會(huì)議室管理制度

會(huì)議室管理制度?一、總則1.目的為了加強(qiáng)公司會(huì)議室的規(guī)范化管理，提高會(huì)議室的使用效率，確保各類會(huì)議及活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有會(huì)議室，包括但不限于大會(huì)議室、小會(huì)議室、接待室等。3.職責(zé)分工行政部門負(fù)責(zé)會(huì)議室的統(tǒng)籌安排、日常管理及維護(hù)。制定會(huì)議室使用計(jì)劃，根據(jù)需求合理調(diào)配會(huì)議室資源。定期檢查會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，確保正常運(yùn)行，及時(shí)報(bào)修故障設(shè)備。負(fù)責(zé)會(huì)議室的清潔衛(wèi)生工作，保持會(huì)議室整潔。各部門需使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)提前按照規(guī)定流程進(jìn)行申請(qǐng)。按照申請(qǐng)時(shí)間使用會(huì)議室，遵守會(huì)議室使用規(guī)定，愛(ài)護(hù)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備。使用完畢后，負(fù)責(zé)整理會(huì)議資料，關(guān)閉電器設(shè)備，恢復(fù)會(huì)議室原狀。

二、會(huì)議室使用申請(qǐng)與審批1.申請(qǐng)方式公司員工如需使用會(huì)議室，應(yīng)提前[X]個(gè)工作日通過(guò)公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)填寫《會(huì)議室使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等信息。緊急會(huì)議可通過(guò)電話向行政部門申請(qǐng)，并在事后[X]小時(shí)內(nèi)補(bǔ)填申請(qǐng)表。2.審批流程部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門提交的會(huì)議室使用申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)申請(qǐng)信息準(zhǔn)確無(wú)誤后簽字批準(zhǔn)。如申請(qǐng)涉及多個(gè)部門，由牽頭部門負(fù)責(zé)人審核后，提交相關(guān)部門會(huì)簽，再報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。行政部門根據(jù)審批結(jié)果進(jìn)行會(huì)議室安排，并及時(shí)反饋申請(qǐng)人。3.申請(qǐng)注意事項(xiàng)申請(qǐng)人應(yīng)確保所填信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如有虛假信息，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，取消其申請(qǐng)資格，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰。申請(qǐng)時(shí)間應(yīng)提前合理規(guī)劃，避免因臨時(shí)申請(qǐng)導(dǎo)致會(huì)議室資源緊張。

三、會(huì)議室安排原則1.根據(jù)會(huì)議規(guī)模安排大型會(huì)議（參會(huì)人數(shù)超過(guò)[X]人）安排在大會(huì)議室。中型會(huì)議（參會(huì)人數(shù)在[X][X]人之間）安排在小會(huì)議室或合適的樓層會(huì)議室。小型會(huì)議（參會(huì)人數(shù)少于[X]人）安排在接待室或小型會(huì)議室。2.根據(jù)會(huì)議性質(zhì)安排重要會(huì)議、高層會(huì)議優(yōu)先安排在設(shè)施設(shè)備齊全、環(huán)境較好的會(huì)議室。日常工作會(huì)議根據(jù)部門需求和會(huì)議室使用情況合理安排。3.避免沖突原則行政部門在安排會(huì)議室時(shí)，應(yīng)充分考慮各部門的使用需求，避免會(huì)議室使用沖突。如出現(xiàn)沖突情況，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，調(diào)整會(huì)議時(shí)間或更換會(huì)議室。

四、會(huì)議室使用規(guī)定1.使用時(shí)間申請(qǐng)人應(yīng)嚴(yán)格按照申請(qǐng)時(shí)間使用會(huì)議室，如需提前或推遲使用，應(yīng)提前[X]小時(shí)通知行政部門。如因特殊情況未能按時(shí)使用，應(yīng)及時(shí)取消申請(qǐng)，并說(shuō)明原因。會(huì)議室使用完畢后，使用人應(yīng)及時(shí)清理現(xiàn)場(chǎng)，將會(huì)議室恢復(fù)原狀，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還會(huì)議室鑰匙。如需延長(zhǎng)使用時(shí)間，應(yīng)重新辦理申請(qǐng)手續(xù)。2.設(shè)備使用使用人如需使用會(huì)議室的投影儀、音響、麥克風(fēng)等設(shè)備，應(yīng)提前告知行政部門，由行政人員協(xié)助調(diào)試，確保設(shè)備正常運(yùn)行。使用過(guò)程中應(yīng)正確操作設(shè)備，如因操作不當(dāng)造成設(shè)備損壞，使用人應(yīng)照價(jià)賠償。會(huì)議結(jié)束后，使用人應(yīng)及時(shí)關(guān)閉設(shè)備電源，將設(shè)備恢復(fù)到初始狀態(tài)。3.環(huán)境衛(wèi)生使用人應(yīng)保持會(huì)議室的環(huán)境衛(wèi)生，不得在會(huì)議室吸煙、亂扔垃圾。會(huì)議期間如需使用一次性水杯，應(yīng)將垃圾放入垃圾桶內(nèi)，使用完畢后統(tǒng)一清理。如需在會(huì)議室用餐，應(yīng)提前向行政部門申請(qǐng)，并在使用完畢后清理桌面，保持會(huì)議室整潔。4.安全管理使用人應(yīng)注意會(huì)議室的安全，不得隨意拆卸、移動(dòng)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備。如發(fā)現(xiàn)安全隱患，應(yīng)及時(shí)告知行政部門。會(huì)議期間，使用人應(yīng)妥善保管個(gè)人物品，如有遺失，公司不承擔(dān)責(zé)任。離開會(huì)議室時(shí)，使用人應(yīng)關(guān)閉門窗、電器設(shè)備等，確保會(huì)議室安全。

