行政費(fèi)用管理制度通知

行政費(fèi)用管理制度通知?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政費(fèi)用管理，規(guī)范行政費(fèi)用支出行為，提高行政費(fèi)用使用效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的行政費(fèi)用管理。（三）基本原則1.預(yù)算控制原則行政費(fèi)用支出應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行，確保各項(xiàng)費(fèi)用支出在預(yù)算范圍內(nèi)。2.勤儉節(jié)約原則樹(shù)立節(jié)約意識(shí)，優(yōu)化資源配置，杜絕浪費(fèi)，降低行政費(fèi)用成本。3.合規(guī)性原則行政費(fèi)用支出必須符合國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保支出合法合規(guī)。4.效益性原則注重行政費(fèi)用支出的效益，以最小的投入獲取最大的產(chǎn)出，支持公司業(yè)務(wù)發(fā)展。二、行政費(fèi)用分類及定義（一）辦公費(fèi)用1.辦公用品包括文具、紙張、文件夾、筆記本、計(jì)算器、訂書(shū)機(jī)、膠水等日常辦公所需用品。2.辦公設(shè)備耗材如打印機(jī)墨盒、硒鼓、傳真機(jī)墨盒、復(fù)印機(jī)碳粉等。3.辦公家具辦公桌椅、文件柜、沙發(fā)、茶幾等。（二）通訊費(fèi)用1.固定電話費(fèi)用公司辦公場(chǎng)所使用的固定電話的月租費(fèi)、通話費(fèi)等。2.移動(dòng)通訊費(fèi)用員工因工作需要使用的手機(jī)話費(fèi)補(bǔ)貼，包括公司統(tǒng)一辦理的手機(jī)號(hào)碼和員工自行使用的手機(jī)號(hào)碼。（三）差旅費(fèi)1.交通費(fèi)用員工因公務(wù)出差乘坐飛機(jī)、火車(chē)、汽車(chē)、輪船等交通工具所發(fā)生的費(fèi)用。2.住宿費(fèi)用員工出差期間的住宿費(fèi)。3.餐飲補(bǔ)貼給予員工出差期間的餐飲費(fèi)用補(bǔ)貼。4.市內(nèi)交通費(fèi)用員工在出差地市內(nèi)因公務(wù)活動(dòng)發(fā)生的交通費(fèi)用，如出租車(chē)費(fèi)、公交車(chē)費(fèi)等。（四）會(huì)議費(fèi)用1.會(huì)議場(chǎng)地租賃費(fèi)用為召開(kāi)會(huì)議租賃場(chǎng)地所支付的費(fèi)用。2.會(huì)議設(shè)備租賃費(fèi)用如投影儀、音響設(shè)備、會(huì)議桌椅等租賃費(fèi)用。3.會(huì)議資料印刷費(fèi)用會(huì)議所需的文件、資料、報(bào)告等印刷費(fèi)用。4.會(huì)議餐飲費(fèi)用會(huì)議期間的茶歇、午餐、晚餐等餐飲費(fèi)用。（五）車(chē)輛費(fèi)用1.車(chē)輛購(gòu)置費(fèi)用公司購(gòu)買(mǎi)汽車(chē)等交通工具的費(fèi)用。2.車(chē)輛保險(xiǎn)費(fèi)用為公司車(chē)輛購(gòu)買(mǎi)的各類保險(xiǎn)費(fèi)用。3.車(chē)輛維修保養(yǎng)費(fèi)用車(chē)輛日常維修、保養(yǎng)、年檢等費(fèi)用。4.車(chē)輛燃油費(fèi)用車(chē)輛消耗的燃油費(fèi)用。5.車(chē)輛停車(chē)費(fèi)用車(chē)輛在公司辦公場(chǎng)所或外出期間的停車(chē)費(fèi)用。（六）業(yè)務(wù)招待費(fèi)用1.餐飲招待費(fèi)用因業(yè)務(wù)需要招待客戶、合作伙伴等發(fā)生的餐飲費(fèi)用。2.禮品費(fèi)用為招待客戶、合作伙伴等購(gòu)買(mǎi)的禮品費(fèi)用。3.娛樂(lè)活動(dòng)費(fèi)用為促進(jìn)業(yè)務(wù)合作開(kāi)展的娛樂(lè)活動(dòng)費(fèi)用，如觀看演出、打球、唱歌等。（七）其他行政費(fèi)用1.水電費(fèi)公司辦公場(chǎng)所的水電費(fèi)支出。2.物業(yè)管理費(fèi)支付給物業(yè)管理公司的辦公場(chǎng)所物業(yè)管理費(fèi)用。3.綠化費(fèi)公司辦公區(qū)域的綠化養(yǎng)護(hù)費(fèi)用。4.清潔衛(wèi)生費(fèi)辦公場(chǎng)所的清潔服務(wù)費(fèi)用。5.證照辦理費(fèi)用辦理公司各類證照、資質(zhì)等所需的費(fèi)用。6.審計(jì)費(fèi)用聘請(qǐng)外部審計(jì)機(jī)構(gòu)進(jìn)行審計(jì)所支付的費(fèi)用。7.咨詢費(fèi)用聘請(qǐng)外部咨詢機(jī)構(gòu)提供專業(yè)咨詢服務(wù)的費(fèi)用。三、行政費(fèi)用預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.