DB36T-公路工程電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

ICS?FORMTEXT?????FORMTEXT?????FORMTEXT?????DBFORMTEXT36DBFORMTEXTXX/FORMTEXTXXXXX—FORMTEXTXXXXFORMTEXT?????FORMTEXT公路工程電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范FORMTEXTSpecificationforelectronicdocumentsarchivingandelectronicrecordsmanagementinhighwayprojectofJiangxiprovinceFORMTEXT?????FORMDROPDOWNFORMTEXT?????FORMTEXTXXXX-FORMTEXTXX-FORMTEXTXX發(fā)布FORMTEXTXXXX-FORMTEXTXX-FORMTEXTXX實(shí)施FORMTEXT????????發(fā)布DBXX/XXXXX—XXXX公路工程電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范范圍本文件規(guī)定了江西省公路工程建設(shè)電子文件與電子檔案管理的總則、應(yīng)用系統(tǒng)基礎(chǔ)建設(shè)、公路工程電子文件類型、形成與管理、公路工程電子文件歸檔、電子檔案管理等要求。本文件適用于江西省公路工程建設(shè)項(xiàng)目產(chǎn)生的非涉密電子文件與電子檔案的管理。江西省公路工程建設(shè)項(xiàng)目傳統(tǒng)載體文件與檔案的管理可參照?qǐng)?zhí)行。規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。GB/T11822-2008科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求GB/T18894-2016電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范GB/T22239-2019信息安全技術(shù)網(wǎng)絡(luò)安全等級(jí)保護(hù)基本要求GB/T22240-2020信息安全技術(shù)網(wǎng)絡(luò)安全等級(jí)保護(hù)定級(jí)指南GB/T26162.1-2010信息與文獻(xiàn)文件管理第1部分通則GB/T26163.1-2010信息與文獻(xiàn)文件管理過程文件元數(shù)據(jù)第1部分原則GB/T29194-2012電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求GB/T39784-2021電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求DA/T1-2000檔案工作基本術(shù)語(yǔ)DA/T28-2018建設(shè)項(xiàng)目檔案整理規(guī)范DA/T31-2017紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范DA/T46-2009文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案DA/T47-2009版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求DA/T50-2014數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范DA/T58-2014電子檔案管理基本術(shù)語(yǔ)DA/T70-2018文書類電子檔案檢測(cè)一般要求DA/T78-2019錄音錄像檔案管理規(guī)范DB36/T380-2016歸檔文件整理規(guī)范術(shù)語(yǔ)和定義GB/T18894-2016、DA/T28-2018、DA/T58-2014界定的以及下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。電子文件electronicdocument國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的數(shù)字格式的各種信息記錄。電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景組成。[來源：GB/T18894-2016,定義3.1]公路工程電子文件electronicdocumentinhighwayproject公路工程建設(shè)項(xiàng)目在建設(shè)過程中通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備產(chǎn)生的信息記錄。包括文本電子文件、圖像電子文件、圖形電子文件、視頻電子文件、音頻電子文件等。電子文件歸檔electronicdocument辦理完畢的具有憑證、參考和保存價(jià)值的電子文件提交、整理并以電子檔案管理的過程。[來源：DA/T88-2021,定義3.6,有修改]四性fourproperties電子文件、電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性。