手工單管理制度

手工單管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司手工單的管理，規(guī)范手工單的填寫、流轉(zhuǎn)、審批及存檔等流程，確保手工單信息的準(zhǔn)確性、完整性和及時性，提高工作效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及手工單的所有部門和員工。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：手工單填寫應(yīng)準(zhǔn)確無誤，確保所記錄的信息真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋手工單涉及的所有必要信息，不得遺漏重要內(nèi)容。3.及時性原則：各環(huán)節(jié)應(yīng)按照規(guī)定的時間要求完成手工單的處理，不得延誤。4.規(guī)范性原則：嚴(yán)格遵循規(guī)定的格式、流程和審批權(quán)限進(jìn)行操作。二、手工單的分類及定義（一）生產(chǎn)類手工單1.生產(chǎn)任務(wù)單：記錄產(chǎn)品生產(chǎn)的具體要求，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交貨日期等，用于指導(dǎo)生產(chǎn)部門安排生產(chǎn)計(jì)劃。2.生產(chǎn)領(lǐng)料單：用于生產(chǎn)部門領(lǐng)取原材料、零部件等物資，明確領(lǐng)取的種類、數(shù)量及用途。（二）銷售類手工單1.銷售訂單：客戶與公司簽訂的銷售合同書面記錄，包含客戶信息、產(chǎn)品或服務(wù)明細(xì)、價格、交貨方式等。2.發(fā)貨單：作為產(chǎn)品發(fā)貨的依據(jù)，記錄發(fā)貨的產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、收貨地址等信息。（三）采購類手工單1.采購申請單：部門根據(jù)生產(chǎn)或業(yè)務(wù)需求提出的采購物資申請，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時間等。2.采購訂單：與供應(yīng)商簽訂的采購合同，明確采購物資的詳細(xì)信息、價格、交貨期等條款。（四）其他類手工單根據(jù)公司實(shí)際業(yè)務(wù)需求設(shè)立的其他各類手工單，如設(shè)備維修申請單、辦公用品領(lǐng)用單等，用于記錄特定事項(xiàng)的相關(guān)信息。三、手工單的填寫規(guī)范（一）基本信息填寫1.手工單應(yīng)包含明確的編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和查詢。2.填寫日期：準(zhǔn)確記錄手工單的生成日期。3.部門信息：填寫手工單涉及的部門名稱。4.員工信息：填寫負(fù)責(zé)該手工單業(yè)務(wù)的員工姓名。（二）業(yè)務(wù)內(nèi)容填寫1.詳細(xì)描述業(yè)務(wù)事項(xiàng)，如生產(chǎn)任務(wù)單應(yīng)明確產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、生產(chǎn)數(shù)量、質(zhì)量要求等；銷售訂單應(yīng)注明客戶名稱、聯(lián)系方式、產(chǎn)品或服務(wù)內(nèi)容、訂單金額等。2.對于涉及多個產(chǎn)品或服務(wù)的手工單，應(yīng)分別列出明細(xì)，確保清晰準(zhǔn)確。（三）書寫要求1.手工單應(yīng)使用黑色或藍(lán)色中性筆填寫，不得使用鉛筆、圓珠筆或褪色墨水。2.字跡應(yīng)工整、清晰，不得潦草、模糊，確保所填信息易于辨認(rèn)。3.如有修改，應(yīng)在修改處加蓋修改人印章或簽字確認(rèn)，并注明修改日期。四、手工單的流轉(zhuǎn)流程（一）生產(chǎn)類手工單流轉(zhuǎn)1.生產(chǎn)任務(wù)單計(jì)劃部門根據(jù)銷售訂單、市場預(yù)測等制定生產(chǎn)任務(wù)單，明確生產(chǎn)產(chǎn)品的各項(xiàng)要求。將生產(chǎn)任務(wù)單發(fā)放至生產(chǎn)部門，生產(chǎn)部門簽收后組織安排生產(chǎn)。生產(chǎn)過程中，如因各種原因需要調(diào)整生產(chǎn)任務(wù)單內(nèi)容，生產(chǎn)部門應(yīng)及時填寫變更申請，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后交計(jì)劃部門進(jìn)行修改。產(chǎn)品生產(chǎn)完成后，生產(chǎn)部門將生產(chǎn)任務(wù)單連同產(chǎn)品檢驗(yàn)報(bào)告等資料交至倉庫進(jìn)行入庫手續(xù)。2.生產(chǎn)領(lǐng)料單生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)任務(wù)單的需求填寫生產(chǎn)領(lǐng)料單，注明所需物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量等。