每年末，各部門(mén)應(yīng)根據(jù)本部門(mén)下一年度的工作任務(wù)和業(yè)務(wù)需求，編制行政費(fèi)用預(yù)算草案，詳細(xì)列出各項(xiàng)費(fèi)用的預(yù)算金額及預(yù)算依據(jù)。2.行政部門(mén)負(fù)責(zé)匯總各部門(mén)的預(yù)算草案，結(jié)合公司整體發(fā)展戰(zhàn)略和財(cái)務(wù)狀況，對(duì)預(yù)算草案進(jìn)行審核和調(diào)整，形成公司年度行政費(fèi)用預(yù)算方案。3.公司年度行政費(fèi)用預(yù)算方案經(jīng)公司管理層審批后生效，并下達(dá)至各部門(mén)執(zhí)行。（二）預(yù)算執(zhí)行1.各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的行政費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行，確保各項(xiàng)費(fèi)用支出在預(yù)算范圍內(nèi)。如有特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)提前填寫(xiě)預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表，說(shuō)明調(diào)整原因、調(diào)整金額及調(diào)整后的預(yù)算安排，報(bào)行政部門(mén)審核，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后執(zhí)行。2.行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)行政費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，定期向公司管理層匯報(bào)預(yù)算執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。（三）預(yù)算調(diào)整1.當(dāng)出現(xiàn)以下情況時(shí)，可申請(qǐng)預(yù)算調(diào)整：國(guó)家政策法規(guī)發(fā)生重大變化，導(dǎo)致行政費(fèi)用支出標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生改變。公司業(yè)務(wù)范圍、經(jīng)營(yíng)規(guī)模、組織架構(gòu)等發(fā)生重大調(diào)整，影響行政費(fèi)用預(yù)算。不可抗力因素導(dǎo)致行政費(fèi)用支出增加。其他合理原因需要調(diào)整預(yù)算。2.預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)應(yīng)在預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中及時(shí)提出，經(jīng)行政部門(mén)審核，公司管理層批準(zhǔn)后進(jìn)行調(diào)整。調(diào)整后的預(yù)算應(yīng)作為后續(xù)預(yù)算執(zhí)行和考核的依據(jù)。四、行政費(fèi)用報(bào)銷管理（一）報(bào)銷流程1.費(fèi)用發(fā)生后，經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)票據(jù)，并按照公司財(cái)務(wù)制度的要求進(jìn)行整理、粘貼。2.經(jīng)辦人填寫(xiě)費(fèi)用報(bào)銷單，詳細(xì)注明費(fèi)用發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、事由、金額等信息，并簽字確認(rèn)。3.部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)費(fèi)用的真實(shí)性、合理性進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后報(bào)行政部門(mén)審核。4.行政部門(mén)對(duì)費(fèi)用的合規(guī)性、預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)審核。5.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)費(fèi)用的票據(jù)真實(shí)性、合法性、完整性以及報(bào)銷金額的準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后報(bào)公司管理層審批。6.公司管理層審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門(mén)按照公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定進(jìn)行報(bào)銷支付。（二）報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)1.