2025合同專用章使用管理指導(dǎo)意見(jiàn)范本

2025合同專用章使用管理指導(dǎo)意見(jiàn)范本推薦正文為規(guī)范合同專用章的使用和管理，保障公司合法權(quán)益，維護(hù)合同的嚴(yán)肅性和權(quán)威性，根據(jù)《中華人民共和國(guó)合同法》、《中華人民共和國(guó)公司法》等相關(guān)法律法規(guī)，并結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本指導(dǎo)意見(jiàn)。本指導(dǎo)意見(jiàn)適用于公司及其下屬單位在2025年度內(nèi)對(duì)合同專用章的使用與管理。一、總則（一）指導(dǎo)思想規(guī)范管理：合同專用章是公司對(duì)外簽訂合同的重要憑證，其管理和使用直接關(guān)系到公司的法律風(fēng)險(xiǎn)和經(jīng)濟(jì)利益。為確保合同專用章的安全性和合法性，必須嚴(yán)格規(guī)范其使用流程和權(quán)限。防范風(fēng)險(xiǎn)：通過(guò)建立健全的管理制度，明確合同專用章的使用范圍、審批程序及責(zé)任追究機(jī)制，有效防范因印章管理不當(dāng)引發(fā)的法律糾紛。（二）適用范圍本指導(dǎo)意見(jiàn)適用于公司及其全資子公司、控股公司在2025年度內(nèi)簽訂的所有合同、協(xié)議及其他具有法律效力的文件。合同專用章僅限于正式簽署合同使用，不得用于非合同類文件或與公司業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的事項(xiàng)。（三）基本原則合法性原則：合同專用章的使用必須符合國(guó)家法律法規(guī)及公司章程的規(guī)定，確保合同內(nèi)容真實(shí)、合法、有效。授權(quán)管理原則：合同專用章的使用實(shí)行分級(jí)授權(quán)制度，未經(jīng)授權(quán)不得擅自使用。風(fēng)險(xiǎn)控制原則：通過(guò)嚴(yán)格審查和審批程序，降低因印章管理不當(dāng)帶來(lái)的法律風(fēng)險(xiǎn)。二、合同專用章的使用范圍與原則（一）使用范圍正式合同簽署：包括但不限于銷售合同、采購(gòu)合同、服務(wù)協(xié)議、戰(zhàn)略合作協(xié)議等。授權(quán)文件簽署：公司法定代表人或其授權(quán)代表在履行職責(zé)時(shí)，需以公司名義簽訂的其他具有法律效力的文件。（二）使用原則一事一章：每次使用合同專用章必須對(duì)應(yīng)具體的合同或協(xié)議，不得一次蓋多份空白合同。雙人審核制度：合同專用章的使用需經(jīng)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和法務(wù)合規(guī)部負(fù)責(zé)人的雙重審核，確保合同內(nèi)容無(wú)誤且符合法律規(guī)定。登記備案制度：每次使用合同專用章必須進(jìn)行詳細(xì)登記，并留存?zhèn)洳?。三、合同專用章的管理職?zé)（一）綜合管理部職責(zé)印章保管：綜合管理部負(fù)責(zé)合同專用章的日常保管工作，確保印章安全，防止遺失或被盜用。使用審批：綜合管理部負(fù)責(zé)對(duì)合同專用章的使用申請(qǐng)進(jìn)行初步審核，并報(bào)公司法定代表人或其授權(quán)代表批準(zhǔn)。（二）業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)合同審查：業(yè)務(wù)部門(mén)在簽訂合必須對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格審查，確保合同條款符合法律規(guī)定且有利于公司利益。印章申請(qǐng)：業(yè)務(wù)部門(mén)需填寫(xiě)《合同專用章使用申請(qǐng)表》，并附上相關(guān)合同文本及審批文件，提交至綜合管理部。（三）法務(wù)合規(guī)部職責(zé)法律審核：法務(wù)合規(guī)部負(fù)責(zé)對(duì)擬簽署的合同進(jìn)行法律審查，確保合同內(nèi)容合法、合規(guī)。監(jiān)督指導(dǎo)：法務(wù)合規(guī)部定期對(duì)公司合同專用章的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，并提出改進(jìn)建議。四、合同專用章的使用流程（一）申請(qǐng)流程業(yè)務(wù)部門(mén)在簽訂合需填寫(xiě)《公司合同專用章使用申請(qǐng)表》，并附上合同文本及相關(guān)審批文件。申請(qǐng)表需經(jīng)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并提交至綜合管理部。（二）審核流程綜合管理部收到申請(qǐng)后，需對(duì)合同內(nèi)容及審批程序進(jìn)行初步審核。如發(fā)現(xiàn)合同內(nèi)容不符合法律規(guī)定或?qū)徟绦虿煌暾?，?yīng)及時(shí)退回并要求補(bǔ)正。法務(wù)合規(guī)部對(duì)合同進(jìn)行法律審查，并出具書(shū)面意見(jiàn)。（三）用印流程審核通過(guò)后，綜合管理部安排專人攜帶合同專用章至指定地點(diǎn)進(jìn)行蓋章。蓋章時(shí)需由至少兩名工作人員在場(chǎng)監(jiān)督，確保蓋章行為合法、有效。蓋章完成后，需對(duì)蓋章的合同文本進(jìn)行編號(hào)并登記備案。（四）歸檔流程業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在合同簽署后及時(shí)將合同文本及相關(guān)資料移交至檔案室存檔。檔案室應(yīng)建立專門(mén)的合同檔案管理系統(tǒng)，確保合同文本的安全性和可追溯性。五、監(jiān)督與責(zé)任追究（一）內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制公司審計(jì)部定期對(duì)合同專用章的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，并將檢查結(jié)果報(bào)公司管理層。法務(wù)合規(guī)部負(fù)責(zé)對(duì)合同專用章使用過(guò)程中的法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，并提出改進(jìn)建議。（二）責(zé)任追究對(duì)于違反本指導(dǎo)意見(jiàn)擅自使用合同專用章的行為，公司將依法依規(guī)追究相關(guān)責(zé)任人及部門(mén)的責(zé)任。因印章管理不當(dāng)或違規(guī)使用導(dǎo)致公司遭受經(jīng)濟(jì)損失或reputationaldamage的，將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任和經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。六、附則（一）解釋權(quán)本指導(dǎo)意見(jiàn)由