餐飲合同管理制度總結

餐飲合同管理制度總結?一、總則1.目的為加強公司餐飲合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，維護公司合法權益，降低經營風險，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司與餐飲供應商、餐飲服務提供商等簽訂的各類餐飲相關合同，包括但不限于食材采購合同、餐飲服務外包合同、餐具租賃合同等。3.基本原則合法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行應符合國家法律法規(guī)及相關政策的要求。平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上協(xié)商一致，簽訂合同。公平公正原則：合同條款應公平合理，保障雙方的合法權益。誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，嚴格履行合同約定的義務。二、合同簽訂管理1.合同簽訂流程合同立項：使用部門根據實際需求提出餐飲合同立項申請，明確合同標的、金額、期限、質量標準等主要內容。合同起草：由采購部門或相關業(yè)務部門負責起草合同文本。合同文本應明確雙方的權利義務、違約責任、爭議解決方式等條款。在起草過程中，應參考公司的標準合同模板，并結合具體業(yè)務情況進行修訂。合同審核：合同文本起草完成后，提交至法務部門進行合法性審核。法務部門重點審核合同條款是否符合法律法規(guī)要求，是否存在法律風險。同時，提交至財務部門進行財務條款審核，確保合同涉及的費用支付、結算方式等符合公司財務規(guī)定。此外，相關業(yè)務部門應從業(yè)務角度對合同條款進行審核，提出修改意見。合同審批：經法務、財務及相關業(yè)務部門審核通過的合同，按照公司的審批流程提交審批。審批流程應明確各級審批人員的職責和權限，確保合同經過充分的審批。審批通過后，方可簽訂合同。合同簽訂：合同由法定代表人或其授權代表簽訂。簽訂合同時，應確保合同文本與審批通過的版本一致，并加蓋公司公章或合同專用章。2.合同簽訂注意事項主體資格審查：在簽訂合同前，應審查對方的主體資格，包括營業(yè)執(zhí)照、食品經營許可證等相關資質證書，確保對方具有合法的經營資格。條款明確性：合同條款應清晰、明確，避免模糊不清或歧義性的表述。對于合同標的、數(shù)量、質量、價格、付款方式、交貨時間、違約責任等重要條款，應詳細約定，確保雙方的權利義務明確。風險防范條款：合同中應約定風險防范條款，如不可抗力條款、保密條款、爭議解決條款等。不可抗力條款應明確不可抗力的范圍、通知義務、責任免除等內容；保密條款應明確雙方的保密義務和違約責任；爭議解決條款應明確爭議解決的方式，如協(xié)商、仲裁或訴訟等。合同附件：對于一些需要詳細說明的內容，可作為合同附件附在合同后面。合同附件應與合同正文具有同等法律效力，雙方應在合同中明確約定附件的內容和效力。三、合同履行管理1.合同執(zhí)行跟蹤合同簽訂后，采購部門或相關業(yè)務部門應建立合同執(zhí)行跟蹤臺賬，對合同的履行情況進行實時跟蹤。跟蹤內容包括合同標的的交付時間、數(shù)量、質量、付款情況等。定期與對方溝通合同履行情況，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。如發(fā)現(xiàn)對方存在違約行為，應及時采取措施，要求對方承擔違約責任。2.交付與驗收管理交付管理：餐飲供應商應按照合同約定的時間、地點、方式交付合同標的。交付時，應提供相關的證明文件，如送貨單、發(fā)票等。驗收管理：公司應按照合同約定的質量標準對交付的餐飲產品或服務進行驗收。驗收合格后，出具驗收報告。如發(fā)現(xiàn)質量問題，應及時通知對方進行整改或退換貨。對于不合格的產品或服務，公司有權拒絕接收，并要求對方承擔違約責任。3.付款管理財務部門應根據合同約定的付款方式和時間，及時安排付款。付款前，應審核相關的發(fā)票、驗收報告等文件，確保付款依據充分。對于預付款項，應嚴格按照合同約定的條件和比例支付，避免預付款風險。