食品招標(biāo)采購管理制度

食品招標(biāo)采購管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司食品招標(biāo)采購工作，確保所采購食品的質(zhì)量安全，降低采購成本，提高采購效率，加強(qiáng)對采購過程的監(jiān)督與管理，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有食品采購項目，包括但不限于原材料、包裝材料、成品等。（三）基本原則1.質(zhì)量第一原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、符合食品安全標(biāo)準(zhǔn)的食品供應(yīng)商，確保所采購食品能滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營及客戶需求。2.公平公正原則：招標(biāo)采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，維護(hù)公司及供應(yīng)商的合法權(quán)益，杜絕不正當(dāng)競爭行為。3.成本效益原則：在保證食品質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和供應(yīng)商管理，降低采購成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。4.誠信合作原則：與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定、誠信合作的關(guān)系，共同應(yīng)對市場變化，實現(xiàn)互利共贏。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)食品采購項目的具體實施，包括制定采購計劃、組織招標(biāo)采購活動、與供應(yīng)商洽談合同等。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查、評估和篩選，建立供應(yīng)商檔案。3.跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。（二）質(zhì)量控制部門1.參與食品采購招標(biāo)工作，負(fù)責(zé)對投標(biāo)食品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審核。2.對采購食品進(jìn)行質(zhì)量檢驗和驗收，確保所采購食品符合質(zhì)量要求和食品安全標(biāo)準(zhǔn)。3.協(xié)助處理采購食品的質(zhì)量問題，提出整改意見和建議。（三）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算和采購合同，確保采購資金的合理使用。2.辦理采購款項的支付手續(xù)，對采購成本進(jìn)行核算和分析。（四）法務(wù)部門1.為食品招標(biāo)采購活動提供法律支持，審核采購合同條款，確保合同的合法性和有效性。2.協(xié)助處理采購過程中的法律糾紛和風(fēng)險防范工作。（五）需求部門1.根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，提出食品采購申請，明確采購食品的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.參與采購合同的評審，對采購食品的適用性和使用效果進(jìn)行評估。三、采購計劃管理（一）計劃制定1.需求部門應(yīng)根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃、銷售預(yù)測、庫存狀況等因素，提前制定食品采購計劃，并提交至采購部門。2.采購計劃應(yīng)明確采購食品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計采購時間等詳細(xì)信息。（二）計劃審批1.采購部門收到需求部門提交的采購計劃后，應(yīng)進(jìn)行審核，核實計劃的合理性和準(zhǔn)確性。2.審核通過后的采購計劃提交至財務(wù)部門進(jìn)行預(yù)算審核，財務(wù)部門根據(jù)公司資金狀況對采購計劃進(jìn)行審批。3.經(jīng)財務(wù)部門審批后的采購計劃報公司管理層批準(zhǔn)后實施。（三）計劃調(diào)整1.在采購計劃執(zhí)行過程中，如因市場變化、生產(chǎn)經(jīng)營調(diào)整等原因需要對采購計劃進(jìn)行調(diào)整，需求部門應(yīng)及時向采購部門提出書面申請。2.采購部門收到調(diào)整申請后，應(yīng)重新評估調(diào)整的必要性和可行性，并按照計劃制定和審批流程進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商篩選1.采購部門應(yīng)通過多種渠道收集潛在供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，篩選內(nèi)容包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、食品生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、生產(chǎn)規(guī)模、生產(chǎn)工藝、價格水平、信譽(yù)口碑等。3.組織對初步篩選合格的供應(yīng)商進(jìn)行實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、食品安全保障措施等情況。（二）供應(yīng)商評估1.建立供應(yīng)商評估指標(biāo)體系，從質(zhì)量、價格、交貨期、服務(wù)等方面對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估。2.定期（每季度或半年）對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。3.根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，優(yōu)先選擇優(yōu)秀供應(yīng)商合作，對不合格供應(yīng)商及時淘汰。