行政管理?？飘厴I(yè)論文-論如何做好辦公室行政管理精細(xì)化管理

摘要為了實(shí)施科學(xué)高效的管理，企事業(yè)單位必須發(fā)揮辦公室的樞紐作用。為適應(yīng)當(dāng)前社會主義市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企事業(yè)單位必須提高辦公管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)辦公管理精細(xì)化。細(xì)化的核心內(nèi)容是使工作更加具體，從而促進(jìn)單位管理質(zhì)量更加嚴(yán)謹(jǐn)有效，從而達(dá)到節(jié)約管理成本、提高工作效率的目的。本文探討了辦公管理的思路，為企事業(yè)單位推進(jìn)辦公管理精細(xì)化提供參考對策。關(guān)鍵詞：辦公室；行政管理；精細(xì)化；對策

引言辦公管理具有多層次、綜合性和具體任務(wù)多樣化的特點(diǎn)。要科學(xué)有效地開展這項(xiàng)工作，必須遵循服務(wù)第一、制度化、科學(xué)化、勤勉化的原則。辦公室管理的根本目的是為行政機(jī)關(guān)的有效工作提供各種服務(wù)。行政管理部門是企事業(yè)單位的綜合管理部門，在企事業(yè)單位的日常管理中發(fā)揮著重要作用。做好科學(xué)高效的管理工作，是現(xiàn)代企事業(yè)單位更好地迎接市場挑戰(zhàn)的必要條件，對促進(jìn)企事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展、提高經(jīng)濟(jì)效益具有積極作用。適應(yīng)新形勢的需要，必須破舊立新，摒棄舊觀念，不斷改革和完善綜合行政工作，不斷為企事業(yè)單位發(fā)展注入新的活力，增強(qiáng)企事業(yè)單位的綜合競爭力。辦公室作為承上啟下的紐帶，在日常工作中擔(dān)負(fù)著辦文件、辦會議、辦事務(wù)、協(xié)調(diào)溝通的職能。因此，對辦公室進(jìn)行精細(xì)化管理，可以使各部門的工作更加順暢，提高工作效率，促進(jìn)企事業(yè)單位更好的發(fā)展。辦公室的行政管理職能從行政管理的角度看，辦公室的工作主要是上級部門和公司交辦的行政工作，對象主要是各部門的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員。辦公室的行政職能主要包括以下四個(gè)方面：助手參謀作用辦公室結(jié)合公司領(lǐng)導(dǎo)意見，落實(shí)上級部署，組織檢查落實(shí)情況，對加強(qiáng)管理、維護(hù)工作秩序、保證工作質(zhì)量起到組織和執(zhí)行作用。辦公室工作人員要經(jīng)常深入工作一線，了解基層情況，聽取意見，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提出改革建議，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，提出建設(shè)性的參考意見，做好領(lǐng)導(dǎo)班子工作。協(xié)調(diào)保障作用在管理工作中，辦公室要負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)工作，維護(hù)正常的工作秩序，及時(shí)傳達(dá)上級主管部門和公司領(lǐng)導(dǎo)的指示，積極協(xié)調(diào)各部門之間的關(guān)系，發(fā)揮承上啟下、內(nèi)外貫通的“樞紐”作用。辦公室既要確保及時(shí)有效地完成上級部門和公司交辦安排的具體事務(wù)，確保領(lǐng)導(dǎo)集中精力思考和處理工作中的重大問題，又要與公司各部門建立良好的工作關(guān)系，傾聽聽取他們的意見，充分調(diào)動職工的積極性，共同完成各項(xiàng)工作任務(wù)。辦公室行政管理存在的問題不同的組織、企事業(yè)單位都設(shè)有辦事處，其工作內(nèi)容相似。但是，目前，他們的行政管理還存在著普遍的不足。制度不健全，機(jī)構(gòu)運(yùn)作吃力一些企事業(yè)單位在發(fā)展過程中，規(guī)章制度不完善，辦公效率低下。