廣西某建筑工程有限公司發(fā)文管理制度

廣西某建筑工程有限公司發(fā)文管理制度?一、總則（一）目的為了加強廣西某建筑工程有限公司（以下簡稱"公司"）的發(fā)文管理，規(guī)范發(fā)文流程，提高文件傳遞效率和質(zhì)量，確保公司各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各項目組以及下屬分支機構(gòu)的各類文件發(fā)布、傳遞、存檔等管理工作。（三）基本原則1.準確規(guī)范原則：文件內(nèi)容應(yīng)準確無誤，符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司相關(guān)規(guī)定，格式規(guī)范統(tǒng)一。2.及時高效原則：確保文件的起草、審核、批準、發(fā)布等環(huán)節(jié)高效運轉(zhuǎn)，及時傳達公司決策和工作要求。3.安全保密原則：嚴格遵守公司保密制度，確保文件在傳遞和存儲過程中的安全性，防止文件信息泄露。二、發(fā)文分類（一）行政公文1.公司紅頭文件：用于發(fā)布公司重要決策、規(guī)章制度、人事任免、重大事項通知等。2.公司便函：用于一般性事務(wù)的溝通、協(xié)調(diào)、告知等。（二）業(yè)務(wù)文件1.工程技術(shù)文件：包括施工圖紙、技術(shù)方案、施工組織設(shè)計、工程變更通知等，用于指導(dǎo)工程項目的施工、管理和技術(shù)交流。2.商務(wù)文件：如合同文件、投標文件、報價單、商務(wù)函件等，涉及公司業(yè)務(wù)往來中的商務(wù)洽談、合作協(xié)議等內(nèi)容。（三）內(nèi)部管理文件1.工作計劃與總結(jié)：各部門、項目組定期提交的工作計劃、進度報告、工作總結(jié)等，用于公司內(nèi)部工作安排和績效評估。2.會議紀要：記錄公司各類會議討論內(nèi)容和決議的文件，作為會議精神傳達和工作執(zhí)行的依據(jù)。三、發(fā)文流程（一）文件起草1.主辦部門或個人根據(jù)工作需要，確定文件主題和內(nèi)容框架，起草文件初稿。2.文件內(nèi)容應(yīng)明確、具體、邏輯清晰，語言簡潔易懂，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯。涉及多個部門職責的文件，起草部門應(yīng)充分征求相關(guān)部門意見，確保文件的可行性和可操作性。（二）部門審核1.初稿完成后，起草部門負責人對文件內(nèi)容進行審核，重點審核文件的準確性、完整性、格式規(guī)范性以及與公司現(xiàn)行政策和制度的一致性。2.審核通過后，起草部門將文件提交至相關(guān)業(yè)務(wù)歸口部門進行專業(yè)審核。業(yè)務(wù)歸口部門根據(jù)其職責范圍，對文件涉及的業(yè)務(wù)內(nèi)容進行審核把關(guān)，提出修改意見或建議。（三）會簽對于涉及多個部門的重要文件，需進行會簽。會簽部門應(yīng)認真閱讀文件內(nèi)容，結(jié)合本部門工作實際，提出書面意見和建議。會簽完成后，由主辦部門負責將各部門意見匯總整理，并對文件進行相應(yīng)修改。（四）分管領(lǐng)導(dǎo)審批文件經(jīng)部門審核和會簽后，提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對文件的必要性、合理性、合規(guī)性進行全面審查，簽署審批意見。如文件內(nèi)容涉及重大事項或重要決策，需提交公司領(lǐng)導(dǎo)班子會議審議。（五）編號登記1.經(jīng)審批通過的文件，由行政部門負責進行編號登記。編號規(guī)則應(yīng)確保文件編號的唯一性和系統(tǒng)性，便于文件的查詢和管理。2.登記內(nèi)容包括文件編號、文件名稱、發(fā)文部門、發(fā)文日期、密級、主送部門、抄送部門、附件等信息。（六）排版印制1.行政部門根據(jù)文件審批意見和登記信息，對文件進行排版。排版應(yīng)符合公司統(tǒng)一的格式標準，確保文件的規(guī)范性和美觀性。2.文件排版完成后，進行印制。印制數(shù)量應(yīng)根據(jù)文件的發(fā)放范圍和存檔要求合理確定，確保文件供應(yīng)充足且不過量浪費。（七）蓋章分發(fā)1.文件印制完成后，由行政部門加蓋公司公章或相關(guān)業(yè)務(wù)專用章。蓋章應(yīng)嚴格按照公司印章管理制度執(zhí)行，確保印章使用的合法性和嚴肅性。2.行政部門根據(jù)文件的主送部門和抄送部門，進行文件分發(fā)。分發(fā)方式可采用紙質(zhì)文件郵寄、專人送達或電子文件傳輸?shù)确绞?，確保文件及時、準確地傳遞到相關(guān)部門和人員手中。（八）文件存檔1.文件分發(fā)后，行政部門負責將文件原稿、審批稿、電子文檔等進行整理歸檔。