píng)估供應(yīng)商開發(fā)采購部門根據(jù)原材料需求，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集其公司概況、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面的信息，建立供應(yīng)商信息庫。供應(yīng)商評(píng)估采購部門組織相關(guān)人員（如質(zhì)量部門、技術(shù)部門等）對(duì)初步篩選后的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)設(shè)備、工藝流程、質(zhì)量管理體系、人員資質(zhì)、環(huán)保措施等方面，確保供應(yīng)商具備穩(wěn)定生產(chǎn)合格產(chǎn)品的能力。對(duì)供應(yīng)商提供的樣品進(jìn)行檢驗(yàn)和測(cè)試，與公司的質(zhì)量要求進(jìn)行對(duì)比，評(píng)估其產(chǎn)品質(zhì)量是否符合標(biāo)準(zhǔn)。收集供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，比較不同供應(yīng)商的價(jià)格水平，同時(shí)考慮其付款方式、交貨期等因素，綜合評(píng)估供應(yīng)商的性價(jià)比。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行打分排序，選擇得分較高的供應(yīng)商作為合格供應(yīng)商，并建立供應(yīng)商檔案。3.采購訂單下達(dá)采購部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，就原材料的價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款達(dá)成一致后，簽訂《采購合同》?！恫少徍贤窇?yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同條款清晰、準(zhǔn)確、合法有效。合同簽訂后，采購專員根據(jù)合同內(nèi)容下達(dá)《采購訂單》，明確訂單編號(hào)、原材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息，并發(fā)送給供應(yīng)商。4.采購訂單跟蹤與催貨采購專員負(fù)責(zé)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，定期與供應(yīng)商溝通，了解訂單的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等信息。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無法按時(shí)交貨，采購專員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并采取相應(yīng)的催貨措施，確保原材料按時(shí)供應(yīng)。對(duì)于緊急訂單或重要原材料的采購，采購專員應(yīng)加強(qiáng)跟蹤頻率，確保訂單的順利執(zhí)行。5.原材料驗(yàn)收原材料到貨前，采購部門應(yīng)提前通知質(zhì)量部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。質(zhì)量部門按照制定的原材料質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)流程，對(duì)到貨的原材料進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括原材料的外觀、數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量證明文件等方面，確保原材料與采購訂單和合同要求一致。如檢驗(yàn)合格，質(zhì)量部門出具《原材料檢驗(yàn)報(bào)告》，采購部門辦理入庫手續(xù)；如檢驗(yàn)不合格，質(zhì)量部門應(yīng)及時(shí)通知采購部門，采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。6.采購付款采購部門收到供應(yīng)商開具的發(fā)票后，進(jìn)行審核，確保發(fā)票內(nèi)容與采購合同和實(shí)際采購情況一致。審核無誤后，采購部門將發(fā)票及相關(guān)付款申請(qǐng)資料提交給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)采購業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合法性和金額準(zhǔn)確性后，按照公司的資金支付流程辦理付款手續(xù)。

四、采購合同管理1.合同簽訂采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同條款合法、合規(guī)、合理。合同內(nèi)容應(yīng)包括但不限于原材料名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購部門在簽訂合同前，應(yīng)將合同草本提交給相關(guān)部門（如質(zhì)量部門、財(cái)務(wù)部門等）進(jìn)行評(píng)審，各部門根據(jù)職責(zé)對(duì)合同條款進(jìn)行審核，提出修改意見，確保合同符合公司利益和要求。經(jīng)評(píng)審?fù)ㄟ^后，采購部門與供應(yīng)商簽訂正式合同，并加蓋公司合同專用章。合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門存檔。2.合同執(zhí)行與變更采購部門負(fù)責(zé)監(jiān)督采購合同的執(zhí)行情況，確保雙方按照合同約定履行各自的義務(wù)。在合同執(zhí)行過程中，如因不可抗力或其他原因需要變更合同條款，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂《合同變更協(xié)議》。合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、生效時(shí)間等條款，并經(jīng)相關(guān)部門評(píng)審?fù)ㄟ^后生效。采購部門應(yīng)及時(shí)將合同變更情況通知相關(guān)部門，確保各部門了解合同變更的影響，并相應(yīng)調(diào)整工作安排。3.合同結(jié)算與歸檔采購合同執(zhí)行完畢后，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商進(jìn)行結(jié)算，確保貨款支付準(zhǔn)確無誤。采購部門負(fù)責(zé)收集、整理采購合同及相關(guān)文件資料，包括合同草本、評(píng)審意見、變更協(xié)議、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等，按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔保存。合同檔案應(yīng)妥善保管，便于查閱和追溯。

