項目跟蹤管理管理制度

項目跟蹤管理管理制度?一、總則（一）目的為了加強公司項目跟蹤管理，規(guī)范項目跟蹤流程，提高項目成功率，確保公司各項業(yè)務(wù)目標的順利實現(xiàn)，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有項目的跟蹤管理，包括但不限于新產(chǎn)品研發(fā)項目、市場推廣項目、客戶服務(wù)項目等。（三）基本原則1.目標導向原則：項目跟蹤管理以實現(xiàn)項目目標為核心，確保項目按時、按質(zhì)、按量完成。2.全程監(jiān)控原則：對項目實施全過程進行跟蹤監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取有效措施解決。3.信息共享原則：建立項目信息共享平臺，確保項目相關(guān)人員及時獲取項目進展情況。4.責任明確原則：明確項目跟蹤管理各環(huán)節(jié)的責任主體，確保責任落實到人。二、項目跟蹤管理職責分工（一）項目發(fā)起人1.負責提出項目需求，明確項目目標和預期成果。2.協(xié)調(diào)項目所需的資源，包括人力、物力、財力等。3.對項目的整體進展情況進行監(jiān)督和指導。（二）項目經(jīng)理1.制定項目詳細的工作計劃和時間表，明確項目各階段的任務(wù)和里程碑。2.組織項目團隊開展項目工作，協(xié)調(diào)項目團隊成員之間的工作關(guān)系。3.定期向項目發(fā)起人匯報項目進展情況，及時反饋項目中出現(xiàn)的問題和風險。4.負責項目的日常管理工作，包括項目文檔的整理和歸檔等。（三）項目團隊成員1.按照項目經(jīng)理的安排，認真完成各自負責的項目任務(wù)。2.及時向項目經(jīng)理匯報工作進展情況和遇到的問題。3.積極配合項目團隊其他成員的工作，共同推進項目順利進行。（四）職能部門1.為項目提供必要的支持和服務(wù)，如技術(shù)支持、人力資源支持等。2.協(xié)助項目經(jīng)理解決項目中涉及本部門的問題。3.對項目中與本部門相關(guān)的工作進行監(jiān)督和管理。（五）公司高層領(lǐng)導1.對項目的戰(zhàn)略方向進行指導和決策。2.協(xié)調(diào)公司內(nèi)外部資源，為項目的順利開展提供保障。3.對項目的重大問題進行決策和協(xié)調(diào)解決。三、項目跟蹤管理流程（一）項目啟動階段1.項目發(fā)起：項目發(fā)起人根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求或客戶需求，提出項目立項申請，明確項目名稱、目標、預期成果、初步預算等信息。2.項目評估：由公司相關(guān)部門（如市場部、技術(shù)部、財務(wù)部等）對項目立項申請進行評估，評估項目的可行性、市場前景、技術(shù)難度、成本效益等方面。3.項目審批：經(jīng)評估通過的項目立項申請，提交公司高層領(lǐng)導審批。公司高層領(lǐng)導根據(jù)公司戰(zhàn)略規(guī)劃和資源狀況，對項目進行審批決策。4.項目啟動：項目經(jīng)審批通過后，正式啟動。項目經(jīng)理組建項目團隊，制定項目工作計劃和時間表，并召開項目啟動會議，向項目團隊成員介紹項目背景、目標、任務(wù)、時間表等信息，明確項目團隊成員的職責分工。（二）項目執(zhí)行階段1.項目任務(wù)分解：項目經(jīng)理根據(jù)項目工作計劃和時間表，將項目任務(wù)進一步分解為具體的工作包，并明確每個工作包的責任人、時間節(jié)點、交付成果等信息。2.項目進度跟蹤：項目經(jīng)理定期（每周或每兩周）組織項目團隊召開項目進度會議，檢查項目任務(wù)的完成情況，更新項目進度計劃。同時，通過項目管理軟件等工具，實時跟蹤項目進度，及時發(fā)現(xiàn)項目進度偏差。3.項目質(zhì)量控制：項目團隊成員按照項目質(zhì)量計劃和相關(guān)標準，開展項目工作，確保項目交付成果的質(zhì)量。