會議室管理制度

會議室管理制度?1.目的為規(guī)范公司會議室的使用管理，提高會議室的使用效率，確保各類會議及活動的順利進行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有會議室，包括但不限于大會議室、小會議室、多功能會議室等。3.管理原則遵循"統(tǒng)一管理、合理安排、高效使用、確保安全"的原則，對會議室進行規(guī)范化管理。二、會議室管理職責1.行政部門負責會議室的日常管理工作，包括會議室的預訂、調(diào)配、清潔、設備維護等。制定會議室使用規(guī)則和流程，并監(jiān)督執(zhí)行。定期檢查會議室的設施設備，確保其正常運行，如有問題及時聯(lián)系相關(guān)部門進行維修。2.使用部門根據(jù)工作需要提前預訂會議室，并按照規(guī)定的時間和要求使用會議室。使用會議室過程中，應愛護室內(nèi)設施設備，保持會議室的整潔衛(wèi)生。會議結(jié)束后，及時清理會議室，關(guān)閉電器設備，將桌椅擺放整齊。3.公司領導根據(jù)工作安排，有權(quán)優(yōu)先使用會議室。對會議室的使用情況進行監(jiān)督和指導，提出改進意見和建議。三、會議室預訂1.預訂方式公司員工可通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)或指定的預訂表格進行會議室預訂。預訂時需填寫預訂日期、時間段、會議主題、參會人數(shù)等信息，并確保信息準確無誤。2.預訂時間為了保證會議室的合理安排，預訂時間應提前[X]個工作日進行。對于緊急會議，在確保會議室未被占用的情況下，可提前[X]小時預訂。原則上，同一會議室在相鄰時間段內(nèi)不能被重復預訂，如有特殊情況需經(jīng)行政部門同意。3.預訂審批一般會議預訂由部門負責人審批；重要會議、跨部門會議或涉及公司高層領導的會議預訂，需經(jīng)分管領導審批；特別重大的會議預訂，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。審批通過后，預訂信息將自動記錄在會議室預訂系統(tǒng)中，預訂人可在系統(tǒng)中查看預訂結(jié)果。四、會議室使用1.使用時間預訂的會議室使用時間以預訂時間段為準，參會人員應提前[X]分鐘到達會議室進行準備，會議結(jié)束后應及時清理并離開會議室，不得超時占用。如需延長使用時間，應提前向行政部門提出申請，經(jīng)同意后方可延長。未經(jīng)批準擅自延長使用時間的，將按照相關(guān)規(guī)定進行處理。2.使用范圍會議室主要用于公司內(nèi)部的各類會議、培訓、研討、匯報等活動，未經(jīng)行政部門批準，不得用于與公司業(yè)務無關(guān)的活動。使用部門應嚴格按照預訂的會議主題使用會議室，不得擅自更改會議內(nèi)容或轉(zhuǎn)借他人使用。3.會議組織會議組織者應提前做好會議的各項準備工作，包括會議資料的準備、設備的調(diào)試等，確保會議順利進行。在會議過程中，應遵守會議紀律，保持良好的會議秩序，不得在會議室內(nèi)吸煙、大聲喧嘩、隨意走動等。如需使用會議室的音響、投影儀、白板等設備，應提前向行政部門提出申請，由行政部門安排專人進行操作和維護。使用人員應正確操作設備，如有損壞，應照價賠償。五、會議室設施設備管理1.設施設備配備行政部門負責為各會議室配備必要的辦公設備和用品，如桌椅、投影儀、音響、白板、書寫筆、紙等，并定期進行檢查和維護，確保設施設備完好可用。根據(jù)會議室的使用需求和實際情況，適時對設施設備進行更新和升級，以提高會議室的使用功能和舒適度。2.設施設備維護使用部門在使用會議室設施設備過程中，如發(fā)現(xiàn)設備故障或損壞，應及時向行政部門報告。行政部門接到報告后，應立即安排專業(yè)人員進行維修，并記錄維修情況。對于一般性的設備故障，維修人員應在[X]小時內(nèi)完成維修；對于較為復雜的設備故障，應盡快維修，確保不影響正常使用。定期對會議室設施設備進行全面檢查和保養(yǎng)，做好設備的清潔、潤滑、調(diào)試等工作，延長設備使用壽命。3.設施設備使用規(guī)范嚴格按照設施設備的操作規(guī)程使用設備，不得擅自拆卸、改裝設備，以免造成設備損壞。使用完畢后，應及時關(guān)閉設備電源，將設備恢復到初始狀態(tài)，并整理好相關(guān)連接線和資料。愛護會議室的公共設施，不得隨意在桌椅、墻壁等上面刻畫、張貼，如有損壞，應照價賠償。六、會議室環(huán)境衛(wèi)生管理1.清潔標準會議室應保持地面干凈、無雜物，桌面、椅子、白板等表面整潔，無灰塵、污漬。會議結(jié)束后，使用部門應及時清理會議室，將垃圾帶走，保持會議室的整潔衛(wèi)生。定期對會議室進行全面清潔，包括地面吸塵、桌面擦拭、設備清潔等，確保會議室環(huán)境整潔、舒適。2.衛(wèi)生監(jiān)督行政部門負責對會議室的環(huán)境衛(wèi)生情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時通知使用部門進行整改。對于不遵守環(huán)境衛(wèi)生規(guī)定的部門和個人，行政部門將進行通報批評，并責令其限期整改。七、會議室安全管理1.安全設施配備在會議室配備必要的消防器材和安全設施，如滅火器、應急照明燈具等，并定期進行檢查和維護，確保其處于良好狀態(tài)。會議室的電器設備應符合安全標準，電線不得私拉亂接，嚴禁使用大功率電器，以免引發(fā)安全事故。2.安全使用規(guī)定使用會議室時，應注意用電安全，不得在會議室無人時充電、使用電器設備。嚴禁在會議室內(nèi)吸煙、使用明火，如需使用蠟燭、香薰等物品，應提前向行政部門提出申請，并采取相應的安全措施。會議結(jié)束后，應關(guān)閉所有電器設備電源，關(guān)好門窗，確保會議室安全。3.安全檢查與應急處理行政部門定期對會議室進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)并消除安全隱患。如發(fā)生安全事故，應立即啟動應急預案，采取有效措施進行處理，并及時向上級領導報告。八、違規(guī)處理1.違規(guī)行為界定未按規(guī)定預訂會議室，擅自占用會議室的。未按預訂時間使用會議室，或未經(jīng)批準擅自延長使用時間的。擅自更改會議內(nèi)容、轉(zhuǎn)借會議室或用于與公司業(yè)務無關(guān)活動的。損壞會議室設施設備，未照價賠償?shù)?。未遵守會議室環(huán)境衛(wèi)生規(guī)定，導致會議室環(huán)境臟亂差的。未遵守會議室安全規(guī)定，引發(fā)安全事故的。2.處理措施對于首次違規(guī)的部門或個人，行政部門將進行口頭警告，并責令其立即整改。對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的部門或個人，行政部門將視情況給予通報批評、經(jīng)濟處罰等處理措施。經(jīng)濟處罰標準為每次[X]元，罰款從部門或個人當月績效獎金中扣除。因違規(guī)行為給公司