上市公司合同管理制度

上市公司合同管理制度?（一）目的為加強(qiáng)上市公司合同管理，規(guī)范合同的簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》等相關(guān)法律法規(guī)及公司章程的規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、分公司、子公司（以下統(tǒng)稱"各單位"）與自然人、法人及其他組織簽訂的各類合同、協(xié)議（以下統(tǒng)稱"合同"）。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等行為必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策的規(guī)定。2.審慎簽約原則：在簽訂合同前，應(yīng)對(duì)合同對(duì)方的主體資格、信用狀況、履約能力等進(jìn)行充分調(diào)查和評(píng)估，審慎決定是否簽約。3.全面履行原則：各單位應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，確保合同的全面、正確履行。4.風(fēng)險(xiǎn)防范原則：加強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別、評(píng)估和控制，采取有效措施防范合同風(fēng)險(xiǎn)。二、合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）合同管理委員會(huì)公司設(shè)立合同管理委員會(huì)，作為合同管理的決策機(jī)構(gòu)。合同管理委員會(huì)由公司董事長(zhǎng)擔(dān)任主任，總經(jīng)理?yè)?dān)任副主任，其他高級(jí)管理人員及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。其主要職責(zé)包括：1.審議合同管理制度、流程及重大合同標(biāo)準(zhǔn)。2.審議重大合同及涉及公司重大利益的合同。3.協(xié)調(diào)解決合同管理中的重大問(wèn)題。（二）合同管理部門公司法律合規(guī)部門為合同管理部門，負(fù)責(zé)合同管理的日常工作。其主要職責(zé)包括：1.制定和完善合同管理制度、流程及示范文本。2.參與重大合同的起草、審核、談判等工作。3.對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)、登記、歸檔管理。4.監(jiān)督檢查合同的履行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行中的問(wèn)題。5.處理合同糾紛，維護(hù)公司合法權(quán)益。（三）業(yè)務(wù)部門各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門合同的起草、談判、履行等工作，并配合合同管理部門做好合同管理相關(guān)工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)本部門合同業(yè)務(wù)的調(diào)研、策劃和初步審核。2.按照合同管理制度的要求，組織簽訂、履行合同。3.及時(shí)向合同管理部門報(bào)送合同簽訂、履行情況等相關(guān)信息。4.配合合同管理部門處理合同糾紛。三、合同的簽訂（一）合同簽訂流程1.業(yè)務(wù)部門發(fā)起：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，發(fā)起合同簽訂流程，填寫(xiě)合同審批表，詳細(xì)說(shuō)明合同的基本情況、簽訂背景、對(duì)方當(dāng)事人情況、合同主要條款等內(nèi)容，并附上相關(guān)資料。2.部門審核：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對(duì)合同進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)審核合同條款是否符合業(yè)務(wù)要求、對(duì)方當(dāng)事人情況是否真實(shí)可靠等，并簽署審核意見(jiàn)。3.法律審核：合同管理部門對(duì)合同進(jìn)行法律審核，重點(diǎn)審核合同條款是否符合法律法規(guī)的規(guī)定、是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)等，并簽署審核意見(jiàn)。4.財(cái)務(wù)審核（如有需要）：涉及財(cái)務(wù)事項(xiàng)的合同，財(cái)務(wù)部門對(duì)合同的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核合同價(jià)款、支付方式、結(jié)算方式等是否合理、合規(guī)，并簽署審核意見(jiàn)。5.分管領(lǐng)導(dǎo)審批：分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)合同進(jìn)行審批，重點(diǎn)審核合同是否符合公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要、是否存在重大風(fēng)險(xiǎn)等，并簽署審批意見(jiàn)。6.總經(jīng)理審批：總經(jīng)理對(duì)重大合同或涉及公司重大利益的合同進(jìn)行審批，并簽署審批意見(jiàn)。7.董事長(zhǎng)審批（如有需要）：根據(jù)公司章程及相關(guān)規(guī)定，需董事長(zhǎng)審批的合同，由董事長(zhǎng)簽署審批意見(jiàn)。8.簽訂合同：經(jīng)審批通過(guò)后，業(yè)務(wù)部門與對(duì)方當(dāng)事人簽訂合同。合同應(yīng)由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字，并加蓋雙方單位公章或合同專用章。（二）合同條款的審查1.合同主體條款：審查合同對(duì)方當(dāng)事人的主體資格、經(jīng)營(yíng)范圍、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書(shū)等，確保合同主體合法有效。2.合同標(biāo)的條款：明確合同標(biāo)的的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等，確保合同標(biāo)的具體明確。