生產(chǎn)領(lǐng)料單提交至倉庫，倉庫管理人員核對無誤后，按照領(lǐng)料單發(fā)放物資，并在領(lǐng)料單上簽字確認(rèn)。倉庫留存一聯(lián)生產(chǎn)領(lǐng)料單作為物資出庫記錄，另一聯(lián)交生產(chǎn)部門作為領(lǐng)料憑證。（二）銷售類手工單流轉(zhuǎn)1.銷售訂單銷售部門與客戶洽談業(yè)務(wù)達(dá)成意向后，填寫銷售訂單，詳細(xì)記錄訂單信息。將銷售訂單提交至信用管理部門進(jìn)行客戶信用審核，審核通過后交至財(cái)務(wù)部門確認(rèn)款項(xiàng)支付方式等。財(cái)務(wù)部門確認(rèn)無誤后，銷售訂單返回銷售部門，由銷售部門安排發(fā)貨，并通知生產(chǎn)部門準(zhǔn)備生產(chǎn)。發(fā)貨后，銷售部門將發(fā)貨單及相關(guān)憑證交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行開票和收款處理。2.發(fā)貨單倉庫根據(jù)銷售部門的發(fā)貨通知，填寫發(fā)貨單，注明發(fā)貨產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、收貨地址等信息。發(fā)貨單經(jīng)倉庫負(fù)責(zé)人審核簽字后，安排發(fā)貨，并將發(fā)貨單隨貨一同交給物流公司或客戶。倉庫留存一聯(lián)發(fā)貨單作為發(fā)貨記錄，銷售部門留存一聯(lián)作為銷售發(fā)貨憑證。（三）采購類手工單流轉(zhuǎn)1.采購申請單各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求填寫采購申請單，說明采購物資的用途、規(guī)格、數(shù)量等。采購申請單提交至部門負(fù)責(zé)人審批，審批通過后交至采購部門。采購部門匯總采購申請單，結(jié)合庫存情況進(jìn)行采購計(jì)劃安排。2.采購訂單采購部門根據(jù)采購申請單與供應(yīng)商進(jìn)行洽談，簽訂采購訂單，明確采購物資的詳細(xì)條款。采購訂單經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，發(fā)送給供應(yīng)商確認(rèn)。采購訂單生效后，采購部門跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保按時到貨。物資到貨后，采購部門組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后填寫驗(yàn)收報(bào)告，與采購訂單等資料一同交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行結(jié)算。（四）其他類手工單流轉(zhuǎn)其他類手工單根據(jù)具體業(yè)務(wù)流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)，如設(shè)備維修申請單由使用部門填寫后提交至設(shè)備管理部門，設(shè)備管理部門安排維修并記錄維修情況；辦公用品領(lǐng)用單由領(lǐng)用部門填寫后交至行政部門，行政部門發(fā)放辦公用品并留存記錄。五、手工單的審批權(quán)限（一）生產(chǎn)類手工單審批1.生產(chǎn)任務(wù)單金額較小、常規(guī)產(chǎn)品的生產(chǎn)任務(wù)單，由生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人審批。涉及新產(chǎn)品、大額訂單或生產(chǎn)工藝復(fù)雜的生產(chǎn)任務(wù)單，需經(jīng)生產(chǎn)總監(jiān)審批。2.生產(chǎn)領(lǐng)料單領(lǐng)料金額在一定限額內(nèi)的，由生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人審批。超過限額的生產(chǎn)領(lǐng)料單，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后，再由生產(chǎn)總監(jiān)審批。（二）銷售類手工單審批1.銷售訂單普通銷售訂單，由銷售部門負(fù)責(zé)人審批。重大銷售訂單（如金額較大、涉及特殊條款等），需經(jīng)銷售總監(jiān)、財(cái)務(wù)總監(jiān)及總經(jīng)理審批。2.發(fā)貨單發(fā)貨單由銷售部門負(fù)責(zé)人審批，確保發(fā)貨信息與銷售訂單一致。（三）采購類手工單審批1.采購申請單小額采購申請單，由部門負(fù)責(zé)人審批。大額采購申請單（超過規(guī)定金額），需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，再由采購總監(jiān)審批。2.采購訂單采購訂單由采購部門負(fù)責(zé)人審批，確保采購條款符合公司要求。