在支付過程中，應注意防范資金風險，確保資金安全。四、合同變更管理1.變更情形在合同履行過程中，如因不可抗力、政策調整、市場變化等原因需要變更合同內容的，合同雙方應協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應明確變更的內容、時間、雙方的權利義務等條款，作為原合同的補充協(xié)議，與原合同具有同等法律效力。2.變更流程變更申請：合同變更由使用部門或相關業(yè)務部門提出申請，說明變更的原因、內容及對合同履行的影響。變更審核：變更申請?zhí)峤缓螅刹少彶块T、法務部門、財務部門等相關部門進行審核。審核內容包括變更的必要性、合法性、對公司權益的影響等。變更審批：經審核通過的變更申請，按照公司的審批流程提交審批。審批通過后，方可簽訂變更協(xié)議。變更協(xié)議簽訂：變更協(xié)議由雙方授權代表簽訂，并加蓋公司公章或合同專用章。簽訂后，應及時將變更協(xié)議送達相關部門，確保各方知曉變更內容。五、合同終止管理1.終止情形合同期滿，雙方未續(xù)簽合同的，合同自動終止。合同履行過程中，如因一方違約、不可抗力等原因導致合同無法繼續(xù)履行的，另一方有權解除合同。合同雙方協(xié)商一致，同意提前終止合同的，合同終止。2.終止流程終止通知：合同終止時，由提出終止的一方以書面形式通知對方。通知內容應包括合同終止的原因、時間、雙方的權利義務等。結算與清理：合同終止后，雙方應按照合同約定進行結算和清理。財務部門負責核對款項支付情況，確保雙方的經濟往來清晰。相關業(yè)務部門負責清理合同履行過程中的文件、資料等，妥善保管。終止協(xié)議簽訂：如因合同期滿、協(xié)商一致等原因終止合同的，雙方應簽訂終止協(xié)議。終止協(xié)議應明確合同終止的原因、時間、雙方的權利義務、結算方式等條款。六、合同檔案管理1.檔案收集合同簽訂后，采購部門或相關業(yè)務部門應及時將合同文本及相關附件、審批文件、變更協(xié)議、終止協(xié)議等資料收集齊全，移交至公司檔案管理部門。檔案管理部門應建立合同檔案臺賬，對合同檔案進行登記和編號，確保檔案的完整性和準確性。2.檔案保管合同檔案應妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的檔案柜中。檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和整理，確保檔案的質量。對于電子合同檔案，應進行備份，并存儲在安全的存儲設備中。同時，應建立電子檔案的檢索和查閱制度，方便查詢和使用。3.檔案查閱因工作需要查閱合同檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應嚴格按照查閱申請表的內容提供檔案資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱日期、查閱人、查閱內容等信息。查閱人員不得擅自復印、拍照、涂改合同檔案資料。如需復印或拍照，應經檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。七、合同糾紛處理1.糾紛預防在合同簽訂和履行過程中，應加強溝通與協(xié)調，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，避免糾紛的發(fā)生。定期對合同履行情況進行總結和分析，查找存在的問題和風險，采取有效措施加以防范。2.糾紛處理流程糾紛發(fā)生：當合同糾紛發(fā)生時，相關業(yè)務部門應及時向公司報告，并提供詳細的糾紛情況說明。糾紛調查：公司成立糾紛處理小組，對糾紛情況進行調查核實。調查內容包括合同條款、履行情況、雙方的溝通記錄等。糾紛協(xié)商：根據調查結果，糾紛處理小組組織雙方進行協(xié)商，尋求解決方案。協(xié)商過程中，應遵循平等、自愿、公平的原則，充分聽取雙方的意見和訴求。糾紛仲裁或訴訟：如協(xié)商無法解決糾紛，可根據合同約定的爭議解決方式，申請仲裁或提起訴訟。在仲裁或訴訟過程中，公司應積極配合，提供相關證據和資料，維護公司的合法權益。3.糾紛處理責任