某某建筑集團(tuán)工程檔案管理規(guī)定

某某建筑集團(tuán)工程檔案管理規(guī)定?一、總則（一）目的為加強(qiáng)某某建筑集團(tuán)工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，特制定本規(guī)定。工程檔案是工程項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程的真實(shí)記錄，是工程竣工驗(yàn)收和維護(hù)、管理、改擴(kuò)建的重要依據(jù)，對(duì)于總結(jié)建設(shè)經(jīng)驗(yàn)、傳承企業(yè)技術(shù)、保障工程質(zhì)量和促進(jìn)企業(yè)發(fā)展具有重要意義。（二）適用范圍本規(guī)定適用于某某建筑集團(tuán)所屬各工程項(xiàng)目部及參與工程建設(shè)的相關(guān)部門(mén)和單位在工程建設(shè)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案資料的管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則集團(tuán)總部統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)工程檔案管理工作，制定管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，各工程項(xiàng)目部負(fù)責(zé)本項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔等具體工作，并接受集團(tuán)總部的監(jiān)督和指導(dǎo)。2.同步管理原則工程檔案管理與工程建設(shè)進(jìn)度同步，做到工程建設(shè)到哪里，檔案資料收集、整理、歸檔工作就跟進(jìn)到哪里，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.真實(shí)性原則工程檔案應(yīng)如實(shí)反映工程建設(shè)的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案資料。4.完整性原則全面收集工程建設(shè)過(guò)程中形成的各類(lèi)文件材料，保證檔案資料的齊全、完整，涵蓋工程前期、施工、竣工驗(yàn)收等各個(gè)階段。5.規(guī)范性原則工程檔案的整理、編目、裝訂等應(yīng)符合國(guó)家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及集團(tuán)統(tǒng)一規(guī)定，確保檔案的質(zhì)量和規(guī)范。二、管理職責(zé)（一）集團(tuán)總部職責(zé)1.制定和完善工程檔案管理規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)和流程，指導(dǎo)和監(jiān)督各工程項(xiàng)目部的檔案管理工作。2.組織開(kāi)展工程檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。3.負(fù)責(zé)接收和保管集團(tuán)重大工程項(xiàng)目及總部直接管理項(xiàng)目的檔案，并按照規(guī)定進(jìn)行整理、歸檔和保管。4.對(duì)各工程項(xiàng)目部檔案管理工作進(jìn)行定期檢查和考核，對(duì)違反檔案管理規(guī)定的行為進(jìn)行糾正和處理。5.組織檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)工程檔案的數(shù)字化管理，提高檔案利用效率。（二）工程項(xiàng)目部職責(zé)1.成立以項(xiàng)目經(jīng)理為組長(zhǎng)的工程檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確檔案管理職責(zé)分工，確保檔案管理工作順利開(kāi)展。2.配備專(zhuān)（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本項(xiàng)目檔案資料的日常收集、整理、歸檔、保管和移交等工作。3.根據(jù)工程建設(shè)進(jìn)度，及時(shí)收集、整理項(xiàng)目各階段形成的文件材料，確保檔案資料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。4.按照集團(tuán)檔案管理規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案資料進(jìn)行分類(lèi)整理、編目裝訂，建立健全檔案管理制度和臺(tái)賬。5.負(fù)責(zé)本項(xiàng)目檔案的安全保管，定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，防止檔案損壞、丟失和泄密。6.在工程竣工驗(yàn)收前，完成項(xiàng)目檔案的預(yù)驗(yàn)收工作，并按照規(guī)定向集團(tuán)總部或相關(guān)部門(mén)移交檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家和集團(tuán)有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)、規(guī)章制度，負(fù)責(zé)具體的檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、保管和統(tǒng)計(jì)等工作，確保檔案資料的規(guī)范、有序。3.熟悉工程建設(shè)流程和檔案形成規(guī)律，及時(shí)指導(dǎo)和督促項(xiàng)目各部門(mén)做好文件材料的收集和整理工作，保證檔案資料的完整性。4.建立檔案借閱、利用登記制度，負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用效果的跟蹤和反饋。5.參與工程竣工驗(yàn)收和檔案預(yù)驗(yàn)收工作，對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查和把關(guān)。6.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，做好檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲(chǔ)和維護(hù)，提高檔案管理的信息化水平。7.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，對(duì)破損、褪色的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的安全和質(zhì)量。三、檔案范圍與分類(lèi)（一）檔案范圍1.工程前期文件包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等項(xiàng)目前期審批文件。2.工程設(shè)計(jì)文件涵蓋初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更通知、圖紙會(huì)審記錄等各類(lèi)設(shè)計(jì)圖紙和文件。3.工程施工文件（1）施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底等施工技術(shù)文件。（2）工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件、檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、復(fù)試報(bào)告等。（3）隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、單位工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄等工程質(zhì)量驗(yàn)收文件。