某公司辦公室管理制度匯編

某公司辦公室管理制度匯編?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司辦公室管理，確保公司各項工作高效、有序地進(jìn)行，營造良好的辦公環(huán)境，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.遵守國家法律法規(guī)及公司各項規(guī)章制度。2.以服務(wù)員工、保障公司正常運營為宗旨。3.倡導(dǎo)高效、協(xié)作、創(chuàng)新的工作作風(fēng)。二、辦公環(huán)境管理（一）辦公區(qū)域布局1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，合理劃分各部門辦公區(qū)域，明確標(biāo)識。2.辦公區(qū)域應(yīng)保持整潔、明亮、通風(fēng)良好，配備必要的辦公設(shè)備和設(shè)施。（二）環(huán)境衛(wèi)生1.每位員工負(fù)責(zé)保持自己辦公區(qū)域的整潔，每日下班前清理桌面文件、垃圾等。2.公司定期組織全體大掃除，對公共區(qū)域進(jìn)行全面清潔。3.禁止在辦公區(qū)域內(nèi)隨地吐痰、亂扔垃圾，禁止吸煙（如有專門吸煙區(qū)除外）。（三）物品擺放1.辦公桌上的辦公用品應(yīng)擺放整齊，文件、資料等應(yīng)分類存放，并標(biāo)識清晰。2.個人私人物品應(yīng)放置在指定的抽屜或柜子內(nèi)，不得隨意堆放影響辦公環(huán)境。（四）噪音控制1.員工在辦公時應(yīng)盡量減少不必要的噪音，避免大聲喧嘩、播放高分貝音樂等。2.如因工作需要使用可能產(chǎn)生較大噪音的設(shè)備，應(yīng)采取相應(yīng)的降噪措施或選擇合適的時間使用。三、辦公用品管理（一）采購1.各部門根據(jù)實際工作需要，每月[X]日前提交辦公用品采購申請單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報辦公室。2.辦公室匯總各部門申請，結(jié)合庫存情況，制定辦公用品采購計劃，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行采購。3.優(yōu)先選擇性價比高、質(zhì)量可靠的辦公用品供應(yīng)商，并與之簽訂采購合同。（二）發(fā)放1.辦公用品采購入庫后，辦公室負(fù)責(zé)登記造冊，并按照各部門申請單進(jìn)行發(fā)放。2.員工領(lǐng)取辦公用品時，需在發(fā)放登記表上簽字確認(rèn)。（三）使用與保管1.員工應(yīng)愛護(hù)辦公用品，合理使用，杜絕浪費。2.對于耐用辦公用品，如電腦、打印機(jī)等，員工應(yīng)妥善保管，如有損壞及時報修。3.離職員工需將所領(lǐng)用的辦公用品交回辦公室，如有丟失或損壞需照價賠償。四、文件與檔案管理（一）文件管理1.文件分類公司文件分為行政文件、業(yè)務(wù)文件、財務(wù)文件等類別，各類文件再根據(jù)內(nèi)容進(jìn)一步細(xì)分。行政文件包括公司制度、通知、報告等；業(yè)務(wù)文件涉及項目方案、合同等；財務(wù)文件如財務(wù)報表、預(yù)算等。2.文件起草與審核各部門負(fù)責(zé)本部門相關(guān)文件的起草工作，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范。文件起草完成后，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，重要文件還需報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.文件編號與印發(fā)辦公室對審核通過的文件進(jìn)行編號登記，按照規(guī)定格式排版印發(fā)。文件印發(fā)后，辦公室負(fù)責(zé)將文件分發(fā)至相關(guān)部門，并做好分發(fā)記錄。4.文件傳閱與處理收到文件的部門或個人應(yīng)及時進(jìn)行傳閱，并根據(jù)文件要求進(jìn)行處理。傳閱文件時，應(yīng)在文件傳閱單上簽字注明傳閱時間，確保文件傳遞的及時性和準(zhǔn)確性。5.文件歸檔文件處理完畢后，相關(guān)部門應(yīng)將文件原件及處理結(jié)果及時交辦公室歸檔保存。辦公室按照文件類別和時間順序進(jìn)行整理歸檔，建立電子和紙質(zhì)檔案，便于查詢和利用。（二）檔案管理1.檔案分類公司檔案分為人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。人事檔案包括員工入職、離職、培訓(xùn)、考核等資料；財務(wù)檔案涵蓋會計憑證、報表、審計報告等；業(yè)務(wù)檔案有項目文檔、客戶資料等。2.檔案收集各部門負(fù)責(zé)定期收集本部門產(chǎn)生的檔案資料，并移交辦公室。檔案資料應(yīng)齊全、完整、真實，不得遺漏或偽造。3.檔案整理與保管辦公室對收集的檔案進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄，確保檔案有序存放。檔案應(yīng)妥善保管在專門的檔案柜中，注意防潮、防火、防蟲、防盜等。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案查閱與借閱因工作需要查閱檔案的，需填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到辦公室查閱。如需借閱檔案，借閱人應(yīng)填寫檔案借閱登記表，注明借閱期限、歸還時間等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后方可借閱。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容，按時歸還檔案。五、會議管理（一）會議分類1.公司例會：每周[X]舉行，由公司領(lǐng)導(dǎo)主持，各部門負(fù)責(zé)人參加，總結(jié)上周工作，安排本周工作任務(wù)。2.部門會議：由各部門自行組織，定期召開，傳達(dá)公司會議精神，安排本部門工作。3.專項會議：根據(jù)工作需要，針對特定事項召開的會議，如項目研討會、業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)會等。（二）會議組織1.會議組織部門應(yīng)提前確定會議主題、時間、地點、參會人員等，并提前[X]天通知相關(guān)人員。