項目經(jīng)理定期對項目質(zhì)量進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和糾正項目質(zhì)量問題。4.項目風險管理：項目經(jīng)理識別項目可能面臨的風險，如技術(shù)風險、市場風險、人員風險等，并制定相應(yīng)的風險應(yīng)對措施。在項目執(zhí)行過程中，密切關(guān)注風險變化情況，及時調(diào)整風險應(yīng)對措施。5.項目溝通管理：建立項目溝通機制，明確項目溝通渠道、溝通頻率、溝通方式等。項目團隊成員及時匯報工作進展情況和遇到的問題，項目經(jīng)理定期向項目發(fā)起人匯報項目進展情況，及時反饋項目中出現(xiàn)的問題和風險。同時，加強與公司內(nèi)部其他部門和外部合作伙伴的溝通協(xié)調(diào)，確保項目順利進行。（三）項目監(jiān)控階段1.監(jiān)控指標設(shè)定：根據(jù)項目目標和項目計劃，設(shè)定項目監(jiān)控指標，如項目進度指標、項目質(zhì)量指標、項目成本指標、項目風險指標等。2.監(jiān)控數(shù)據(jù)收集：定期收集項目監(jiān)控指標數(shù)據(jù)，如通過項目管理軟件、項目進度報告、質(zhì)量檢驗報告、成本核算報表等方式收集數(shù)據(jù)。3.監(jiān)控數(shù)據(jù)分析：對收集到的項目監(jiān)控指標數(shù)據(jù)進行分析，對比項目實際進展情況與項目計劃的差異，評估項目是否按計劃進行。同時，分析項目質(zhì)量、成本、風險等方面的情況，及時發(fā)現(xiàn)項目中存在的問題。4.監(jiān)控結(jié)果反饋：根據(jù)監(jiān)控數(shù)據(jù)分析結(jié)果，及時向項目團隊成員反饋項目進展情況和存在的問題，明確改進方向和要求。同時，向項目發(fā)起人匯報項目監(jiān)控情況，為項目決策提供依據(jù)。（四）項目變更管理1.變更申請：項目執(zhí)行過程中，如因各種原因需要對項目計劃、范圍、質(zhì)量、進度、成本等方面進行變更，由項目團隊成員或相關(guān)部門提出變更申請，說明變更的原因、內(nèi)容、影響等。2.變更評估：項目經(jīng)理組織相關(guān)人員對變更申請進行評估，評估變更對項目目標、進度、質(zhì)量、成本等方面的影響。3.變更審批：經(jīng)評估通過的變更申請，提交公司高層領(lǐng)導審批。公司高層領(lǐng)導根據(jù)項目實際情況和公司利益，對變更申請進行審批決策。4.變更實施：變更申請經(jīng)審批通過后，項目經(jīng)理組織項目團隊實施變更。在變更實施過程中，及時跟蹤變更執(zhí)行情況，確保變更按要求完成。5.變更記錄：對項目變更的全過程進行記錄，包括變更申請、評估、審批、實施等環(huán)節(jié)的相關(guān)信息，形成項目變更文檔，作為項目文檔的重要組成部分。（五）項目驗收階段1.驗收申請：項目完成后，項目經(jīng)理組織項目團隊對項目進行自查，確認項目已按要求完成。自查合格后，項目經(jīng)理向項目發(fā)起人提交項目驗收申請，說明項目完成情況、驗收依據(jù)、驗收標準等信息。2.驗收準備：項目發(fā)起人收到項目驗收申請后，組織相關(guān)部門（如市場部、技術(shù)部、財務(wù)部等）成立項目驗收小組，明確驗收小組的職責分工。驗收小組根據(jù)項目驗收標準和相關(guān)要求，制定項目驗收計劃，準備驗收所需的資料和文件。3.項目驗收：驗收小組按照項目驗收計劃，對項目進行驗收。驗收方式包括聽取項目匯報、查看項目文檔、檢查項目成果、進行測試和演示等。驗收小組根據(jù)驗收情況，出具項目驗收報告，明確項目是否通過驗收。4.驗收結(jié)果處理：如項目通過驗收，項目團隊對項目進行總結(jié)和復盤，總結(jié)項目經(jīng)驗教訓，為今后的項目提供參考。