3.合同價(jià)款條款：明確合同價(jià)款的金額、支付方式、結(jié)算方式、付款期限等，確保合同價(jià)款合理、明確。4.合同履行條款：明確合同的履行期限、履行地點(diǎn)、履行方式、交付方式等，確保合同履行具有可操作性。5.違約責(zé)任條款：明確雙方當(dāng)事人的違約責(zé)任，包括違約情形、違約金金額或計(jì)算方式等，確保違約責(zé)任具有可追究性。6.爭(zhēng)議解決條款：明確雙方當(dāng)事人在合同履行過(guò)程中發(fā)生爭(zhēng)議時(shí)的解決方式，如協(xié)商、仲裁或訴訟等，確保爭(zhēng)議解決方式合法有效。（三）合同簽訂的注意事項(xiàng)1.合同文本應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同示范文本或經(jīng)合同管理部門審核通過(guò)的文本。2.合同簽訂前，應(yīng)確保對(duì)方當(dāng)事人已取得合法有效的授權(quán)委托書(shū)，并核對(duì)授權(quán)代表的身份信息。3.合同簽訂時(shí)，應(yīng)注意簽字蓋章的規(guī)范性，確保合同簽字蓋章齊全、清晰。4.合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本提交給合同管理部門進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)、登記、歸檔管理。四、合同的履行（一）履行職責(zé)1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的具體履行工作，應(yīng)按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)、方式等履行義務(wù)，并及時(shí)向?qū)Ψ疆?dāng)事人交付相關(guān)貨物或提供服務(wù)。2.業(yè)務(wù)部門在合同履行過(guò)程中，應(yīng)密切關(guān)注對(duì)方當(dāng)事人的履行情況，如發(fā)現(xiàn)對(duì)方當(dāng)事人存在違約行為或可能影響合同履行的情況，應(yīng)及時(shí)通知合同管理部門，并采取相應(yīng)措施。3.合同管理部門負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查合同的履行情況，定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同履行中存在的問(wèn)題，并協(xié)調(diào)解決。（二）合同履行的跟蹤與監(jiān)督1.建立合同履行臺(tái)賬：業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同履行臺(tái)賬，詳細(xì)記錄合同的簽訂時(shí)間、履行期限、履行情況、付款情況等信息，并及時(shí)更新。2.定期報(bào)告：業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期向合同管理部門報(bào)告合同履行情況，如每月或每季度提交合同履行情況報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括合同履行進(jìn)度、存在的問(wèn)題及解決方案等。3.監(jiān)督檢查：合同管理部門應(yīng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，可通過(guò)實(shí)地走訪、查閱資料、聽(tīng)取匯報(bào)等方式，了解合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促業(yè)務(wù)部門整改。（三）合同變更與解除1.變更條件：合同履行過(guò)程中，因客觀情況發(fā)生變化或雙方當(dāng)事人協(xié)商一致，需要變更合同內(nèi)容的，應(yīng)簽訂書(shū)面的合同變更協(xié)議。2.變更流程：合同變更的流程與合同簽訂流程相同，需經(jīng)業(yè)務(wù)部門發(fā)起、部門審核、法律審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批、總經(jīng)理審批（如有需要）、董事長(zhǎng)審批（如有需要）等環(huán)節(jié)，并簽訂書(shū)面的合同變更協(xié)議。3.解除條件：合同履行過(guò)程中，出現(xiàn)下列情形之一的，可解除合同：因不可抗力致使不能實(shí)現(xiàn)合同目的；在履行期限屆滿前，當(dāng)事人一方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務(wù)；當(dāng)事人一方遲延履行主要債務(wù)，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行；當(dāng)事人一方遲延履行債務(wù)或者有其他違約行為致使不能實(shí)現(xiàn)合同目的；法律規(guī)定的其他情形。4.解除流程：合同解除的流程與合同簽訂流程相同，需經(jīng)業(yè)務(wù)部門發(fā)起、部門審核、法律審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批、總經(jīng)理審批（如有需要）、董事長(zhǎng)審批（如有需要）等環(huán)節(jié)，并簽訂書(shū)面的合同解除協(xié)議。五、合同的歸檔與保管（一）歸檔要求1.合同管理部門應(yīng)在合同簽訂后及時(shí)將合同副本進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)、登記，并按照檔案管理的要求進(jìn)行歸檔。2.合同歸檔應(yīng)包括合同文本、合同審批表、相關(guān)資料（如對(duì)方當(dāng)事人的主體資格證明、授權(quán)委托書(shū)、招投標(biāo)文件、補(bǔ)充協(xié)議等）。3.合同檔案應(yīng)分類存放，便于查閱和管理。（二）保管期限合同檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)合同的性質(zhì)、重要程度等因素確定，一般為[X]年。對(duì)于涉及公司重大利益、重要資產(chǎn)處置等合同，保管期限應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)。