銀保監(jiān)會(huì)檔案管理制度

銀保監(jiān)會(huì)檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)中國(guó)銀保監(jiān)會(huì)（以下簡(jiǎn)稱"銀保監(jiān)會(huì)"）檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定，結(jié)合銀保監(jiān)會(huì)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于銀保監(jiān)會(huì)機(jī)關(guān)及各派出機(jī)構(gòu)、直屬事業(yè)單位（以下統(tǒng)稱"各單位"）的檔案管理工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則銀保監(jiān)會(huì)辦公廳負(fù)責(zé)全系統(tǒng)檔案工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，各單位辦公室負(fù)責(zé)本單位檔案工作的具體組織和實(shí)施，接受上級(jí)檔案部門(mén)的監(jiān)督和指導(dǎo)。2.集中管理原則各單位應(yīng)設(shè)立綜合檔案室，集中保管本單位在工作中形成的各類(lèi)檔案，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.確保安全原則采取有效措施，保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案信息化水平，為檔案的查閱、利用提供便利條件，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。二、檔案管理體制與職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)1.銀保監(jiān)會(huì)辦公廳檔案處負(fù)責(zé)全系統(tǒng)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，制定檔案管理制度和工作規(guī)范，負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)檔案的集中管理。2.各單位辦公室檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)本單位檔案工作的具體組織實(shí)施，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作，接受銀保監(jiān)會(huì)辦公廳檔案處的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案工作的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)流程，遵守檔案管理工作紀(jì)律。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等，確保檔案的有序存放。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，如檔案損壞、丟失等，采取有效措施保障檔案安全。4.根據(jù)檔案的保管期限和鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案存毀意見(jiàn)，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施。5.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，及時(shí)登記和催還檔案，確保檔案的正常流轉(zhuǎn)。6.積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案信息的錄入、存儲(chǔ)、檢索和利用等工作，提高檔案管理的效率和水平。7.開(kāi)展檔案編研工作，對(duì)檔案資料進(jìn)行整理、分析和研究，編寫(xiě)檔案參考資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)。8.參與檔案管理工作的培訓(xùn)和宣傳，提高全體工作人員的檔案意識(shí)和檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.上級(jí)文件包括黨中央、國(guó)務(wù)院、上級(jí)監(jiān)管部門(mén)等下發(fā)的各類(lèi)文件、通知、指示等。2.本機(jī)關(guān)文件銀保監(jiān)會(huì)機(jī)關(guān)及各單位制發(fā)的各類(lèi)文件、報(bào)告、紀(jì)要、函件等。3.會(huì)議文件各類(lèi)會(huì)議的通知、議程、報(bào)告、決議、記錄等材料。4.監(jiān)管業(yè)務(wù)檔案包括銀行業(yè)、保險(xiǎn)業(yè)監(jiān)管工作中形成的各類(lèi)檔案，如機(jī)構(gòu)設(shè)立、變更、終止審批檔案，現(xiàn)場(chǎng)檢查、非現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)管檔案，行政處罰檔案等。5.人事檔案干部職工的履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資、黨團(tuán)關(guān)系等檔案材料。6.財(cái)務(wù)檔案財(cái)務(wù)預(yù)決算、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等檔案材料。7.基建檔案基本建設(shè)項(xiàng)目從項(xiàng)目立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收全過(guò)程形成的各類(lèi)文件、圖紙、資料等。8.設(shè)備檔案購(gòu)置、安裝、調(diào)試、維護(hù)設(shè)備過(guò)程中形成的文件、資料、圖紙、說(shuō)明書(shū)等。9.聲像檔案照片、錄音、錄像等反映單位工作和活動(dòng)的資料。10.電子檔案各類(lèi)電子文件、數(shù)據(jù)、圖表等。（二）檔案收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時(shí)將本部門(mén)形成的文件材料收集齊全、完整，定期移交本單位檔案管理部門(mén)。2.對(duì)重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案，相關(guān)部門(mén)應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)整理，向檔案管理部門(mén)移交。3.接收檔案時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量，對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)退回形成部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（三）檔案整理1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案分類(lèi)方案，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)，包括年度分類(lèi)法、組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法、問(wèn)題分類(lèi)法等，根據(jù)實(shí)際情況選擇合適的分類(lèi)方法。3.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄，包括檔號(hào)、文號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目，確保檔案目錄準(zhǔn)確、清晰。4.對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)，對(duì)字跡模糊或易退變的檔案進(jìn)行復(fù)制，以保證檔案的原始面貌和信息安全。5.將整理好的檔案裝訂成冊(cè)，裝入檔案盒，在檔案盒上標(biāo)明檔號(hào)、年度、保管期限等信息，按照分類(lèi)順序上架排列，便于查找和利用。四、檔案的保管（一）檔案保管場(chǎng)所1.各單位應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的綜合檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光、防高溫等適宜檔案保管的條件。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、防火保險(xiǎn)柜、溫濕度計(jì)、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥品等。（二）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限一般分為30年、10年。2.確定檔案保管期限的原則：反映銀保監(jiān)會(huì)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本單位工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。反映本單位一般工作活動(dòng)，在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)銀保監(jiān)會(huì)工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。其中，重要的檔案列為30年保管，一般的檔案列為10年保管。