歸檔應(yīng)按照公司檔案管理制度的要求，分類存放，便于查詢和查閱。2.定期對歸檔文件進行清理和核對，確保文件的完整性和準確性。對于已過期或不再使用的文件，按照規(guī)定進行銷毀處理，防止文件資料的積壓和浪費。四、發(fā)文格式要求（一）頁面設(shè)置1.一般采用A4紙型，頁邊距上、下、左、右均為2.5厘米。2.每行字數(shù)一般不超過35個字，每頁行數(shù)一般不超過22行。（二）字體字號1.一般用二號宋體加粗，居中排列。2.正文：一般用三號仿宋體，段落首行縮進2個字符。3.一級用三號黑體，序號用"一、""二、""三、"等。4.二級用三號楷體，序號用"（一）""（二）""（三）"等。5.三級用三號仿宋體加粗，序號用"1.""2.""3."等。6.四級用三號仿宋體，序號用"（1）""（2）""（3）"等。（三）行距正文行距一般為固定值28磅，標題與正文之間空一行。（四）頁碼頁碼一般位于頁面底部居中位置，用阿拉伯數(shù)字標注，格式為"1""2""3"等。（五）落款文件落款應(yīng)注明發(fā)文部門名稱，并加蓋公章。發(fā)文日期用阿拉伯數(shù)字標注，位于落款下方，年、月、日齊全。（六）附件如有附件，應(yīng)在正文后空一行注明附件名稱及序號，并按照附件順序依次附在文件后面。附件應(yīng)與正文一起裝訂，并在附件首頁左上角注明"附件"字樣及附件序號。五、發(fā)文密級管理（一）密級劃分1.絕密：涉及公司核心商業(yè)機密、重大戰(zhàn)略決策等重要信息，一旦泄露將給公司帶來極其嚴重的損失。2.機密：涉及公司重要業(yè)務(wù)信息、技術(shù)資料、財務(wù)數(shù)據(jù)等，泄露后可能對公司造成較大損失。3.秘密：涉及公司一般性業(yè)務(wù)信息、內(nèi)部管理規(guī)定等，泄露后可能對公司正常運營產(chǎn)生一定影響。（二）密級標識在文件首頁左上角顯著位置標注密級，如"絕密★""機密★""秘密★"字樣，并根據(jù)保密期限標注保密期限，如"絕密★長期""機密★5年""秘密★3年"等。（三）保密措施1.嚴格限定知悉范圍：密級文件的發(fā)放和傳閱應(yīng)嚴格按照公司保密制度規(guī)定的知悉范圍進行，嚴禁擅自擴大知悉范圍。2.專人管理：指定專人負責密級文件的收發(fā)、傳遞、保管等工作，確保文件安全。3.存儲安全：密級文件應(yīng)存儲在專門的保密設(shè)備中，如加密硬盤、保險柜等，并采取相應(yīng)的加密措施，防止文件被非法獲取或篡改。4.銷毀處理：對于過期或不再使用的密級文件，應(yīng)按照公司保密制度規(guī)定的程序進行銷毀處理，確保文件信息徹底消除。六、發(fā)文信息化管理（一）電子文件管理系統(tǒng)建設(shè)公司應(yīng)建立完善的電子文件管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文件的起草、審核、審批、發(fā)布、存檔等全流程信息化管理。電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)具備文件上傳、下載、在線編輯、版本控制、權(quán)限管理、檢索查詢等功能，方便員工隨時隨地查閱和使用文件。（二）電子文件格式規(guī)范電子文件應(yīng)采用通用的、易于保存和讀取的格式，如PDF、DOCX、XLSX等。對于工程圖紙等特殊文件，應(yīng)根據(jù)行業(yè)標準和公司要求進行格式轉(zhuǎn)換和存儲，確保文件的可讀性和準確性。（三）電子文件安全管理1.建立電子文件備份制度：定期對電子文件進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，防止數(shù)據(jù)丟失。2.加強網(wǎng)絡(luò)安全防護：采取防火墻、入侵檢測、加密傳輸?shù)劝踩胧乐闺娮游募趥鬏敽痛鎯^程中被非法竊取或篡改。3.用戶權(quán)限管理：根據(jù)員工的工作職責和崗位需求，設(shè)置不同的電子文件訪問權(quán)限，確保文件信息的安全性和保密性。七、發(fā)文監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門定期對發(fā)文工作進行監(jiān)督檢查，重點檢查發(fā)文流程的執(zhí)行情況、文件格式的規(guī)范性、文件傳遞的及時性等。2.對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對違反發(fā)文管理制度的行為，按照公司相關(guān)規(guī)定進行嚴肅處理。（二）考核評價1.將發(fā)文工作納入部門和員工的績效考核體系，對發(fā)文工作質(zhì)量高、效率快的部門和個人給予表彰和獎勵。2.對發(fā)文工作中存在問題較多、影響工作正常開展的部門和個人，進行通報批評，并根據(jù)績效考核結(jié)果扣減相應(yīng)分數(shù)。八、附則