會議策劃服務協調協議

會議策劃服務協調協議編號：__________

甲方（以下簡稱“甲方”）名稱：__________

地址：__________

乙方（以下簡稱“乙方”）名稱：__________

地址：__________

鑒于甲方舉辦會議需要專業(yè)的策劃與協調服務，乙方具備相關資質和經驗，雙方經友好協商，達成如下會議策劃服務協調協議：

一、合同目的：本協議旨在明確甲乙雙方在會議策劃與協調過程中的權利、義務及責任，確保會議順利進行。

二、合同背景：甲方舉辦會議，需乙方提供會議策劃與協調服務，包括但不限于場地布置、設備調試、嘉賓接待等。乙方同意按照甲方要求提供相關服務。

雙方的責任和義務：

一、甲方責任和義務：

1.甲方應按照協議約定的時間、地點舉辦會議，并提前向乙方提供會議主題、規(guī)模、參會人員等相關信息。

2.甲方應確保會議所需的經費充足，并按照協議約定的時間節(jié)點向乙方支付服務費用。

3.甲方應配合乙方進行會議策劃與協調工作，及時解決乙方在服務過程中遇到的問題。

4.甲方應遵守國家相關法律法規(guī)，確保會議內容合法合規(guī)。

5.甲方應保護乙方在服務過程中獲取的甲方商業(yè)秘密和隱私。

二、乙方責任和義務：

1.乙方應根據甲方提供的信息，制定合理的會議策劃方案，并確保方案符合甲方要求。

2.乙方應按照協議約定的時間節(jié)點，完成會議策劃與協調工作，確保會議順利進行。

3.乙方應保證會議場地、設備等符合甲方要求，并確保其安全、衛(wèi)生。

4.乙方應指派專業(yè)人員進行現場服務，負責會議期間嘉賓接待、場地布置、設備調試等工作。

5.乙方應遵守國家相關法律法規(guī)，確保會議策劃與協調工作合法合規(guī)。

6.乙方應保守甲方商業(yè)秘密和隱私，不得泄露給任何第三方。

三、雙方權利：

1.甲方有權要求乙方按照協議約定提供會議策劃與協調服務，并對服務質量進行監(jiān)督。

2.甲方有權要求乙方在服務過程中及時溝通，確保會議順利進行。

3.甲方有權要求乙方在會議結束后提供服務總結報告。

4.乙方有權要求甲方按照協議約定支付服務費用。

5.乙方有權要求甲方提供必要的會議資料和信息。

6.乙方有權要求甲方在會議策劃與協調過程中給予必要的支持與配合。

四、違約責任：

1.任何一方違反本協議約定，應承擔相應的違約責任，包括但不限于支付違約金、賠償損失等。

2.若因一方違約導致合同無法履行，守約方有權解除合同，并要求違約方承擔違約責任。

合同金額與支付方式：

一、合同總金額

本協議項下，乙方提供的會議策劃與協調服務總金額為人民幣__________元整（大寫：__________元整）。

二、支付方式

1.預付款：甲方應在簽訂本協議之日起__________個工作日內，向乙方支付合同總金額的__________%，即人民幣__________元整作為預付款。

2.進度款：在乙方完成會議策劃方案并經甲方確認后，甲方應在__________個工作日內支付合同總金額的__________%，即人民幣__________元整作為進度款。

3.結算款：會議結束后，乙方應向甲方提交詳細的費用清單及服務總結報告。甲方應在收到乙方提交的上述文件之日起__________個工作日內，支付剩余的合同金額，即人民幣__________元整作為結算款。