[來源：DA/T88-2021,定義3.11]信息包informationpackage包含電子文件、電子檔案內(nèi)容及其元數(shù)據(jù)，按技術(shù)要求進(jìn)行封裝，用于不同環(huán)節(jié)之間信息傳遞的信息集合對(duì)象。[來源：DA/T70-2018,定義3.10,有修改]歸檔信息包archivingsubmissioninformationpackage（ASIP）以件為單位，對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成歸檔的內(nèi)容數(shù)據(jù)和相關(guān)元數(shù)據(jù)向電子檔案系統(tǒng)提交的信息包。[來源：DA/T70-2018,定義3.11,有修政]電子檔案electronicrecord具有憑證、查考和利用價(jià)值并歸檔保存的電子文件。[來源：GB/T18894-2016,定義3.2]公路工程電子檔案digitalprojectarchiveinhighwayproject是指公路建設(shè)項(xiàng)目在建設(shè)過程中產(chǎn)生的、具有保存價(jià)值并歸檔保存的一組有聯(lián)系電子文件及其相關(guān)過程信息的集合。業(yè)務(wù)系統(tǒng)businesssystem形成或管理機(jī)構(gòu)活動(dòng)數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)。示例：辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、質(zhì)量檢驗(yàn)系統(tǒng)、進(jìn)度系統(tǒng)、計(jì)量系統(tǒng)、安全管理系統(tǒng)等促進(jìn)公路建設(shè)項(xiàng)目事務(wù)處理的應(yīng)用系統(tǒng)。[來源：GB/T18894-2016,定義3.9]電子檔案管理系統(tǒng)electronicrecordmanagementsystem對(duì)電子文件、電子檔案進(jìn)行檢測(cè)接收、歸檔、編目、管理、利用和處置的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)。[來源：GB/T18894-2016,定義3.10,有修改]采集capture對(duì)電子文件、電子檔案及其元數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和存儲(chǔ)的方法與過程。[來源：GB/T18894，定義3.11]元數(shù)據(jù)metadata描述電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景及其整個(gè)管理過程的數(shù)據(jù)。[來源：GB/T18894-2016,定義3.3]鑒定appraisal對(duì)電子文件、電子檔案的內(nèi)容和技術(shù)狀況進(jìn)行評(píng)估的過程，確認(rèn)其真實(shí)性、完整性、可用性、安全性及其價(jià)值等，并確定其保管期限。[來源：DA/T58-2014,定義4.1,有修改]移交accession電子文件形成單位根據(jù)合同、協(xié)議或規(guī)定，將有關(guān)電子檔案交運(yùn)營(yíng)管理單位，項(xiàng)目主管單位或有關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)的過程。登記registration電子檔案進(jìn)入電子檔案管理系統(tǒng)時(shí)賦予電子檔案唯一標(biāo)識(shí)符的行為。轉(zhuǎn)換conversion電子檔案從一種載體轉(zhuǎn)換到另一種載體或從一種格式轉(zhuǎn)換成另一種格式的過程。遷移relocation遷移是指在維護(hù)真實(shí)性、完整性、可用性和安全性的前提下，將電子檔案從一個(gè)系統(tǒng)轉(zhuǎn)移到另一個(gè)系統(tǒng)的過程?？倓t總體要求公路工程電子文件歸檔與電子檔案管理應(yīng)納入建設(shè)單位信息化建設(shè)規(guī)劃，遵循項(xiàng)目建設(shè)和信息系統(tǒng)運(yùn)行的規(guī)律，堅(jiān)持“統(tǒng)一管理、全程管理、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、便于利用、安全保密”的管理原則。公路工程電子檔案的管理應(yīng)當(dāng)遵循其來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的基本要求，應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)維護(hù)其真實(shí)性、完整性、可用性和安全性的基本目標(biāo)。應(yīng)建設(shè)、配備必要的檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施和應(yīng)用系統(tǒng)，為公路工程電子文件與電子檔案管理提供技術(shù)保障。應(yīng)基于安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和存儲(chǔ)設(shè)備實(shí)施電子文件和電子檔案管理，保障公路工程建設(shè)項(xiàng)目數(shù)據(jù)信息安全。