機構(gòu)內(nèi)部交易記錄制度

機構(gòu)內(nèi)部交易記錄制度?一、制度概述1.目的本制度旨在規(guī)范機構(gòu)內(nèi)部交易行為，確保交易記錄的準確、完整和可追溯，以便對交易活動進行有效監(jiān)督、風險控制和合規(guī)管理，維護機構(gòu)的正常運營秩序和市場公平。2.適用范圍本制度適用于機構(gòu)內(nèi)部涉及的各類交易活動，包括但不限于證券交易、期貨交易、資金拆借、資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓等，涵蓋機構(gòu)內(nèi)部的各個部門、崗位及其工作人員。3.基本原則真實性原則：交易記錄應如實反映交易的實際發(fā)生情況，不得虛構(gòu)、篡改交易信息。完整性原則：全面記錄交易的各個要素，包括交易主體、交易時間、交易內(nèi)容、交易價格、交易數(shù)量等，確保記錄無遺漏。及時性原則：在交易發(fā)生后及時進行記錄，不得拖延，保證交易記錄與交易實際發(fā)生時間的一致性。保密性原則：對交易記錄中涉及的敏感信息予以保密，防止信息泄露引發(fā)的風險和不良影響。

二、交易記錄的內(nèi)容與格式1.交易主體信息機構(gòu)內(nèi)部部門及人員：記錄參與交易的部門名稱、負責人姓名以及具體經(jīng)辦人員姓名、職位等信息。外部交易對手：詳細記錄交易對手的名稱、法定代表人、注冊地址、聯(lián)系方式等基本情況。2.交易時間精確記錄交易發(fā)生的年、月、日、時、分，以確保交易時間的準確性和可追溯性。3.交易內(nèi)容交易類別：明確交易屬于證券買賣、期貨合約交易、資金借貸、資產(chǎn)買賣等具體類別。交易標的：對于證券交易，記錄證券代碼、證券名稱；對于期貨交易，記錄期貨品種、合約月份等；對于資金拆借，記錄拆借金額、期限等；對于資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓，記錄資產(chǎn)名稱、規(guī)格、數(shù)量等詳細信息。4.交易價格記錄交易達成時的實際成交價格，如有多個價格，應分別注明不同價格對應的交易數(shù)量及占比情況。5.交易數(shù)量準確記錄交易涉及的各類標的的數(shù)量，如股票交易的股數(shù)、期貨交易的合約手數(shù)、資金拆借的金額（單位：元）、資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓的數(shù)量等。6.交易方式說明交易是通過集中交易系統(tǒng)、協(xié)議轉(zhuǎn)讓、詢價交易等哪種具體方式進行的。7.交易目的簡要描述機構(gòu)進行該交易的目的，如投資獲利、資產(chǎn)配置、滿足流動性需求、套期保值等。8.審批及授權(quán)情況記錄交易經(jīng)過的審批流程，包括審批部門、審批人員姓名及審批意見，以及交易授權(quán)的相關(guān)文件編號、授權(quán)范圍等信息。

交易記錄的格式可采用電子表格形式（如下表所示），也可根據(jù)實際需要設計專門的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進行存儲，以方便數(shù)據(jù)的錄入、查詢、統(tǒng)計和分析。

|序號|交易記錄要素|詳情||||||1|交易主體信息|內(nèi)部部門：[部門名稱]<br>內(nèi)部人員：[姓名、職位]<br>外部交易對手：[名稱、法定代表人、注冊地址、聯(lián)系方式]||2|交易時間|[年/月/日時:分]||3|交易內(nèi)容|交易類別：[證券買賣/期貨合約交易/資金借貸/資產(chǎn)買賣等]<br>交易標的：[具體信息，如證券代碼、名稱，期貨品種、合約月份等]||4|交易價格|[成交價格，如有多個價格分別注明及對應數(shù)量占比]||5|交易數(shù)量|[具體數(shù)量，如股數(shù)、合約手數(shù)、金額、資產(chǎn)數(shù)量等]||6|交易方式|[集中交易系統(tǒng)/協(xié)議轉(zhuǎn)讓/詢價交易等]||7|交易目的|[投資獲利/資產(chǎn)配置/滿足流動性需求/套期保值等]||8|審批及授權(quán)情況|審批部門：[部門名稱]<br>審批人員：[姓名]<br>審批意見：[同意/不同意及理由]<br>授權(quán)文件編號：[文件編號]<br>授權(quán)范圍：[詳細授權(quán)范圍]|

