項(xiàng)目部工程資料文件歸檔管理辦法VIP

項(xiàng)目部工程資料文件歸檔管理辦法?一、總則1.目的為加強(qiáng)項(xiàng)目部工程資料文件的規(guī)范化管理，確保工程資料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，為工程建設(shè)、竣工驗(yàn)收及后期維護(hù)提供可靠依據(jù)，特制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于項(xiàng)目部負(fù)責(zé)的所有工程項(xiàng)目資料文件的歸檔管理工作，包括但不限于工程前期文件、施工過(guò)程文件、竣工驗(yàn)收文件等。3.管理原則遵循真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、及時(shí)性的原則，確保工程資料能夠如實(shí)反映工程建設(shè)全過(guò)程，便于查閱和利用。二、職責(zé)分工1.項(xiàng)目經(jīng)理全面負(fù)責(zé)項(xiàng)目部工程資料文件歸檔管理工作的領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)。確保歸檔管理工作所需的資源配置，包括人員、設(shè)備、資金等。對(duì)工程資料文件歸檔管理工作的整體情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查。2.項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制定工程資料文件歸檔管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。指導(dǎo)和審核工程資料文件的編制、整理和歸檔工作，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。參與重要工程資料文件的審核和把關(guān)。3.資料員具體負(fù)責(zé)工程資料文件的收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、保管和歸檔工作。按照規(guī)定的格式和要求，對(duì)工程資料進(jìn)行規(guī)范化處理，建立資料臺(tái)賬。定期對(duì)工程資料進(jìn)行清查和核對(duì)，確保資料的安全和完整。協(xié)助相關(guān)部門(mén)和人員查閱和利用工程資料。4.各部門(mén)及崗位人員負(fù)責(zé)本部門(mén)及崗位工作中產(chǎn)生的工程資料文件的及時(shí)收集、整理，并移交資料員。對(duì)所提供資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)。三、工程資料文件分類(lèi)及內(nèi)容1.工程前期文件項(xiàng)目立項(xiàng)文件：包括項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等。規(guī)劃設(shè)計(jì)文件：建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、設(shè)計(jì)圖紙（初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等）、設(shè)計(jì)變更文件等。招投標(biāo)文件：招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書(shū)等。合同文件：工程承包合同、監(jiān)理合同、材料設(shè)備采購(gòu)合同等。其他前期文件：環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、安全評(píng)價(jià)報(bào)告、地質(zhì)勘察報(bào)告等。2.施工過(guò)程文件施工管理文件施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底記錄等。工程開(kāi)工報(bào)告、工程復(fù)工報(bào)告、工程暫停令等。施工日志、工程大事記等。質(zhì)量控制文件原材料、構(gòu)配件、設(shè)備質(zhì)量證明文件及檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告，如鋼材、水泥、砂石、構(gòu)配件的質(zhì)量證明文件、復(fù)試報(bào)告，設(shè)備的質(zhì)量合格證書(shū)、檢驗(yàn)報(bào)告等。分項(xiàng)、分部、單位工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定記錄，隱蔽工程驗(yàn)收記錄，檢驗(yàn)批驗(yàn)收記錄等。工程質(zhì)量問(wèn)題處理記錄，質(zhì)量事故報(bào)告及處理方案等。安全管理文件安全生產(chǎn)許可證、安全生產(chǎn)責(zé)任制、安全管理制度等。安全檢查記錄、安全教育培訓(xùn)記錄、安全事故報(bào)告及處理記錄等。安全防護(hù)設(shè)施驗(yàn)收記錄、臨時(shí)用電驗(yàn)收記錄等。進(jìn)度管理文件工程總進(jìn)度計(jì)劃、月進(jìn)度計(jì)劃、周進(jìn)度計(jì)劃等。進(jìn)度計(jì)劃執(zhí)行情況檢查記錄、進(jìn)度調(diào)整記錄等。造價(jià)管理文件工程預(yù)算書(shū)、工程結(jié)算書(shū)、工程變更費(fèi)用報(bào)審表等。工程款支付申請(qǐng)、支付證書(shū)等。其他施工過(guò)程文件：施工照片、影像資料、會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往函件等。3.竣工驗(yàn)收文件工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告：包括工程概況、施工情況、驗(yàn)收意見(jiàn)等。單位工程竣工驗(yàn)收記錄：各單位工程的質(zhì)量驗(yàn)收情況匯總。工程質(zhì)量保修書(shū)：明確工程質(zhì)量保修范圍、期限和責(zé)任等?？⒐D：包括建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水等各專(zhuān)業(yè)竣工圖，應(yīng)與工程實(shí)際相符。其他竣工驗(yàn)收文件：如消防驗(yàn)收意見(jiàn)書(shū)、環(huán)保驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、規(guī)劃驗(yàn)收合格證等。四、工程資料文件編制要求1.資料內(nèi)容要求工程資料應(yīng)如實(shí)反映工程建設(shè)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、字跡清晰、簽字蓋章齊全。資料內(nèi)容應(yīng)完整，涵蓋工程建設(shè)全過(guò)程的各個(gè)環(huán)節(jié)，不得遺漏重要信息。資料中的各項(xiàng)記錄應(yīng)具有可追溯性，能夠清晰反映事件的發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、過(guò)程及結(jié)果等。2.資料格式要求工程資料應(yīng)采用統(tǒng)一規(guī)定的格式，如表格、文本等，確保整齊規(guī)范。資料紙張應(yīng)符合檔案保存要求，一般采用A4幅面，圖紙應(yīng)折疊成A4幅面并加蓋竣工圖章。資料文字應(yīng)使用規(guī)范的漢字，數(shù)字應(yīng)采用阿拉伯?dāng)?shù)字，計(jì)量單位應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定。3.簽字蓋章要求工程資料中的各類(lèi)簽字應(yīng)真實(shí)有效，簽字人應(yīng)具備相應(yīng)的資格和權(quán)限。涉及工程質(zhì)量驗(yàn)收、技術(shù)核定、工程變更等重要文件，必須加蓋單位公章、項(xiàng)目章及相關(guān)人員的簽字章?？