同時，對項目相關(guān)文檔進行整理和歸檔，完成項目收尾工作。如項目未通過驗收，項目團隊根據(jù)驗收小組提出的問題和整改要求，及時進行整改，整改完成后重新提交驗收申請。四、項目跟蹤管理文檔管理（一）項目文檔分類1.項目立項文檔：包括項目立項申請、項目評估報告、項目審批文件等。2.項目計劃文檔：包括項目工作計劃、項目時間表、項目任務(wù)分解表等。3.項目執(zhí)行文檔：包括項目進度報告、項目質(zhì)量報告、項目成本報表、項目風險報告等。4.項目變更文檔：包括項目變更申請、項目變更評估報告、項目變更審批文件、項目變更實施記錄等。5.項目驗收文檔：包括項目驗收申請、項目驗收計劃、項目驗收報告等。6.其他文檔：包括項目會議紀要、項目溝通記錄、項目培訓資料等。（二）項目文檔格式與規(guī)范1.文檔格式：項目文檔應(yīng)采用統(tǒng)一的格式，如Word、Excel、PPT等，確保文檔的規(guī)范性和可讀性。2.文檔編號：為便于項目文檔的管理和查詢，對項目文檔進行編號。編號規(guī)則應(yīng)統(tǒng)一、規(guī)范，能夠清晰反映文檔的類別、項目名稱、版本號等信息。3.文檔內(nèi)容規(guī)范：項目文檔內(nèi)容應(yīng)準確、完整、清晰，語言表達應(yīng)簡潔明了。文檔中應(yīng)包含必要的圖表、數(shù)據(jù)、說明等信息，確保文檔能夠充分反映項目的實際情況。（三）項目文檔存儲與保管1.存儲方式：項目文檔應(yīng)存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，建立項目文檔文件夾，按照項目文檔分類進行存儲。同時，定期對項目文檔進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.保管期限：根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定，明確項目文檔的保管期限。一般情況下，項目文檔的保管期限為項目結(jié)束后[X]年。3.查閱權(quán)限：嚴格控制項目文檔的查閱權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱項目文檔。查閱項目文檔時，應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)相關(guān)負責人審批后，方可查閱。五、項目跟蹤管理考核與激勵（一）考核指標1.項目進度指標：考核項目是否按時完成，包括項目各階段任務(wù)的實際完成時間與計劃時間的對比情況。2.項目質(zhì)量指標：考核項目交付成果的質(zhì)量是否符合要求，包括項目質(zhì)量檢驗報告、客戶滿意度等指標。3.項目成本指標：考核項目實際成本是否控制在預算范圍內(nèi)，包括項目成本核算報表、成本偏差分析等指標。4.項目風險指標：考核項目風險管理的效果，包括項目風險識別、評估、應(yīng)對措施的有效性等指標。5.項目溝通指標：考核項目溝通管理的情況，包括項目溝通渠道是否暢通、溝通頻率是否合理、溝通效果是否良好等指標。（二）考核方式1.定期考核：每月或每季度對項目跟蹤管理情況進行定期考核，由項目經(jīng)理提交項目跟蹤管理報告，匯報項目進展情況、存在的問題及改進措施等。相關(guān)部門根據(jù)考核指標對項目進行評分。2.項目結(jié)束考核：項目結(jié)束后，對項目跟蹤管理情況進行全面考核?？己藘?nèi)容包括項目進度、質(zhì)量、成本、風險、溝通等方面的完成情況。由項目發(fā)起人組織相關(guān)部門對項目進行綜合評價，出具項目考核報告。（三）激勵措施1.績效獎勵：根據(jù)項目跟蹤管理考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的項目團隊和個人給予績效獎勵?？冃И剟羁梢园í劷?、榮譽證書等形式。2.晉升機會：將項目跟蹤管理考核結(jié)果作為員工晉升的重要依據(jù)之一。對于在項目跟蹤管