工作原則來源可靠電子文件與電子檔案應(yīng)由經(jīng)過授權(quán)和確認(rèn)的法定形成者在既定的業(yè)務(wù)活動(dòng)中，在特定的時(shí)間內(nèi)通過安全可靠的系統(tǒng)生成；應(yīng)通過數(shù)字簽名等技術(shù)手段，保證形成公路工程電子文件的項(xiàng)目法人單位、各參建單位及個(gè)人身份經(jīng)過授權(quán)和認(rèn)證；應(yīng)進(jìn)行基于文件管理的業(yè)務(wù)分析，確定產(chǎn)生公路工程電子文件的業(yè)務(wù)活動(dòng)、文件構(gòu)成要素以及文件之間的相互關(guān)系；公路工程電子文件的形成時(shí)間應(yīng)與項(xiàng)目建設(shè)同步，文件辦理完畢后及時(shí)收集；公路工程電子文件及電子檔案管理系統(tǒng)功能的規(guī)劃設(shè)計(jì)，應(yīng)執(zhí)行GB/T29194—2012、GB/T39784—2021、GB/T26162.1—2010、GB/T26163.1—2010等標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定；公路工程電子文件應(yīng)能夠轉(zhuǎn)換成符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的文件格式，通過數(shù)字簽名、時(shí)間戳等技術(shù)手段，保證公路工程電子文件不被非法篡改。程序規(guī)范。電子檔案管理應(yīng)明確管理和技術(shù)要求，對(duì)電子檔案的形成、歸檔、保存、利用等全過程進(jìn)行控制，做到各環(huán)節(jié)程序規(guī)范，符合標(biāo)準(zhǔn)要求。公路工程電子文件形成應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)、公路工程技術(shù)規(guī)范的要求；應(yīng)采取規(guī)范的工作程序，采取必要的技術(shù)手段，對(duì)公路工程電子文件歸檔和電子檔案管理全過程進(jìn)行控制。要素合規(guī)。電子檔案的內(nèi)容數(shù)據(jù)及元數(shù)據(jù)應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，各組成要素齊全、完整、規(guī)范、可讀。元數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)內(nèi)置元數(shù)據(jù)方案，并實(shí)現(xiàn)元數(shù)據(jù)的傳輸、解析、交換、利用。元數(shù)據(jù)的捕獲方式和捕獲節(jié)點(diǎn)應(yīng)在業(yè)務(wù)系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與開發(fā)過程中進(jìn)行規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)元數(shù)據(jù)與電子文件的同時(shí)捕獲。元數(shù)據(jù)的捕獲方式包括直接提取、計(jì)算寫入、默認(rèn)賦值及人工錄入等。元數(shù)據(jù)的捕獲節(jié)點(diǎn)包括但不限于公路工程電子文件管理生命周期中的形成、收集、整理、歸檔、移交、接收、保管、利用、鑒定、處置等各個(gè)節(jié)點(diǎn)。公路工程電子文件歸檔時(shí)，應(yīng)同時(shí)歸檔對(duì)應(yīng)的元數(shù)據(jù)，確保元數(shù)據(jù)與所描述的電子文件之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。公路工程電子文件與電子檔案元數(shù)據(jù)按照文件實(shí)體、業(yè)務(wù)實(shí)體、機(jī)構(gòu)人員實(shí)體、法規(guī)實(shí)體、關(guān)系實(shí)體設(shè)置。應(yīng)用系統(tǒng)基礎(chǔ)建設(shè)一般要求檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施和安全設(shè)施應(yīng)能夠保障業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，滿足電子文件形成、歸檔與電子檔案管理活動(dòng)的實(shí)際需求。業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境應(yīng)能滿足檔案資源安全管理的要求。應(yīng)配備與電子檔案管理系統(tǒng)相適應(yīng)的運(yùn)行環(huán)境：硬件系統(tǒng)，包括但不限于：直接使用服務(wù)器；存儲(chǔ)等物理設(shè)備。軟件系統(tǒng)，包括但不限于：關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)；網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)；中間件。