辦公用品辦公用品應(yīng)按照實(shí)際需求采購(gòu)，優(yōu)先選擇性價(jià)比高的產(chǎn)品。對(duì)于金額較大的辦公用品采購(gòu)，應(yīng)通過(guò)招標(biāo)、比價(jià)等方式確定供應(yīng)商，確保采購(gòu)價(jià)格合理。2.通訊費(fèi)用固定電話費(fèi)用按照實(shí)際發(fā)生額報(bào)銷。移動(dòng)通訊費(fèi)用按照公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)給予補(bǔ)貼，具體補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)員工職級(jí)和工作需要確定。員工應(yīng)提供真實(shí)有效的通訊費(fèi)用發(fā)票，發(fā)票抬頭必須為公司名稱。3.差旅費(fèi)交通費(fèi)用：?jiǎn)T工應(yīng)根據(jù)公司規(guī)定的出差標(biāo)準(zhǔn)選擇合適的交通工具，乘坐飛機(jī)、火車(chē)等交通工具應(yīng)按照公司規(guī)定的艙位等級(jí)乘坐。如因特殊情況需要乘坐高于規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的交通工具，應(yīng)提前報(bào)公司管理層批準(zhǔn)。交通費(fèi)用按照實(shí)際發(fā)生額報(bào)銷，但不得超過(guò)公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。住宿費(fèi)用：根據(jù)出差地區(qū)的不同，設(shè)定不同的住宿標(biāo)準(zhǔn)。員工應(yīng)選擇符合公司標(biāo)準(zhǔn)的酒店住宿，并提供真實(shí)有效的住宿發(fā)票。住宿費(fèi)用按照實(shí)際發(fā)生額報(bào)銷，但不得超過(guò)公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。餐飲補(bǔ)貼：根據(jù)出差地區(qū)的不同，給予員工相應(yīng)的餐飲補(bǔ)貼。餐飲補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)按照公司規(guī)定執(zhí)行，員工無(wú)需提供餐飲發(fā)票。市內(nèi)交通費(fèi)用：?jiǎn)T工在出差地市內(nèi)因公務(wù)活動(dòng)發(fā)生的交通費(fèi)用，按照實(shí)際發(fā)生額報(bào)銷，但應(yīng)提供有效的交通票據(jù)。4.會(huì)議費(fèi)用會(huì)議場(chǎng)地租賃費(fèi)用、會(huì)議設(shè)備租賃費(fèi)用、會(huì)議資料印刷費(fèi)用等應(yīng)根據(jù)會(huì)議實(shí)際需求和市場(chǎng)價(jià)格進(jìn)行控制，確保費(fèi)用合理。會(huì)議餐飲費(fèi)用應(yīng)按照公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，嚴(yán)格控制會(huì)議餐飲的檔次和規(guī)模。5.車(chē)輛費(fèi)用車(chē)輛購(gòu)置費(fèi)用按照公司固定資產(chǎn)管理規(guī)定進(jìn)行審批和核算。車(chē)輛保險(xiǎn)費(fèi)用、車(chē)輛維修保養(yǎng)費(fèi)用、車(chē)輛燃油費(fèi)用、車(chē)輛停車(chē)費(fèi)用等按照實(shí)際發(fā)生額報(bào)銷，但應(yīng)嚴(yán)格控制費(fèi)用支出，確保車(chē)輛使用成本合理。6.業(yè)務(wù)招待費(fèi)用餐飲招待費(fèi)用應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需要合理安排，嚴(yán)格控制招待標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)模。招待費(fèi)用應(yīng)提供真實(shí)有效的餐飲發(fā)票，發(fā)票抬頭必須為公司名稱。禮品費(fèi)用應(yīng)按照公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和審批流程進(jìn)行購(gòu)買(mǎi)和報(bào)銷，禮品應(yīng)具有一定的實(shí)用性和紀(jì)念意義，不得購(gòu)買(mǎi)高檔奢侈品。娛樂(lè)活動(dòng)費(fèi)用應(yīng)嚴(yán)格控制，必須經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后方可發(fā)生。娛樂(lè)活動(dòng)費(fèi)用應(yīng)提供真實(shí)有效的發(fā)票，發(fā)票抬頭必須為公司名稱。7.