財務合同原件管理制度

財務合同原件管理制度?總則目的為加強公司財務合同原件的管理，規(guī)范合同簽訂、履行、歸檔等流程，保障公司合法權益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門涉及的各類財務合同，包括但不限于采購合同、銷售合同、租賃合同、借款合同、投資合同等?；驹瓌t1.依法合規(guī)原則：合同簽訂與管理應嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關政策規(guī)定。2.風險防范原則：充分評估合同風險，采取有效措施防范風險，保障公司利益。3.統(tǒng)一管理原則：財務合同原件由公司統(tǒng)一歸口管理，確保合同管理的規(guī)范性和一致性。4.權責明確原則：明確各部門及人員在合同管理中的職責，做到責任清晰。合同簽訂管理合同簽訂流程1.業(yè)務部門發(fā)起：業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務需求，擬定合同初稿，并提交至合同管理部門。2.合同審核：合同管理部門對合同初稿進行形式審核，重點審核合同條款的完整性、準確性、合規(guī)性等。審核通過后，提交至財務部門進行財務條款審核。財務部門主要審核合同中的付款方式、結算周期、價格條款、稅務條款等財務相關內容，確保合同財務風險可控。審核過程中，各部門如有意見分歧，應及時溝通協(xié)商，達成一致意見。3.合同審批：經(jīng)業(yè)務部門、合同管理部門、財務部門審核通過的合同，提交至公司管理層進行審批。管理層根據(jù)公司戰(zhàn)略、業(yè)務情況及風險評估等因素，對合同進行最終審批。4.合同簽訂：合同經(jīng)審批通過后，由業(yè)務部門負責與合同對方當事人簽訂合同。簽訂合同時，應確保合同文本與審批通過的版本一致，簽字蓋章齊全。合同簽訂注意事項1.合同主體資格審查：業(yè)務部門在簽訂合同前，應對合同對方當事人的主體資格、經(jīng)營范圍、信用狀況等進行審查，確保對方具備簽訂合同的能力和資質。2.合同條款明確：合同條款應清晰、明確、具體，避免模糊不清或歧義條款。特別是財務條款，如付款方式、金額、結算周期等應詳細約定，防止出現(xiàn)財務糾紛。3.授權代表簽字：合同簽訂人應具有合法有效的授權，簽字蓋章應符合公司規(guī)定和法律要求。4.合同份數(shù)：合同簽訂后，應根據(jù)需要簽訂多份合同副本，分別交由業(yè)務部門、財務部門、合同管理部門等相關部門留存。合同履行管理合同執(zhí)行跟蹤1.業(yè)務部門負責合同的具體履行，應按照合同約定的時間、質量、數(shù)量等要求，組織實施相關業(yè)務活動。2.財務部門負責對合同執(zhí)行過程中的財務事項進行跟蹤，包括款項收付、發(fā)票開具等。及時掌握合同執(zhí)行進度，確保財務數(shù)據(jù)的準確性和及時性。3.合同管理部門負責對合同履行情況進行定期檢查和監(jiān)督，協(xié)調解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題?？铐検崭豆芾?.付款管理：財務部門應根據(jù)合同約定的付款方式和時間，及時辦理付款手續(xù)。付款前，應對相關業(yè)務進行審核，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。對于大額付款或存在風險的付款，應報公司管理層審批。2.收款管理：業(yè)務部門應及時跟蹤合同款項的回收情況，確?？铐棸磿r足額收回。財務部門應協(xié)助業(yè)務部門做好收款工作，對逾期未收回的款項進行預警和催款。發(fā)票管理1.發(fā)票開具：財務部門應按照合同約定和稅務法規(guī)要求，及時開具發(fā)票。發(fā)票內容應與合同內容一致，確保發(fā)票的真實性、合法性和有效性。2.發(fā)票接收：業(yè)務部門應及時接收對方開具的發(fā)票，并進行審核。審核內容包括發(fā)票的真?zhèn)?、發(fā)票內容與合同是否相符等。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與對方溝通解決。3.