應(yīng)為電子檔案系統(tǒng)配置備份設(shè)備，可采用但不限于：虛擬帶庫(kù)；物理帶庫(kù)；藍(lán)光光盤帶庫(kù)；磁盤陣列；網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備。根據(jù)系統(tǒng)硬件與基礎(chǔ)軟件生命周期、技術(shù)升級(jí)、故障、性能等實(shí)際情況，適時(shí)進(jìn)行更新、升級(jí)。功能要求項(xiàng)目電子文件及電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)遵循GB/T18894-2016、GB/T39784—2021的相關(guān)規(guī)定和要求。業(yè)務(wù)系統(tǒng)文件管理功能執(zhí)行GB/T18894-2016中5.1的要求，業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備電子文件管理及歸檔功能，并能夠?qū)?xiàng)目電子文件形成和流轉(zhuǎn)實(shí)施有效控制，使用數(shù)字證書進(jìn)行有效電子簽名等技術(shù)手段保障其真實(shí)、完整、可用和安全；能夠在形成、流轉(zhuǎn)過程中及時(shí)跟蹤、檢查和補(bǔ)充與項(xiàng)目設(shè)計(jì)、設(shè)備、材料、施工等變更相關(guān)的項(xiàng)目電子文件及其元數(shù)據(jù)。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)按照GB/T18894-2016中5.2給出的要求開發(fā)、配置電子檔案管理基本功能和擴(kuò)展功能。電子檔案管理系統(tǒng)能夠管理符合國(guó)家規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的多種門類、多種格式的電子檔案，支持向檔案館(室)移交電子檔案。電子檔案管理系統(tǒng)安全管理應(yīng)執(zhí)行GB/T18894-2016中5.4的要求。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)網(wǎng)絡(luò)類型的不同，滿足網(wǎng)絡(luò)安全等級(jí)保護(hù)要求。電子檔案管理系統(tǒng)存儲(chǔ)電子檔案時(shí)，參照《檔案信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)定級(jí)工作指南》《檔案信息系統(tǒng)安全保護(hù)基本要求》,并執(zhí)行GB/T22239-2019、GB/T22240-2020的規(guī)定。公路工程電子文件的形成應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)、相關(guān)行業(yè)的規(guī)定。電子文件形成、辦理或收集過程中，應(yīng)基于業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)置的分類方案、保管期限和處置表等工具。收集前應(yīng)當(dāng)結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況，確定項(xiàng)目電子文件收集歸檔范圍、保管期限表和項(xiàng)目電子檔案分類方案。凡是記錄與公路工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng)、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀的具有重要憑證、依據(jù)和參考價(jià)值的項(xiàng)目電子文件和相關(guān)數(shù)據(jù)等均應(yīng)收集歸檔。由紙質(zhì)文件掃描形成的數(shù)字化副本，應(yīng)同時(shí)歸檔文件的紙質(zhì)版本、電子版本。由多個(gè)電子文件或數(shù)據(jù)鏈接組合而成的電子文件，全部鏈接的電子文件和數(shù)據(jù)必須一并歸檔，并保證其可準(zhǔn)確還原。照片、錄音、錄像等聲像類電子文件應(yīng)能客觀、完整地反映業(yè)務(wù)活動(dòng)的主要內(nèi)容，記錄業(yè)務(wù)活動(dòng)的主要程序、人物和場(chǎng)景的項(xiàng)目電子文件應(yīng)收集歸檔。與工程電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性、安全性等有關(guān)的管理控制信息必須與項(xiàng)目電子文件一同收集歸檔。電子文件元數(shù)據(jù)與電子文件一同收集歸檔。