（三）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)合同查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到合同管理部門查閱。2.因特殊情況需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)合同借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、合同管理部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。3.查閱和借閱合同檔案時(shí)，不得擅自涂改、復(fù)印、拍照、損毀合同檔案，不得泄露合同涉及的商業(yè)秘密和公司機(jī)密。六、合同糾紛的處理（一）糾紛處理原則1.及時(shí)處理原則：合同糾紛發(fā)生后，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，避免糾紛擴(kuò)大化。2.依法處理原則：合同糾紛的處理應(yīng)依據(jù)國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策的規(guī)定進(jìn)行，確保處理結(jié)果合法有效。3.協(xié)商解決優(yōu)先原則：合同糾紛發(fā)生后，應(yīng)首先嘗試通過(guò)協(xié)商解決，協(xié)商解決不成的，再考慮通過(guò)仲裁或訴訟等方式解決。（二）糾紛處理流程1.糾紛報(bào)告：業(yè)務(wù)部門在發(fā)現(xiàn)合同糾紛后，應(yīng)及時(shí)向合同管理部門報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括糾紛的基本情況、涉及金額、處理進(jìn)展等。2.糾紛調(diào)查：合同管理部門接到報(bào)告后，應(yīng)會(huì)同業(yè)務(wù)部門對(duì)糾紛情況進(jìn)行調(diào)查，收集相關(guān)證據(jù)，分析糾紛產(chǎn)生的原因，提出處理建議。3.協(xié)商解決：根據(jù)糾紛調(diào)查情況，合同管理部門組織業(yè)務(wù)部門與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商，爭(zhēng)取通過(guò)協(xié)商解決糾紛。協(xié)商達(dá)成一致的，應(yīng)簽訂書(shū)面的和解協(xié)議。4.仲裁或訴訟：如協(xié)商解決不成，合同管理部門應(yīng)根據(jù)合同約定及相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，經(jīng)批準(zhǔn)后，可選擇通過(guò)仲裁或訴訟等方式解決糾紛。在仲裁或訴訟過(guò)程中，應(yīng)積極配合律師等專業(yè)人員，提供相關(guān)證據(jù)和資料，維護(hù)公司合法權(quán)益。（三）糾紛處理的注意事項(xiàng)1.合同糾紛處理過(guò)程中，應(yīng)注意收集和保存相關(guān)證據(jù)，如合同文本、往來(lái)函件、會(huì)議紀(jì)要、付款憑證、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等，確保證據(jù)的真實(shí)性、合法性和關(guān)聯(lián)性。2.合同糾紛處理過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策的規(guī)定，不得采取不正當(dāng)手段干擾糾紛處理程序。3.合同糾紛處理結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，完善合同管理制度和流程，避免類似糾紛再次發(fā)生。七、合同管理的信息化建設(shè)（一）建立合同管理信息系統(tǒng)公司應(yīng)建立合同管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同管理的信息化、規(guī)范化和科學(xué)化。合同管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備合同起草、審核、審批、簽訂、履行、變更、解除、歸檔、查詢等功能，方便各單位進(jìn)行合同管理。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)各單位應(yīng)按照合同管理信息系統(tǒng)的要求，及時(shí)將合同相關(guān)信息錄入系統(tǒng)，并確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。合同管理部門應(yīng)定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的時(shí)效性和可靠性。（三）信息化應(yīng)用利用合同管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同管理流程的自動(dòng)化、智能化，提高合同管理效率。例如，通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)提醒合同履行期限、審批期限等，避免因人為疏忽導(dǎo)致合同逾期履行或?qū)徟诱`。同時(shí)，利用系統(tǒng)對(duì)合同數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。八、合同管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查合同管理部門應(yīng)定期對(duì)各單位的合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂與履行情況、合同檔案管理情況等。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，督促各單位限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)建立合同管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各單位的合同管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己嗽u(píng)價(jià)指標(biāo)包括合同簽訂的規(guī)范性、合同履行的及時(shí)性和準(zhǔn)確性