項(xiàng)目部資料室管理制度

項(xiàng)目部資料室管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)項(xiàng)目部資料室的規(guī)范化管理，確保項(xiàng)目資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高資料的利用效率，為項(xiàng)目的順利推進(jìn)和后期維護(hù)提供有力支持，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于項(xiàng)目部資料室的所有資料管理工作，包括但不限于項(xiàng)目前期文件、施工過(guò)程資料、竣工驗(yàn)收資料等各類(lèi)與項(xiàng)目相關(guān)的紙質(zhì)和電子資料。3.職責(zé)分工資料室管理員負(fù)責(zé)資料室的日常管理工作，包括資料的收集、整理、歸檔、保管和借閱登記等。定期對(duì)資料進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。維護(hù)資料室的環(huán)境整潔和安全，做好防火、防潮、防蟲(chóng)等工作。各部門(mén)資料員負(fù)責(zé)本部門(mén)項(xiàng)目資料的收集、整理和初步審核，及時(shí)移交資料室管理員。協(xié)助資料室管理員進(jìn)行資料的分類(lèi)、編號(hào)和裝訂等工作。根據(jù)工作需要，按照規(guī)定辦理資料借閱手續(xù)。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)資料室管理工作負(fù)總責(zé)，監(jiān)督資料室管理制度的執(zhí)行情況。協(xié)調(diào)解決資料管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保資料管理工作與項(xiàng)目整體進(jìn)度相適應(yīng)。二、資料收集與整理1.收集范圍項(xiàng)目前期文件，如項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。設(shè)計(jì)文件，包括初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)及變更文件等。施工過(guò)程資料，涵蓋施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程測(cè)量記錄、物資資料、施工記錄、質(zhì)量驗(yàn)收記錄、安全資料等。監(jiān)理資料，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等?？⒐を?yàn)收資料，包括竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收備案表、工程質(zhì)量保修書(shū)、竣工圖等。其他與項(xiàng)目相關(guān)的文件資料，如往來(lái)函件、會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議等。2.收集要求各部門(mén)資料員應(yīng)按照項(xiàng)目進(jìn)度及時(shí)收集本部門(mén)產(chǎn)生的資料，確保資料的真實(shí)性和完整性。對(duì)于外來(lái)文件，如業(yè)主、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位等下發(fā)的文件，應(yīng)及時(shí)簽收、登記，并移交資料室管理員。資料收集過(guò)程中，要對(duì)資料進(jìn)行初步審核，確保資料內(nèi)容符合要求，簽字蓋章齊全。3.整理原則遵循項(xiàng)目資料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。資料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。不同載體的資料應(yīng)分別整理，便于保管和查閱。4.整理方法分類(lèi)：根據(jù)資料的性質(zhì)和用途，將項(xiàng)目資料分為工程前期文件、施工技術(shù)資料、施工物資資料、施工記錄資料、施工試驗(yàn)檢測(cè)資料、施工質(zhì)量驗(yàn)收資料、安全資料、監(jiān)理資料、竣工驗(yàn)收資料等類(lèi)別。編號(hào)：為每一份資料編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)資料的類(lèi)別、年份和順序號(hào)。例如，施工技術(shù)資料中的施工組織設(shè)計(jì)編號(hào)為"JTZ20XX001"，其中"JTZ"表示施工技術(shù)資料類(lèi)別，"20XX"表示年份，"001"表示該類(lèi)別資料的順序號(hào)。裝訂：對(duì)于紙張規(guī)格不一致或頁(yè)數(shù)較多的資料，應(yīng)進(jìn)行裝訂。裝訂時(shí)應(yīng)采用線裝或膠裝方式，確保資料整齊、牢固，便于查閱和保管。三、資料歸檔1.歸檔時(shí)間項(xiàng)目前期文件在文件形成后及時(shí)歸檔。施工過(guò)程中的資料應(yīng)按照施工進(jìn)度定期歸檔，每月底前完成當(dāng)月資料的歸檔工作。竣工驗(yàn)收資料在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收合格后一個(gè)月內(nèi)歸檔完畢。2.歸檔流程各部門(mén)資料員將整理好的資料移交資料室管理員。資料室管理員對(duì)移交的資料進(jìn)行再次審核，檢查資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。審核通過(guò)后，資料室管理員按照分類(lèi)和編號(hào)順序?qū)①Y料進(jìn)行歸檔，并填寫(xiě)資料歸檔清單。資料歸檔清單一式兩份，一份由資料室留存，一份交項(xiàng)目負(fù)責(zé)人備案。3.歸檔要求歸檔資料應(yīng)與資料整理清單一致，不得遺漏或缺失。歸檔資料應(yīng)按照規(guī)定的格式和載體進(jìn)行保存，確保資料的可讀性和可追溯性。電子資料應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在專(zhuān)用的存儲(chǔ)設(shè)備上，同時(shí)建立電子資料索引目錄，便于查找和利用。四、資料保管1.保管環(huán)境資料室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔，溫度和濕度應(yīng)符合資料保管要求。資料室內(nèi)應(yīng)配備必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥、防盜門(mén)等。2.保管方式紙質(zhì)資料應(yīng)分類(lèi)存放在專(zhuān)用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)標(biāo)識(shí)清晰，便于查找。電子資料應(yīng)按照類(lèi)別和年份分別存儲(chǔ)在不同的文件夾中，并建立相應(yīng)的索引目錄。對(duì)于重要的資料，應(yīng)進(jìn)行備份，并分別存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)和地點(diǎn)，以防丟失或損壞。