外協(xié)室管理制度

外協(xié)室管理制度?一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司外協(xié)室的規(guī)范化管理，確保外協(xié)工作的順利進(jìn)行，提高工作效率，保證產(chǎn)品質(zhì)量，降低成本，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司外協(xié)室的所有外協(xié)業(yè)務(wù)及相關(guān)人員。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：外協(xié)業(yè)務(wù)的開展必須遵守國家法律法規(guī)和公司的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：確保外協(xié)產(chǎn)品和服務(wù)符合公司的質(zhì)量要求和標(biāo)準(zhǔn)。3.成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，合理控制外協(xié)成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。4.合作共贏原則：與外協(xié)供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，實(shí)現(xiàn)互利共贏。二、外協(xié)室組織架構(gòu)及職責(zé)（一）組織架構(gòu)外協(xié)室設(shè)外協(xié)主管一名，外協(xié)專員若干名。（二）職責(zé)1.外協(xié)主管職責(zé)全面負(fù)責(zé)外協(xié)室的日常管理工作。制定外協(xié)工作計(jì)劃和預(yù)算，并組織實(shí)施。開發(fā)、評(píng)估、選擇和管理外協(xié)供應(yīng)商。負(fù)責(zé)外協(xié)合同的簽訂、執(zhí)行和跟蹤。協(xié)調(diào)解決外協(xié)過程中的問題和糾紛。定期向上級(jí)匯報(bào)外協(xié)工作進(jìn)展情況。2.外協(xié)專員職責(zé)協(xié)助外協(xié)主管開展外協(xié)業(yè)務(wù)。負(fù)責(zé)與外協(xié)供應(yīng)商的溝通和協(xié)調(diào)。跟蹤外協(xié)產(chǎn)品的生產(chǎn)進(jìn)度和質(zhì)量情況。收集、整理和分析外協(xié)相關(guān)數(shù)據(jù)和信息。協(xié)助處理外協(xié)過程中的文件和資料。三、外協(xié)供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商開發(fā)1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，通過多種渠道收集潛在供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，評(píng)估其資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平等方面，確定入圍供應(yīng)商名單。3.向入圍供應(yīng)商發(fā)送《供應(yīng)商調(diào)查表》，要求其填寫公司概況、生產(chǎn)設(shè)備、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量體系、售后服務(wù)等方面的信息。4.對(duì)外協(xié)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其實(shí)際情況，評(píng)估其是否具備合作條件?？疾靸?nèi)容包括生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)、質(zhì)量管理體系、人員配備、設(shè)備運(yùn)行狀況等。（二）供應(yīng)商評(píng)估1.建立供應(yīng)商評(píng)估指標(biāo)體系，包括質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、服務(wù)等方面的指標(biāo)。2.定期（每季度或半年）對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估方式包括數(shù)據(jù)分析、現(xiàn)場(chǎng)審核、客戶反饋等。3.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。對(duì)于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予更多的合作機(jī)會(huì)和優(yōu)惠政策；對(duì)于不合格供應(yīng)商，及時(shí)淘汰。（三）供應(yīng)商選擇1.在有外協(xié)業(yè)務(wù)需求時(shí)，從合格供應(yīng)商名單中選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)。2.要求供應(yīng)商提供詳細(xì)的報(bào)價(jià)單，包括產(chǎn)品價(jià)格、交貨期、付款方式、運(yùn)輸方式等。3.