發(fā)票保管：財務部門應妥善保管發(fā)票，建立發(fā)票登記臺賬，記錄發(fā)票的開具、接收、作廢等情況。發(fā)票保管期限應符合國家法律法規(guī)要求。合同變更與解除管理合同變更1.合同變更申請：合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，業(yè)務部門應提出合同變更申請，并提交相關證明材料。2.變更審核：合同管理部門對合同變更申請進行形式審核，財務部門對變更后的財務條款進行審核。審核通過后，提交至公司管理層進行審批。3.變更簽訂：合同變更經(jīng)審批通過后，由業(yè)務部門負責與合同對方當事人簽訂合同變更協(xié)議。變更協(xié)議應明確變更的內容、生效時間等條款。合同解除1.合同解除申請：合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除情形，業(yè)務部門應提出合同解除申請，并提交相關證明材料。2.解除審核：合同管理部門對合同解除申請進行形式審核，財務部門對解除后的財務事項進行審核。審核通過后，提交至公司管理層進行審批。3.解除結算：合同解除后，業(yè)務部門應及時與合同對方當事人進行結算，財務部門負責監(jiān)督結算過程，確保公司利益不受損失。合同歸檔管理歸檔范圍公司所有簽訂的財務合同原件及相關附件、變更協(xié)議、解除協(xié)議等資料均應歸檔。歸檔流程1.合同簽訂后，業(yè)務部門應在規(guī)定時間內將合同原件及相關資料提交至合同管理部門。2.合同管理部門對收到的合同資料進行整理、編號、裝訂，確保資料的完整性和規(guī)范性。3.整理后的合同資料移交至公司檔案室進行歸檔保存。檔案室應建立合同檔案目錄，便于查詢和管理。檔案保管期限財務合同檔案的保管期限應根據(jù)國家法律法規(guī)及公司規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，合同檔案保管期限為[x]年。保管期限屆滿后，如需銷毀，應按照公司檔案銷毀制度進行審批和處理。檔案查閱與借閱1.查閱：公司內部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案室查閱。查閱過程中，應在檔案室工作人員的監(jiān)督下進行，不得擅自涂改、抽取、復制合同檔案資料。2.借閱：公司外部人員因特殊原因需要借閱合同檔案的，應填寫《合同檔案借閱申請表》，經(jīng)公司管理層審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[x]個工作日，如需延期，應重新辦理審批手續(xù)。借閱人應妥善保管合同檔案資料，不得轉借、丟失或損壞。歸還時，檔案室工作人員應認真核對檔案資料的完整性和準確性。合同風險管理風險識別與評估1.公司應建立合同風險識別與評估機制，定期對財務合同進行風險排查。風險識別應涵蓋合同簽訂、履行、變更、解除等各個環(huán)節(jié)。2.合同管理部門、財務部門等相關部門應結合業(yè)務實際，對合同風險進行評估，確定風險等級。對于高風險合同，應制定專項應對措施。風險應對措施1.對于信用風險較高的合同對方當事人，可要求提供擔保、增加預付款比例等方式降低風險。2.在合同條款中明確違約責任和爭議解決方式，確保在發(fā)生糾紛時公司能夠維護自身合法權益。3.加強對合同執(zhí)行過程的監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和解決潛在風險。如出現(xiàn)風險事件，應迅速啟動應急預案，采取有效措施降低損失。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.公司內部審計部門應定期對財務合同管理情況進行審計監(jiān)督，檢查合同簽訂、履行、歸檔等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定。2.合同管理部門應定期對合同執(zhí)行情況進行自查，及時發(fā)現(xiàn)問題并整改?？己嗽u價1.建立合同管理考核評價機制，對各部門及相關人員在合同管理工作中的表現(xiàn)進行考核評價?？己酥笜税ê贤炗喓弦?guī)性、履行情況、風險控制效果、檔案管理質量等。2.考核結果與部門及個人績效掛鉤，對合同管理工