造價(jià)公司檔案管理制度

造價(jià)公司檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)造價(jià)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營管理、業(yè)務(wù)開展及歷史查考等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查找、調(diào)閱和使用，提高檔案利用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定檔案管理工作規(guī)劃和年度計(jì)劃，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、收集、整理、分類、編號、裝訂、上架、保管公司檔案及相關(guān)資料。3.建立健全檔案管理工作制度和流程，對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，確保檔案管理工作規(guī)范有序。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，對超過保管期限或失去保存價(jià)值的檔案，提出鑒定意見，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后組織銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，建立檔案統(tǒng)計(jì)臺賬，及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況，并按規(guī)定向上級主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。6.負(fù)責(zé)檔案信息資源的開發(fā)利用，編制檔案檢索工具和參考資料，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策、各部門業(yè)務(wù)工作及員工提供檔案信息服務(wù)。7.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全存放，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門形成檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求向綜合管理部門移交。2.明確本部門兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理和協(xié)調(diào)，督促本部門員工及時(shí)將辦理完畢的文件材料整理歸檔。3.積極配合綜合管理部門開展檔案管理工作，提供必要的協(xié)助和支持，如檔案的查閱、借閱等。4.按照檔案管理規(guī)定，做好本部門檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。（三）員工職責(zé)1.員工應(yīng)自覺遵守公司檔案管理制度，在工作中形成的文件材料應(yīng)及時(shí)整理、歸檔，不得據(jù)為己有或擅自銷毀。2.按照檔案管理要求，認(rèn)真填寫各類檔案表格和目錄，確保檔案信息的準(zhǔn)確錄入。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自查閱、借閱檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。4.妥善保管個人使用的檔案，不得私自轉(zhuǎn)借他人，工作變動時(shí)應(yīng)及時(shí)將個人保管的檔案移交所在部門或綜合管理部門。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類造價(jià)公司檔案主要分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件；公司章程、股東會決議、董事會決議等；公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等；上級主管部門文件、通知、批復(fù)等；公司證照、印章管理文件等；行政事務(wù)處理文件，如會議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。2.人力資源類：員工招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、獎懲、晉升、調(diào)動、離職等相關(guān)文件；員工勞動合同、社保、公積金等資料；人事檔案、工資福利文件等。3.財(cái)務(wù)審計(jì)類：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告；會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表；審計(jì)報(bào)告、審計(jì)資料；稅務(wù)申報(bào)、繳納文件等。4.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：工程造價(jià)咨詢項(xiàng)目合同、協(xié)議；項(xiàng)目招投標(biāo)文件；項(xiàng)目成果文件，如造價(jià)咨詢報(bào)告、工程量清單、標(biāo)底文件等；項(xiàng)目過程中形成的各類往來文件、函件、會議記錄等。5.技術(shù)資料類：公司擁有的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、圖集等；工程造價(jià)軟件、工具的使用說明、技術(shù)文檔等；項(xiàng)目技術(shù)方案、圖紙會審記錄、技術(shù)交底文件等。6.合同管理類：各類合同的簽訂、履行、變更、終止等相關(guān)文件，包括合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、合同臺賬等。7.客戶資料類：客戶基本信息、聯(lián)系方式；客戶需求記錄、服務(wù)反饋；與客戶往來的重要文件、信件等。8.其他類：不屬于以上分類的其他檔案資料，如公司榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、對外宣傳資料等。（二）檔案編號檔案編號采用分類編號法，由類別代碼、年份代碼、順序號三部分組成，中間用""隔開。具體編號規(guī)則如下：1.