（4）施工日志、工程進(jìn)度計(jì)劃、工程變更簽證、工程洽商記錄等施工過(guò)程記錄文件。（5）施工安全管理文件，如安全檢查記錄、安全教育培訓(xùn)記錄、安全事故報(bào)告及處理文件等。（6）施工測(cè)量放線記錄、沉降觀測(cè)記錄等工程測(cè)量文件。4.工程監(jiān)理文件監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、監(jiān)理工作總結(jié)等。5.工程竣工驗(yàn)收文件竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程竣工備案表、工程質(zhì)量保修書(shū)、工程決算報(bào)告等。6.其他文件與工程建設(shè)有關(guān)的合同文件、協(xié)議、往來(lái)信函、會(huì)議紀(jì)要、聲像資料、電子文件等。（二）檔案分類(lèi)工程檔案按照工程項(xiàng)目的建設(shè)階段、專(zhuān)業(yè)類(lèi)別等進(jìn)行分類(lèi)，一般可分為工程前期文件、工程設(shè)計(jì)文件、工程施工文件、工程監(jiān)理文件、工程竣工驗(yàn)收文件等大類(lèi)，每大類(lèi)再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。具體分類(lèi)如下：1.工程前期文件類(lèi)項(xiàng)目立項(xiàng)文件建設(shè)用地文件勘察設(shè)計(jì)文件招投標(biāo)及合同文件開(kāi)工審批文件2.工程設(shè)計(jì)文件類(lèi)初步設(shè)計(jì)文件施工圖設(shè)計(jì)文件設(shè)計(jì)變更文件圖紙會(huì)審文件3.工程施工文件類(lèi)施工技術(shù)文件工程質(zhì)量文件工程進(jìn)度文件工程變更文件施工安全文件工程測(cè)量文件4.工程監(jiān)理文件類(lèi)監(jiān)理規(guī)劃文件監(jiān)理實(shí)施文件監(jiān)理月報(bào)及會(huì)議紀(jì)要工程質(zhì)量評(píng)估文件監(jiān)理工作總結(jié)文件5.工程竣工驗(yàn)收文件類(lèi)竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告竣工備案文件工程質(zhì)量保修文件工程決算文件6.其他文件類(lèi)合同協(xié)議文件往來(lái)信函文件聲像電子文件四、檔案收集與整理（一）收集要求1.工程項(xiàng)目部應(yīng)明確各部門(mén)和崗位在文件材料形成過(guò)程中的收集職責(zé)，確保文件材料及時(shí)、準(zhǔn)確地收集到檔案管理部門(mén)。2.檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)參與工程建設(shè)活動(dòng)，了解工程進(jìn)展情況，提前介入文件材料的收集工作，對(duì)重要文件進(jìn)行重點(diǎn)跟蹤。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備，紙質(zhì)文件應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料，電子文件應(yīng)采用通用格式進(jìn)行存儲(chǔ)。4.對(duì)于外來(lái)文件，如政府部門(mén)的批復(fù)、函件等，應(yīng)及時(shí)登記、簽收，并按照要求進(jìn)行處理和歸檔。（二）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的查閱和利用。2.分類(lèi)科學(xué)、組卷合理，按照工程檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，將文件材料進(jìn)行分類(lèi)整理，同一類(lèi)別的文件應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。3.編號(hào)規(guī)范、編目準(zhǔn)確，對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編號(hào)，編制檔案目錄，包括檔號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，確保目錄清晰、準(zhǔn)確。4.裝訂整齊、美觀，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂時(shí)，應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式，保證裝訂牢固、整齊。（三）整理方法1.工程前期文件按照文件的性質(zhì)和類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)，每類(lèi)文件按照時(shí)間順序排列，依次編號(hào)、編目。2.工程設(shè)計(jì)文件按專(zhuān)業(yè)分類(lèi)，每個(gè)專(zhuān)業(yè)的設(shè)計(jì)文件再按照初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更等順序排列，編號(hào)編目。3.工程施工文件（1）施工技術(shù)文件按照施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底等類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)，每類(lèi)文件按照形成時(shí)間順序排列編號(hào)。（2）工程質(zhì)量文件按照工程材料質(zhì)量證明文件、檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等順序分類(lèi)整理，編號(hào)編目。（3）工程進(jìn)度文件按工程進(jìn)度計(jì)劃、施工日志、工程變更簽證等分類(lèi)，按時(shí)間順序排列編號(hào)。（4）工程變更文件將工程變更通知、工程洽商記錄等集中整理，按照變更時(shí)間順序編號(hào)編目。（5）施工安全文件按安全檢查記錄、安全教育培訓(xùn)記錄、安全事故報(bào)告及處理文件等分類(lèi)，按時(shí)間順序排列編號(hào)。（6）工程測(cè)量文件按施工測(cè)量放線記錄、沉降觀測(cè)記錄等分類(lèi)，編號(hào)編目。4.工程監(jiān)理文件按照監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、監(jiān)理工作總結(jié)等類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)，每類(lèi)文件按照時(shí)間順序排列編號(hào)編目。5.工程竣工驗(yàn)收文件按照竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工備案文件、工程質(zhì)量保修文件、工程決算文件等順序分類(lèi)整理，編號(hào)編目。6.其他文件合同協(xié)議文件按照合同類(lèi)別和簽訂時(shí)間順序排列編號(hào)；往來(lái)信函文件按照時(shí)間順序排列編號(hào)；聲像電子文件應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息，并進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)和編號(hào)編目。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.