五、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商準(zhǔn)入管理采購部門負(fù)責(zé)建立供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)和流程，明確供應(yīng)商應(yīng)具備的基本條件，如合法經(jīng)營資質(zhì)、良好的信譽(yù)、穩(wěn)定的生產(chǎn)能力、符合要求的產(chǎn)品質(zhì)量等。潛在供應(yīng)商需填寫《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請(qǐng)表》，提交公司要求的相關(guān)資料，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證文件、業(yè)績證明等。采購部門對(duì)申請(qǐng)資料進(jìn)行初審，初審合格后組織相關(guān)人員對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估，評(píng)估合格的供應(yīng)商方可納入公司供應(yīng)商名錄。2.供應(yīng)商日常管理采購部門定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行溝通和交流，了解其生產(chǎn)經(jīng)營情況、產(chǎn)品質(zhì)量狀況、售后服務(wù)等方面的信息，及時(shí)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評(píng)估結(jié)果、合作歷史、采購訂單執(zhí)行情況、付款記錄等內(nèi)容，為供應(yīng)商管理提供數(shù)據(jù)支持。采購部門根據(jù)供應(yīng)商的表現(xiàn)，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，考核指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面?？己私Y(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)，對(duì)于考核不合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)采取相應(yīng)的措施，如警告、減少訂單量、暫停合作、淘汰等。3.供應(yīng)商激勵(lì)與淘汰對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，公司給予一定的激勵(lì)措施，如增加訂單量、優(yōu)先付款、提供合作機(jī)會(huì)等，以鼓勵(lì)供應(yīng)商繼續(xù)保持良好的合作狀態(tài)。對(duì)于出現(xiàn)以下情況之一的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時(shí)淘汰：產(chǎn)品質(zhì)量連續(xù)出現(xiàn)嚴(yán)重問題，經(jīng)多次整改仍無法滿足公司要求。交貨期經(jīng)常延誤，嚴(yán)重影響公司生產(chǎn)計(jì)劃。提供虛假信息或產(chǎn)品，存在欺詐行為。售后服務(wù)不到位，客戶投訴較多，且拒不整改。其他嚴(yán)重違反公司規(guī)定或合同約定的行為。采購部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商名錄進(jìn)行清理，及時(shí)淘汰不合格供應(yīng)商，并補(bǔ)充新的合格供應(yīng)商，確保供應(yīng)商隊(duì)伍的質(zhì)量和穩(wěn)定性。

六、采購成本控制1.采購成本分析采購部門定期對(duì)采購成本進(jìn)行分析，包括采購價(jià)格、運(yùn)輸成本、倉儲(chǔ)成本、質(zhì)量成本等方面，找出影響采購成本的因素。通過與歷史數(shù)據(jù)對(duì)比、同行業(yè)數(shù)據(jù)對(duì)比等方式，評(píng)估采購成本的合理性，分析成本變動(dòng)的原因，為成本控制提供依據(jù)。2.采購價(jià)格控制采購部門在采購過程中，應(yīng)通過多種方式降低采購價(jià)格，如與供應(yīng)商進(jìn)行談判、招標(biāo)采購、集中采購、聯(lián)合采購等。建立采購價(jià)格監(jiān)控機(jī)制，關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，及時(shí)掌握原材料價(jià)格變化趨勢(shì)，在價(jià)格合適時(shí)進(jìn)行采購。對(duì)于采購金額較大的原材料，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行成本核算和價(jià)格談判，確保采購價(jià)格合理。3.其他成本控制優(yōu)化采購流程，減少不必要的環(huán)節(jié)和手續(xù)，提高采購效率，降低采購時(shí)間成本。合理安排運(yùn)輸方式和運(yùn)輸路線，降低運(yùn)輸成本。對(duì)于批量采購的原材料，可選擇合適的運(yùn)輸方式，如整車運(yùn)輸、集裝箱運(yùn)輸?shù)?，以降低單位運(yùn)輸成本。加強(qiáng)原材料庫存管理，合理控制庫存水平，減少庫存積壓和浪費(fèi)，降低倉儲(chǔ)成本。同時(shí)，優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)，確保庫存原材料的質(zhì)量不受影響。嚴(yán)格控制采購質(zhì)量成本，通過加強(qiáng)供應(yīng)商管理和質(zhì)量檢驗(yàn)，確保采購的原材料符合質(zhì)量要求，減少因質(zhì)量問題導(dǎo)致的損失。

七、監(jiān)督與考核1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否有效、采購成本是否合理等方面的情況。審計(jì)部門如發(fā)現(xiàn)采購過程中存在違規(guī)行為或問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保采購活動(dòng)規(guī)范、有序進(jìn)行。各部門應(yīng)相互監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)采購部門或其他相關(guān)部門在采購過程中存在違反公司制度或損害公司利益的行為，應(yīng)及時(shí)向公司管理層報(bào)告。2.考核機(jī)制建立采購部門績效考核制度，明確考核指標(biāo)和考核標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)采購部門及采購人員的