某公司辦公用品管理規(guī)定

某公司辦公用品管理規(guī)定?一、總則1.目的為加強(qiáng)公司辦公用品的管理，規(guī)范辦公用品的采購、使用、保管等行為，合理控制辦公用品費(fèi)用，提高辦公用品使用效率，特制定本規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的所有員工。3.定義本規(guī)定所稱辦公用品，是指公司為滿足日常辦公需要而購買的各類物品，包括但不限于文具、辦公設(shè)備、辦公家具、耗材等。二、管理職責(zé)1.行政部門負(fù)責(zé)制定辦公用品管理制度和采購計(jì)劃。統(tǒng)一采購、保管和發(fā)放辦公用品。定期盤點(diǎn)辦公用品庫存，確保賬物相符。對各部門辦公用品使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查。2.各部門負(fù)責(zé)本部門辦公用品的領(lǐng)用和使用管理。配合行政部門做好辦公用品的盤點(diǎn)工作。提出辦公用品需求和使用建議。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核辦公用品采購費(fèi)用的報(bào)銷。對辦公用品費(fèi)用進(jìn)行核算和分析。三、辦公用品采購1.采購計(jì)劃制定行政部門應(yīng)根據(jù)公司辦公用品的使用情況和庫存狀況，于每月末制定下月度辦公用品采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)包括辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等內(nèi)容。采購計(jì)劃需經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.供應(yīng)商選擇行政部門應(yīng)選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商作為辦公用品的采購渠道。建立供應(yīng)商評估機(jī)制，定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等進(jìn)行評估，對不合格供應(yīng)商及時(shí)進(jìn)行更換。3.采購流程行政部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購計(jì)劃，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購訂單。供應(yīng)商應(yīng)按照采購訂單的要求及時(shí)供貨。行政部門在收到貨物后，應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括貨物的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等。如發(fā)現(xiàn)貨物存在問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系處理。驗(yàn)收合格后，行政部門應(yīng)辦理入庫手續(xù)，并將相關(guān)信息錄入辦公用品管理系統(tǒng)。四、辦公用品庫存管理1.庫存設(shè)置行政部門應(yīng)設(shè)立專門的辦公用品倉庫，用于存放辦公用品。倉庫應(yīng)保持整潔、通風(fēng)良好，確保辦公用品不受潮、不受損。辦公用品應(yīng)分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找和發(fā)放。2.庫存盤點(diǎn)行政部門應(yīng)定期對辦公用品庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，每月末進(jìn)行一次小盤點(diǎn)，每季度末進(jìn)行一次大盤點(diǎn)。盤點(diǎn)時(shí)應(yīng)認(rèn)真核對賬物，確保賬物相符。如發(fā)現(xiàn)賬物不符，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行調(diào)整。盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制盤點(diǎn)報(bào)告，報(bào)行政部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)。3.庫存安全倉庫應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜設(shè)備等，確保庫存辦公用品的安全。嚴(yán)格限制非倉庫管理人員進(jìn)入倉庫，倉庫管理人員應(yīng)妥善保管倉庫鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。五、辦公用品領(lǐng)用1.領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)行政部門應(yīng)根據(jù)辦公用品的性質(zhì)和使用頻率，制定不同辦公用品的領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)。員工應(yīng)按照領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用辦公用品，不得超標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用。2.領(lǐng)用流程員工如需領(lǐng)用辦公用品，應(yīng)填寫辦公用品領(lǐng)用申請表，注明領(lǐng)用辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，交行政部門辦公用品管理人員。辦公用品管理人員根據(jù)申請表發(fā)放辦公用品，并在辦公用品管理系統(tǒng)中記錄領(lǐng)用情況。3.特殊辦公用品領(lǐng)用對于一些價(jià)值較高、使用頻率較低的特殊辦公用品，如辦公設(shè)備、辦公家具等，員工如需領(lǐng)用，應(yīng)填寫特殊辦公用品領(lǐng)用申請表，并詳細(xì)說明領(lǐng)用原因和使用期限。申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可領(lǐng)用。六、辦公用品使用與保管1.使用要求員工應(yīng)正確使用辦公用品，避免浪費(fèi)和損壞。對于一些貴重辦公用品，如辦公設(shè)備、辦公家具等，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)使用和保管。員工在使用辦公用品過程中如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告。2.保管責(zé)任員工對領(lǐng)用的辦公用品負(fù)有保管責(zé)任，應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄或轉(zhuǎn)借他人。如因員工保管不善導(dǎo)致辦公用品丟失、損壞的，應(yīng)由員工照價(jià)賠償。3.節(jié)約意識全體員工應(yīng)樹立節(jié)約意識，提倡無紙化辦公，減少辦公用品的使用。對于可重復(fù)使用的辦公用品，如文件袋、文件夾等，應(yīng)盡量重復(fù)使用。七、辦公用品費(fèi)用管理1.費(fèi)用預(yù)算財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司辦公用品的使用情況和采購計(jì)劃，編制辦公用品費(fèi)用預(yù)算。辦公用品費(fèi)用預(yù)算應(yīng)納入公司年度預(yù)算管理，經(jīng)公司預(yù)算管理委員會(huì)審核后報(bào)公司董事會(huì)批準(zhǔn)。2.費(fèi)用報(bào)銷辦公用品采購費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，應(yīng)提供正規(guī)發(fā)票、采購訂單、驗(yàn)收單等相關(guān)憑證。財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)管理制度的規(guī)定，對辦公用品采購費(fèi)用進(jìn)行審核報(bào)銷。3.費(fèi)用分析財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對辦公用品費(fèi)用進(jìn)行分析，對比實(shí)際費(fèi)用與預(yù)算費(fèi)用的差異，找出原因并提出改進(jìn)措施。行政部門應(yīng)配合財(cái)務(wù)部門做好辦公用品費(fèi)用分析工作，提供相關(guān)數(shù)據(jù)和資料。八、監(jiān)督與檢查1.行政部門監(jiān)督行政部門應(yīng)定期對各部門辦公用品的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。對于違反本規(guī)定的行為，行政部門有權(quán)采取相應(yīng)的措施，如責(zé)令改正、停止領(lǐng)用等。2.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對辦公用品管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查辦公用品采購、使用、保管等環(huán)節(jié)是否合規(guī)，費(fèi)用支出是否合理。對于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題，內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)提出審計(jì)意見和建議