電子文件元數(shù)據(jù)的收集歸檔范圍應(yīng)基于業(yè)務(wù)系統(tǒng)在項(xiàng)目電子文件形成或辦理過程中自動(dòng)捕獲，或使用桌面辦公軟件等工具在收集、積累過程中手工或半自動(dòng)化著錄項(xiàng)目電子文件基本元數(shù)據(jù);應(yīng)捕獲關(guān)于項(xiàng)目電子文件內(nèi)容與形式特征的元數(shù)據(jù)，包括題名、責(zé)任者、形成時(shí)間、文件編號(hào)、密級(jí)、摘要、文種、稿本、主送、抄送、頁(yè)數(shù)、版權(quán)、計(jì)算機(jī)文件名等；應(yīng)捕獲有關(guān)項(xiàng)目電子文件背景的元數(shù)據(jù)，包括項(xiàng)目電子文件來源、電子文件記錄的業(yè)務(wù)活動(dòng)和形成電子文件的計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備等背景信息；應(yīng)捕獲、收集有關(guān)項(xiàng)目電子文件結(jié)構(gòu)的元數(shù)據(jù)，包括計(jì)算機(jī)文件格式、技術(shù)參數(shù)、編碼標(biāo)準(zhǔn)、存儲(chǔ)地址、數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)及其語(yǔ)義信息等；應(yīng)捕獲有關(guān)項(xiàng)目電子文件辦理過程的元數(shù)據(jù)，包括擬稿、會(huì)簽、審核、簽發(fā)、用印、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦等辦理活動(dòng)，以及辦理活動(dòng)的觸發(fā)時(shí)間、責(zé)任者等信息；應(yīng)對(duì)收集的聲像類電子文件進(jìn)行簡(jiǎn)要說明，著錄電子文件的題名、攝錄者、計(jì)算機(jī)文件名及其記錄的業(yè)務(wù)活動(dòng)、人物、地點(diǎn)等主題內(nèi)容。電子文件收集格式要求應(yīng)以通用計(jì)算機(jī)文件格式收集各門類電子文件，其格式應(yīng)具備格式開放、不綁定軟硬件、顯示一致性、可轉(zhuǎn)換、易于利用等性能，能夠支持省級(jí)檔案館(室)向長(zhǎng)期保存格式轉(zhuǎn)換。以文本、位圖文件形成的文書、科技、專業(yè)類電子文件，可采用OFD、PDF/A格式。電子文件收集質(zhì)量要求電子文件的內(nèi)容必須真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，必須與工程實(shí)際相符合，能夠反映建設(shè)活動(dòng)的全過程，符合國(guó)家現(xiàn)行有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)要求。按GB/T18894—2016要求進(jìn)行整理、組卷。整理應(yīng)遵循電子文件的自然形成規(guī)律，保持項(xiàng)目電子文件間的有機(jī)聯(lián)系，便于項(xiàng)目電子檔案的保管和利用。應(yīng)在電子文件擬制、辦理或收集過程中完成保管期限鑒定、分類、排序、命名、存儲(chǔ)等整理活動(dòng)。應(yīng)以件為管理單位整理電子文件，也可根據(jù)實(shí)際以卷為管理單位進(jìn)行整理。整理活動(dòng)應(yīng)保持電子文件內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系，建立電子文件與元數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)。應(yīng)基于業(yè)務(wù)系統(tǒng)完成電子文件的整理，聲像類電子文件的整理由電子文件形成部門基于電子檔案管理系統(tǒng)或手工完成。應(yīng)歸檔電子文件保管期限分為永久、定期30年和定期10年。電子文件分類按照電子檔案分類方案執(zhí)行：文書類電子文件的分類整理按照DA/T22—2015執(zhí)行；應(yīng)在分類方案下按照業(yè)務(wù)活動(dòng)、形成時(shí)間、工程劃分等關(guān)鍵字，對(duì)電子文件進(jìn)行同步排序，排序結(jié)果應(yīng)能保持電子文件之間的有機(jī)聯(lián)系。應(yīng)按規(guī)則命名電子文件，命名規(guī)則應(yīng)能保持電子文件及其組件的內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系與排列順序，能通過計(jì)算機(jī)文件名元數(shù)據(jù)建立電子文件與相應(yīng)元數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)，具體要求如下：應(yīng)由業(yè)務(wù)系統(tǒng)按內(nèi)置命名規(guī)則自動(dòng)、有序地為電子文件及其組件命名；可參照分類方案在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器中建立文件夾,分級(jí)存儲(chǔ)電子文件及其組件，完成整理活動(dòng)。應(yīng)基于安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境或?qū)Ｓ秒x線存儲(chǔ)介質(zhì)，采用在線歸檔或離線歸檔的方式，由檔案案管理系統(tǒng)歸檔接口實(shí)現(xiàn)，歸檔接口通常包括但不限于以下三種：Webservice歸檔接口；采用離線歸檔時(shí)，將帶有歸檔標(biāo)識(shí)的文件信息包拷貝至耐久性好的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并采用數(shù)據(jù)防篡改措施。電子文件形成或辦理部門應(yīng)定期將已收集整理的電子文件及其元數(shù)據(jù)向檔案管理部門提交歸檔。