會(huì)議室空閑管理制度

會(huì)議室空閑管理制度?一、總則（一）目的為了規(guī)范公司會(huì)議室的使用，提高會(huì)議室的使用效率，確保公司各項(xiàng)會(huì)議及活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有會(huì)議室，包括但不限于大會(huì)議室、中會(huì)議室、小會(huì)議室等。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司會(huì)議室由行政部門(mén)統(tǒng)一管理和調(diào)配，確保資源的合理利用。2.先申請(qǐng)先使用原則：根據(jù)申請(qǐng)時(shí)間先后順序安排會(huì)議室使用，特殊情況除外。3.高效利用原則：鼓勵(lì)充分利用會(huì)議室資源，避免資源閑置浪費(fèi)，提高使用效率。二、會(huì)議室使用申請(qǐng)（一）申請(qǐng)方式1.線上申請(qǐng)：?jiǎn)T工可通過(guò)公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)的會(huì)議室預(yù)約模塊進(jìn)行申請(qǐng)，填寫(xiě)申請(qǐng)日期、時(shí)間段、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議主題等信息。2.線下申請(qǐng)：?jiǎn)T工也可填寫(xiě)紙質(zhì)的會(huì)議室使用申請(qǐng)表，提交至行政部門(mén)進(jìn)行申請(qǐng)。（二）申請(qǐng)時(shí)間1.常規(guī)申請(qǐng)：需提前[x]個(gè)工作日提交申請(qǐng)，以便行政部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)籌安排。2.緊急申請(qǐng)：對(duì)于緊急會(huì)議，申請(qǐng)人應(yīng)盡量提前[x]小時(shí)通知行政部門(mén)，行政部門(mén)將根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行協(xié)調(diào)安排。（三）申請(qǐng)信息填寫(xiě)要求1.會(huì)議主題：應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，準(zhǔn)確概括會(huì)議主要內(nèi)容。2.參會(huì)人數(shù)：如實(shí)填寫(xiě)預(yù)計(jì)參會(huì)人數(shù)，以便合理安排會(huì)議室。3.會(huì)議時(shí)間：精確到具體的開(kāi)始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間，避免與其他會(huì)議沖突。4.特殊需求：如有特殊設(shè)備要求（如投影儀、音響設(shè)備等）、茶歇需求等，應(yīng)在申請(qǐng)表中注明。三、會(huì)議室安排與調(diào)配（一）行政部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)接收會(huì)議室使用申請(qǐng)，根據(jù)申請(qǐng)信息進(jìn)行初步審核和安排。2.定期更新會(huì)議室使用情況表，實(shí)時(shí)掌握會(huì)議室的空閑狀態(tài)。3.根據(jù)會(huì)議重要性、參會(huì)人數(shù)等因素，合理調(diào)配會(huì)議室資源，確保滿足公司各項(xiàng)會(huì)議及活動(dòng)需求。4.對(duì)于申請(qǐng)沖突的情況，及時(shí)與申請(qǐng)人溝通協(xié)調(diào)，協(xié)商解決方案。（二）會(huì)議室安排依據(jù)1.會(huì)議的重要性和級(jí)別：重要會(huì)議、高層會(huì)議優(yōu)先安排較大的會(huì)議室。2.參會(huì)人數(shù)：根據(jù)參會(huì)人數(shù)選擇合適大小的會(huì)議室，避免會(huì)議室過(guò)大或過(guò)小造成資源浪費(fèi)或擁擠。3.會(huì)議時(shí)間：盡量避免會(huì)議時(shí)間沖突，確保會(huì)議室的高效利用。4.會(huì)議室設(shè)備設(shè)施狀況：根據(jù)會(huì)議需求，優(yōu)先安排設(shè)備設(shè)施齊全、運(yùn)行良好的會(huì)議室。（三）臨時(shí)調(diào)整1.在會(huì)議開(kāi)始前[x]小時(shí)內(nèi)，因特殊情況需要調(diào)整會(huì)議室的，申請(qǐng)人應(yīng)及時(shí)通知行政部門(mén)。行政部門(mén)將根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行協(xié)調(diào)安排，并及時(shí)通知相關(guān)人員。2.如遇公司重大活動(dòng)或緊急會(huì)議，行政部門(mén)有權(quán)臨時(shí)調(diào)整已安排的會(huì)議室，相關(guān)部門(mén)和人員應(yīng)積極配合。四、會(huì)議室使用規(guī)定（一）使用時(shí)間1.申請(qǐng)人應(yīng)嚴(yán)格按照申請(qǐng)時(shí)間使用會(huì)議室，不得提前進(jìn)入或延遲結(jié)束。如有特殊情況需要延長(zhǎng)使用時(shí)間，應(yīng)提前向行政部門(mén)申請(qǐng)，經(jīng)同意后方可延長(zhǎng)。2.如未按時(shí)使用會(huì)議室，且未提前通知行政部門(mén)取消申請(qǐng)的，視為違約一次。連續(xù)違約[x]次以上的，將限制其一段時(shí)間內(nèi)的會(huì)議室申請(qǐng)資格。（二）使用人數(shù)1.會(huì)議室使用人數(shù)應(yīng)嚴(yán)格控制在申請(qǐng)人數(shù)范圍內(nèi)，不得超員使用。如因特殊情況需要增加參會(huì)人數(shù)，應(yīng)提前向行政部門(mén)申請(qǐng)，經(jīng)同意后方可增加。2.超員使用會(huì)議室可能導(dǎo)致會(huì)議場(chǎng)地?fù)頂D，影響會(huì)議效果，同時(shí)也存在安全隱患，因此應(yīng)嚴(yán)格遵守規(guī)定。