（三）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.對于評估合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)與其簽訂供應(yīng)商準(zhǔn)入?yún)f(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.要求供應(yīng)商提供相關(guān)資質(zhì)證明文件和產(chǎn)品樣品，經(jīng)質(zhì)量控制部門檢驗合格后，方可納入合格供應(yīng)商名錄。（四）供應(yīng)商動態(tài)管理1.定期對供應(yīng)商進(jìn)行回訪，了解其合作情況和存在的問題，及時溝通解決。2.對供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量等進(jìn)行動態(tài)跟蹤，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商出現(xiàn)重大質(zhì)量問題、經(jīng)營異常等情況，應(yīng)及時暫停與其合作，并進(jìn)行調(diào)查處理。3.根據(jù)供應(yīng)商的表現(xiàn)和市場變化，適時調(diào)整供應(yīng)商名錄，優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)。五、招標(biāo)采購流程（一）招標(biāo)采購方式選擇1.根據(jù)采購食品的金額、性質(zhì)、市場供應(yīng)情況等因素，選擇合適的招標(biāo)采購方式，包括公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購等。2.達(dá)到下列標(biāo)準(zhǔn)之一的采購項目，應(yīng)當(dāng)采用公開招標(biāo)方式：采購金額較大的；采購項目技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；采用公開招標(biāo)方式的費(fèi)用占采購項目總價值的比例過大的。3.符合下列情形之一的采購項目，可以采用邀請招標(biāo)方式：具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的；采用公開招標(biāo)方式的費(fèi)用占采購項目總價值的比例過大的。4.符合下列情形之一的采購項目，可以采用競爭性談判方式：招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；采用招標(biāo)所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的。5.符合下列情形之一的采購項目，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。（二）招標(biāo)文件編制1.對于采用招標(biāo)方式采購的項目，采購部門應(yīng)編制招標(biāo)文件。2.招標(biāo)文件應(yīng)包括招標(biāo)公告（邀請書）、投標(biāo)人須知、評標(biāo)辦法、合同條款及格式、采購需求、投標(biāo)文件格式等內(nèi)容。3.明確招標(biāo)項目的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量要求、交貨期、售后服務(wù)等實質(zhì)性內(nèi)容，確保招標(biāo)文件的準(zhǔn)確性和完整性。（三）發(fā)布招標(biāo)信息1.采用公開招標(biāo)方式的，采購部門應(yīng)在規(guī)定的媒體上發(fā)布招標(biāo)公告，公告內(nèi)容應(yīng)包括招標(biāo)項目名稱、招標(biāo)內(nèi)容、投標(biāo)人資格要求、報名時間、開標(biāo)時間及地點等。2.采用邀請招標(biāo)方式的，采購部門應(yīng)向符合資格條件的供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請書。（四）投標(biāo)報名及文件接收1.潛在供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)報名參加投標(biāo)，并提交投標(biāo)文件。2.采購部門負(fù)責(zé)接收投標(biāo)文件，對投標(biāo)文件的完整性和密封性進(jìn)行檢查，不符合要求的投標(biāo)文件應(yīng)予以拒收。（五）開標(biāo)評標(biāo)1.按照招標(biāo)文件規(guī)定的時間和地點組織開標(biāo)會議，開標(biāo)過程應(yīng)公開進(jìn)行，由采購部門、質(zhì)量控制部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員參加。2.開標(biāo)后，由評標(biāo)委員會對投標(biāo)文件進(jìn)行評審。評標(biāo)委員會成員應(yīng)從公司內(nèi)部相關(guān)部門人員及外部專家中隨機(jī)抽取組成，人數(shù)為五人以上單數(shù)。3.評標(biāo)委員會應(yīng)按照招標(biāo)文件規(guī)定的評標(biāo)辦法進(jìn)行評標(biāo)，對投標(biāo)供應(yīng)商的報價、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評價，推薦中標(biāo)候選人。（六）中標(biāo)通知1.根據(jù)評標(biāo)委員會的推薦意見，確定中標(biāo)供應(yīng)商，并向中標(biāo)供應(yīng)商發(fā)出中標(biāo)通知書。2.同時，將中標(biāo)結(jié)果通知所有未中標(biāo)的供應(yīng)商。（七）合同簽訂1.采購部門應(yīng)在中標(biāo)通知書發(fā)出之日起規(guī)定時間內(nèi)，與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同。2.