公司洽談區(qū)管理制度

公司洽談區(qū)管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司洽談區(qū)的使用與管理，確保洽談區(qū)環(huán)境整潔、秩序良好，為公司內部會議、商務洽談、客戶接待等活動提供舒適、高效的場所，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有洽談區(qū)，包括但不限于各樓層的專用洽談室、公共區(qū)域設置的臨時洽談點等。（三）管理原則1.安全第一：確保洽談區(qū)內人員的人身安全和公司財產安全，消除各類安全隱患。2.規(guī)范有序：對洽談區(qū)的使用流程、環(huán)境維護、設施管理等進行標準化、規(guī)范化管理。3.高效利用：提高洽談區(qū)的使用效率，避免資源浪費，滿足公司業(yè)務活動的需求。二、洽談區(qū)使用規(guī)定（一）預約制度1.公司員工因工作需要使用洽談區(qū)，應提前至少[x]小時通過公司內部辦公系統(tǒng)或指定的預約平臺進行預約。預約信息應包括使用時間、使用人數、洽談主題等。2.對于緊急會議或臨時洽談需求，若無法提前預約，應及時聯系行政部門說明情況，經行政部門協調安排后方可使用。3.多個部門或團隊同時申請使用同一洽談區(qū)時，行政部門將根據申請的先后順序和實際需求進行統(tǒng)籌安排。（二）使用時間1.洽談區(qū)的正常使用時間為公司正常工作日的辦公時間，如需在非辦公時間使用，需提前向行政部門提出申請，并經批準后方可使用。非辦公時間使用洽談區(qū)的，應遵守公司關于安全、能源管理等方面的相關規(guī)定。2.使用人應嚴格按照預約時間使用洽談區(qū)，不得擅自延長使用時間。如因特殊情況需要延長，應提前告知行政部門并獲得同意。未經批準超時使用的，行政部門將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。（三）使用人數1.各洽談區(qū)根據其面積和設施配備情況，規(guī)定了相應的最大使用人數。使用人應嚴格按照規(guī)定的人數使用洽談區(qū)，不得超員使用。2.如需臨時增加使用人數，應提前向行政部門申請，經行政部門評估洽談區(qū)承載能力后決定是否批準。超員使用可能影響洽談區(qū)的正常秩序和安全，同時也會對設施造成損壞，因此嚴禁超員使用洽談區(qū)。（四）使用用途1.洽談區(qū)主要用于公司內部會議、商務洽談、客戶接待等活動。使用人應確保使用用途符合公司規(guī)定，不得在洽談區(qū)內進行與工作無關的活動，如娛樂、聚餐等。2.在洽談區(qū)內進行商務洽談或客戶接待時，應保持專業(yè)、禮貌的態(tài)度，維護公司良好形象。禁止在洽談區(qū)內吸煙、亂扔垃圾、大聲喧嘩等不文明行為。三、洽談區(qū)環(huán)境維護（一）衛(wèi)生管理1.每次使用洽談區(qū)后，使用人應自覺清理洽談區(qū)內的垃圾，將垃圾放入指定的垃圾桶內。保持洽談桌面、地面、座椅等干凈整潔，不得在洽談區(qū)內遺留食物殘渣、文件紙張等雜物。2.行政部門應定期安排專人對洽談區(qū)進行全面清潔消毒，包括桌面擦拭、地面清掃、空氣通風等。清潔消毒工作應在非使用時間段進行，確保不影響正常工作。3.為保持洽談區(qū)的空氣清新，應保持通風良好。在使用空調時，應合理設置溫度，夏季溫度不得低于[x]攝氏度，冬季溫度不得高于[x]攝氏度。（二）物品擺放1.洽談區(qū)內的桌椅、茶具、綠植等物品應擺放整齊有序，不得隨意挪動或損壞。使用人在使用完畢后，應將桌椅歸位，茶具清洗干凈并擺放整齊。2.不得在洽談區(qū)內隨意張貼、懸掛物品，如需張貼宣傳資料或展示物品，應提前向行政部門申請，經批準后按照規(guī)定的方式進行張貼或展示。（三）噪音控制1.在洽談區(qū)內進行活動時，應盡量控制音量，避免產生過大噪音影響他人。特別是在休息時間或相鄰區(qū)域有重要會議、洽談時，更要注意保持安靜。2.禁止在洽談區(qū)內使用高音設備或進行大聲喧嘩、爭吵等行為。如有違反，行政部門將進行勸阻，情節(jié)嚴重的將禁止其使用洽談區(qū)。四、洽談區(qū)設施管理（一）設施配備1.行政部門應根據洽談區(qū)的功能需求，配備相應的設施設備，包括桌椅、會議桌、茶具、投影儀、音響設備、白板、綠植等。