食堂外包費用管理制度

食堂外包費用管理制度?總則目的為了規(guī)范公司食堂外包費用的管理，確保公司食堂服務(wù)質(zhì)量，保障員工的飲食需求，同時合理控制費用支出，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司食堂外包服務(wù)的費用管理，包括食堂外包合同簽訂、費用核算、支付、監(jiān)督等相關(guān)事宜?；驹瓌t1.成本效益原則：在保證食堂服務(wù)質(zhì)量的前提下，合理控制外包費用，提高資金使用效益。2.公平公正原則：對待所有食堂外包商一視同仁，確保費用支付依據(jù)客觀、公正，避免歧視和不合理的差別待遇。3.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)財務(wù)制度，確保食堂外包費用管理合法合規(guī)。食堂外包商的選擇與合同管理外包商選擇1.招標(biāo)流程人力資源部會同相關(guān)部門（如行政部、財務(wù)部等）制定食堂外包商招標(biāo)方案，明確招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、流程、評分細則等。通過公司內(nèi)部公告、外部招標(biāo)平臺等渠道發(fā)布招標(biāo)信息，邀請符合條件的供應(yīng)商參與投標(biāo)。組織開標(biāo)、評標(biāo)會議，按照既定評分細則對各投標(biāo)商進行評審，確定中標(biāo)候選人。將中標(biāo)候選人名單提交公司管理層審批，確定最終的食堂外包商。2.選擇標(biāo)準(zhǔn)具有良好的商業(yè)信譽，無違法違規(guī)經(jīng)營記錄。具備專業(yè)的餐飲服務(wù)團隊和豐富的食堂管理經(jīng)驗。能夠提供優(yōu)質(zhì)、安全、衛(wèi)生的餐飲服務(wù)，滿足公司員工的飲食需求。具有合理的價格體系，能夠在保證服務(wù)質(zhì)量的前提下，提供具有競爭力的報價。合同簽訂1.合同條款明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、費用支付方式、結(jié)算周期、違約責(zé)任等。詳細規(guī)定食堂服務(wù)的質(zhì)量要求，如食品衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)、菜品質(zhì)量、服務(wù)態(tài)度等。約定費用調(diào)整機制，根據(jù)市場物價波動、服務(wù)質(zhì)量變化等因素，合理調(diào)整外包費用。制定合同變更、解除和終止的條件及程序。2.合同審批食堂外包合同草案由人力資源部負責(zé)起草，經(jīng)法務(wù)部門審核后，提交公司管理層審批。審批通過后，由公司法定代表人或授權(quán)代表與外包商簽訂正式合同。食堂外包費用核算費用構(gòu)成1.食材采購費用：包括主食、副食、調(diào)料、糧油等原材料的采購成本。2.人工費用：支付給食堂工作人員的工資、獎金、福利等。3.設(shè)備設(shè)施費用：食堂運營所需的設(shè)備購置、維修、保養(yǎng)費用，以及場地租賃費用。4.其他費用：水電費、清潔用品費、餐具損耗費等其他與食堂運營相關(guān)的費用。核算方法1.食材采購費用核算要求外包商提供詳細的食材采購清單，包括品種、數(shù)量、單價等信息。根據(jù)采購清單和市場價格波動情況，定期對食材采購費用進行核算。對于集中采購的食材，可以參考市場批發(fā)價進行核算；對于零散采購的食材，以實際采購發(fā)票金額為準(zhǔn)。建立食材采購價格監(jiān)控機制，定期收集市場同類食材價格信息，對比外包商采購價格，確保采購成本合理。2.人工費用核算根據(jù)外包合同約定的人員編制和工資標(biāo)準(zhǔn)，核算食堂工作人員的人工費用。要求外包商提供員工考勤記錄、工資發(fā)放明細等資料，作為人工費用核算的依據(jù)。對于加班費用、獎金等其他人工成本支出，按照合同約定和實際發(fā)生情況進行核算。3.設(shè)備設(shè)施費用核算對于食堂設(shè)備設(shè)施的購置費用，按照實際采購發(fā)票金額進行核算，并按照固定資產(chǎn)折舊政策進行折舊計提。設(shè)備維修、保養(yǎng)費用根據(jù)實際發(fā)生的維修發(fā)票和保養(yǎng)合同進行核算。場地租賃費用按照租賃合同約定的租金標(biāo)準(zhǔn)和支付周期進行核算。4.其他費用核算水電費根據(jù)實際使用量和繳費發(fā)票進行核算。清潔用品費、餐具損耗費等其他費用按照實際發(fā)生金額進行核算。費用結(jié)算1.結(jié)算周期根據(jù)外包合同約定，明確費用結(jié)算周期，一般為每月或每季度結(jié)算一次。2.結(jié)算流程每月或每季度末，外包商向公司提交費用結(jié)算申請，附上詳細的費用清單和相關(guān)證明材料。人力資源部會同財務(wù)部對結(jié)算申請進行審核，核實費用明細和金額的準(zhǔn)確性。審核通過后，財務(wù)部按照合同約定的支付方式進行費用支付。對于不符合合同約定或?qū)徍瞬煌ㄟ^的費用，及時與外包商溝通并要求其進行調(diào)整。費用支付管理支付流程1.申請：外包商按照合同約定的結(jié)算周期提交費用結(jié)算申請，經(jīng)食堂管理部門負責(zé)人審核簽字后，提交至人力資源部。