對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較和分析，綜合考慮質(zhì)量、價(jià)格、交貨期等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。4.與選定的供應(yīng)商簽訂外協(xié)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（四）供應(yīng)商管理1.建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評(píng)估結(jié)果、合作歷史等。2.定期與供應(yīng)商溝通，了解其生產(chǎn)經(jīng)營情況，協(xié)調(diào)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。3.對(duì)外協(xié)供應(yīng)商進(jìn)行培訓(xùn)，使其了解公司的質(zhì)量要求和標(biāo)準(zhǔn)，提高其質(zhì)量意識(shí)和管理水平。4.監(jiān)督供應(yīng)商的合同執(zhí)行情況，確保其按時(shí)、按質(zhì)、按量交付產(chǎn)品。四、外協(xié)合同管理（一）合同簽訂1.外協(xié)業(yè)務(wù)確定后，由外協(xié)專員起草外協(xié)合同草案，明確合同雙方的權(quán)利和義務(wù)、產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.合同草案提交外協(xié)主管審核，審核通過后提交公司法務(wù)部門審查。3.法務(wù)部門審查通過后，由公司授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂正式外協(xié)合同。（二）合同執(zhí)行1.合同簽訂后，外協(xié)專員負(fù)責(zé)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如采購部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量部門等，確保各部門了解合同要求。2.采購部門根據(jù)合同要求，及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。3.生產(chǎn)部門按照合同要求組織生產(chǎn)，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量完成任務(wù)。4.質(zhì)量部門對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)收，確保產(chǎn)品符合合同要求。（三）合同變更1.在合同執(zhí)行過程中，如因各種原因需要變更合同條款，由外協(xié)專員提出變更申請(qǐng)，說明變更原因和內(nèi)容。2.變更申請(qǐng)?zhí)峤煌鈪f(xié)主管審核，審核通過后提交公司法務(wù)部門審查。3.法務(wù)部門審查通過后，與供應(yīng)商協(xié)商簽訂合同變更協(xié)議。（四）合同終止1.合同執(zhí)行完畢后，由外協(xié)專員負(fù)責(zé)辦理合同終止手續(xù)，清理合同文件和資料。2.如因供應(yīng)商違約等原因?qū)е潞贤崆敖K止，由外協(xié)專員負(fù)責(zé)追究供應(yīng)商的違約責(zé)任，維護(hù)公司的合法權(quán)益。五、外協(xié)生產(chǎn)管理（一）生產(chǎn)計(jì)劃下達(dá)1.根據(jù)銷售訂單和庫存情況，制定外協(xié)生產(chǎn)計(jì)劃，明確產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交貨期等要求。2.生產(chǎn)計(jì)劃下達(dá)給外協(xié)供應(yīng)商，要求其按照計(jì)劃組織生產(chǎn)。（二）生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤1.建立生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤機(jī)制，通過定期與供應(yīng)商溝通、現(xiàn)場(chǎng)檢查等方式，及時(shí)了解生產(chǎn)進(jìn)度情況。2.對(duì)于生產(chǎn)進(jìn)度滯后的供應(yīng)商，及時(shí)發(fā)出預(yù)警通知，要求其采取措施加快生產(chǎn)進(jìn)度。（三）質(zhì)量控制1.向供應(yīng)商明確產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)要求，要求其建立質(zhì)量管理體系，確保產(chǎn)品質(zhì)量。2.質(zhì)量部門對(duì)外協(xié)產(chǎn)品進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)收，對(duì)于不合格產(chǎn)品，要求供應(yīng)商返工或換貨，直至符合質(zhì)量要求。3.定期對(duì)外協(xié)產(chǎn)品的質(zhì)量情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，總結(jié)質(zhì)量問題，提出改進(jìn)措施，防止問題再次發(fā)生。（四）成本控制1.與供應(yīng)商協(xié)商確定合理的產(chǎn)品價(jià)格，在保證質(zhì)量的前提下，降低外協(xié)成本。