高校培訓(xùn)文件管理制度

高校培訓(xùn)文件管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)高校培訓(xùn)文件的管理，確保培訓(xùn)文件的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性和有效性，提高培訓(xùn)工作質(zhì)量，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本校開展的各類培訓(xùn)項(xiàng)目所涉及的文件管理，包括培訓(xùn)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教材資料、考核評估材料等。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：對培訓(xùn)文件實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保文件管理的規(guī)范性和一致性。2.分類歸檔原則：按照文件的類別、性質(zhì)進(jìn)行分類歸檔，便于查找和使用。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保培訓(xùn)文件的安全與保密。4.動(dòng)態(tài)更新原則：根據(jù)培訓(xùn)工作的發(fā)展和變化，及時(shí)對培訓(xùn)文件進(jìn)行更新和完善。二、文件管理職責(zé)（一）培訓(xùn)管理部門1.負(fù)責(zé)制定培訓(xùn)文件管理的相關(guān)制度和流程。2.組織培訓(xùn)文件的收集、整理、審核、歸檔和保管工作。3.對培訓(xùn)文件的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查。4.定期對培訓(xùn)文件進(jìn)行清理和鑒定，及時(shí)銷毀過期或無用的文件。（二）培訓(xùn)教師1.根據(jù)培訓(xùn)要求，編寫或選用合適的教學(xué)大綱、教材和教案。2.及時(shí)更新和完善教學(xué)內(nèi)容，確保教學(xué)文件的時(shí)效性和針對性。3.按照規(guī)定將教學(xué)過程中產(chǎn)生的相關(guān)文件交培訓(xùn)管理部門歸檔。（三）其他相關(guān)部門1.配合培訓(xùn)管理部門做好培訓(xùn)文件的收集、整理等工作。2.根據(jù)工作需要，及時(shí)提供或反饋與培訓(xùn)相關(guān)的文件資料。三、文件分類與編號(hào)（一）文件分類1.培訓(xùn)計(jì)劃類：包括年度培訓(xùn)計(jì)劃、學(xué)期培訓(xùn)計(jì)劃、專項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃等。2.教學(xué)大綱類：涵蓋各培訓(xùn)項(xiàng)目的教學(xué)大綱。3.教材資料類：如教材、講義、參考資料等。4.考核評估類：包括考核方案、試卷、成績記錄、評估報(bào)告等。5.其他類：如培訓(xùn)通知、學(xué)員名單、培訓(xùn)總結(jié)等與培訓(xùn)相關(guān)的其他文件。（二）文件編號(hào)1.培訓(xùn)計(jì)劃類文件編號(hào)：[年份][序號(hào)]，如202301表示2023年第1號(hào)培訓(xùn)計(jì)劃。2.教學(xué)大綱類文件編號(hào)：[培訓(xùn)項(xiàng)目代碼][版本號(hào)]，培訓(xùn)項(xiàng)目代碼根據(jù)學(xué)校規(guī)定統(tǒng)一編制，版本號(hào)按修訂次數(shù)遞增。3.教材資料類文件編號(hào)：[教材資料類別代碼][年份][序號(hào)]，教材資料類別代碼如JC（教材）、JY（講義）等。4.考核評估類文件編號(hào)：[考核評估類別代碼][年份][序號(hào)]，考核評估類別代碼如KH（考試）、PG（評估）等。5.其他類文件編號(hào)：[年份][序號(hào)]，按年份和順序編號(hào)。四、文件的形成與收集（一）培訓(xùn)計(jì)劃的制定與收集1.培訓(xùn)管理部門應(yīng)根據(jù)學(xué)校發(fā)展需求、學(xué)員需求以及行業(yè)動(dòng)態(tài)，于每年年底前制定下一年度培訓(xùn)計(jì)劃。2.各相關(guān)部門可根據(jù)實(shí)際工作需要提出培訓(xùn)項(xiàng)目建議，經(jīng)培訓(xùn)管理部門匯總、審核后納入年度培訓(xùn)計(jì)劃。3.培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)明確培訓(xùn)項(xiàng)目名稱、培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)對象、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)地點(diǎn)、培訓(xùn)師資等內(nèi)容。4.培訓(xùn)計(jì)劃制定完成后，由培訓(xùn)管理部門統(tǒng)一收集，并進(jìn)行編號(hào)和登記。（二）教學(xué)大綱的編寫與收集1.培訓(xùn)教師應(yīng)根據(jù)培訓(xùn)計(jì)劃和培訓(xùn)目標(biāo)，編寫相應(yīng)的教學(xué)大綱。2.教學(xué)大綱應(yīng)包括課程性質(zhì)、教學(xué)目標(biāo)、教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)方法、教學(xué)進(jìn)度安排、考核方式等內(nèi)容。3.教學(xué)大綱編寫完成后，經(jīng)培訓(xùn)管理部門審核通過后，由培訓(xùn)教師交培訓(xùn)管理部門歸檔，并進(jìn)行編號(hào)和登記。（三）教材資料的選用與收集1.培訓(xùn)教師應(yīng)根據(jù)教學(xué)大綱的要求，選用合適的教材和參考資料。2.對于自編的講義等教材資料，培訓(xùn)教師應(yīng)確保其內(nèi)容準(zhǔn)確、規(guī)范，并按照學(xué)校規(guī)定的格式進(jìn)行編寫。