2.審核：人力資源部對費用結(jié)算申請進行初審，核實服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、費用明細等是否符合合同約定。初審?fù)ㄟ^后，將申請?zhí)峤恢霖攧?wù)部。3.復(fù)核：財務(wù)部對費用結(jié)算申請進行復(fù)核，重點審核費用金額的準(zhǔn)確性、發(fā)票的真實性和合規(guī)性等。復(fù)核無誤后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.審批：公司分管領(lǐng)導(dǎo)對費用結(jié)算申請進行審批，簽字確認后交財務(wù)部安排支付。5.支付：財務(wù)部根據(jù)審批結(jié)果，按照合同約定的支付方式，將食堂外包費用支付給外包商。支付方式1.銀行轉(zhuǎn)賬：原則上采用銀行轉(zhuǎn)賬方式支付食堂外包費用，確保支付信息準(zhǔn)確無誤。2.支票支付：在特殊情況下，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以使用支票支付，但需嚴(yán)格控制支票的開具、領(lǐng)用和使用流程，確保資金安全。支付記錄與檔案管理1.財務(wù)部應(yīng)建立完善的食堂外包費用支付記錄，詳細記錄每筆支付的日期、金額、支付對象、支付方式等信息。2.費用支付相關(guān)的合同、結(jié)算申請、發(fā)票、審批文件等資料應(yīng)妥善保管，建立電子和紙質(zhì)檔案，以備查詢和審計。費用監(jiān)督與控制內(nèi)部監(jiān)督1.定期檢查人力資源部會同行政部等相關(guān)部門定期對食堂外包服務(wù)質(zhì)量進行檢查，包括食品衛(wèi)生、菜品質(zhì)量、服務(wù)態(tài)度等方面。檢查結(jié)果作為費用支付和合同續(xù)簽的重要依據(jù)。財務(wù)部定期對食堂外包費用進行內(nèi)部審計，審查費用核算的準(zhǔn)確性、支付流程的合規(guī)性等，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.員工反饋設(shè)立員工意見箱或通過其他渠道收集員工對食堂服務(wù)的意見和建議，及時反饋給外包商并督促其改進。對于員工反映強烈的問題，視情況扣減外包費用或采取其他措施。外部監(jiān)督1.食品衛(wèi)生監(jiān)督配合當(dāng)?shù)厥称匪幤繁O(jiān)督管理部門的監(jiān)督檢查，確保食堂食品衛(wèi)生安全符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。對于違反食品衛(wèi)生規(guī)定的行為，按照合同約定追究外包商的責(zé)任，并視情節(jié)輕重扣減費用。2.價格監(jiān)督關(guān)注市場物價波動情況，定期收集同類食堂的外包費用信息，對比本公司食堂外包費用水平，確保費用合理。如發(fā)現(xiàn)外包商收費過高或不合理，及時與其協(xié)商調(diào)整費用標(biāo)準(zhǔn)。費用調(diào)整調(diào)整條件1.市場物價變動：當(dāng)主要食材價格波動超過一定比例（如[X]%），且持續(xù)時間較長，影響到食堂外包成本時，可以考慮調(diào)整費用。2.服務(wù)質(zhì)量變化：如外包商服務(wù)質(zhì)量明顯下降，經(jīng)多次溝通仍未改善，或出現(xiàn)嚴(yán)重違反合同約定的情況，公司有權(quán)根據(jù)實際情況調(diào)整費用。3.其他因素：因政策法規(guī)調(diào)整、不可抗力等其他因素導(dǎo)致食堂運營成本大幅增加時，可協(xié)商調(diào)整外包費用。調(diào)整程序1.提出申請：由外包商或公司相關(guān)部門（如人力資源部、財務(wù)部等）根據(jù)費用調(diào)整條件，提出費用調(diào)整申請，詳細說明調(diào)整原因、調(diào)整幅度及調(diào)整依據(jù)等。2.審核評估：人力資源部會同財務(wù)部、行政部等相關(guān)部門對費用調(diào)整申請進行審核評估，綜合考慮市場情況、服務(wù)質(zhì)量、成本變動等因素，提出審核意見。3.協(xié)商談判：與外包商就費用調(diào)整事宜進行協(xié)商談判，達成一致意見后，簽訂費用調(diào)整補充協(xié)議。4.審批執(zhí)行：費用調(diào)整補充協(xié)議經(jīng)公司管理層審批通過后生效，財務(wù)部按照新的費用標(biāo)準(zhǔn)進行費用結(jié)算和支付。違約責(zé)任與爭議解決違約責(zé)任1.外包商如未按照合同約定提供服務(wù)，包括但不限于食品衛(wèi)生不達標(biāo)、菜品質(zhì)量不符合要求、服務(wù)態(tài)度惡劣等，公司有權(quán)按照合同約定扣減費用，并要求外包商限期整改。如整改后仍不符合要求，公司有權(quán)解除合同，并追究外包商的違約責(zé)任。2.公司如未按照合同約定及時支付費用，應(yīng)按照合同約定承擔(dān)逾期付款違約金。同時，外包商有權(quán)暫停服務(wù)，直至公司支付費用及違約金。爭議解決1.雙方在履行合同過程中如發(fā)生爭議，應(yīng)首先通過友好協(xié)商解決。協(xié)商不成的，可以向合同簽訂地的人