3.保管期限項(xiàng)目資料的保管期限應(yīng)按照國(guó)家和行業(yè)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，項(xiàng)目前期文件、施工過(guò)程資料、監(jiān)理資料等應(yīng)長(zhǎng)期保存；竣工驗(yàn)收資料應(yīng)保存至工程保修期滿后若干年。對(duì)于超過(guò)保管期限的資料，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。五、資料借閱1.借閱范圍因工作需要，項(xiàng)目部?jī)?nèi)部人員可借閱資料室的相關(guān)資料。外單位人員因特殊原因需要借閱資料的，須經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.借閱手續(xù)借閱人應(yīng)填寫(xiě)資料借閱申請(qǐng)表，注明借閱資料的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱時(shí)間和用途等。資料室管理員對(duì)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)在借閱申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并領(lǐng)取借閱的資料。3.借閱期限項(xiàng)目部?jī)?nèi)部人員借閱資料的期限一般不得超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。外單位人員借閱資料的期限一般不得超過(guò)一周，特殊情況需經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.借閱要求借閱人應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在資料上涂改、損壞或丟失。借閱人應(yīng)按時(shí)歸還資料，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。資料歸還時(shí)，資料室管理員應(yīng)檢查資料的完整性和完好性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向借閱人提出。六、資料查閱1.查閱范圍項(xiàng)目部?jī)?nèi)部人員因工作需要可查閱資料室的相關(guān)資料。外單位人員因工作需要查閱資料的，須經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.查閱手續(xù)查閱人應(yīng)填寫(xiě)資料查閱申請(qǐng)表，注明查閱資料的名稱(chēng)、編號(hào)、查閱時(shí)間和用途等。資料室管理員對(duì)查閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理查閱手續(xù)。3.查閱要求查閱人應(yīng)在資料室管理員指定的地點(diǎn)查閱資料，不得將資料帶出資料室。查閱人應(yīng)愛(ài)護(hù)資料，不得在資料上涂改、損壞或標(biāo)記。查閱人如需復(fù)印或摘錄資料，應(yīng)經(jīng)資料室管理員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。七、資料保密1.保密范圍涉及項(xiàng)目機(jī)密的資料，如項(xiàng)目成本預(yù)算、技術(shù)方案、商業(yè)機(jī)密等。業(yè)主、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位等提供的保密文件。其他需要保密的項(xiàng)目資料。2.保密措施資料室管理員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)保密資料進(jìn)行單獨(dú)存放和管理。未經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、復(fù)印或傳播保密資料。在資料的借閱和查閱過(guò)程中，資料室管理員應(yīng)提醒借閱人和查閱人注意保密事項(xiàng)。對(duì)于涉及保密的電子資料，應(yīng)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限和密碼保護(hù)，防止信息泄露。八、資料銷(xiāo)毀1.銷(xiāo)毀范圍超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的資料。已完成項(xiàng)目且不再需要的資料。因各種原因需要銷(xiāo)毀的其他資料。2.銷(xiāo)毀流程資料室管理員定期對(duì)資料進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，確定需要銷(xiāo)毀的資料清單。資料銷(xiāo)毀清單應(yīng)報(bào)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn)后，資料室管理員組織專(zhuān)人對(duì)需要銷(xiāo)毀的資料進(jìn)行銷(xiāo)毀。資料銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷(xiāo)毀資料的名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀時(shí)間和銷(xiāo)毀方式等。資料銷(xiāo)毀記錄應(yīng)保存一定期限，以備查閱。3.銷(xiāo)毀方式對(duì)于紙質(zhì)資料，一般采用粉碎或焚燒的方式進(jìn)行銷(xiāo)毀。對(duì)于電子資料，應(yīng)采用專(zhuān)業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行擦除處理，確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。九、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查項(xiàng)目負(fù)責(zé)人定期對(duì)資料室管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保資料室管理制度的有效執(zhí)行。資料室管理員應(yīng)定期對(duì)資料室的資料進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.考核評(píng)價(jià)建立資料室管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)資料室管理員和各部門(mén)資料員的工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己嗽u(píng)價(jià)內(nèi)容包括資料收集的及時(shí)性和完整性、資料整理的規(guī)范性、資料歸檔的準(zhǔn)確性、資料保管的安全性、資料借閱和查閱的服務(wù)質(zhì)量等方面。對(duì)于考核評(píng)價(jià)結(jié)果優(yōu)秀的人員，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于考核評(píng)價(jià)不達(dá)標(biāo)或違反資料室管理制度的人員，給予批評(píng)教育