⒐D應(yīng)加蓋竣工圖章，竣工圖章應(yīng)使用不易褪色的印泥，蓋在圖標(biāo)欄上方空白處。五、工程資料文件收集與整理1.收集要求各部門(mén)及崗位人員應(yīng)按照職責(zé)分工，及時(shí)收集本部門(mén)及崗位工作中產(chǎn)生的工程資料文件，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交資料員。資料收集應(yīng)確保全面、完整，不得遺漏重要資料。對(duì)于外來(lái)文件，如設(shè)計(jì)變更通知、監(jiān)理指令等，應(yīng)及時(shí)簽收并登記。資料員應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)移交的資料進(jìn)行檢查，對(duì)不符合要求的資料及時(shí)退回相關(guān)部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)充或修正。2.整理要求資料員收到工程資料文件后，應(yīng)按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。首先對(duì)資料進(jìn)行分類(lèi)，然后按照時(shí)間順序或工程進(jìn)度進(jìn)行排序。對(duì)每份資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號(hào)規(guī)則應(yīng)明確、簡(jiǎn)單，易于識(shí)別和記憶。對(duì)資料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得有散頁(yè)、掉頁(yè)現(xiàn)象。裝訂順序應(yīng)符合資料的邏輯關(guān)系，一般按照封面、目錄、正文、附件等順序進(jìn)行裝訂。建立工程資料臺(tái)賬，詳細(xì)記錄資料的名稱(chēng)、編號(hào)、日期、來(lái)源、保管期限等信息，以便于查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)。六、工程資料文件歸檔1.歸檔時(shí)間工程前期文件應(yīng)在項(xiàng)目前期工作完成后及時(shí)歸檔。施工過(guò)程文件應(yīng)隨工程進(jìn)度同步歸檔，每月底前完成當(dāng)月資料的歸檔工作?？⒐を?yàn)收文件應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收合格后一個(gè)月內(nèi)完成歸檔。2.歸檔范圍按照本辦法規(guī)定的工程資料文件分類(lèi)及內(nèi)容，將整理好的工程資料全部歸檔。歸檔資料應(yīng)包括紙質(zhì)文件和電子文件，電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)。3.歸檔流程資料員將整理好的工程資料進(jìn)行核對(duì)，確保資料齊全、準(zhǔn)確、完整。填寫(xiě)工程資料歸檔清單，詳細(xì)列出歸檔資料的名稱(chēng)、編號(hào)、份數(shù)等信息。將歸檔資料裝入檔案盒或檔案袋，并在檔案盒或檔案袋上標(biāo)明工程名稱(chēng)、資料類(lèi)別、歸檔日期等信息。將檔案盒或檔案袋存放在專(zhuān)門(mén)的檔案柜中，并按照檔案管理要求進(jìn)行排列和編號(hào)。同時(shí)，將電子文件存儲(chǔ)在指定的存儲(chǔ)設(shè)備中，并建立相應(yīng)的電子檔案目錄，以便于檢索和利用。七、工程資料文件保管與借閱1.保管要求設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，確保檔案庫(kù)房安全、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。檔案應(yīng)分類(lèi)存放，按照工程資料文件的類(lèi)別、年度、項(xiàng)目等進(jìn)行排列，便于查找和管理。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，檢查檔案的完整性和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。2.借閱要求因工作需要借閱工程資料文件的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱資料的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱原因、借閱期限等信息。借閱申請(qǐng)表經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理或項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到資料員處辦理借閱手續(xù)。資料員應(yīng)對(duì)借閱情況進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門(mén)、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的資料文件，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印，應(yīng)經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理或項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在資料員處登記備案。借閱期限屆滿(mǎn)，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還資料文件。如因特殊原因需要延期借閱的，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。八、工程資料文件保密管理1.保密制度建立工程資料文件保密制度，明確保密責(zé)任和保密措施。對(duì)涉及工程機(jī)密、商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要資料文件，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。2.保密措施檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。對(duì)保密資料文件應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，電子文件應(yīng)設(shè)置訪(fǎng)問(wèn)密碼。借閱保密資料文件時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，借閱人應(yīng)對(duì)保密資料文件的保密安全負(fù)責(zé)。在對(duì)外提供工程資料文件時(shí)，應(yīng)進(jìn)行保密審查，確保不泄露敏感信息。九、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)定期對(duì)工程資料文件歸檔管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并督促整改。項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人應(yīng)不定期對(duì)工程資料文件的編制、整理質(zhì)量進(jìn)行檢查，確保資料符合要求。公司相關(guān)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)項(xiàng)目部工程資料文件歸檔管理工作進(jìn)行抽查，對(duì)存在的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)。2.考核辦法建立工程資料文件歸檔管理工作考核機(jī)制，將考核結(jié)果與個(gè)人績(jī)效掛鉤?？己藘?nèi)容包括資料的完整性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性、