2.會議組織部門負(fù)責(zé)準(zhǔn)備會議資料，如會議議程、匯報材料等，并確保資料準(zhǔn)確、完整。3.如需使用會議室，應(yīng)提前向辦公室申請，辦公室根據(jù)情況進(jìn)行安排。（三）會議紀(jì)律1.參會人員應(yīng)提前[X]分鐘到達(dá)會議地點，不得遲到、早退。2.會議期間，應(yīng)將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，不得隨意接聽電話或離開會場。3.參會人員應(yīng)認(rèn)真聽取會議內(nèi)容，積極發(fā)言，做好會議記錄。（四）會議紀(jì)要1.重要會議需形成會議紀(jì)要，由會議組織部門指定專人負(fù)責(zé)記錄。2.會議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確記錄會議主要內(nèi)容、決議事項、責(zé)任部門及完成時間等。3.會議紀(jì)要經(jīng)會議主持人審核后，印發(fā)給參會人員及相關(guān)部門，并督促責(zé)任部門按時落實會議決議。六、考勤管理（一）工作時間公司實行[具體工作時間]工作制，員工應(yīng)嚴(yán)格遵守工作時間，不得遲到、早退。（二）考勤方式1.公司采用[考勤方式，如打卡機(jī)、指紋識別、人臉識別等]進(jìn)行考勤。2.員工應(yīng)在規(guī)定的考勤時間內(nèi)打卡，不得代打卡或委托他人打卡。（三）請假制度1.員工請假應(yīng)提前填寫請假申請表，按照審批權(quán)限報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。請假[X]天以內(nèi)（含[X]天），由部門負(fù)責(zé)人審批。請假[X]天以上至[X]天，由部門負(fù)責(zé)人審核后報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。請假[X]天以上，由部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核后報公司總經(jīng)理審批。2.請假獲批后，員工應(yīng)將請假申請表交辦公室備案。3.如遇緊急情況無法提前請假，應(yīng)在請假當(dāng)天上班后[X]小時內(nèi)電話向部門負(fù)責(zé)人請假，并在上班后第一個工作日內(nèi)補(bǔ)辦請假手續(xù)。（四）遲到、早退與曠工處理1.遲到或早退[X]分鐘以內(nèi)的，每次扣罰[X]元；遲到或早退[X]分鐘以上至[X]小時以內(nèi)的，每次扣罰[X]元；遲到或早退[X]小時以上的，按曠工半天處理。2.曠工半天的，扣罰當(dāng)日工資的[X]倍；曠工一天的，扣罰當(dāng)日工資的[X]倍，并給予警告處分；連續(xù)曠工超過[X]天或一年內(nèi)累計曠工超過[X]天的，公司將予以辭退。七、印章管理（一）印章種類公司印章包括公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法人章等。（二）印章保管1.公章由辦公室專人保管，合同專用章由法務(wù)部門專人保管，財務(wù)專用章和法人章由財務(wù)部門專人保管。2.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，不得隨意存放或轉(zhuǎn)借他人。如因特殊情況需要委托他人使用印章，需經(jīng)印章使用部門負(fù)責(zé)人和保管人員共同批準(zhǔn)，并做好登記記錄。（三）印章使用1.使用印章應(yīng)填寫印章使用申請表，注明使用事由、使用部門、使用人等信息，按照審批權(quán)限報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。使用公章、合同專用章，涉及重要事項的，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批；一般性事項由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。使用財務(wù)專用章、法人章，由財務(wù)負(fù)責(zé)人審批。2.印章保管人員應(yīng)嚴(yán)格按照審批后的申請表使用印章，在蓋章前應(yīng)仔細(xì)核對申請表內(nèi)容與蓋章文件是否一致。3.印章使用后，保管人員應(yīng)及時在印章使用登記表上登記蓋章時間、文件名稱、蓋章份數(shù)等信息。八、車輛管理（一）車輛配備公司根據(jù)工作需要配備一定數(shù)量的公務(wù)車輛，用于公司業(yè)務(wù)活動。（二）車輛調(diào)度1.辦公室負(fù)責(zé)公司車輛的統(tǒng)一調(diào)度管理，根據(jù)各部門用車申請，合理安排車輛使用。2.各部門如需用車，應(yīng)提前填寫用車申請表，注明用車時間、地點、事由等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報辦公室。3.辦公室根據(jù)車輛使用情況和申請先后順序進(jìn)行派車，并及時通知用車部門和駕駛員。（三）車輛使用1.駕駛員應(yīng)嚴(yán)格遵守交通法規(guī)，安全駕駛，確保車輛行駛安全。2.駕駛員應(yīng)按照派車單指定的時間、地點接送乘客，不得擅自改變行車路線或延長用車時間。3.乘車人員應(yīng)愛護(hù)車內(nèi)設(shè)施，保持車內(nèi)整潔，不得在車內(nèi)吸煙、亂扔垃圾等。（四）車輛維護(hù)與保養(yǎng)1.辦公室負(fù)責(zé)制定車輛維護(hù)保養(yǎng)計劃，定期安排車輛進(jìn)行保養(yǎng)和維修。2.駕駛員應(yīng)做好車輛日常檢查工作，發(fā)現(xiàn)問題及時報告辦公室，并配合維修人員進(jìn)行維修。3.車輛維修費用應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批和報銷。九、安全與保密管理（一）安全管理1.公司員工應(yīng)增強(qiáng)安全意識，遵守安全規(guī)定，確保辦公區(qū)域的人員和財產(chǎn)安全。2.辦公室定期組織安全檢查，對發(fā)現(xiàn)的安全隱患及時通知相關(guān)部門進(jìn)行整改。3.如發(fā)生安全事故，應(yīng)立即采取應(yīng)急措施，并及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。（二）保密管理1.公司員工應(yīng)嚴(yán)格遵守