裝修裝飾材料管理制度

裝修裝飾材料管理制度?一、總則1.目的為加強公司裝修裝飾材料的管理，規(guī)范材料的采購、驗收、儲存、使用及核銷等環(huán)節(jié)，確保工程質(zhì)量，控制成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有裝修裝飾工程項目中涉及的各類材料管理，包括但不限于建筑材料、裝飾材料、五金配件等。3.基本原則滿足工程需求原則：確保所采購的材料符合裝修裝飾工程設(shè)計要求和質(zhì)量標準，能夠滿足工程進度和質(zhì)量要求。成本控制原則：在保證材料質(zhì)量的前提下，通過合理的采購、庫存管理等措施，降低材料成本，提高公司經(jīng)濟效益。規(guī)范管理原則：建立健全材料管理流程和標準，加強各環(huán)節(jié)的監(jiān)督和控制，確保材料管理工作規(guī)范、有序進行。責任追究原則：對材料管理過程中出現(xiàn)的違規(guī)行為和造成的損失，追究相關(guān)責任人的責任。二、管理職責1.采購部門職責根據(jù)工程需求和預(yù)算，制定材料采購計劃，選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購合同。負責與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保材料按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。跟蹤采購合同執(zhí)行情況，及時處理采購過程中的問題。2.倉庫管理部門職責負責材料的驗收入庫、儲存保管、發(fā)放領(lǐng)用等工作。建立材料庫存臺賬，定期盤點庫存，確保賬物相符。做好倉庫的安全、防火、防潮等工作，保證材料質(zhì)量不受損。3.工程部門職責根據(jù)工程進度和實際需求，提前向采購部門提交材料需求計劃。負責對施工現(xiàn)場的材料使用情況進行監(jiān)督和管理，確保材料合理使用，避免浪費。配合倉庫管理部門做好材料的盤點工作，核實工程實際用料情況。4.質(zhì)量控制部門職責負責對采購材料的質(zhì)量進行檢驗和驗收，確保材料符合質(zhì)量標準。對施工現(xiàn)場使用的材料進行抽檢，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時督促整改。5.財務(wù)部門職責負責審核材料采購合同、發(fā)票等相關(guān)財務(wù)憑證，辦理付款手續(xù)。對材料成本進行核算和分析，提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持。三、材料采購管理1.采購計劃編制工程部門應(yīng)根據(jù)施工圖紙、工程進度計劃等，提前[x]天編制詳細的材料需求計劃，明確材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，并提交給采購部門。采購部門結(jié)合工程部門的需求計劃、庫存情況以及市場供應(yīng)情況，綜合考慮采購成本、交貨期等因素，編制材料采購計劃。采購計劃應(yīng)包括采購材料的明細清單、預(yù)計采購時間、采購預(yù)算等內(nèi)容。采購計劃需經(jīng)相關(guān)部門負責人審核，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后實施。如因工程變更等原因?qū)е虏牧闲枨笥媱澃l(fā)生變化，工程部門應(yīng)及時通知采購部門，采購部門對采購計劃進行相應(yīng)調(diào)整。2.供應(yīng)商選擇與管理采購部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，通過市場調(diào)研、招標、詢價、供應(yīng)商推薦等方式，選擇具備良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、供貨能力強的供應(yīng)商。對擬選用的供應(yīng)商進行資質(zhì)審查，包括營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗報告、業(yè)績證明等相關(guān)資料，并實地考察供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系等。與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括材料的規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等條款。采購合同應(yīng)報公司法律合規(guī)部門審核備案。定期對供應(yīng)商進行評估和考核，根據(jù)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等情況，給予相應(yīng)的評價和獎懲。對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，及時采取警告、暫停合作、取消合作等措施。3.采購實施采購人員按照批準的采購計劃，向供應(yīng)商發(fā)送采購訂單或簽訂采購合同。采購訂單應(yīng)明確采購材料的詳細信息、交貨時間、交貨地點等要求。跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保材料按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。如遇供應(yīng)商無法按時交貨或材料質(zhì)量問題等情況，采購人員應(yīng)及時采取措施解決，并向相關(guān)部門反饋。采購過程中發(fā)生的運輸費用、裝卸費用等，應(yīng)根據(jù)采購合同約定執(zhí)行。如無約定，采購部門應(yīng)根據(jù)實際情況合理選擇運輸方式和裝卸方式，控制費用支出。采購人員應(yīng)妥善保管采購過程中的相關(guān)文件和資料，如采購訂單、采購合同、發(fā)票、送貨單、檢驗報告等，以備查閱和審計。四、材料驗收管理1.驗收準備倉庫管理部門在收到采購材料到貨通知后，應(yīng)提前做好驗收場地、工具、人員等準備工作。質(zhì)量控制部門根據(jù)材料的質(zhì)量標準和檢驗規(guī)范，制定驗收方案，明確驗收項目、驗收方法、驗收標準等內(nèi)容。2.到貨驗收材料到貨后，倉庫管理人員應(yīng)會同采購人員、質(zhì)量檢驗人員等共同進行驗收。驗收人員應(yīng)按照驗收方案和相關(guān)標準，對材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等進行逐一核對和檢驗。