一旦在運(yùn)行中缺乏制度約束，工作就會偏離企事業(yè)單位的實(shí)際，造成人力物力的浪費(fèi)。辦公室的工作能否順利開展，直接影響到公司的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。綜合辦公室工作中存在的問題或障礙，將影響企事業(yè)單位的管理水平。缺少對強(qiáng)企事業(yè)單位文化的貫徹行政部門的工作很復(fù)雜。正因?yàn)槿绱?，辦公室的工作人員往往把精力放在處理日常工作、后勤等工作上。對企事業(yè)單位文化的宣傳和落實(shí)不夠。長期來看，員工隊(duì)伍缺乏向心力和凝聚力，不利于公司和員工的長遠(yuǎn)發(fā)展。企事業(yè)單位內(nèi)部員工綜合業(yè)務(wù)水平有待提高企事業(yè)單位的工作人員個(gè)人綜合素質(zhì)和崗位業(yè)務(wù)能力不高，不能以積極的態(tài)度面對崗位工作，缺乏創(chuàng)新精神，不能高效率、高質(zhì)量地完成綜合管理工作，因?yàn)檗k公室行政工作看得很細(xì)，所以企事業(yè)單位在日常細(xì)節(jié)上會充滿漏洞、運(yùn)轉(zhuǎn)不暢等問題。影響辦公室行政管理精細(xì)化的主要因素管理目標(biāo)不明確要全面提高機(jī)關(guān)行政管理質(zhì)量，明確管理目標(biāo)是前提。但從今天的情況看，一些機(jī)關(guān)沒有明確的行政目標(biāo)，往往沿用過去相對落后的行政管理模式，并不是事事堅(jiān)持。從現(xiàn)實(shí)來看，辦公室管理過程更多地依賴于舊的經(jīng)驗(yàn)和舊的方法，缺乏組織性和計(jì)劃性。另外，一些政府機(jī)關(guān)沒有制定和實(shí)施完善的績效考核制度，沒有將機(jī)關(guān)工作人員的職責(zé)與績效掛鉤，缺乏更加明確的分工，這使得許多機(jī)關(guān)工作人員缺乏工作積極性、主動性和創(chuàng)造性，而一些辦公室工作人員缺乏一定的認(rèn)同感和歸屬感。辦公室工作人員常常很難擺脫彼此。管理人員缺乏較強(qiáng)的精細(xì)化管理意識政府機(jī)關(guān)管理者具有強(qiáng)烈的精細(xì)化管理意識，是實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)行政精細(xì)化管理的重要因素。機(jī)關(guān)管理人員如果有較強(qiáng)的精細(xì)化管理意識，就能更加細(xì)致、客觀地設(shè)計(jì)和制定機(jī)關(guān)各項(xiàng)管理制度，彌補(bǔ)和調(diào)整機(jī)關(guān)管理過程中的各種漏洞和不足。然而，從現(xiàn)實(shí)情況看，大多數(shù)政府機(jī)關(guān)管理者缺乏精細(xì)化管理意識，導(dǎo)致機(jī)關(guān)管理存在諸多漏洞，機(jī)關(guān)管理質(zhì)量相對較低。辦公室部分辦公人員缺乏較高的職業(yè)素養(yǎng)部分機(jī)關(guān)辦公人員專業(yè)素質(zhì)低下，其專業(yè)能力和綜合素質(zhì)已不能滿足實(shí)際工作的需要。在辦公管理過程中，一些辦公人員不僅沒有很強(qiáng)的創(chuàng)新意識和團(tuán)結(jié)合作意識，而且沒有很強(qiáng)的精細(xì)工作意識，甚至還有少數(shù)辦公室工作人員處理工作，敷衍、消極態(tài)度，缺乏較高的職業(yè)道德。這將阻礙辦公室管理的完善。辦公室精細(xì)化行政管理對策全面明確管理目標(biāo)在機(jī)關(guān)行政管理實(shí)踐中，要充分明確管理目標(biāo)，要求全體機(jī)關(guān)工作人員嚴(yán)格按照制度和流程辦事，努力向精細(xì)化辦公管理方向發(fā)展。具體包括以下幾個(gè)方面：一是堅(jiān)持權(quán)責(zé)制衡原則，根據(jù)機(jī)關(guān)工作職責(zé)和機(jī)關(guān)日常工作流程，科學(xué)設(shè)置崗位。此外，各處室崗位職責(zé)要明確，使各崗位既獨(dú)立又相互配合。