各階段文件材料歸檔制度和預(yù)立卷時(shí)間要求為：立項(xiàng)審批階段文件材料在開工后三個(gè)月內(nèi)，并對(duì)審批文件完成掃描和光盤存儲(chǔ)?？辈煸O(shè)計(jì)階段文件材料提交完成后一個(gè)月內(nèi)。招投標(biāo)及合同文件材料在招投工作完成后一個(gè)月內(nèi)。工程準(zhǔn)備階段文件材料在開工后三個(gè)月內(nèi)。施工原始文件應(yīng)按照施工前監(jiān)理工程師批準(zhǔn)的單位、分部、分項(xiàng)工程劃分，在各分項(xiàng)工程完工評(píng)定合格后一個(gè)月內(nèi)進(jìn)行預(yù)立卷。工程管理（含建設(shè)、監(jiān)理、施工單位）文件材料在工程交工后一個(gè)月內(nèi)?？⒐D在工程交工前一個(gè)月內(nèi)。項(xiàng)目電子文件歸檔格式應(yīng)具備格式開放、不綁定軟硬件、顯示一致性、可轉(zhuǎn)換、易于利用等性能，支持長(zhǎng)期保存格式轉(zhuǎn)換。項(xiàng)目電子文件應(yīng)以版式格式收集并歸檔。版式文件格式應(yīng)按照DA/T47—2009執(zhí)行，可采用OFD、PDF/A等格式。照片類項(xiàng)目電子文件以JPG、TIFF等格式歸檔。錄音類電子文件以WAV、MP3等格式歸檔。錄像類電子文件以MPG、MP4、FLV、AVI等格式歸檔，珍貴且需永久保存的可按照原始格式文件歸檔；應(yīng)根據(jù)電子文件歸檔接口以及元數(shù)據(jù)形成情況確定電子文件元數(shù)據(jù)歸檔格式。經(jīng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的各門類電子文件元數(shù)據(jù)應(yīng)根據(jù)歸檔接口確定歸檔格式，選擇webservice歸檔接口或歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)的規(guī)范存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)歸檔接口時(shí)，可以XML格式歸檔。聲像類電子文件元數(shù)據(jù)以XML格式歸檔。合同段交工驗(yàn)收前，各施工單位應(yīng)將整理完成的電子檔案連同案卷目錄(含紙質(zhì)目錄)和編制說明提交監(jiān)理單位審核，監(jiān)理單位對(duì)其完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性進(jìn)行檢查審核并形成評(píng)價(jià)報(bào)告。承包人在合同段交工驗(yàn)收后1個(gè)月內(nèi)，應(yīng)按合同約定要求，向項(xiàng)目建設(shè)單位移交完整的經(jīng)監(jiān)理單位審核合格的電子檔案和案卷目錄(含紙質(zhì)版),由移交單位負(fù)責(zé)填寫《電子檔案移交清單》(附錄B)。項(xiàng)目建設(shè)單位負(fù)責(zé)編制案卷總目錄(含紙質(zhì)版)及電子檔案整理情況說明。由建設(shè)單位組織審核施工、監(jiān)理單位提交的電子檔案，并形成自檢報(bào)告。項(xiàng)目檔案驗(yàn)收具備檔案專項(xiàng)驗(yàn)收條件后，由項(xiàng)目建設(shè)單位提出檔案專項(xiàng)驗(yàn)收申請(qǐng)。電子檔案的移交時(shí)間為：公路建設(shè)項(xiàng)目各承包單位應(yīng)在合同段交工驗(yàn)收前，將項(xiàng)目檔案移交項(xiàng)目法人單位，并按規(guī)定辦理移交手續(xù)。試運(yùn)營(yíng)期內(nèi)工程文件材料由施工單位組卷，在竣工驗(yàn)收前三個(gè)月內(nèi)移交。項(xiàng)目法人單位應(yīng)在項(xiàng)目通過竣工驗(yàn)收3個(gè)月內(nèi)，按照有關(guān)規(guī)定向有關(guān)單位辦理項(xiàng)目檔案移交手續(xù)。移交項(xiàng)目電子檔案應(yīng)當(dāng)真實(shí)、完整、可用、安全。移交的項(xiàng)目電子檔案數(shù)據(jù)包括電子檔案的內(nèi)容數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)。電子檔案移交信息包檢測(cè)。檔案移交單位應(yīng)對(duì)項(xiàng)目電子檔案移交信息包的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行檢測(cè)，檢測(cè)合格后方可提交。檢測(cè)方案應(yīng)參照DA/T70—2018執(zhí)行。電子檔案有相應(yīng)紙質(zhì)、光盤、磁盤等載體的，應(yīng)當(dāng)著錄相關(guān)對(duì)應(yīng)信息。電子檔案的歸檔移交可采用離線或在線方式進(jìn)行。項(xiàng)目應(yīng)為電子檔案及其元數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)配置與電子檔案管理系統(tǒng)提供相適應(yīng)的在線存儲(chǔ)設(shè)備。根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況選擇適用的在線存儲(chǔ)設(shè)備。