（四）其他類手工單審批其他類手工單根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定確定審批權(quán)限，一般由部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)業(yè)務(wù)主管審批，涉及金額較大或重要事項(xiàng)的，需經(jīng)更高級別領(lǐng)導(dǎo)審批。六、手工單的存檔管理（一）存檔要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)手工單的整理和存檔工作，確保手工單資料的完整性。2.手工單應(yīng)按照編號順序進(jìn)行裝訂，每冊附上目錄，便于查找和翻閱。3.存檔的手工單應(yīng)保持整潔，不得隨意涂改、損壞。（二）存檔期限1.生產(chǎn)類手工單：生產(chǎn)任務(wù)單、生產(chǎn)領(lǐng)料單等與生產(chǎn)相關(guān)的手工單存檔期限為自產(chǎn)品生產(chǎn)完成后[X]年。2.銷售類手工單：銷售訂單、發(fā)貨單等存檔期限為自業(yè)務(wù)完成后[X]年。3.采購類手工單：采購申請單、采購訂單等存檔期限為自采購業(yè)務(wù)結(jié)束后[X]年。4.其他類手工單：根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和公司規(guī)定確定存檔期限。（三）查詢與借閱1.因工作需要查詢手工單存檔資料的，應(yīng)填寫查詢申請表，注明查詢原因和查詢內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門進(jìn)行查詢。2.如需借閱手工單存檔資料，借閱人應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)審批領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的手工單資料，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印或用于其他非工作目的，借閱期滿后應(yīng)及時歸還。七、手工單的作廢與銷毀（一）作廢條件1.手工單填寫錯誤，且尚未進(jìn)入下一流程或已被正確的手工單替代。2.業(yè)務(wù)終止或取消，相關(guān)手工單已無使用價值。（二）作廢流程1.發(fā)現(xiàn)手工單需要作廢時，填寫手工單作廢申請表，注明作廢原因及涉及的手工單編號、日期等信息。2.經(jīng)相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和審批領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，將作廢的手工單加蓋"作廢"章，并在手工單上注明作廢日期。（三）銷毀管理1.定期對作廢的手工單進(jìn)行清理，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織銷毀工作。2.銷毀前應(yīng)編制銷毀清單，注明手工單的編號、日期、內(nèi)容等信息，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和審批領(lǐng)導(dǎo)審核簽字。3.采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，確保手工單信息無法恢復(fù)，并在銷毀清單上記錄銷毀方式、時間、地點(diǎn)等內(nèi)容，參與銷毀的人員應(yīng)簽字確認(rèn)。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司設(shè)立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對各部門手工單的管理情況進(jìn)行檢查，包括手工單的填寫規(guī)范、流轉(zhuǎn)流程執(zhí)行、審批手續(xù)完備性、存檔管理等方面。2.審計(jì)部門有權(quán)對涉及手工單的業(yè)務(wù)進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，檢查手工單管理的合規(guī)性和有效性，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。（二）考核指標(biāo)1.手工單填寫錯誤率：統(tǒng)計(jì)手工單中填寫錯誤的數(shù)量占總手工單數(shù)量的比例，考核手工單填寫的準(zhǔn)確性。2.流轉(zhuǎn)及時率：計(jì)算手工單在各環(huán)節(jié)流轉(zhuǎn)的實(shí)際時間與規(guī)定時間的符合比例，考核手工單流轉(zhuǎn)的及時性。3.審批通過率：統(tǒng)計(jì)手工單審批通過的數(shù)量占提交審批手工單數(shù)量的比例，考核審批流程的執(zhí)行情況。4.存檔完整率：檢查存檔的手工單資料完整性，統(tǒng)計(jì)完整存檔的手工單數(shù)量占應(yīng)存檔手工單數(shù)量的比例。（三）考核結(jié)果應(yīng)用1.將手工單管理考核結(jié)果納入部門和員工的績效考核體系，與績效