二是優(yōu)化辦公流程，確保辦公有序運(yùn)行。對于辦公管理的精細(xì)化、科學(xué)化和簡單化具有較大的推動作用。因此，辦公室應(yīng)不斷優(yōu)化和完善自己的工作流程，確保實(shí)際執(zhí)行的快速簡便。三是制定和實(shí)施更加嚴(yán)格的績效考核制度。對程序性強(qiáng)、量化容易的工作任務(wù)，要設(shè)計(jì)合理的量化評價(jià)指標(biāo)體系；對主觀性強(qiáng)、量化難度大的工作任務(wù)，要設(shè)計(jì)定性評價(jià)指標(biāo)體系。對表現(xiàn)優(yōu)秀的機(jī)關(guān)工作人員要適當(dāng)表揚(yáng)獎(jiǎng)勵(lì)，增強(qiáng)自豪感和滿意度；對表現(xiàn)較差的機(jī)關(guān)工作人員要適當(dāng)批評教育，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣。加強(qiáng)政府機(jī)關(guān)文化建設(shè)加強(qiáng)辦公室精細(xì)化行政管理，既要逐步轉(zhuǎn)變管理模式，又要加強(qiáng)行政人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，不受傳統(tǒng)行政管理模式的影響，確保辦公室精細(xì)化行政管理。加強(qiáng)機(jī)關(guān)文化建設(shè)，是辦公室精細(xì)化行政管理的重要對策。在許多政府機(jī)關(guān)的文化建設(shè)過程中，管理者對政府官員的人格特征和工作能力有了相應(yīng)的認(rèn)識，可以有效地控制政府官員在工作中出現(xiàn)的問題。在現(xiàn)代公共管理中，我們需要加強(qiáng)對政府官員的管理，運(yùn)用更加精細(xì)化的管理，為政府機(jī)關(guān)的發(fā)展帶來更大的幫助，使政府機(jī)關(guān)的行政效率更高，加強(qiáng)政府文化建設(shè)具有重要意義。采用制度化管理方式制度化管理也是辦公管理的主要方式，這就要求各政府機(jī)關(guān)建立健全約束機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制，確保行政過程更加順暢。政府機(jī)關(guān)要實(shí)現(xiàn)精細(xì)化行政管理，需要有科學(xué)的規(guī)章制度，作為政府機(jī)關(guān)管理的基準(zhǔn)，作為制約政府機(jī)關(guān)人員的有效途徑，在政府機(jī)關(guān)內(nèi)部形成統(tǒng)一的規(guī)范模式，并采取制度化的管理模式，從而使政府機(jī)構(gòu)得到更快的發(fā)展，最終提高政府機(jī)構(gòu)的經(jīng)濟(jì)效益，使公共管理更加高效精細(xì)化。運(yùn)用制度化管理可以有效地開展精細(xì)化行政工作，對政府機(jī)關(guān)的發(fā)展有很大的幫助。注重行政管理人員的專業(yè)素養(yǎng)政府機(jī)關(guān)行政人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)非常重要，直接影響到個(gè)性化管理的效率。辦公室個(gè)性化管理對行政人員的工作能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了更高的要求。提高辦公室的精細(xì)化管理，需要提高行政人員的專業(yè)素質(zhì)，培養(yǎng)更多的專業(yè)高素質(zhì)管理人才，規(guī)范行政工作，使辦公室的行政工作更加精細(xì)化，進(jìn)而提高行政管理的效率和水平辦公室的。政府機(jī)關(guān)在發(fā)展和行政管理過程中，需要細(xì)化管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，全面了解工作內(nèi)容，及時(shí)反映工作的實(shí)際情況和存在的問題，體現(xiàn)辦公行政工作的精細(xì)化管理，使政府機(jī)關(guān)有一個(gè)良好的形象更好的發(fā)展。