項(xiàng)目運(yùn)用的電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)依據(jù)檔號(hào)等標(biāo)識(shí)符構(gòu)成要素在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器中逐級(jí)建立文件夾，分門別類、集中有序地存儲(chǔ)電子檔案及其組件，并在元數(shù)據(jù)中自動(dòng)記錄電子檔案在線存儲(chǔ)路徑。在線存儲(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)實(shí)施容錯(cuò)技術(shù)方案，定期掃描、診斷硬磁盤，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)處置。應(yīng)結(jié)合項(xiàng)目電子檔案管理和信息化建設(shè)實(shí)際，在確保項(xiàng)目電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全基礎(chǔ)上，統(tǒng)籌制定項(xiàng)目電子檔案?jìng)浞莘桨负筒呗?，?shí)施項(xiàng)目電子檔案及其元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)及其配置數(shù)據(jù)、日志數(shù)據(jù)等備份管理。項(xiàng)目電子檔案的提供利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)保密規(guī)定。應(yīng)根據(jù)工作崗位、職責(zé)等要求在電子檔案管理系統(tǒng)為利用者設(shè)置相應(yīng)的電子檔案利用權(quán)限。利用者應(yīng)在權(quán)限允許范圍內(nèi)檢索、瀏覽、復(fù)制、下載電子檔案、電子檔案組件及其元數(shù)據(jù)對(duì)項(xiàng)目電子檔案采用在線方式提供利用時(shí)，應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)信息安全的相關(guān)規(guī)定，從技術(shù)和管理兩方面采取嚴(yán)格的管理措施。應(yīng)按照檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)要求及本單位實(shí)際需要對(duì)各門類電子檔案情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)?？砂礄n案門類、年度、保管期限、密級(jí)、卷數(shù)、件數(shù)、大小、格式、時(shí)長(zhǎng)、銷毀、移交等要素，對(duì)項(xiàng)目電子檔案數(shù)量等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。可按年度、檔案門類、保管期限、卷數(shù)、件數(shù)、利用人次、利用目的、復(fù)制、下載等要素對(duì)項(xiàng)目電子檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。為確保電子檔案長(zhǎng)期可用，長(zhǎng)期保存時(shí)應(yīng)對(duì)其進(jìn)行封裝，并定期進(jìn)行檢驗(yàn)，適時(shí)進(jìn)行轉(zhuǎn)換、遷移等操作。利用脫機(jī)光盤工具，選擇XML封裝格式，將需要封裝的電子檔案內(nèi)容與其必要的來源、簽署、時(shí)間等元數(shù)據(jù)通過一定的結(jié)構(gòu)組合在一起，確保長(zhǎng)期保存的項(xiàng)目電子檔案可以被有效利用，能夠有效表現(xiàn)所載內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景及形成、管理過程信息，可被隨時(shí)調(diào)取查用。對(duì)磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于10%,如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行遷移。在相關(guān)軟硬件系統(tǒng)發(fā)生更新和文件格式變化，應(yīng)對(duì)電子檔案進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換。在項(xiàng)目電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備更新、系統(tǒng)擴(kuò)充、應(yīng)用軟件升級(jí)、存儲(chǔ)載體、文件格式淘汰等情況發(fā)生時(shí)，應(yīng)對(duì)項(xiàng)目電子檔案進(jìn)行遷移。

（規(guī)范性附錄）

電子文件歸檔登記表單位名稱歸檔時(shí)間歸檔電子文件門類歸檔電子文件數(shù)量卷件張（照片）分鐘（聲像）字節(jié)歸檔方式□在線歸檔口離線歸檔檢驗(yàn)項(xiàng)目檢驗(yàn)結(jié)果載體外觀檢驗(yàn)病毒檢驗(yàn)真實(shí)性檢驗(yàn)可靠性檢驗(yàn)完整性檢驗(yàn)可用性檢驗(yàn)技術(shù)方法與相關(guān)軟件說明登記表、軟件、說明資料檢驗(yàn)電子文件形成或辦理部門(簽章)