工程項(xiàng)目部應(yīng)在工程建設(shè)過(guò)程中及時(shí)將整理好的檔案資料進(jìn)行歸檔，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，做到分類(lèi)準(zhǔn)確、編目清晰、裝訂整齊，同時(shí)應(yīng)編制檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行備份，分別存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)和地點(diǎn)，防止檔案丟失或損壞。4.在工程竣工驗(yàn)收前，應(yīng)完成項(xiàng)目檔案的預(yù)驗(yàn)收工作，對(duì)不符合歸檔要求的檔案資料及時(shí)進(jìn)行整改，確保檔案質(zhì)量。（二）保管期限工程檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案工程前期文件中的項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等重要文件。工程竣工驗(yàn)收文件中的竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程竣工備案表、工程質(zhì)量保修書(shū)等。與工程建設(shè)有關(guān)的重大合同協(xié)議、往來(lái)信函等具有重要?dú)v史價(jià)值和憑證作用的文件。2.長(zhǎng)期保管的檔案工程設(shè)計(jì)文件中的施工圖設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)變更通知等。工程施工文件中的工程材料質(zhì)量證明文件、檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等反映工程質(zhì)量的重要文件。工程監(jiān)理文件中的工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、監(jiān)理工作總結(jié)等。保管期限一般為50年。3.短期保管的檔案工程施工文件中的施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底等時(shí)效性較強(qiáng)的文件。工程進(jìn)度文件、工程變更簽證、施工日志等一般性文件。保管期限一般為10年。（三）保管措施1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期清查盤(pán)點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管中存在的問(wèn)題，如檔案損壞、丟失、霉變等。4.建立檔案保管臺(tái)賬，記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、保管期限、存放位置等信息，便于檔案的管理和查詢(xún)。5.嚴(yán)格檔案借閱制度，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，防止檔案泄密和丟失。六、檔案利用與借閱（一）利用原則1.方便利用原則建立健全檔案利用服務(wù)機(jī)制，簡(jiǎn)化利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為工程建設(shè)、維護(hù)、管理、改擴(kuò)建等提供便捷的檔案信息服務(wù)。2.依法依規(guī)原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和集團(tuán)檔案管理規(guī)定，確保檔案信息的安全和合法使用。3.保密原則對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案信息，應(yīng)嚴(yán)格保密，按照規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行利用。（二）利用方式1.查閱檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復(fù)印件供查閱，并做好查閱登記工作，記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[具體期限]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案，期滿后應(yīng)及時(shí)歸還。（三）利用登記建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用者姓名、單位、利用目的、檔案名稱(chēng)、數(shù)量、歸還時(shí)間等信息。檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)分析。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立工程檔案數(shù)字化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)工程檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.將工程檔案信息化建設(shè)納入集團(tuán)信息化發(fā)展規(guī)劃，逐步實(shí)現(xiàn)工程檔案管理與工程建設(shè)管理信息系統(tǒng)的互聯(lián)互通，為工程建設(shè)提供全方位的信息支持。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[具體分辨率]，確保掃描圖像清晰可讀。掃描后的圖像應(yīng)進(jìn)行去污、糾偏、裁剪等處理，保證圖像質(zhì)量。2.數(shù)據(jù)錄入將掃描后的檔案圖像按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行命名，并錄入檔案目錄信息，包括檔號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.數(shù)據(jù)掛接將錄入的檔案目錄信息與對(duì)應(yīng)的電子圖像進(jìn)行掛接，實(shí)現(xiàn)檔案目錄與圖像的關(guān)聯(lián)檢索，方便檔案的查詢(xún)和利用。4.存儲(chǔ)備份電子檔案數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)分別存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)和地點(diǎn)，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息化管理要求1.建立健全檔案信息化管理制度，規(guī)范電子檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、利用、備份等操作流程，確保電子檔案管理工作的規(guī)范、有序。2.加強(qiáng)檔案信息化安全管理，采取加密、訪問(wèn)控制、防火墻等安全措施，防止電子檔案數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失，保障檔案信息安全。3.定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和功能的不斷完善，提高檔案管理的信息化水平。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.集團(tuán)總部定期對(duì)各工程項(xiàng)目部的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案收集整理歸檔情況、檔案保管情況、檔案利用情況等。2.工程項(xiàng)目部應(yīng)定期對(duì)本項(xiàng)目的檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題，確保檔案管理工作符合要求。3.監(jiān)督檢查可采用現(xiàn)場(chǎng)檢查、查閱檔案資料、聽(tīng)取匯報(bào)等方式進(jìn)行，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立工程檔案管