三、交易記錄的生成與錄入1.交易發(fā)起環(huán)節(jié)交易發(fā)起部門或人員在交易活動開始前，應準備好相關(guān)交易信息，按照交易記錄的內(nèi)容要求進行初步整理。對于涉及多個部門協(xié)作的交易，發(fā)起部門應及時與相關(guān)部門溝通，確保交易信息的完整性和準確性。2.交易執(zhí)行過程中交易執(zhí)行人員在交易過程中，應實時記錄交易的關(guān)鍵信息，如交易價格的變動、交易數(shù)量的調(diào)整等情況。對于通過電子交易系統(tǒng)進行的交易，系統(tǒng)應具備自動記錄交易信息的功能，交易執(zhí)行人員應定期核對系統(tǒng)記錄與實際交易情況是否一致。3.交易完成后交易完成當日，交易執(zhí)行人員應根據(jù)交易實際情況，對交易記錄進行最終確認和完善。如發(fā)現(xiàn)交易記錄存在遺漏或錯誤，應及時補充或更正，并注明原因。確認無誤后，將交易記錄提交至專門的記錄管理部門或崗位進行集中錄入。4.記錄錄入記錄管理部門或崗位應配備專業(yè)的錄入人員，負責將交易記錄準確無誤地錄入到電子記錄系統(tǒng)或數(shù)據(jù)庫中。錄入人員在錄入過程中應認真核對每一項交易記錄要素，確保錄入信息與提交的原始記錄一致。錄入完成后，應進行數(shù)據(jù)的初步校驗，如檢查交易金額的計算是否正確、交易數(shù)量是否符合邏輯等，對校驗發(fā)現(xiàn)的問題及時反饋給交易執(zhí)行人員進行核實和修正。

四、交易記錄的存儲與保管1.存儲方式交易記錄應采用電子存儲和紙質(zhì)存儲相結(jié)合的方式。電子存儲應使用安全可靠的服務器或存儲設備，采用冗余備份和異地存儲等技術(shù)手段，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。紙質(zhì)存儲應將交易記錄打印成冊，按照年度、交易類別等進行分類裝訂，并妥善保管。2.存儲期限根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和監(jiān)管要求，結(jié)合機構(gòu)自身業(yè)務特點，確定交易記錄的存儲期限。一般情況下，交易記錄應至少保存[X]年，對于涉及重大交易或有特殊監(jiān)管要求的，存儲期限應適當延長。3.保管責任明確專門的部門或人員負責交易記錄的保管工作。保管人員應定期對交易記錄進行檢查和維護，確保存儲介質(zhì)的正常運行，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞或泄露。對于紙質(zhì)交易記錄，應妥善存放于防火、防潮、防蟲的檔案柜中，并建立紙質(zhì)檔案借閱登記制度，嚴格控制檔案的借閱和使用。4.數(shù)據(jù)備份與恢復制定詳細的數(shù)據(jù)備份計劃，定期對交易記錄數(shù)據(jù)進行備份。備份數(shù)據(jù)應存儲在與主服務器分離的存儲設備上，并異地存放。同時，應定期進行數(shù)據(jù)恢復演練，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)故障或丟失時能夠及時恢復，保證交易記錄的連續(xù)性和可用性。