（三）檔案保管措施1.建立檔案保管賬目，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，做到賬物相符。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，采用磁帶、光盤(pán)、硬盤(pán)等多種存儲(chǔ)介質(zhì)，異地存放，確保電子檔案的安全。4.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。對(duì)借出的檔案要及時(shí)催還，確保檔案按時(shí)歸還。5.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)，確保檔案保管場(chǎng)所和檔案實(shí)體的安全。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）檔案鑒定組織各單位應(yīng)成立檔案鑒定工作小組，由辦公室負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門(mén)代表等為成員，負(fù)責(zé)對(duì)本單位保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定。（二）檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.對(duì)保管期滿的檔案，應(yīng)根據(jù)其歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等情況進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.凡在經(jīng)濟(jì)建設(shè)、文化建設(shè)、科學(xué)研究等方面具有重要憑證和參考價(jià)值的檔案，應(yīng)予以留存；對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，可予以銷(xiāo)毀。3.涉及銀保監(jiān)會(huì)重要業(yè)務(wù)、重大決策、機(jī)密事項(xiàng)等的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（三）檔案鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行清理，編制檔案鑒定清冊(cè)，列出檔案的檔號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，提交檔案鑒定工作小組進(jìn)行鑒定。2.檔案鑒定工作小組對(duì)檔案鑒定清冊(cè)進(jìn)行逐份審查，根據(jù)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，提出檔案存毀意見(jiàn)。3.對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案，檔案鑒定工作小組應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷(xiāo)毀。（四）檔案銷(xiāo)毀1.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方法，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。2.檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)安排監(jiān)銷(xiāo)人員在場(chǎng)監(jiān)督，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)對(duì)銷(xiāo)毀檔案的種類(lèi)、數(shù)量、時(shí)間等進(jìn)行詳細(xì)記錄，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。3.銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要資料。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱與借閱范圍1.本單位工作人員因工作需要，可查閱、借閱本單位保管的檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱銀保監(jiān)會(huì)檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）查閱與借閱手續(xù)1.本單位工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、檔號(hào)等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.外單位查閱檔案，應(yīng)提前向銀保監(jiān)會(huì)辦公廳提出書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明查閱目的、范圍、時(shí)間等，經(jīng)辦公廳負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，應(yīng)安排專(zhuān)人陪同，在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容。3.借閱檔案應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案名稱、檔號(hào)、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，確保檔案的安全和完整。（三）查閱與借閱登記檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案查閱、借閱登記制度，對(duì)查閱、借閱檔案的人員、時(shí)間、內(nèi)容、歸還情況等進(jìn)行詳細(xì)記錄，便于跟蹤管理。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫(xiě)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，如實(shí)反映檔案管理工作的基本情況，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）檔案移交1.各單位應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，定期向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交檔案。移交檔案時(shí)，應(yīng)編制檔案移交目錄，辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交目錄應(yīng)包括檔案的檔號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，確保移交檔案的準(zhǔn)確性和完整性。3.對(duì)已移交國(guó)家綜合檔案館的檔案，各單位檔案管理部門(mén)應(yīng)保留相關(guān)的移交憑證和目錄，以備查閱。八、檔案信息化建設(shè)（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立銀保監(jiān)會(huì)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化、自動(dòng)化，提高檔案管理的效率和水平。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索，方便檔案的查閱和利用，為銀保監(jiān)會(huì)各項(xiàng)工作提供快捷、準(zhǔn)確的檔案信息支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，包括檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲(chǔ)等工作，建立檔案數(shù)字化副本，實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線查詢和利用。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)開(kāi)發(fā)或選用適合銀保監(jiān)會(huì)檔案管理工作的信息系統(tǒng)，涵蓋檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的流程化、規(guī)范化和信息化。3.信息安全保障建立健全檔案信息化安全管理制度，采取數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證、訪問(wèn)控制、防火墻等安全技術(shù)措施，保障檔案信息的安全。（三）信息化建設(shè)實(shí)施1.制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃和實(shí)施方案，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施，確保信息化建設(shè)工作有序推進(jìn)。2.加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員的信息化技能和水平，培養(yǎng)既懂檔案業(yè)務(wù)又懂信息技術(shù)的復(fù)合型人才。3.加大檔案信息化建設(shè)投入，保障信息化建設(shè)所需的設(shè)備、軟件、網(wǎng)絡(luò)等資源，確保信息化建設(shè)工作順利開(kāi)展。九、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰（一）獎(jiǎng)勵(lì)