合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括食品品種、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。3.合同簽訂前，應(yīng)提交法務(wù)部門進(jìn)行合法性審核，確保合同的有效性和可操作性。六、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購合同應(yīng)按照招標(biāo)采購結(jié)果簽訂，確保合同條款與招標(biāo)文件和投標(biāo)文件一致。2.合同簽訂雙方應(yīng)具有相應(yīng)的民事行為能力，合同內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)的規(guī)定。（二）合同執(zhí)行1.采購部門應(yīng)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時掌握供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等信息。2.供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的時間、地點、數(shù)量、質(zhì)量等要求履行交貨義務(wù)，采購部門應(yīng)及時組織驗收。（三）合同變更1.在合同執(zhí)行過程中，如因不可抗力、市場變化等原因需要變更合同條款，雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。（四）合同終止1.采購合同履行完畢后，合同自然終止。2.如因一方違約或其他原因?qū)е潞贤崆敖K止，雙方應(yīng)按照合同約定辦理相關(guān)手續(xù)，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（五）合同歸檔1.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本提交至相關(guān)部門存檔，包括質(zhì)量控制部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等。2.合同檔案應(yīng)妥善保管，以備查閱和審計。七、采購驗收管理（一）驗收標(biāo)準(zhǔn)1.質(zhì)量控制部門應(yīng)根據(jù)國家相關(guān)食品安全標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司內(nèi)部質(zhì)量要求，制定食品采購驗收標(biāo)準(zhǔn)。2.驗收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確食品的外觀、包裝、規(guī)格、數(shù)量、感官指標(biāo)、理化指標(biāo)、微生物指標(biāo)等方面的要求。（二）驗收程序1.食品到貨后，采購部門應(yīng)及時通知質(zhì)量控制部門進(jìn)行驗收。2.質(zhì)量控制部門應(yīng)組織相關(guān)人員按照驗收標(biāo)準(zhǔn)對食品進(jìn)行逐批驗收，包括核對送貨單、檢查食品質(zhì)量、測量規(guī)格尺寸、清點數(shù)量等。3.驗收合格的食品應(yīng)出具驗收報告，驗收報告應(yīng)包括食品名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商、驗收日期、驗收結(jié)論等內(nèi)容。4.驗收不合格的食品，質(zhì)量控制部門應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。（三）驗收記錄1.質(zhì)量控制部門應(yīng)做好食品采購驗收記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整。2.驗收記錄應(yīng)包括食品名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商、驗收日期、驗收人員、驗收結(jié)果等信息，并妥善保存，保存期限不少于規(guī)定年限。八、采購付款管理（一）付款申請1.采購部門應(yīng)在收到供應(yīng)商提供的發(fā)票及驗收合格證明后，按照合同約定的付款方式和時間，填寫付款申請單。2.付款申請單應(yīng)包括采購合同編號、供應(yīng)商名稱、發(fā)票號碼、付款金額、付款方式、付款理由等內(nèi)容。（二）付款審批1.付款申請單提交至財務(wù)部門后，財務(wù)部門應(yīng)按照公司財務(wù)管理制度進(jìn)行審核，核實發(fā)票的真實性、合法性及與合同的一致性。2.審核通過后的付款申請單報公司管理層審批，管理層根據(jù)公司資金狀況和采購合同執(zhí)行情況進(jìn)行審批。（三）付款執(zhí)行1.經(jīng)公司管理層審批同意后，財務(wù)部門應(yīng)按照付款申請單的要求及時辦理付款手續(xù)，確?？铐棸磿r足額支付給供應(yīng)商。2.對于采用預(yù)付款方式的采購項目，財務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格控制預(yù)付款比例和金額，確保預(yù)付款的安全和合理使用。九、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對食品招標(biāo)采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購資金的使用情況等。2.對于審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）供應(yīng)商監(jiān)督1.采購部門應(yīng)加強(qiáng)對供應(yīng)商的監(jiān)督管理，建立供應(yīng)商評價機(jī)制，定期對供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、服務(wù)等方面進(jìn)行評價。2.對于違反合同約定或出現(xiàn)質(zhì)量問題的供應(yīng)商，應(yīng)采取相應(yīng)的處罰措施，如扣除貨款、暫停合作、取消供應(yīng)商資格等。（三）考核制度1.建立食品招標(biāo)采購工作