類別代碼：按照檔案分類的大類，分別用兩位大寫英文字母表示，如行政管理類為"XG"，人力資源類為"RL"，財(cái)務(wù)審計(jì)類為"CW"，業(yè)務(wù)經(jīng)營類為"JY"，技術(shù)資料類為"JS"，合同管理類為"HT"，客戶資料類為"KH"，其他類為"QT"。2.年份代碼：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示檔案形成的年份，如2023年形成的檔案，年份代碼為"2023"。3.順序號：按照檔案形成的先后順序，用三位阿拉伯?dāng)?shù)字依次編號，從"001"開始。例如，一份2023年形成的業(yè)務(wù)經(jīng)營類項(xiàng)目招投標(biāo)文件，其檔案編號為"JY2023001"。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)工作活動中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的原始記錄。2.公司簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。3.公司收到的外部文件、函件、資料等，包括上級主管部門文件、客戶來函、合作單位資料等。4.公司員工在工作中形成的個人業(yè)務(wù)成果、工作報(bào)告、調(diào)研材料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，定期對本部門形成的文件材料進(jìn)行收集、整理，確保檔案的齊全、完整。2.檔案收集應(yīng)遵循及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的原則，在文件材料辦理完畢后，應(yīng)于[X]個工作日內(nèi)收集歸檔。3.對于重要文件、緊急文件或涉及多個部門的文件，應(yīng)及時(shí)跟蹤收集，確保檔案的時(shí)效性和完整性。4.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，如有破損、缺頁等情況，應(yīng)及時(shí)修復(fù)或補(bǔ)充。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案分類方案進(jìn)行分類整理，同一類別的檔案應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度排列。3.每份檔案應(yīng)編制頁碼，頁號編寫位置應(yīng)符合規(guī)范要求，便于查閱和統(tǒng)計(jì)。4.檔案整理應(yīng)做到字跡清晰、圖表整潔、裝訂牢固，便于長期保存。（四）整理方法1.行政管理類檔案：按照文件的種類、時(shí)間順序進(jìn)行整理，同一文件的正件與附件、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件等應(yīng)放在一起，編號后裝入檔案盒。2.人力資源類檔案：按照員工類別和檔案內(nèi)容分類整理，如員工檔案按個人建立，將勞動合同、培訓(xùn)記錄、考核材料、獎懲文件等依次排列，裝入檔案袋或檔案盒，并建立員工檔案目錄。3.財(cái)務(wù)審計(jì)類檔案：按照會計(jì)年度和檔案類別進(jìn)行整理，會計(jì)憑證應(yīng)按月裝訂成冊，會計(jì)賬簿、報(bào)表等按年整理歸檔，審計(jì)資料按項(xiàng)目分類整理，分別裝入檔案盒，并編制相應(yīng)的目錄。4.業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案：按照項(xiàng)目類別和階段進(jìn)行整理，每個項(xiàng)目的檔案應(yīng)包括項(xiàng)目合同、招投標(biāo)文件、成果文件、過程文件等，按時(shí)間順序排列，編號后裝入檔案盒，并建立項(xiàng)目檔案目錄。5.技術(shù)資料類檔案：按照技術(shù)資料的類別和版本進(jìn)行整理，如技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范按類別裝訂成冊，工程造價(jià)軟件資料按軟件名稱和版本號整理，項(xiàng)目技術(shù)資料按項(xiàng)目分類整理，裝入檔案盒并編制目錄。6.合同管理類檔案：按照合同類別和簽訂時(shí)間進(jìn)行整理，每份合同的正副本、補(bǔ)充協(xié)議、相關(guān)審批文件等應(yīng)放在一起，編號后裝入檔案盒，并建立合同檔案目錄。7.客戶資料類檔案：按照客戶名稱和資料類別進(jìn)行整理，每個客戶的檔案應(yīng)包括客戶基本信息、業(yè)務(wù)往來記錄、服務(wù)反饋等，按時(shí)間順序排列，裝入檔案盒并編制目錄。8.其他類檔案：按照檔案內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行分類整理，分別裝入檔案盒并編制目錄。五、檔案的保管（一）保管場所1.公司設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全存放。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)施設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品、吸塵器等，以滿足檔案保管的需要。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，核對檔案數(shù)量、編號、內(nèi)容等是否準(zhǔn)確，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.做好檔案庫房的溫濕度管理，保持庫房溫度在[X]℃[X]℃之間，相對濕度在[X]%[X]%之間，根據(jù)溫濕度變化情況及時(shí)采取調(diào)節(jié)措施。4.對檔案進(jìn)行防蟲、防霉、防火、防盜等防護(hù)工作，定期投放防蟲藥品，檢查消防設(shè)施設(shè)備是否完好有效，確保檔案庫房安全。5.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案存儲應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲方式，確保電子檔案的安全性和完整性。（三）檔案的移交與接收1.各部門應(yīng)按照檔案管理制度的規(guī)定，定期將本部門整理好的檔案移交綜合管理部門。移交時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.綜合管理部門在接收檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性等，對不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或整改。