3.教材資料選用或編寫完成后，由培訓(xùn)教師交培訓(xùn)管理部門進(jìn)行審核和編號(hào)登記，納入教材資料類文件管理。（四）考核評估文件的形成與收集1.培訓(xùn)管理部門應(yīng)根據(jù)培訓(xùn)目標(biāo)和教學(xué)大綱，制定考核評估方案。2.考核評估方案應(yīng)明確考核方式（考試、考查、作業(yè)、實(shí)踐操作等）、考核內(nèi)容、評分標(biāo)準(zhǔn)、考核時(shí)間等。3.培訓(xùn)教師應(yīng)按照考核評估方案組織實(shí)施考核，并及時(shí)批改試卷、評定成績、撰寫評估報(bào)告等。4.考核評估文件由培訓(xùn)教師整理后交培訓(xùn)管理部門歸檔，進(jìn)行編號(hào)和登記。（五）其他文件的收集1.培訓(xùn)過程中產(chǎn)生的培訓(xùn)通知、學(xué)員名單、考勤記錄、培訓(xùn)總結(jié)等文件，由相關(guān)部門或人員及時(shí)收集并交培訓(xùn)管理部門。2.培訓(xùn)管理部門對收集到的其他文件進(jìn)行審核、編號(hào)登記后，按照分類歸檔。五、文件的整理與歸檔（一）文件整理1.培訓(xùn)管理部門定期對收集到的培訓(xùn)文件進(jìn)行整理，按照分類要求進(jìn)行分類。2.對每份文件進(jìn)行核對，確保文件內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，編號(hào)清晰。3.去除文件中的重復(fù)頁、空白頁等，對破損或字跡模糊的文件進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。（二）文件歸檔1.整理后的文件應(yīng)及時(shí)歸檔，按照類別分別裝入檔案盒或文件夾，并在檔案盒或文件夾上標(biāo)明類別、編號(hào)、年度等信息。2.建立文件目錄，詳細(xì)記錄每份文件的編號(hào)、名稱、日期、來源等信息，以便于查找和檢索。3.電子文件應(yīng)按照相同的分類方式進(jìn)行存儲(chǔ)，建立電子文件索引，確保電子文件與紙質(zhì)文件一一對應(yīng)。六、文件的保管與借閱（一）文件保管1.設(shè)立專門的文件保管室，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施，確保文件的安全保存。2.對紙質(zhì)文件和電子文件進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，防止文件損壞、丟失或泄密。3.按照檔案管理的要求，對文件進(jìn)行定期盤點(diǎn)，確保賬物相符。（二）文件借閱1.校內(nèi)人員因工作需要借閱培訓(xùn)文件，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、借閱目的、借閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到培訓(xùn)管理部門辦理借閱手續(xù)。2.培訓(xùn)管理部門對借閱申請進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后將文件借給借閱人，并做好借閱登記。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在文件上涂改、污損，按時(shí)歸還。如需延長借閱時(shí)間，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.涉及保密內(nèi)容的文件，借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露文件內(nèi)容。七、文件的修訂與廢止（一）文件修訂1.隨著培訓(xùn)工作的發(fā)展和變化，如培訓(xùn)目標(biāo)調(diào)整、教學(xué)內(nèi)容更新、考核方式改變等，相關(guān)培訓(xùn)文件需要進(jìn)行修訂。2.文件修訂由原起草部門或人員提出修訂申請，填寫《文件修訂申請表》，說明修訂原因、修訂內(nèi)容等。3.培訓(xùn)管理部門組織對修訂申請進(jìn)行審核，必要時(shí)征求相關(guān)部門和人員的意見。審核通過后，由原起草部門或人員進(jìn)行修訂。4.修訂后的文件經(jīng)審核、批準(zhǔn)后，按照新文件進(jìn)行編號(hào)、登記和歸檔，并及時(shí)替換原文件。（二）文件廢止1.當(dāng)培訓(xùn)項(xiàng)目結(jié)束、培訓(xùn)內(nèi)容不再適用或文件已被新文件替代時(shí)，相關(guān)培訓(xùn)文件應(yīng)予以廢止。2.文件廢止由培訓(xùn)管理部門提出申請，填寫《文件廢止申請表》，說明廢止原因。3.經(jīng)學(xué)校相關(guān)部門批準(zhǔn)后，對廢止的文件進(jìn)行標(biāo)識(shí)，并從保管場所中取出，單獨(dú)存放。4.對廢止文件進(jìn)行定期清理，按照學(xué)校檔案管理規(guī)定進(jìn)行銷毀或長期保存。八、文件的保密管理（一）保密范圍1.涉及學(xué)校培訓(xùn)工作的戰(zhàn)略規(guī)劃、培訓(xùn)計(jì)劃、學(xué)員信息、考核評估結(jié)果等文件屬于保密范疇。2.含有學(xué)校內(nèi)部未公開的教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)方法、培訓(xùn)資源等的文件也應(yīng)嚴(yán)格保密。（二）保密措施1.對保密文件進(jìn)行標(biāo)識(shí)，明確保密級別。2.限制保密文件的接觸范圍，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱和使用。3.采用加密存儲(chǔ)、訪問控制等技術(shù)手段，保障電子保密文件的安全。4.在文件的傳遞、使用過程中，要求相關(guān)人員嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，