五、交易記錄的查詢與使用1.查詢權(quán)限明確不同部門和人員對交易記錄的查詢權(quán)限。一般來說，合規(guī)部門、風險管理部門、審計部門等因工作需要可查詢?nèi)拷灰子涗?；其他部門如需查詢，應根據(jù)具體業(yè)務需求，經(jīng)過相應的審批流程后進行有限度的查詢。對于涉及敏感交易信息或內(nèi)部機密的交易記錄，應嚴格限制查詢范圍和人員，并采取必要的保密措施。2.查詢流程查詢?nèi)藛T應填寫專門的查詢申請表，注明查詢的交易記錄范圍、查詢目的等信息。申請表經(jīng)所在部門負責人審批后，提交至記錄管理部門。記錄管理部門在核實查詢申請的合法性和必要性后，為查詢?nèi)藛T提供相應的交易記錄，并記錄查詢情況，包括查詢時間、查詢?nèi)藛T姓名、查詢內(nèi)容等。3.使用規(guī)范查詢?nèi)藛T應嚴格按照查詢目的使用交易記錄，不得將查詢到的交易信息用于其他無關(guān)目的。如需引用交易記錄中的數(shù)據(jù)或信息，應確保引用的準確性和完整性，并注明數(shù)據(jù)來源。未經(jīng)授權(quán)，查詢?nèi)藛T不得擅自復制、傳播交易記錄。4.數(shù)據(jù)分析與報告機構(gòu)鼓勵相關(guān)部門對交易記錄進行數(shù)據(jù)分析，以發(fā)現(xiàn)交易活動中的規(guī)律、風險點和潛在問題。分析結(jié)果應形成報告，提交給管理層和相關(guān)決策部門，為機構(gòu)的決策提供支持。同時，應建立數(shù)據(jù)分析結(jié)果的共享機制，促進各部門之間的信息交流和協(xié)同工作。

六、交易記錄的審計與監(jiān)督1.內(nèi)部審計內(nèi)部審計部門應定期對交易記錄制度的執(zhí)行情況進行審計，檢查交易記錄的生成、錄入、存儲、查詢等環(huán)節(jié)是否符合制度要求。審計內(nèi)容包括交易記錄的完整性、準確性、及時性，審批及授權(quán)流程的合規(guī)性，數(shù)據(jù)存儲和保管的安全性等。對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。2.合規(guī)監(jiān)督合規(guī)部門負責對交易記錄涉及的合規(guī)事項進行監(jiān)督，檢查交易活動是否符合法律法規(guī)、監(jiān)管要求以及機構(gòu)內(nèi)部的合規(guī)政策。重點關(guān)注交易行為的合法性、交易信息披露的合規(guī)性等方面。如發(fā)現(xiàn)違規(guī)交易記錄或交易行為，應及時采取措施予以糾正，并向管理層和監(jiān)管機構(gòu)報告。3.監(jiān)督檢查頻率內(nèi)部審計和合規(guī)監(jiān)督應定期開展，至少每年進行一次全面檢查。對于重點業(yè)務領(lǐng)域或關(guān)鍵交易環(huán)節(jié)，應增加檢查頻率，確保交易記錄制度的有效執(zhí)行。4.問題整改與跟蹤針對審計和監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，責任部門應制定詳細的整改計劃，明確整改措施、整改期限和責任人。整改完成后，應向內(nèi)部審計部門和合規(guī)部門提交整改報告，接受復查。內(nèi)部審計部門和合規(guī)部門應持續(xù)跟蹤問題整改情況，確保整改工作落實到位，防止問題再次出現(xiàn)。

七、交易記錄制度的更新與完善1.定期評估機構(gòu)應定期對交易記錄制度進行評估，結(jié)合法律法規(guī)的變化、監(jiān)管要求的更新、業(yè)務發(fā)展的需要以及制度執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)的問題，全面審視制度的合理性和有效性。評估周期一般為每年一次，必要時可根據(jù)實際情況縮短評估周期。2.更新依據(jù)法律法規(guī)及監(jiān)管政策變化：密切關(guān)注國家法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管政策的調(diào)整，及時對交易記錄制度進行修訂，確保制度符合最新要求。機構(gòu)業(yè)務發(fā)展：隨著機構(gòu)業(yè)務規(guī)模的擴大、業(yè)務種類的增加或業(yè)務模式的創(chuàng)新，交易記錄制度應相應進行調(diào)整，以適應新的交易活動特點。制度執(zhí)行反饋：根據(jù)內(nèi)部審計、合規(guī)監(jiān)督以及其他部門在制度執(zhí)行過程中反饋的問題和建議，對制度進行針對性的優(yōu)化和完善。3.更新流程制度更新應遵循嚴格的流程，由相關(guān)部門或人員提出制度更新建議，經(jīng)充分論證后，提交至管理層審核。審核通過后，由專門的制度管理部門負責對交易記錄制度進行修訂，并及時向全體員工進行宣貫和培訓，確保員工了解制度更新的內(nèi)容和要求，保證制度的有效執(zhí)行。