首先，政府要努力為機(jī)關(guān)工作人員搭建學(xué)習(xí)、培訓(xùn)和素質(zhì)提升的平臺，加大對機(jī)關(guān)工作人員的理論知識、業(yè)務(wù)操作技術(shù)、職業(yè)道德等方面的培訓(xùn)，確保全體機(jī)關(guān)工作人員具有較高的業(yè)務(wù)水平和敬業(yè)精神，從而為完善辦公室管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。其次，辦公室工作人員要不斷增強(qiáng)精細(xì)工作意識，進(jìn)一步認(rèn)識到團(tuán)結(jié)協(xié)作工作的重要性，在工作中相互鼓勵(lì)、相互幫助，相互理解、相互支持，牢固樹立敬業(yè)奉獻(xiàn)精神。最后，機(jī)關(guān)工作人員在日常工作中要時(shí)刻注意細(xì)節(jié)，堅(jiān)持規(guī)范創(chuàng)新的工作原則，堅(jiān)持在細(xì)節(jié)中發(fā)現(xiàn)自己工作中存在的問題和不足，認(rèn)真整改，與時(shí)俱進(jìn)，摒棄經(jīng)驗(yàn)主義的做法，培養(yǎng)觀念加強(qiáng)精細(xì)化工作，增強(qiáng)精細(xì)化工作意識，把改進(jìn)精細(xì)化工作的習(xí)慣和精神融入辦公室工作的各個(gè)方面。使政府機(jī)關(guān)人員樹立精細(xì)化意識只有樹立精細(xì)化管理意識，才能使機(jī)關(guān)的發(fā)展和管理更加創(chuàng)新，才能培養(yǎng)機(jī)關(guān)的精細(xì)化管理能力，才能制定規(guī)范的機(jī)關(guān)管理制度，才能使辦公管理工作更加精細(xì)化，政府機(jī)關(guān)也有較好的發(fā)展前景。樹立政府官員的精細(xì)化意識，有助于辦公室的精細(xì)化行政管理。機(jī)關(guān)管理人員要不斷加強(qiáng)對辦公室工作的實(shí)際調(diào)查，根據(jù)辦公室的實(shí)際工作特點(diǎn)，制定一套科學(xué)合理的管理制度。在這個(gè)過程中，管理者要努力堅(jiān)持精細(xì)化的原則和標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)準(zhǔn)確地分解辦公室的行政工作，充分考慮各辦公室崗位的個(gè)性和共性。在日常工作中，管理者要充分發(fā)揮表率作用，與時(shí)俱進(jìn)，對辦公室工作紀(jì)律、工作職責(zé)、工作方向、工作流程等作出詳細(xì)具體的規(guī)定，實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位和辦公室員工的共同發(fā)展進(jìn)步，大力營造和諧社會，在辦公室管理過程中營造積極向上的工作環(huán)境為改善工作環(huán)境，要不斷完善和嚴(yán)格執(zhí)行辦公室員工的薪酬福利，最大限度地實(shí)現(xiàn)辦公室員工的利益，全面提高辦公室員工日常工作的積極性、主動性和創(chuàng)造性工作。結(jié)束語綜上所述，精細(xì)化的辦公管理系統(tǒng)不僅是提高整個(gè)管理效率的最佳手段，而且可以通過降低管理成本獲得更高的效益。辦公管理內(nèi)容復(fù)雜，精細(xì)化管理是提高辦公管理效率的重要手段。根據(jù)企事業(yè)單位辦公工作的特點(diǎn)，要求走規(guī)范化、科學(xué)化、精細(xì)化之路。同時(shí)，在全辦公室建立一套完善、科學(xué)的規(guī)章制度管理體系，通過合理化、精細(xì)化、科學(xué)化，把精細(xì)化意識落實(shí)到每一位員工身上，為我國的經(jīng)濟(jì)社會建設(shè)做出貢獻(xiàn)。參考文獻(xiàn)[1]張偉偉.淺析辦公室精細(xì)化行政管理的有效措施[J].幸福生活指南,2018(23):1.[2]程慧.實(shí)現(xiàn)辦公室精細(xì)化行政管理的有效措施[J].絲路視野,2020(11):1.[3]張樹兵.辦公室精細(xì)化行政管理的有效措施[J].商情,2020,000(001):