3.檔案移交清單應(yīng)一式兩份，雙方各執(zhí)一份，作為檔案移交的憑證。檔案移交清單應(yīng)包括檔案名稱、編號、數(shù)量、移交日期、移交部門、接收部門等內(nèi)容。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對待、準(zhǔn)確判定的原則，根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，對檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)骨干。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，組織開展檔案鑒定工作。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案與公司業(yè)務(wù)活動的關(guān)聯(lián)性和重要性。3.檔案的保存價(jià)值和保管期限。（四）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。主要包括公司章程、股東會決議、董事會決議、公司重要合同協(xié)議、財(cái)務(wù)決算報(bào)告、公司歷史沿革資料等。2.定期保管：定期保管的檔案分為[X]年、[X]年和[X]年三種。定期保管期限從檔案形成年度的次年1月1日起計(jì)算。[X]年保管：主要包括一般性的行政管理文件、業(yè)務(wù)往來文件、一般性技術(shù)資料等。[X]年保管：主要包括重要的業(yè)務(wù)經(jīng)營文件、財(cái)務(wù)審計(jì)資料、員工人事檔案等。[X]年保管：主要包括涉及公司重大事項(xiàng)、重要決策的文件、長期保存的技術(shù)資料等。（五）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見，編制檔案銷毀清冊。檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案名稱、編號、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門組織實(shí)施銷毀工作。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。3.檔案銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊存檔備查。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱原則1.嚴(yán)格遵守檔案查閱制度，確保檔案的安全和保密。2.查閱檔案應(yīng)本著工作需要、合法合規(guī)的原則，不得擅自查閱與工作無關(guān)的檔案。3.查閱檔案應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行申請和審批，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱檔案。（二）查閱范圍1.公司員工因工作需要查閱本人或本部門相關(guān)檔案。2.公司部門負(fù)責(zé)人因工作需要查閱本部門及下屬部門相關(guān)檔案。3.公司領(lǐng)導(dǎo)因工作需要查閱公司各類檔案。4.因外部單位合法需求，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后查閱相關(guān)檔案。（三）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱原因、查閱內(nèi)容等信息，并簽字確認(rèn)。2.《檔案查閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)綜合管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.綜合管理部門根據(jù)審批意見，安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)，并在指定地點(diǎn)查閱檔案。查閱人不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。4.查閱人查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還綜合管理部門，由檔案管理人員進(jìn)行核對和簽收。（四）借閱原則1.嚴(yán)格控制檔案借閱范圍，確因工作需要借閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱應(yīng)遵循限期歸還、確保安全的原則，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自擴(kuò)大借閱范圍。3.借閱檔案應(yīng)妥善保管，不得遺失、損壞或泄密，如發(fā)生檔案遺失、損壞或泄密情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告綜合管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（五）借閱程序1.借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息，并簽字確認(rèn)。2.《檔案借閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)綜合管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.綜合管理部門根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人發(fā)放《檔案借閱登記冊》，并將檔案交付借閱人。4.借閱人應(yīng)在《檔案借閱登記冊》上簽字確認(rèn)借閱檔案的名稱、編號、借閱日期、歸還日期等信息。5.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。續(xù)借期限不得超過原借閱期限。6.借閱人歸還檔案時(shí)，應(yīng)將檔案完整無損地交還給綜合管理部門，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量、內(nèi)容、完整性等，確認(rèn)無誤后在《檔案借閱登記冊》上簽字注銷借閱記錄。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容