其他行政費(fèi)用水電費(fèi)、物業(yè)管理費(fèi)、綠化費(fèi)、清潔衛(wèi)生費(fèi)等按照實(shí)際發(fā)生額報(bào)銷，應(yīng)提供有效的發(fā)票或繳費(fèi)憑證。證照辦理費(fèi)用、審計(jì)費(fèi)用、咨詢費(fèi)用等按照合同約定和實(shí)際發(fā)生額報(bào)銷，應(yīng)提供有效的發(fā)票和相關(guān)合同協(xié)議。（三）報(bào)銷票據(jù)要求1.報(bào)銷票據(jù)必須真實(shí)、合法、有效，不得使用虛假發(fā)票或偽造票據(jù)報(bào)銷。2.發(fā)票應(yīng)具備發(fā)票聯(lián)、發(fā)票專用章、開(kāi)票日期、購(gòu)買(mǎi)方名稱、銷售方名稱、商品或服務(wù)名稱、金額等要素，且發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際業(yè)務(wù)相符。3.對(duì)于無(wú)法取得發(fā)票的費(fèi)用支出，應(yīng)提供合法有效的收據(jù)或其他證明材料，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。4.報(bào)銷票據(jù)應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度的要求進(jìn)行粘貼和整理，確保票據(jù)清晰、整齊、便于審核。五、行政費(fèi)用審批管理（一）審批權(quán)限1.行政費(fèi)用支出在[x]元以下的，由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.行政費(fèi)用支出在[x]元至[x]元之間的，由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后報(bào)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。3.行政費(fèi)用支出在[x]元以上的，由部門(mén)負(fù)責(zé)人、行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后報(bào)公司管理層審批。（二）審批流程1.經(jīng)辦人填寫(xiě)費(fèi)用報(bào)銷單，按照審批權(quán)限依次提交審批。2.審批人應(yīng)認(rèn)真審核費(fèi)用的真實(shí)性、合理性、合規(guī)性，對(duì)不符合規(guī)定的費(fèi)用支出應(yīng)予以拒絕，并注明理由。3.對(duì)于審批通過(guò)的費(fèi)用報(bào)銷單，審批人應(yīng)簽字確認(rèn)。如審批人因特殊原因無(wú)法簽字，可委托他人代簽，但應(yīng)注明委托事項(xiàng)和委托期限。六、行政費(fèi)用監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)行政費(fèi)用管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查行政費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行情況、報(bào)銷流程的合規(guī)性、費(fèi)用支出的合理性等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）財(cái)務(wù)監(jiān)督財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)行政費(fèi)用進(jìn)行日常核算和監(jiān)督，定期編制行政費(fèi)用報(bào)表，分析行政費(fèi)用支出情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正費(fèi)用支出中的不合理現(xiàn)象。（三）行政部門(mén)自查行政部門(mén)定期對(duì)本部門(mén)行政費(fèi)用管理情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，并將自查情況報(bào)告公司管理層。七、罰則（一）對(duì)違反本制度規(guī)定的部門(mén)和個(gè)人，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰：1.對(duì)于未按照預(yù)算執(zhí)行行政費(fèi)用的部門(mén)，責(zé)令限期整改，并在公司內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。2.對(duì)于虛報(bào)、冒領(lǐng)行政費(fèi)用的個(gè)人，追回虛報(bào)、冒領(lǐng)的費(fèi)用，并給予警告、罰款等處罰；情節(jié)嚴(yán)重的，解除勞動(dòng)合同，并依法追究法律責(zé)任。3.對(duì)于因管理不善導(dǎo)致行政費(fèi)用浪費(fèi)嚴(yán)重的部門(mén)，對(duì)部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行