（三）衛(wèi)生保持1.使用會(huì)議室后，參會(huì)人員應(yīng)自覺(jué)保持會(huì)議室整潔，將會(huì)議產(chǎn)生的垃圾帶走，桌椅擺放整齊。2.如需使用會(huì)議室提供的茶具等物品，使用后應(yīng)清理干凈并歸位。對(duì)于故意損壞或弄臟會(huì)議室設(shè)施設(shè)備的，應(yīng)照價(jià)賠償。（四）設(shè)備使用1.參會(huì)人員應(yīng)正確使用會(huì)議室配備的設(shè)備設(shè)施，如投影儀、音響設(shè)備、電腦等。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)通知行政部門(mén)安排維修。2.使用設(shè)備時(shí)應(yīng)按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，不得隨意拆卸、更改設(shè)備設(shè)置。因人為原因造成設(shè)備損壞的，應(yīng)照價(jià)賠償。3.如需使用外部設(shè)備接入會(huì)議室，應(yīng)提前告知行政部門(mén)，由行政部門(mén)安排專業(yè)人員進(jìn)行連接和調(diào)試，確保設(shè)備正常使用。（五）會(huì)議秩序1.參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，保持安靜，將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，不得在會(huì)議期間隨意走動(dòng)、大聲喧嘩。2.嚴(yán)禁在會(huì)議室吸煙、飲食，保持會(huì)議室空氣清新。3.對(duì)于違反會(huì)議秩序的行為，行政部門(mén)有權(quán)進(jìn)行制止，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰。五、會(huì)議室維護(hù)與管理（一）日常維護(hù)1.行政部門(mén)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行巡查，檢查設(shè)備設(shè)施是否正常運(yùn)行，桌椅、門(mén)窗等是否完好無(wú)損。2.發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)安排維修或更換，確保會(huì)議室隨時(shí)處于良好的使用狀態(tài)。3.定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清潔衛(wèi)生打掃，保持會(huì)議室整潔干凈。（二）設(shè)備管理1.建立會(huì)議室設(shè)備臺(tái)賬，詳細(xì)記錄設(shè)備的型號(hào)、數(shù)量、購(gòu)買(mǎi)時(shí)間、維修記錄等信息。2.對(duì)會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行定期保養(yǎng)和維護(hù)，延長(zhǎng)設(shè)備使用壽命。3.根據(jù)設(shè)備使用情況和性能狀況，適時(shí)更新設(shè)備，確保會(huì)議室設(shè)備設(shè)施能夠滿足公司發(fā)展需求。（三）鑰匙管理1.會(huì)議室鑰匙由行政部門(mén)統(tǒng)一保管，實(shí)行專人專管。2.如需借用會(huì)議室鑰匙，應(yīng)填寫(xiě)鑰匙借用申請(qǐng)表，經(jīng)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后領(lǐng)取。3.使用完畢后應(yīng)及時(shí)歸還鑰匙，不得私自留存或轉(zhuǎn)借他人。六、會(huì)議室費(fèi)用管理（一）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.公司會(huì)議室使用原則上不收取費(fèi)用，但因特殊活動(dòng)需要使用會(huì)議室并產(chǎn)生額外費(fèi)用（如場(chǎng)地布置、設(shè)備租賃等）的，費(fèi)用由活動(dòng)主辦部門(mén)承擔(dān)。2.對(duì)于外部單位借用公司會(huì)議室的，根據(jù)實(shí)際情況收取一定的場(chǎng)地使用費(fèi)用，收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)另行制定。（二）費(fèi)用報(bào)銷1.因特殊活動(dòng)產(chǎn)生的會(huì)議室費(fèi)用，由活動(dòng)主辦部門(mén)按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷制度進(jìn)行報(bào)銷。2.報(bào)銷時(shí)應(yīng)提供相關(guān)的發(fā)票、費(fèi)用明細(xì)清單等憑證，經(jīng)行政部門(mén)審核后報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)審批報(bào)銷。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議室使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督，檢查申請(qǐng)人是否按照規(guī)定使用會(huì)議室。2.設(shè)立意見(jiàn)箱，接受員工對(duì)會(huì)議室使用管理的意見(jiàn)和建議，對(duì)于反映的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理和反饋。3.定期對(duì)會(huì)議室使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，總結(jié)存在的問(wèn)題，不斷完善管理制度。（二）考核辦法1.將會(huì)議室使用管理情況納入部門(mén)和個(gè)人績(jī)效考核體系，對(duì)于遵守規(guī)定、使用效率高的部門(mén)和個(gè)人給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)于違反會(huì)議室使用規(guī)定的部門(mén)和個(gè)人，視情節(jié)輕重給予