確保設施設備齊全、完好，能夠正常使用。2.定期對洽談區(qū)的設施設備進行檢查和維護，及時發(fā)現并解決設施設備存在的問題。對于損壞的設施設備，應及時報修，維修期間應設置明顯的警示標識，避免影響正常使用。（二）設備使用1.使用人在使用洽談區(qū)內的設施設備時，應嚴格按照操作規(guī)程進行操作，不得擅自拆卸、改裝設備。如因操作不當導致設備損壞的，使用人應承擔相應的賠償責任。2.使用投影儀、音響設備等電子設備時，應提前熟悉設備的使用方法，確保設備正常運行。使用完畢后，應及時關閉設備電源，整理好連接線等物品。3.白板使用后應及時擦拭干凈，保持板面清潔。如需使用白板筆書寫，應使用公司統(tǒng)一配備的白板筆，不得使用油性筆等其他筆類，以免損壞白板。（三）設施維護與報修1.行政部門應建立洽談區(qū)設施設備維護檔案，記錄設施設備的采購時間、維修情況、保養(yǎng)記錄等信息。定期對設施設備進行維護保養(yǎng)，確保設施設備的使用壽命和性能。2.使用人在使用過程中發(fā)現設施設備出現故障或損壞時，應及時向行政部門報修。行政部門接到報修后，應及時安排維修人員進行維修，并記錄維修情況。3.對于因自然損耗或正常使用導致的設施設備損壞，由公司負責維修；對于因使用人故意損壞或不當使用導致的設施設備損壞，使用人應按照市場價格進行賠償。五、洽談區(qū)安全管理（一）消防安全1.洽談區(qū)內應配備必要的消防設施設備，如滅火器、消火栓等，并確保其處于良好的備用狀態(tài)。嚴禁在洽談區(qū)內堆放易燃、易爆物品，禁止私拉亂接電線。2.使用人應熟悉洽談區(qū)內的消防設施設備位置和使用方法，掌握基本的消防安全知識和應急逃生技能。嚴禁在洽談區(qū)內吸煙或使用明火，如需使用電暖器、電水壺等加熱設備，應使用符合安全標準的產品，并在專人監(jiān)管下使用。3.定期組織消防安全檢查，及時消除火災隱患。行政部門應制定消防安全應急預案，并定期組織演練，提高員工的消防安全意識和應急處置能力。（二）用電安全1.洽談區(qū)內的電器設備應符合國家安全標準，不得使用老化、損壞的電器設備。使用電器設備時，應確保插頭插緊，不得過載使用插座。2.禁止在洽談區(qū)內私拉亂接電線，如需增加電器設備或改變用電線路，應提前向行政部門申請，經批準后由專業(yè)人員進行操作。3.離開洽談區(qū)時，應關閉所有電器設備電源，避免電器設備長時間待機造成能源浪費和安全隱患。（三）人員安全1.洽談區(qū)內的地面應保持干燥、清潔，不得有積水、油污等易滑倒的物質。通道應保持暢通無阻，不得堆放雜物。2.使用人在洽談區(qū)內活動時，應注意自身安全，避免碰撞、摔倒等意外事故發(fā)生。如需移動較重的桌椅或設備，應多人協作進行，防止因用力不當造成人員受傷。3.行政部門應在洽談區(qū)內設置明顯的安全警示標識，提醒員工注意安全事項。對于存在安全隱患的區(qū)域，應及時進行整改，確保人員安全。六、洽談區(qū)違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未按規(guī)定預約使用洽談區(qū)的。2.擅自延長使用時間或超員使用洽談區(qū)的。3.在洽談區(qū)內進行與工作無關活動或有不文明行為的。4.損壞洽談區(qū)設施設備或未按規(guī)定進行物品擺放、衛(wèi)生清理的。5.違反洽談區(qū)安全管理規(guī)定，如吸煙、私拉亂接電線、使用明火等。6.其他違反洽談區(qū)管理制度的行為。（二）處理措施1.對于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的，行政部門將給予口頭警告，并要求其立即整改。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)較重的，行政部門將視情況給予書面警告、限制使用洽談區(qū)[x]個月等處罰措施。同時，違規(guī)行為將記錄在員工個人檔案中，作為績效考核和晉升的參考依據。3.對于因違規(guī)行為給公司造成經濟損失的，違規(guī)責任人應按照公司規(guī)定進行賠償。4.對于嚴重違反洽談區(qū)管理制度，影響公司正常秩序或造成惡劣影響的，公司將給予相應的紀律處分，直至解除勞動合同。七、附則（一）解釋權本管理制度由公司行政部門負責解釋。如有未盡事宜或在執(zhí)