2.加強(qiáng)對(duì)外協(xié)過程的成本監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決成本超支問題。六、外協(xié)產(chǎn)品檢驗(yàn)與驗(yàn)收（一）檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)1.明確外協(xié)產(chǎn)品的檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，包括外觀、尺寸、性能、包裝等方面的要求。2.檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，以及公司的質(zhì)量要求。（二）檢驗(yàn)流程1.外協(xié)產(chǎn)品到貨后，由質(zhì)量部門按照檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)。2.檢驗(yàn)方式包括抽檢、全檢等，根據(jù)產(chǎn)品特點(diǎn)和批量大小確定。3.檢驗(yàn)合格的產(chǎn)品辦理入庫手續(xù)，檢驗(yàn)不合格的產(chǎn)品填寫《不合格品處理單》，通知供應(yīng)商進(jìn)行返工或換貨。（三）驗(yàn)收1.產(chǎn)品檢驗(yàn)合格后，由采購部門組織相關(guān)部門進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、數(shù)量、交貨期、包裝等方面，確保符合合同要求。3.驗(yàn)收合格后，出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，作為結(jié)算貨款的依據(jù)。七、外協(xié)費(fèi)用管理（一）費(fèi)用預(yù)算1.外協(xié)主管根據(jù)外協(xié)業(yè)務(wù)計(jì)劃，編制外協(xié)費(fèi)用預(yù)算，包括采購成本、運(yùn)輸費(fèi)用、檢驗(yàn)費(fèi)用等。2.費(fèi)用預(yù)算提交公司財(cái)務(wù)部門審核，審核通過后納入公司年度預(yù)算。（二）費(fèi)用結(jié)算1.外協(xié)產(chǎn)品驗(yàn)收合格后，采購部門根據(jù)合同約定，及時(shí)與供應(yīng)商辦理費(fèi)用結(jié)算手續(xù)。2.結(jié)算時(shí)，要求供應(yīng)商提供合法有效的發(fā)票，按照合同約定的付款方式支付貨款。3.財(cái)務(wù)部門對(duì)外協(xié)費(fèi)用進(jìn)行審核和記賬，確保費(fèi)用支出的合理性和合規(guī)性。（三）費(fèi)用控制1.建立外協(xié)費(fèi)用控制機(jī)制，定期對(duì)外協(xié)費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)費(fèi)用超支問題。2.對(duì)于費(fèi)用超支的情況，分析原因，采取措施進(jìn)行控制，如與供應(yīng)商協(xié)商降價(jià)、優(yōu)化采購方案等。八、文件與資料管理（一）文件管理1.建立外協(xié)文件管理制度，明確文件的分類、編號(hào)、審批、發(fā)放、回收、存檔等流程。2.外協(xié)文件包括外協(xié)合同、采購訂單、生產(chǎn)計(jì)劃、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。3.對(duì)外協(xié)文件進(jìn)行定期整理和歸檔，確保文件的完整性和可追溯性。（二）資料管理1.收集、整理和保存與外協(xié)業(yè)務(wù)相關(guān)的資料，如供應(yīng)商資料、產(chǎn)品圖紙、技術(shù)文件等。2.資料應(yīng)分類存放，便于查閱和使用。3.定期對(duì)資料進(jìn)行備份，防止資料丟失。九、信息溝通與協(xié)調(diào)（一）內(nèi)部溝通1.建立外協(xié)室與公司內(nèi)部各部門之間的溝通機(jī)制，定期召開溝通會(huì)議，通報(bào)外協(xié)工作進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決問題。2.加強(qiáng)與采購部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量部門等的協(xié)作，確保外協(xié)業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行。（二）外部溝通1.保持與外協(xié)供應(yīng)商的密切溝通，及時(shí)了解其生產(chǎn)經(jīng)營情況，協(xié)調(diào)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。2.積極與客戶溝通，了解客戶對(duì)外協(xié)產(chǎn)品的需求和意見，及時(shí)反饋給供應(yīng)商，確保產(chǎn)品符合客戶要求。十、績效考核與獎(jiǎng)懲（一）績效考核1.建立外協(xié)室人員績效考核制度，明確考核指標(biāo)、考核方法和考核周期。2.考核指標(biāo)包括工作業(yè)績、工作能力、工作態(tài)度等方面。3.定期對(duì)外協(xié)室人員進(jìn)行績效考核