五、會(huì)議室設(shè)施設(shè)備管理1.設(shè)施設(shè)備清單行政部門應(yīng)建立會(huì)議室設(shè)施設(shè)備清單，詳細(xì)記錄會(huì)議室的投影儀、音響、麥克風(fēng)、桌椅、空調(diào)、燈光等設(shè)備的型號(hào)、數(shù)量、購(gòu)置時(shí)間、維護(hù)記錄等信息。2.日常維護(hù)行政部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。每月至少進(jìn)行一次全面檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決設(shè)備故障。對(duì)于易損部件，如投影儀燈泡、麥克風(fēng)電池等，應(yīng)提前做好儲(chǔ)備，以便及時(shí)更換。建立設(shè)備維護(hù)檔案，記錄每次維護(hù)的時(shí)間、內(nèi)容、維修人員等信息，以便跟蹤設(shè)備維護(hù)情況。3.報(bào)修流程如會(huì)議室設(shè)施設(shè)備出現(xiàn)故障，使用人應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)修。行政部門接到報(bào)修后，應(yīng)詳細(xì)記錄故障情況，并安排維修人員盡快維修。維修人員應(yīng)在接到報(bào)修后的[X]小時(shí)內(nèi)到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行維修，如因特殊原因無(wú)法及時(shí)維修，應(yīng)向行政部門說(shuō)明情況，并告知預(yù)計(jì)維修時(shí)間。維修完成后，維修人員應(yīng)填寫維修記錄，經(jīng)使用人確認(rèn)后交行政部門存檔。

六、會(huì)議室清潔與衛(wèi)生管理1.清潔標(biāo)準(zhǔn)地面干凈整潔，無(wú)污漬、水漬、腳印等。桌面、會(huì)議桌椅擺放整齊，無(wú)雜物。垃圾桶及時(shí)清理，垃圾袋更換及時(shí)，無(wú)垃圾溢出。門窗玻璃干凈明亮，無(wú)灰塵。投影儀、音響等設(shè)備表面清潔，無(wú)灰塵。2.清潔頻率每天會(huì)議結(jié)束后，行政部門安排專人對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清潔，確保會(huì)議室整潔。每周進(jìn)行一次全面清潔，包括對(duì)會(huì)議室的地面、桌面、門窗、設(shè)備等進(jìn)行深度清潔。3.特殊情況處理如會(huì)議室使用后出現(xiàn)污染嚴(yán)重或特殊污漬等情況，行政部門應(yīng)及時(shí)安排清潔人員進(jìn)行專項(xiàng)清潔，確保會(huì)議室恢復(fù)清潔。

七、會(huì)議室安全管理1.安全檢查行政部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行安全檢查，重點(diǎn)檢查電器設(shè)備、消防設(shè)施、門窗等是否正常。每月至少進(jìn)行一次全面安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時(shí)整改。檢查內(nèi)容包括但不限于：電器設(shè)備是否存在漏電、短路等安全隱患；消防器材是否完好有效；門窗是否能夠正常關(guān)閉和鎖閉等。2.消防管理會(huì)議室應(yīng)配備足夠數(shù)量的消防器材，并確保消防器材在有效期內(nèi)。消防器材應(yīng)放置在明顯、便于取用的位置。嚴(yán)禁在會(huì)議室堆放易燃、易爆物品，保持會(huì)議室疏散通道暢通無(wú)阻。定期組織員工進(jìn)行消防安全培訓(xùn)，提高員工的消防安全意識(shí)和應(yīng)急處置能力。3.應(yīng)急處置制定會(huì)議室應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生火災(zāi)、地震等緊急情況時(shí)的應(yīng)急處置流程。定期組織應(yīng)急演練，確保員工熟悉應(yīng)急處置流程，能夠在緊急情況下迅速、有序地撤離會(huì)議室。

八、違規(guī)處理1.違規(guī)行為界定未按規(guī)定流程申請(qǐng)使用會(huì)議室。未按時(shí)歸還會(huì)議室，或未經(jīng)批準(zhǔn)擅自延長(zhǎng)使用時(shí)間。在會(huì)議室吸煙、亂扔垃圾，破壞會(huì)議室環(huán)境衛(wèi)生。違規(guī)操作會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，造成設(shè)備損壞。擅自拆卸、移動(dòng)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備。未妥善保管會(huì)議室鑰匙，導(dǎo)致鑰匙丟失或轉(zhuǎn)借他人。2.處理措施對(duì)于首次違規(guī)行為，給予口頭警告，并責(zé)令其立即改正。對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰，處罰金額為[X][X]元。因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，違規(guī)人員應(yīng)照價(jià)賠償。對(duì)于違規(guī)行為嚴(yán)重影響公司正常工作秩序或造成惡