2025物業(yè)管理公司標(biāo)準(zhǔn)《合同管理制度》

2025物業(yè)管理公司標(biāo)準(zhǔn)《合同管理制度》第一章總則第一條為了規(guī)范2025物業(yè)管理公司（以下簡稱“本公司”）的合同管理工作，確保合同的合法性、規(guī)范性和風(fēng)險(xiǎn)可控性，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。第二條本制度適用于本公司在物業(yè)管理服務(wù)、項(xiàng)目外包、采購供應(yīng)及其他經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中所訂立的各類合同的管理。第三條本公司所有合同的洽談、簽訂、履行、變更、終止和檔案管理，均須依照本制度執(zhí)行。第二章合同管理的原則第四條合法性原則：所有合同內(nèi)容必須符合國家相關(guān)法律法規(guī)，確保合同的合法性。第五條規(guī)范性原則：合同的起草、審查、審批、簽訂等環(huán)節(jié)必須遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程，確保合同管理的規(guī)范性。第六條風(fēng)險(xiǎn)防范原則：在合同管理中，應(yīng)充分識別和評估潛在風(fēng)險(xiǎn)，并采取有效措施進(jìn)行防范和控制。第七條權(quán)責(zé)明確原則：合同管理過程中，各相關(guān)部門和人員的職責(zé)必須明確，確保工作落實(shí)到位。第三章合同的分類與管理范圍第八條根據(jù)合同內(nèi)容和性質(zhì)，本公司合同主要分為以下幾類：前期介入合同：與建設(shè)單位就物業(yè)項(xiàng)目前期介入服務(wù)訂立的合同。前期物業(yè)服務(wù)合同：與建設(shè)單位就物業(yè)項(xiàng)目的前期物業(yè)服務(wù)訂立的合同。物業(yè)服務(wù)合同：與業(yè)主委員會(huì)或業(yè)主大會(huì)就物業(yè)服務(wù)訂立的合同。項(xiàng)目外包合同：將部分物業(yè)服務(wù)內(nèi)容外包給其他服務(wù)provider的合同。采購合同：涉及物業(yè)項(xiàng)目所需物資、設(shè)備、服務(wù)等采購的合同。其他合同：與物業(yè)項(xiàng)目相關(guān)的其他經(jīng)濟(jì)活動(dòng)所訂立的合同。第九條各類合同的管理范圍包括但不限于以下內(nèi)容：前期介入合同：涵蓋物業(yè)項(xiàng)目的前期規(guī)劃、設(shè)計(jì)咨詢、施工監(jiān)督等內(nèi)容。前期物業(yè)服務(wù)合同：包括物業(yè)項(xiàng)目的接管驗(yàn)收、設(shè)備調(diào)試、日常管理等內(nèi)容。物業(yè)服務(wù)合同：包括物業(yè)項(xiàng)目的日常管理、維修保養(yǎng)、客戶服務(wù)等內(nèi)容。項(xiàng)目外包合同：明確外包服務(wù)的內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、費(fèi)用及支付方式等內(nèi)容。采購合同：包括物資、設(shè)備的采購、供應(yīng)、驗(yàn)收及售后服務(wù)等內(nèi)容。第四章合同的簽訂管理第十條資質(zhì)審核：在簽訂合同前，必須對對方單位的資質(zhì)（包括但不限于營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、專業(yè)資質(zhì)證書等）進(jìn)行審核，確保對方具備合法的簽約主體資格。第十一條業(yè)務(wù)洽談：由相關(guān)部門負(fù)責(zé)合同內(nèi)容的具體洽談，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、支付方式、違約責(zé)任等核心內(nèi)容，并形成書面洽談?dòng)涗?。第十二條合同擬定：合同內(nèi)容擬定應(yīng)依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)，確保條款表述準(zhǔn)確無歧義。涉及專業(yè)領(lǐng)域的合同應(yīng)由相關(guān)專業(yè)人士參與擬定。第十三條合同審批：合同在簽訂前必須經(jīng)過法律合規(guī)部門的審查，重點(diǎn)審核合同內(nèi)容的合法性、合規(guī)性和風(fēng)險(xiǎn)控制措施。審批流程如下：擬定部門提交合同初稿及相關(guān)資料。法律合規(guī)部門進(jìn)行合規(guī)性審查。財(cái)務(wù)部門審核付款方式、金額及稅務(wù)條款。公司領(lǐng)導(dǎo)審批，簽字確認(rèn)。第十四條合同簽訂：經(jīng)審批通過的合同，由授權(quán)代表在合同文本上簽字蓋章。合同正式生效后，應(yīng)將合同文本及相關(guān)資料歸檔備查。第五章合同的履行管理第十五條檔案管理：合同簽訂后，由檔案管理部門統(tǒng)一編號、存檔，并建立合同管理臺賬，記錄合同履行情況。第十六條履行監(jiān)督：合同履行過程中，相關(guān)部門應(yīng)定期檢查合同履行情況，確保雙方按約履行義務(wù)。發(fā)現(xiàn)履約問題應(yīng)及時(shí)溝通協(xié)調(diào)，并采取相應(yīng)措施。第十七條合同備忘錄：雙方在合同履行過程中達(dá)成的補(bǔ)充協(xié)議、備忘錄等應(yīng)作為合同的組成部分，及時(shí)簽訂并歸檔。第十八條變更與解除：如需對合同內(nèi)容進(jìn)行變更或解除，應(yīng)與對方協(xié)商一致，簽訂書面協(xié)議，并按照本制度第十三條的審批流程進(jìn)行審查和批準(zhǔn)。第十九條合同爭議處理：合同履行過程中如發(fā)生爭議，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)溝通協(xié)商，必要時(shí)可尋求法律途徑解決爭議，避免損失擴(kuò)大。第六章合同的糾紛處理第二十條糾紛預(yù)防：在合同管理中，應(yīng)注重風(fēng)險(xiǎn)防范，盡量避免合同糾紛的發(fā)生。第二十一條糾紛處理：發(fā)生合同糾紛后，相關(guān)部門應(yīng)立即收集相關(guān)證據(jù)，組織內(nèi)部協(xié)調(diào)，并在必要時(shí)尋求法律咨詢或法律顧問的支持，妥善處理糾紛。第七章合同的檔案管理第二十二條檔案建立：每份合同簽訂后，必須建立專門的檔案，包括合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、洽談?dòng)涗洝徟募?。第二十三條檔案保管：合同檔案應(yīng)由專人保管，確保檔案的安全性和完整性。檔案保存期限不得少于法律規(guī)定的最低年限。第二十四條檔案查閱：檔案查閱需經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批，建立查閱登記制度，確保檔案信息不被泄露或?yàn)E用。第八章合同管理的評估與考核第二十五條評估機(jī)制：公司每年對合同管理工作進(jìn)行評估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問題，并提出改進(jìn)措施。第二十六條考核機(jī)制：合同管理作為各部門績效考核的重要內(nèi)容，考核結(jié)果將與部門和個(gè)人的績效掛鉤。第二十七條獎(jiǎng)懲措施：對于在合同管理中表現(xiàn)突出的部門或個(gè)人，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對于因失職、瀆職導(dǎo)致合同糾紛或損失的，公司將視情節(jié)輕重追究責(zé)任。第九章附則第二十八條本制度由本公司部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。第二十九條本制度自年月日起實(shí)施。