對于重要材料或批量采購的材料，質(zhì)量控制部門應(yīng)進行抽樣檢驗，檢驗合格后方可辦理入庫手續(xù)。抽樣檢驗應(yīng)遵循隨機抽樣原則，確保樣品具有代表性。驗收過程中發(fā)現(xiàn)材料的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等不符合要求時，驗收人員應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取補貨、換貨、退貨等措施。如協(xié)商不成，應(yīng)按照采購合同約定追究供應(yīng)商的違約責任。3.驗收記錄與報告驗收人員應(yīng)填寫材料驗收記錄，詳細記錄驗收時間、驗收地點、材料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量狀況、供應(yīng)商名稱等信息，并簽字確認。質(zhì)量檢驗人員根據(jù)驗收結(jié)果出具材料檢驗報告，明確材料是否合格。檢驗報告應(yīng)加蓋質(zhì)量檢驗專用章，并由檢驗人員簽字。驗收記錄和檢驗報告應(yīng)及時歸檔保存，作為材料管理和質(zhì)量追溯的依據(jù)。五、材料儲存管理1.倉庫規(guī)劃與布局根據(jù)材料的類別、特性、用途等因素，合理規(guī)劃倉庫布局，設(shè)置不同的儲存區(qū)域，如原材料區(qū)、半成品區(qū)、成品區(qū)、易燃易爆品區(qū)等，并做好明顯標識。按照材料的儲存要求，配備相應(yīng)的倉儲設(shè)施和設(shè)備，如貨架、貨柜、托盤、通風設(shè)備、消防器材等，確保材料儲存安全、完好。2.入庫管理驗收合格的材料應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，倉庫管理人員根據(jù)驗收記錄和檢驗報告，將材料準確無誤地存入相應(yīng)的儲存區(qū)域，并更新庫存臺賬。對入庫材料進行分類存放，做到標識清晰、擺放整齊，便于查找和盤點。對于有特殊儲存要求的材料，如防潮、防火、防盜等，應(yīng)采取相應(yīng)的防護措施。3.庫存保管倉庫管理人員應(yīng)定期對庫存材料進行檢查和盤點，查看材料的質(zhì)量狀況、數(shù)量是否相符、儲存環(huán)境是否良好等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時采取措施處理，并記錄相關(guān)情況。做好倉庫的安全管理工作，加強防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等措施，確保庫存材料不受損。對易燃易爆等危險物品，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行單獨存放和管理。根據(jù)材料的保質(zhì)期和使用頻率，合理安排材料的出庫順序，遵循先進先出原則，避免材料積壓過期。4.庫存盤點定期進行庫存盤點，確保賬物相符。盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般每月或每季度進行一次全面盤點，每年進行一次年終大盤點。盤點前，倉庫管理人員應(yīng)做好準備工作，整理庫存賬目，核對庫存數(shù)量，準備盤點工具等。盤點過程中，應(yīng)如實記錄盤點結(jié)果，發(fā)現(xiàn)賬實不符的情況，應(yīng)及時查明原因，并編制盤點報告。盤點報告應(yīng)包括盤點時間、盤點范圍、盤點結(jié)果、差異原因分析及處理建議等內(nèi)容。經(jīng)相關(guān)部門審核后，根據(jù)盤點結(jié)果進行賬務(wù)調(diào)整和庫存管理改進。六、材料使用管理1.領(lǐng)料管理工程部門根據(jù)施工進度和實際需求，填寫材料領(lǐng)料單，注明材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負責人審批。領(lǐng)料人持審批后的領(lǐng)料單到倉庫領(lǐng)取材料，倉庫管理人員按照領(lǐng)料單上的信息進行發(fā)料，并在領(lǐng)料單上簽字確認。發(fā)料時應(yīng)遵循先進先出原則，確保發(fā)出材料的質(zhì)量。倉庫管理人員應(yīng)及時更新庫存臺賬，記錄材料的發(fā)出數(shù)量和結(jié)存數(shù)量。2.現(xiàn)場使用管理施工人員應(yīng)按照施工圖紙和規(guī)范要求，合理使用材料，避免浪費。在施工過程中發(fā)現(xiàn)材料質(zhì)量問題或與設(shè)計要求不符時，應(yīng)及時報告工程部門和質(zhì)量控制部門。工程部門應(yīng)加強對施工現(xiàn)場材料使用情況的監(jiān)督和管理，定期檢查材料的使用情況，發(fā)現(xiàn)浪費現(xiàn)象及時制止，并采取相應(yīng)的處罰措施。對于剩余材料，施工人員應(yīng)及時清理并退庫，倉庫管理人員應(yīng)認真核對退庫材料的數(shù)量、質(zhì)量等情況，辦理退庫手續(xù)，并做好記錄。3.材料核銷管理工程竣工后，工程部門應(yīng)根據(jù)實際用料情況，編制材料核銷清單，與倉庫管理部門的庫存臺賬進行核對，確保賬實相符。財務(wù)部門根據(jù)工程部門提交的材料核銷清單和采購發(fā)票等資料，對工程材料成本進行核算和核銷。如發(fā)現(xiàn)材料成本超支或節(jié)約情況，應(yīng)進行分析和說明。材料核銷結(jié)果作為考核項目成本控制情況和相關(guān)部門及人員工作績效的重要依據(jù)。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司內(nèi)部審計部門定期對裝修裝飾材料管理情況進行審計監(jiān)督，檢查采購、驗收、儲存、使用等環(huán)節(jié)的制度執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。各部門應(yīng)加強對本部門材料管理工作的自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。采購部門應(yīng)定期檢查采購合同的執(zhí)行情況；倉庫管理部門應(yīng)加強庫存管理，確保賬物相符；工程部門應(yīng)監(jiān)督施工現(xiàn)場材料的合理使用。2.考核評價建立材料管理考核評價機制，對各部門和相關(guān)人員在材料管理工作中的表現(xiàn)進行考核評價。考核內(nèi)容包括采購成本控制、材料質(zhì)量