三、支付條件

1.甲方支付預付款前，乙方應向甲方提供詳細的會議策劃方案，并經甲方書面確認。

2.甲方支付進度款前，乙方應確保已完成會議策劃方案中的__________部分工作，并經甲方驗收合格。

3.甲方支付結算款前，乙方應確保會議策劃與協調服務已全部完成，且甲方對服務質量無異議。

四、額外費用

1.若因甲方原因導致會議延期或增加額外服務，甲方應按照實際發(fā)生費用向乙方支付相應費用。

2.若因不可抗力因素導致會議無法按期舉行，雙方應根據實際情況協商解決費用問題。

五、付款方式

甲方應通過以下方式向乙方支付款項：

1.銀行轉賬：甲方將款項匯入乙方指定的銀行賬戶。

2.支票支付：甲方開具無條件的銀行支票，并郵寄至乙方指定地址。

六、發(fā)票

乙方應在收到甲方支付款項后__________個工作日內，向甲方開具相應的增值稅專用發(fā)票。

違約與爭議解決機制：

一、違約行為及責任

1.若甲方未按約定支付款項，應向乙方支付逾期付款違約金，違約金比例為每日萬分之五，自應付款項逾期之日起計算至實際付款之日止。

2.若乙方未按約定完成會議策劃與協調服務，導致會議無法如期舉行或服務質量不符合約定，乙方應承擔違約責任，并賠償甲方因此遭受的直接經濟損失。

3.若任何一方違反本協議約定，導致合同無法履行，守約方有權解除合同，并要求違約方承擔相應的違約責任，包括但不限于支付違約金、賠償損失等。

二、爭議解決

1.雙方應本著友好協商的原則，積極解決在履行本協議過程中產生的爭議。

2.若協商不成，任何一方均有權將爭議提交至協議簽訂地人民法院訴訟解決。

3.或經雙方書面同意，可將爭議提交至中國國際貿易仲裁委員會（CIETAC）進行仲裁，仲裁地點為協議簽訂地，仲裁機構應按照CIETAC仲裁規(guī)則進行仲裁。

4.爭議解決過程中，除爭議事項外，本協議的其他條款應繼續(xù)履行。

三、適用法律

本協議的簽訂、效力、解釋、履行和爭議解決均適用中華人民共和國法律。

四、管轄法院

若雙方選擇訴訟解決爭議，協議簽訂地人民法院為雙方爭議案件的管轄法院。

五、不可抗力

1.若因戰(zhàn)爭、自然災害、政府行為等不可抗力因素導致本協議無法履行或履行受阻，雙方應相互理解并協商解決。

2.不可抗力事件發(fā)生后，受影響方應及時通知對方，并提供相關證明材料。在不可抗力事件持續(xù)期間，雙方應暫停履行本協議，待不可抗力事件結束后，雙方應盡快恢復履行。

3.若不可抗力事件持續(xù)超過__________個月，雙方均有權解除本協議，無需承擔違約責任。

附則：

一、生效條件

本協議自雙方簽字（或蓋章）之日起生效。本協議生效前，雙方應完成所有必要的審批和備案手續(xù)。

二、有效期

本協議的有效期為自生效之日起__________個月。本協議期滿后，如雙方無異議，可續(xù)簽本協議。

三、變更與解除

1.本協議的任何變更或補充，必須以書面形式進行，并經雙方簽字（或蓋章）后生效。

2.任何一方要求變更本協議內容，應提前__________個工作日書面通知對方，經雙方協商一致后，方可變更。

3.在協議有效期內，如因不可抗力或其他法定原因導致本協議無法履行，雙方均有權解除本協議，無需承擔違約責任。

四、通知

1.雙方之間的所有通知、函件或其他通訊方式，應以書面形式發(fā)送至對方在協議中指定的地址。

2.如一方地址變更，應提前__________個工作日以書面形式通知對方。

五、協議的終止

1.本協議在以下情況下終止：

a.本協議約定的有效期屆滿；

b.雙方協商一致解除本協議；

c.一方違約，守約方在給予違約方__________個工作日改正期后，違約方仍未改正；

d.發(fā)生不可抗力事件，導致本協議無法履行。

2.協議終止后，雙方應按照協議約定妥善處理尚未完成的事項，并相互提供必要協助。

六、其他

1.本協議未盡事宜，雙方可另行協商解決。

2.本協議一式兩份，雙方各執(zhí)一份，具有同等法律效力。

3.本協議簽訂后，任何一方不得擅自復制、泄露協議內容。

4.本協議自生效之日起，對本協議雙方具有約束力。

附件：

一、需求文檔

1.會議策劃需求書，包括會議主題、規(guī)模、參會人員、場地要求、設備需求等詳細信息。

2.甲方提供的參會嘉賓名單及接待要求。

二、設計方案

1.會議場地布置方案，包括場地布局圖、裝飾設計圖、燈光音響方案等。

2.會議設備配置方案，包括音響、投影儀、網絡設備等。

三、技術規(guī)格

1.會議設備的技術參數和性能指標。

2.會議場地設施的技術規(guī)范和安全標準。

四、各類證件復印件

1.乙方的營業(yè)執(zhí)照副本復印件。

2.乙方的相關資質證書復印件。

3.乙方的稅務登記證復印件。

4.乙方的法定代表人或授權代表身份證明復印件。

五、其他附件

1.雙方確認的會議策劃方案及修改記錄。

2.會議現場照片及視頻資料。